Bagaimana Mengelola Freelancer Secara Efektif sebagai Tim

Laporan terbaru yang diterbitkan oleh Freelancers Union with Upwork mengungkapkan bahwa lebih dari 35% tenaga kerja AS beroperasi sebagai pekerja lepas. Jumlah ini juga diperkirakan akan meningkat dua kali lipat selama empat tahun ke depan. Itu hanya berarti bahwa perusahaan perlu belajar bagaimana mengelola freelancer sedini sekarang jika mereka ingin sukses. Ekonomi pertunjukan sudah menjadi domain $ 1,3 triliun pada tahun 2020.

Sementara pekerja lepas dapat menambah nilai bagi organisasi Anda, Anda harus memiliki jawaban yang jelas dan terdefinisi dengan baik untuk pertanyaan “Bagaimana mengelola pekerja lepas di organisasi Anda.”

Mempekerjakan tim lepas untuk proyek di bidang-bidang seperti desain grafis, desain situs web, pemasaran, pengembang, dan pembuatan konten, adalah solusi yang efisien dan hemat biaya. Beberapa manfaat inheren lainnya dari mempekerjakan tim freelancer jarak jauh meliputi:

• Ini mengurangi biaya penggajian dan memungkinkan pemilik bisnis untuk mencapai lebih banyak dengan biaya yang lebih rendah.
• Freelancer adalah sumber daya terampil untuk fungsi tertentu di mana Anda mungkin memerlukan bantuan.
• Dalam kebanyakan kasus, pekerja lepas beroperasi dari jarak jauh, dan Anda tidak perlu mengalokasikan sumber daya tambahan seperti ruang kantor atau komputer.
• Mereka bekerja dengan jam kerja yang fleksibel. Misalnya, mempekerjakan pekerja lepas di zona waktu yang berbeda untuk mengelola akun media sosial Anda berarti akun tersebut diperhatikan bahkan selama jam kerja Anda.

Melibatkan pekerja lepas untuk proyek kecil untuk memulai memungkinkan Anda mengevaluasi dan mengidentifikasi siapa yang sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda berdasarkan keterampilan dan kepribadian mereka.

Artikel ini memberikan tips tentang cara mengelola freelancer. Kami juga akan membawa Anda melalui perangkat lunak kerja jarak jauh terbaik yang akan membantu Anda mengembangkan proses yang efisien untuk menemukan dan merekrut pekerja lepas yang tepat.

Mari selami.

5 Tips cara mengelola freelancer dengan mudah

Langkah pertama untuk kolaborasi yang efektif dengan ekonomi pertunjukan adalah mendefinisikan proyek Anda dengan jelas dan menyampaikannya kepada para pekerja lepas yang bekerja dengan Anda. Pekerjaan outsourcing untuk pekerja lepas membutuhkan kejelasan tujuan dan hasil kerja baik di dalam organisasi maupun dengan pekerja lepas. Dengan itu, sekarang mari kita lihat lima tip dalam mengelola sumber daya freelance Anda secara efisien.

1. Bangun hubungan dengan freelancer

Lihatlah freelancer sebagai mitra bisnis Anda, bahkan jika Anda bekerja dengan seorang solopreneur. Kembangkan hubungan dengan pekerja lepas seperti yang Anda lakukan dengan vendor, pemasok, atau pelanggan tetap. Ini menjadi lebih relevan jika Anda akan menggunakan layanan mereka secara berkelanjutan.

Bahkan jika mereka bukan karyawan penuh waktu, pertimbangkan pekerja lepas sebagai bagian dari tim internal Anda. Meluangkan waktu dan mengenal mereka sebagai pribadi akan membayar dividen yang kaya dalam jangka panjang. Ini juga membantu dalam mengintegrasikan freelancer ke dalam alur kerja Anda.

Apresiasi juga berjalan jauh. Hargai pekerja lepas Anda untuk pekerjaan hebat mereka. Anda juga harus berinvestasi dalam membantu mereka menyelesaikan tugas mereka. Itu berarti menyediakan semua sumber daya yang mereka butuhkan.

Temukan bidang minat umum dan gunakan untuk membangun hubungan yang positif. Tingkat keterlibatan yang lebih tinggi akan membuat pekerja lepas lebih responsif terhadap kebutuhan Anda dan memiliki dampak positif pada pengiriman dan kualitas pekerjaan yang tepat waktu.

