كيفية إدارة العاملين لحسابهم الخاص بكفاءة كفريق واحد

كشف تقرير حديث نشره اتحاد المستقلين مع Upwork أن أكثر من 35 ٪ من القوى العاملة في الولايات المتحدة تعمل كموظفين مستقلين. ومن المتوقع أن يتضاعف هذا الرقم خلال السنوات الأربع القادمة. هذا يعني فقط أن الشركات ستحتاج إلى تعلم كيفية إدارة المستقلين في وقت مبكر كما هو الحال الآن إذا كانوا يريدون النجاح. كان اقتصاد العمل الحر بالفعل نطاقًا بقيمة 1.3 تريليون دولار في عام 2020.

بينما يمكن للعاملين لحسابهم الخاص إضافة قيمة إلى مؤسستك ، يجب أن يكون لديك إجابة واضحة ومحددة جيدًا عن السؤال "كيفية إدارة المستقلين في مؤسستك".

يعد تعيين فريق عمل مستقل لمشاريع في مجالات مثل التصميم الجرافيكي وتصميم مواقع الويب والتسويق والمطورين وإنشاء المحتوى حلاً فعالاً وفعالاً من حيث التكلفة. تتضمن بعض الفوائد المتأصلة الأخرى لتوظيف فريق عمل عن بُعد من المستقلين ما يلي:

• يقلل من تكاليف الرواتب ويمكّن صاحب العمل من تحقيق المزيد بتكاليف أقل.
• المستقلون هم موارد ماهرة لوظائف محددة قد تحتاج فيها إلى مساعدة.
• في معظم الحالات ، يعمل المستقلون عن بُعد ، ولا تحتاج إلى تخصيص موارد إضافية مثل مساحة المكتب أو أجهزة الكمبيوتر.
• يعملون لساعات مرنة. على سبيل المثال ، تعيين موظف مستقل في منطقة زمنية مختلفة لإدارة حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بك يعني أن الحسابات يتم الإشراف عليها حتى خلال ساعات الراحة.

يمكّنك إشراك المستقلين في المشاريع الصغيرة للبدء بها من تقييم وتحديد من يناسب احتياجاتك التنظيمية بناءً على مهاراتهم وشخصيتهم.

تقدم هذه المقالة نصائح حول كيفية إدارة المستقلين. سنأخذك أيضًا عبر أفضل برامج العمل عن بُعد التي ستساعدك على تطوير عملية فعالة للعثور على المستقلين المناسبين وتوظيفهم.

دعنا نتعمق.

5 نصائح حول كيفية إدارة المستقلين بسهولة

تتمثل الخطوة الأولى للتعاون الفعال مع اقتصاد العمل الحر في تحديد مشروعك بوضوح ونقله إلى أصحاب العمل المستقلين الذين تعمل معهم. تتطلب مهام الاستعانة بمصادر خارجية للعاملين لحسابهم الخاص وضوح الغرض والمخرجات سواء داخل المنظمة أو مع العاملين لحسابهم الخاص. بعد قولي هذا ، دعنا الآن نلقي نظرة على خمس نصائح حول إدارة موارد العمل المستقل بكفاءة.

1. بناء علاقات مع المستقلين

انظر إلى العامل المستقل باعتباره شريكك في العمل ، حتى لو كنت تعمل مع رجل أعمال منفرد. قم بتنمية العلاقات مع المستقلين بنفس الطريقة التي تتعامل بها مع البائعين أو الموردين أو العملاء المنتظمين. يصبح هذا أكثر أهمية إذا كنت ستستخدم خدماتهم بشكل مستمر.

حتى لو لم يكونوا موظفين بدوام كامل ، ففكر في العامل المستقل كجزء من فريقك الداخلي. أخذ الوقت والتعرف عليهم كشخص سيؤتي ثماره على المدى الطويل. كما أنه يساعد في دمج المستقل في مهام سير عملك.

التقدير أيضا يقطع شوطا طويلا. نقدر العاملين لحسابهم الخاص على عملهم الرائع. يجب أيضًا أن تستثمر في مساعدتهم على إكمال مهامهم. هذا يعني توفير كل الموارد التي يحتاجونها.

ابحث عن مجالات الاهتمام المشتركة واستخدمها لبناء علاقة إيجابية. سيؤدي المستوى الأعلى من المشاركة إلى جعل الشخص المستقل أكثر استجابة لاحتياجاتك وسيكون له تأثير إيجابي على التسليم في الوقت المناسب وجودة العمل.