2. Berikan ruang lingkup proyek yang jelas

Mulai keterlibatan Anda dengan detail proyek yang ditentukan yang mencakup masalah seperti cakupan proyek secara keseluruhan, hasil kerja, dan jadwal yang diperlukan. Jelaskan bagaimana Anda akan mengevaluasi kualitas kerja untuk memastikan bahwa hasil akhir memenuhi harapan Anda.

Gunakan pendekatan manajemen proyek standar, yang cukup mudah dilakukan dengan sebagian besar perangkat lunak manajemen klien. Pisahkan cakupan total menjadi fase linier yang lebih kecil dengan garis waktu yang ditentukan untuk menyelesaikan setiap fase. Tentukan persyaratan tingkat tinggi dan kerjakan secara spesifik. Pastikan bahwa area berikut tercakup:

• Keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan untuk proyek
• Alat dan perangkat lunak yang dibutuhkan freelancer untuk proyek tersebut.
• Panduan gaya Anda untuk memastikan konten sesuai dengan harapan merek Anda.
• Waktu ketika freelancer harus tersedia untuk berdiskusi dengan pemimpin tim atau anggota tim Anda
• Penyelesaian tugas dan tenggat waktu proyek
• Proses persetujuan akhir

Pastikan bahwa poin-poin yang disebutkan di atas termasuk dalam deskripsi pekerjaan yang Anda posting secara online. Deskripsi pekerjaan harus mencakup keterampilan teknis yang Anda cari dan garis besar proses yang Anda inginkan untuk diikuti oleh pekerja lepas.

Jelas mendefinisikan semua kiriman dan bagaimana Anda akan mengevaluasi setiap kiriman. Ini memungkinkan semua pemangku kepentingan: pekerja lepas, pemimpin tim, dan organisasi, berada di halaman yang sama.

3. Lengkapi dokumentasi

Penting untuk memberikan freelancer dengan semua dokumentasi yang relevan yang akan memungkinkan mereka untuk menyelesaikan proyek Anda secara akurat. Misalnya, jika Anda bekerja dengan penulis lepas, penting untuk memberi mereka pedoman editorial yang menentukan hal-hal seperti font, tata bahasa, dan nada.

Sementara itu, dokumentasi untuk programmer dan desainer web harus memperjelas area seperti bagaimana menambahkan catatan dalam kode mereka. Atau, sertakan elemen dalam kode yang memungkinkan tim pengembangan Anda menggunakan dan memperbarui kode di masa mendatang.

Kejelasan dalam dokumentasi Anda menghilangkan potensi area kebingungan bagi pekerja lepas dan menyederhanakan pekerjaan tindak lanjut untuk tim Anda.

4. Tentukan harapan Anda dan tetapkan anggaran

Tujuan proyek, ruang lingkup, dan anggaran adalah elemen penting dari kontrak lepas Anda. Dari sudut pandang pekerja lepas, ini mencegah perusahaan menambahkan pekerjaan ekstra ke proyek. Dari sudut pandang perusahaan, itu jelas mendefinisikan garis waktu dan harapan.

Perusahaan yang baik akan menghargai waktu pekerja lepas dan merevisi anggaran dan jadwal jika diperlukan kerja ekstra. Sejajarkan anggaran Anda dengan detail proyek yang disebutkan di atas agar semua orang setuju dengan apa yang tercakup.

Beberapa perusahaan membayar freelancer dengan tarif per jam. Setiap revisi dalam lingkup proyek harus secara otomatis mengarah pada revisi jadwal proyek. Oleh karena itu, jika proyek 40 jam direvisi menjadi 42 jam, pekerja lepas harus diberi kompensasi untuk jam tambahan.

Adalah kewajiban perusahaan dan pekerja lepas untuk menentukan berapa banyak pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam alokasi per jam proyek. Jika ada penundaan, freelancer dapat secara proaktif mengomunikasikan masalah tersebut.

5. Pastikan komunikasi proaktif

Tentukan saluran komunikasi pilihan Anda di mana pekerja lepas dapat dengan mudah menghubungi Anda. Misalnya, jika Anda biasanya berkomunikasi melalui email, bagikan alamat email Anda dengan pesan pertama sebelum proyek dimulai.

Ini akan memungkinkan Anda untuk memecahkan masalah pengiriman apa pun selama proyek berlangsung. Komunikasi klien proaktif membantu Anda membangun reputasi yang andal dengan pekerja lepas.