2. تقديم نطاق مشروع محدد بوضوح

ابدأ مشاركتك بتفاصيل المشروع المحددة التي تغطي قضايا مثل النطاق العام للمشروع ، والتسليمات ، والجداول الزمنية المطلوبة. وضح كيف ستقوم بتقييم جودة العمل للتأكد من أن النتيجة النهائية تلبي توقعاتك.

استخدم نهجًا قياسيًا لإدارة المشاريع ، وهو أمر سهل جدًا مع معظم برامج إدارة العملاء. قسّم النطاق الإجمالي إلى مراحل خطية أصغر مع جدول زمني محدد لإكمال كل مرحلة. حدد المتطلبات عالية المستوى وشق طريقك إلى التفاصيل. تأكد من تغطية المجالات التالية:

• المهارات والمعرفة المطلوبة للمشروع
• الأدوات والبرامج التي يحتاجها المستقلون للمشروع.
• دليل أسلوبك لضمان توافق المحتوى مع توقعات علامتك التجارية.
• الأوقات التي يجب أن يكون فيها الموظف المستقل متاحًا للمناقشة مع قائد الفريق أو أعضاء الفريق
• إنجاز المهمة والموعد النهائي للمشروع
• عملية الموافقة النهائية

تأكد من تضمين النقاط المذكورة أعلاه في الوصف الوظيفي الذي تنشره عبر الإنترنت. يجب أن يتضمن الوصف الوظيفي المهارات التقنية التي تبحث عنها ومخططًا للعملية التي تريد أن يتبعها المستقل.

حدد بوضوح جميع المخرجات وكيف ستقوم بتقييم كل منها. يتيح ذلك لجميع أصحاب المصلحة: المستقل وقائد الفريق والمؤسسة أن يكونوا على نفس الصفحة.

3. أكمل الوثائق

من المهم تزويد المستقل بجميع الوثائق ذات الصلة التي ستمكنه من إكمال مشروعك بدقة. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل مع كتاب مستقلين ، فمن الضروري تزويدهم بدليل تحريري يحدد أشياء مثل الخط والقواعد والنبرة.

وفي الوقت نفسه ، يجب أن توضح وثائق المبرمجين ومصممي الويب مجالات مثل كيفية إضافة ملاحظات داخل التعليمات البرمجية الخاصة بهم. أو قم بتضمين عناصر في الكود تمكن فريق التطوير لديك من استخدام الكود وتحديثه في المستقبل.

يزيل الوضوح في وثائقك مجالات الارتباك المحتملة للعاملين لحسابهم الخاص ويبسط عمل المتابعة لفريقك.

4. تحديد توقعاتك ووضع الميزانية

تعد أهداف المشروع ونطاقه وميزانيته عناصر مهمة في عقد العمل المستقل الخاص بك. من وجهة نظر المستقل ، هذا يمنع الشركة من إضافة عمل إضافي إلى المشروع. من وجهة نظر الشركة ، فهي تحدد بوضوح الجداول الزمنية والتوقعات.

ستحترم الشركات الجيدة وقت العمل المستقل وتراجع الميزانية والجداول الزمنية في حالة الحاجة إلى عمل إضافي. قم بمواءمة ميزانيتك مع تفاصيل المشروع المذكورة أعلاه لإبقاء الجميع على اتفاق بشأن ما يتم تغطيته.

تدفع بعض الشركات للمحترف المستقل أجرًا بالساعة. يجب أن تؤدي أي مراجعة في نطاق المشروع تلقائيًا إلى مراجعة الجدول الزمني للمشروع. ومن ثم ، إذا تمت مراجعة مشروع مدته 40 ساعة إلى 42 ساعة ، فيجب تعويض العامل المستقل عن الساعات الإضافية.

يتعين على الشركة والمحترف المستقل تحديد مقدار العمل الذي يمكن إنجازه في إطار تخصيص كل ساعة للمشروع. في حالة وجود أي تأخيرات ، يمكن للموظف المستقل إبلاغ المشكلات بشكل استباقي.

5. ضمان الاتصال الاستباقي

حدد قناة الاتصال المفضلة لديك حيث يمكن للموظفين المستقلين الوصول إليك بسهولة. على سبيل المثال ، إذا كنت تتواصل عادةً عبر البريد الإلكتروني ، فقم بمشاركة عنوان بريدك الإلكتروني مع الرسالة الأولى قبل بدء المشروع.

سيمكنك هذا من استكشاف أي مشكلات تتعلق بالتسليم أثناء المشروع. يساعدك التواصل الاستباقي مع العميل على إنشاء سمعة موثوقة مع المستقلين.

تأتي بعض أدوات إدارة المشاريع مثل Asana مزودة بميزات مراسلة مضمنة. يسمح ذلك للمشاركين في المشروع بوضع علامة على بعضهم البعض في التعليقات للإخطار المباشر. Slack هي منصة تعاون مفيدة أخرى للأشخاص الذين يؤدون مهام متعددة على أساس كل ساعة وعلى أساس يومي.

حاول الحفاظ على نطاق ترددي ضيق لقنوات الاتصال مع جميع العاملين لحسابهم الخاص. هذا يمنع فقدان الإخطارات الهامة.

كما أنه يقلل من الأنظمة الأساسية التي تحتاجها للتحقق من الرسائل. عندما تبحث في كيفية إدارة المستقلين ، فإن الأداة التي تستخدمها أقل أهمية من القدرة على التواصل بشكل استباقي ومنتظم.

نصيحة أخرى حول كيفية إدارة المستقلين هي تحديد موعد اجتماع أسبوعي لمناقشة تقدم المشروع وحل أي مشاكل يواجهها المستقل.

كيفية إدارة المستقلين بمساعدة هذه الأدوات

تعد أدوات التعاون وإدارة المشروع ضرورية لمشروع ناجح. أنها تدعم إدارة المشروع الفعالة ، والتواصل الاستباقي وفي الوقت المناسب ، وتتبع الوقت بكفاءة. لنلقِ نظرة على خمس أدوات عبر هذه الوظائف الثلاث.

Trello: منصة تعاون

Trello هي أداة تعاون على غرار Kanban تقسم المهام إلى لوحات وقوائم وبطاقات. ضمن إدارة مشروع كانبان ، كل موضوع له لوحة خاصة به ، وداخل اللوحة توجد قوائم بطاقات لمهام محددة متعلقة بالموضوع. إن تحديد كيفية إدارة المستقلين بشكل فعال يتضمن بالتأكيد التنظيم المناسب.

تمثل القوائم سير عمل خطيًا ، وعندما تتحرك المهمة نحو الإكمال ، تتحرك البطاقة المقابلة عبر القوائم المتتالية. يوفر هذا عرضًا في الوقت الفعلي لمكان المهمة المحددة.

خطة Trello المجانية قوية وسهلة الاستخدام. يتيح لك سحب وإسقاط البطاقات بسهولة إلى قوائم مختلفة ، مما يتيح لك التحقق من الحالة الدقيقة لكل مشروع.

لنفترض أن كاتب محتوى مستقل يعمل على مدونات متعددة. في Trello ، سيكون للمدونة بطاقتها ، ويمكن تقسيم القوائم إلى البحث والكتابة والتحرير والإرسال. يعطي هذا نظرة ثاقبة للحالة الدقيقة لكل منشور في المدونة.

Basecamp: منصة تعاون

Basecamp هو أداة فعالة وأضيق الحدود لإدارة المشاريع. إنه يركز على البساطة وسهولة الاستخدام. تم تصميم ميزاته بعناية لتوفير كل ما هو ضروري لإدارة المشروع مع التخلص من جميع الميزات غير الضرورية التي تضيف إلى تعقيد النظام الأساسي. هذا يجعل النظام الأساسي سهل الاستخدام.

مع Basecamp ، يمكن للعملاء بسهولة تنظيم جميع مشاريعهم والعاملين المستقلين. إنها منصة إدارة المشاريع المفضلة لكل من الشركات الصغيرة وأصحاب الأعمال الحرة.

فائدة أخرى من Basecamp هي أنه يوفر أيضًا وصول محدود للمشروع للعملاء. ومن ثم ، يمكن للمحترف المستقل دعوة عميل للمناقشة ومشاركة الملفات المتعلقة بالمشروع مع الحفاظ على خصوصية المعلومات الداخلية مثل قائمة التحقق والتقويم.

يمكن للعاملين لحسابهم الخاص استخدام Basecamp لفصل عملائهم إلى مؤسسات مختلفة ، وداخل كل مؤسسة ، يمكنهم إنشاء ملصقات ومشاريع. يمكن تنظيم جميع العناصر الهامة لإدارة المشروع ، بما في ذلك الملفات والمناقشات وقوائم المهام والمواعيد النهائية ، بدقة في Basecamp.

هناك أيضًا ميزة لتقويم الفريق الذي يعرض معلومات مهمة مثل وقت الإجازة للعاملين لحسابهم الخاص.

سكايب: منصة الاتصالات

يتيح لك Skype الاتصال بمستخدمي Skype الآخرين وإرسال رسائل إليهم مجانًا ، بغض النظر عن مكان تواجدهم. كل ما تحتاجه هو اتصال جيد بالإنترنت. يمكنك استخدام Skype للمكالمات الهاتفية المستندة إلى الويب مع المستقلين أثناء مشاركة شاشتك.