Beberapa alat manajemen proyek seperti Asana hadir dengan fitur perpesanan bawaan. Ini memungkinkan peserta proyek untuk menandai satu sama lain dalam komentar untuk pemberitahuan langsung. Slack adalah platform kolaborasi lain yang berguna bagi orang-orang yang melakukan banyak tugas setiap jam dan setiap hari.

Cobalah untuk mempertahankan bandwidth saluran komunikasi yang sempit dengan semua pekerja lepas. Ini mencegah pemberitahuan penting yang hilang.

Ini juga mengurangi platform yang Anda perlukan untuk memeriksa pesan. Saat Anda melihat cara mengelola pekerja lepas, alat yang Anda gunakan kurang penting dibandingkan kemampuan berkomunikasi secara proaktif dan teratur.

Kiat lain tentang cara mengelola pekerja lepas adalah menjadwalkan pertemuan mingguan untuk membahas kemajuan proyek dan menyelesaikan masalah apa pun yang dihadapi pekerja lepas.

Bagaimana mengelola freelancer dengan bantuan alat ini

Kolaborasi dan alat manajemen proyek sangat penting untuk proyek yang sukses. Mereka mendukung manajemen proyek yang efektif, komunikasi proaktif dan tepat waktu, dan pelacakan waktu yang efisien. Mari kita lihat lima alat di ketiga fungsi ini.

Trello: Platform kolaborasi

Trello adalah alat kolaborasi gaya Kanban yang membagi tugas menjadi papan, daftar, dan kartu. Di bawah manajemen proyek Kanban, setiap topik memiliki papannya, dan di dalam papan tersebut terdapat daftar kartu untuk tugas-tugas khusus yang terkait dengan topik tersebut. Menentukan bagaimana mengelola freelancer secara efektif pasti melibatkan organisasi yang tepat.

Daftar tersebut mewakili alur kerja linier, dan saat tugas bergerak menuju penyelesaian, kartu yang sesuai bergerak melintasi daftar yang berurutan. Ini memberikan tampilan real-time di mana tugas yang diberikan.

Paket gratis Trello kuat dan mudah digunakan. Ini memungkinkan Anda untuk dengan mudah menarik dan melepaskan kartu ke daftar yang berbeda, memungkinkan Anda untuk memeriksa status yang tepat dari setiap proyek.

Katakanlah seorang penulis konten lepas bekerja di banyak blog. Di Trello, blog akan memiliki kartunya, dan daftarnya dapat dipecah menjadi penelitian, penulisan, pengeditan, dan pengiriman. Ini memberikan wawasan yang jelas tentang status pasti dari setiap posting blog.

Basecamp: Platform kolaborasi

Basecamp adalah alat yang efisien dan minimalis untuk manajemen proyek. Ini berfokus pada kesederhanaan dan kegunaan. Fitur-fiturnya secara hati-hati dikuratori untuk menyediakan segala sesuatu yang penting untuk manajemen proyek sambil menghilangkan semua fitur berlebihan yang menambah kompleksitas platform. Ini membuat platform mudah digunakan.

Dengan Basecamp, klien dapat dengan mudah mengatur semua proyek dan pekerja lepas mereka. Ini adalah platform manajemen proyek pilihan untuk usaha kecil dan pekerja lepas.

Manfaat lain dari Basecamp adalah ia juga menyediakan akses proyek terbatas untuk klien. Oleh karena itu, pekerja lepas dapat mengundang klien untuk berdiskusi dan berbagi file yang terkait dengan proyek sambil menjaga informasi internal seperti daftar periksa dan kalender pribadi.

Pekerja lepas dapat menggunakan Basecamp untuk memisahkan klien mereka ke dalam organisasi yang berbeda, dan di dalam setiap organisasi, mereka dapat membuat label dan proyek. Semua elemen penting dari manajemen proyek, termasuk file, diskusi, daftar tugas, dan tenggat waktu, dapat diatur dengan rapi di Basecamp.

Ada juga fitur kalender tim yang menampilkan informasi penting seperti waktu liburan bagi para freelancer.

Skype: Platform komunikasi

Skype memungkinkan Anda menelepon dan mengirim pesan kepada pengguna Skype lainnya secara gratis, di mana pun mereka berada. Yang Anda butuhkan hanyalah koneksi internet yang baik. Anda dapat menggunakan Skype untuk panggilan telepon berbasis web dengan pekerja lepas Anda saat membagikan layar Anda.

Anda akan menerima nomor ponsel online saat mendaftar di Skype. Pengguna non-Skype dapat menggunakan nomor itu untuk menghubungi Anda.

Fungsionalitas obrolan grup berfungsi dengan baik untuk pekerja lepas yang ingin terhubung dengan tim klien internal. Anda dapat menyesuaikan fungsi ini sesuai dengan kebutuhan Anda.

Pekerja lepas dapat membuat dua akun di Skype, satu untuk penggunaan pribadi dan satu untuk jaringan profesional mereka. Ini memberi mereka fleksibilitas tambahan di mana mereka dapat masuk ke akun pribadi mereka di ponsel mereka sambil menjaga jaringan profesional mereka di laptop mereka.

Skype adalah aplikasi komunikasi yang hebat untuk pengiriman pesan, rapat video, dan mendapatkan tanggapan cepat atas pertanyaan Anda.

Slack: Platform komunikasi

Saat Anda mempelajari cara mengelola pekerja lepas, Slack harus dimiliki. Slack adalah aplikasi perpesanan grup yang ideal untuk berkomunikasi dengan klien dan tim yang terpisah. Nyaman dan mudah digunakan untuk komunikasi cepat. Pekerja lepas merasa ideal untuk berkolaborasi dengan klien dan tim jarak jauh mereka.

Slack memiliki beberapa kualitas hebat. Pikirkan Slack sebagai ruang obrolan virtual dengan utas dan diskusi independen untuk klien yang berbeda. Ini juga merupakan alat yang hebat untuk membangun tim virtual. Satu karyawan lepas dapat menggunakan fungsinya untuk terhubung dengan pekerja lepas lainnya dan menjawab pertanyaan mereka dengan cepat.

Hubstaff: Alat pelacak waktu

Hubstaff adalah alat pelacak waktu yang mudah digunakan untuk melacak waktu virtual Anda dan meningkatkan produktivitas Anda. Anda dapat menggunakan penghitung waktu di komputer Anda atau fitur saat bepergian dari perangkat seluler Anda. Anda juga dapat melacak waktu yang dikhususkan untuk tugas dan proyek tertentu untuk setiap freelancer yang bekerja dengan Anda. Alat ini juga memungkinkan Anda mengunduh laporan waktu yang disesuaikan.

Selain fitur pelacakan waktu, Hubstaff juga mendukung penagihan dan penggajian otomatis. Anda juga dapat mengambil tangkapan layar dan merekam tingkat aktivitas Anda untuk hari itu.

Freelancer merasa Hubstaff nyaman untuk melacak waktu dan membuat laporan untuk klien mereka, termasuk klien retainer. Alat ini menggunakan tarif per jam Anda untuk memeriksa klien mana yang menghabiskan sebagian besar waktu Anda dan apakah waktu yang dicurahkan untuk klien sepadan dengan pengembalian mereka.

Alat ini terintegrasi dengan platform kolaborasi seperti Trello. Tekan saja mulai ketika Anda mulai bekerja dan berhenti ketika Anda selesai. Anda juga dapat menjeda timer saat Anda istirahat. Perangkat lunak menghitung tarif per jam Anda dan waktu yang dihabiskan untuk setiap proyek. Ini memberi Anda laporan mingguan yang dapat ditagih.

Hubstaff juga menyinkronkan dengan PayPal dan mencatat pembayaran yang Anda terima sambil menunjukkan pembayaran yang terlambat dan memerlukan tindak lanjut Anda.

Pilih alat yang paling cocok untuk Anda dan tim pekerja lepas Anda.

Cara menemukan dan mempekerjakan pekerja lepas yang tepat untuk tim Anda

Terakhir, mari kita lihat praktik terbaik yang ingin Anda ikuti saat menyewa pekerja lepas untuk tim Anda. Berikut adalah daftar beberapa situs web lepas yang populer, bersama dengan jenis profesional yang akan Anda temukan di sana.