ستتلقى رقم هاتف محمول عبر الإنترنت عند التسجيل في Skype. يمكن للمستخدمين بخلاف مستخدمي Skype استخدام هذا الرقم للاتصال بك.

تعمل وظيفة الدردشة الجماعية بشكل جيد مع المستقل الذي يريد التواصل مع فريق داخلي من العميل. يمكنك تخصيص هذه الوظيفة لتناسب احتياجاتك.

يمكن للعاملين لحسابهم الخاص إنشاء حسابين على Skype ، أحدهما للاستخدام الشخصي والآخر لشبكتهم المهنية. يمنحهم هذا مرونة إضافية حيث يمكنهم تسجيل الدخول إلى حساباتهم الشخصية على هواتفهم المحمولة مع الاحتفاظ بشبكتهم المهنية على أجهزة الكمبيوتر المحمول الخاصة بهم.

Skype هو تطبيق تواصل رائع للمراسلة واجتماعات الفيديو والحصول على ردود سريعة على أسئلتك.

سلاك: منصة اتصالات

عندما تتعلم كيفية إدارة المستقلين ، فإن Slack أمر لا بد منه. Slack هو تطبيق مراسلة جماعية مثالي للتواصل مع عملاء وفرق منفصلة. إنه ملائم وسهل الاستخدام للتواصل السريع. يجد المستقلون أنه مثالي للتعاون مع عملائهم والفرق البعيدة.

سلاك لديه بعض الصفات الرائعة. فكر في Slack كغرفة دردشة افتراضية بها خيوط ومناقشات مستقلة لعملاء مختلفين. إنها أيضًا أداة رائعة لبناء الفريق الافتراضي. يمكن للموظف المستقل استخدام وظائفه للتواصل مع المستقلين الآخرين والإجابة على أسئلتهم بسرعة.

Hubstaff: أداة تتبع الوقت

Hubstaff هي أداة سهلة الاستخدام لتتبع الوقت لتتبع وقتك الافتراضي وزيادة إنتاجيتك. يمكنك استخدام أجهزة ضبط الوقت على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بك أو ميزة أثناء التنقل من أجهزتك المحمولة. يمكنك أيضًا تتبع الوقت المخصص لمهام ومشاريع محددة لكل عامل مستقل تعمل معه. تتيح لك الأداة أيضًا تنزيل تقارير زمنية مخصصة.

إلى جانب ميزة تتبع الوقت ، يدعم Hubstaff أيضًا الفوترة التلقائية وكشوف المرتبات. يمكنك أيضًا التقاط لقطات شاشة وتسجيل مستويات نشاطك لهذا اليوم.

يجد العاملون المستقلون أن Hubstaff مناسب لتتبع الوقت وإنتاج التقارير لعملائهم ، بما في ذلك عملاء التوكيل. تستخدم الأداة أسعارك بالساعة للتحقق من العملاء الذين يستهلكون الجزء الأكبر من وقتك وما إذا كان الوقت المخصص للعميل يتناسب مع عائداتهم.

تتكامل الأداة مع منصات التعاون مثل Trello. ما عليك سوى الضغط على "ابدأ" عند بدء العمل والتوقف عند الانتهاء. يمكنك أيضًا إيقاف المؤقت مؤقتًا عندما تأخذ قسطًا من الراحة. يحسب البرنامج أسعارك بالساعة والوقت الذي تقضيه في كل مشروع. يمنحك تقريرًا أسبوعيًا قابل للفوترة.

يتزامن Hubstaff أيضًا مع PayPal ويسجل المدفوعات التي تتلقاها أثناء إظهار تلك المتأخرة وتتطلب متابعتك.

اختر الأدوات التي تناسبك أنت وفريقك من المستقلين.

كيف تجد وتوظف المستقلين المناسبين لفريقك

أخيرًا ، دعنا نلقي نظرة على أفضل الممارسات التي قد ترغب في اتباعها أثناء تعيين موظف مستقل لفريقك. فيما يلي قائمة ببعض مواقع الويب المستقلة الشهيرة ، جنبًا إلى جنب مع أنواع المحترفين الذين ستجدهم هناك.