• Kerja keras – perpaduan luas para profesional dari aliran yang berbeda
• Pekerjaan GitHub – pengembang situs web
• Dribbble – desainer, ilustrator, dan seniman
• Aquent – ​​profesional pemasaran
• Assemble.tv – spesialis produksi media
• Didukung oleh dukungan – spesialis dukungan pelanggan
• BloggingPro – penulis konten

Setiap situs web bekerja secara berbeda setelah Anda memposting pekerjaan Anda. Beberapa mengizinkan pekerja lepas untuk menghubungi Anda dan mengirim CV dan sampel pekerjaan mereka. Yang lain membiarkan pekerja lepas mengirimi Anda tawaran dan proposal proyek mereka.

Jenis situs web ketiga melibatkan pasar pekerja lepas – mereka memungkinkan Anda untuk melihat profil pekerja lepas dan contoh pekerjaan. Anda kemudian dapat memutuskan freelancer yang ingin Anda hubungi.

Saat merekrut pekerja lepas dari situs web ini, penting untuk memilih seseorang yang memiliki keterampilan dan pengalaman yang diperlukan. Juga baik untuk menemukan seseorang yang akan cocok dengan tim internal Anda jika mereka mau bekerja sama. Berikut adalah beberapa tips rekrutmen freelancer:

Periksa ulasan

Pastikan untuk memindai ulasan yang ditinggalkan oleh klien sebelumnya. Jika sebagian besar ulasan oleh klien sebelumnya adalah positif, dapat diasumsikan bahwa pekerja lepas itu bagus dalam pekerjaan mereka. Anda dapat menghubungi mereka dan memulai proses rekrutmen.

Periksa profil media sosial mereka

Periksa profil mereka di Facebook, LinkedIn, Twitter, dan Instagram, dan cari tanda bahaya. Misalnya, jika sebagian besar gambar mereka menampilkan mereka minum dan berpesta dengan teman setiap hari, Anda mungkin ingin berpikir dua kali untuk mempekerjakan mereka untuk sebuah proyek. Seorang freelancer dengan kehidupan yang sibuk mungkin tidak dapat mencurahkan waktu dan perhatian yang dibutuhkan untuk proyek Anda.

Periksa pendidikan dan pengalaman mereka

Periksa CV freelancer yang diposting untuk melihat pengalaman dan tingkat pendidikan mereka. Ingatlah bahwa pekerja lepas yang berpengalaman dapat mempelajari perdagangan melalui praktik yang efisien meskipun tingkat pendidikan mereka terbatas.

Di sisi lain, orang yang berpendidikan tinggi mungkin memiliki pengalaman kerja yang terbatas. Anda perlu menarik keseimbangan di antara keduanya.

Permintaan sampel pekerjaan

Pastikan untuk meminta sampel pekerjaan yang relevan dari freelancer. Misalnya, saat merekrut pengembang web lepas, mintalah contoh kode. Ini akan memberi Anda poin untuk didiskusikan selama wawancara teknis. Anda kemudian dapat bertanya kepada mereka mengapa mereka memilih solusi khusus ini dan bukan solusi alternatif.

Demikian pula, dengan penulis lepas, minta mereka untuk sampel artikel yang diterbitkan untuk memeriksa apakah mereka membuat konten yang menarik dan ramah SEO. Anda juga dapat meminta mereka untuk mengirimkan kliping mereka yang paling terkenal kepada Anda.

Saat mencari desainer, ilustrator, atau animator untuk proyek desain, minta mereka mengirimkan contoh karya seni mereka. Anda mendapatkan idenya.

Kesimpulan

Menyederhanakan proses bagaimana mengelola pekerja lepas dapat membutuhkan beberapa upaya dan persiapan, tetapi itu akan membayar dividen yang kaya dalam jangka panjang. Ini bahkan lebih penting jika perusahaan Anda akan bekerja dengan freelancer dalam proses yang berkelanjutan.

Setelah Anda menyadari manfaat dari pekerja lepas (ada banyak), Anda juga perlu mengalokasikan anggaran tahunan untuk pekerja lepas. Selanjutnya, Anda harus mengonfirmasi bahwa Anda mempekerjakan orang yang tepat untuk pekerjaan itu dan kemudian memberi mereka pedoman, tujuan, dan jadwal yang jelas.

Berikan perhatian khusus saat menyaring dan merekrut pekerja lepas. Karena ketika Anda mempekerjakan orang yang tepat, manajemen freelance akan mudah. Semoga beruntung.

Pertahankan percakapan...

Lebih dari 10.000 dari kami melakukan percakapan harian di grup Facebook gratis kami dan kami ingin melihat Anda di sana. Bergabunglah dengan kami!