• Upwork - مزيج واسع من المحترفين من مختلف المجالات
• وظائف GitHub - مطورو مواقع الويب
• Dribbble - المصممين والرسامين والفنانين
• Aquent - متخصصون في التسويق
• Assemble.tv - متخصصون في الإنتاج الإعلامي
• الدعم مدفوع - متخصصو دعم العملاء
• BloggingPro - كتاب المحتوى

يعمل كل موقع بشكل مختلف بمجرد نشر وظيفتك. يسمح البعض للمستقلين بالاتصال بك وإرسال سيرهم الذاتية وعينات العمل. يسمح البعض الآخر للعاملين لحسابهم الخاص بإرسال عروض الأسعار ومقترحات المشاريع إليك.

النوع الثالث من مواقع الويب يتضمن أسواقًا مستقلة - فهي تمكنك من عرض ملفات تعريف المستقلين وعينات العمل. يمكنك بعد ذلك تحديد المستقلين الذين تريد الاتصال بهم.

عند تعيين مترجمين مستقلين من هذه المواقع ، من المهم اختيار شخص لديه المهارات والخبرة المطلوبة. من الجيد أيضًا العثور على شخص يتعاون بشكل جيد مع فريقك الداخلي إذا كان سيعمل معًا. فيما يلي بعض نصائح التوظيف بالقطعة:

تحقق من المراجعات

تأكد من فحص المراجعات التي تركها العملاء السابقون. إذا كانت غالبية المراجعات التي أجراها العملاء السابقون إيجابية ، فمن الآمن افتراض أن العامل المستقل بارع في عمله. يمكنك الاتصال بهم وبدء عملية التوظيف.

تحقق من ملفات تعريف وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بهم

تحقق من ملفاتهم الشخصية على Facebook و LinkedIn و Twitter و Instagram وابحث عن العلامات الحمراء. على سبيل المثال ، إذا كانت معظم صورهم تصورهم وهم يشربون ويحتفلون مع الأصدقاء بشكل يومي ، فقد ترغب في التفكير مرتين قبل تعيينهم لمشروع ما. قد لا يتمكن العامل المستقل الذي يعيش حياة مليئة بالضغوط من تكريس الوقت والاهتمام اللازمين لمشروعك.

تحقق من تعليمهم وخبراتهم

تحقق من السيرة الذاتية المنشورة للمستقل لمعرفة خبرته ومستوى تعليمه. ضع في اعتبارك أن العاملين لحسابهم الخاص من ذوي الخبرة يمكن أن يتعلموا التجارة من خلال الممارسة الفعالة حتى لو كان مستوى تعليمهم محدودًا.

من ناحية أخرى ، قد يكون لدى الأشخاص المتعلمين تعليماً عالياً خبرة عمل محدودة. تحتاج إلى تحقيق التوازن بين الاثنين.

طلب عينات عمل

تأكد من طلب عينات العمل ذات الصلة من المستقل. على سبيل المثال ، عند تعيين مطور ويب مستقل ، اطلب عينة من التعليمات البرمجية. سيعطيك هذا نقطة للمناقشة أثناء المقابلة الفنية. يمكنك بعد ذلك أن تسألهم لماذا اختاروا هذا الحل المحدد وليس البديل.

وبالمثل ، مع الكتاب المستقلين ، اطلب منهم عينات من المقالات المنشورة للتحقق مما إذا كانوا يصنعون محتوى مقنعًا وصديقًا لتحسين محركات البحث. يمكنك أيضًا أن تطلب منهم إرسال قصاصاتهم الأكثر شهرة إليك.

عند البحث عن مصممين أو رسامين أو رسامين لمشاريع التصميم ، اطلب منهم إرسال عينات من أعمالهم الفنية. انت وجدت الفكرة.

استنتاج

قد يستغرق تبسيط عملية إدارة المستقلين بعض الجهد والتحضير ، ولكنه سيؤتي ثمارًا كبيرة على المدى الطويل. يعد هذا أكثر أهمية إذا كانت شركتك ستعمل مع المستقلين في عملية مستمرة.

بمجرد أن تدرك فوائد التعيينات المستقلة (هناك الكثير) ، ستحتاج أيضًا إلى تخصيص ميزانية سنوية للموظفين المستقلين. بعد ذلك ، ستحتاج إلى تأكيد أنك توظف الأشخاص المناسبين للوظيفة ثم تزويدهم بإرشادات وأهداف وجداول زمنية واضحة.

انتبه بشكل خاص أثناء فحص المستقلين وتجنيدهم. لأنه عندما تقوم بتعيين الأشخاص المناسبين ، ستكون الإدارة المستقلة سهلة. حظا طيبا وفقك الله.

استمر بالحديث...

يجري أكثر من 10000 منا محادثات يومية في مجموعتنا المجانية على Facebook ونود رؤيتك هناك. انضم إلينا!