Cómo gestionar freelancers de manera efectiva como equipo

Un informe reciente publicado por Freelancers Union con Upwork revela que más del 35% de la fuerza laboral de EE. UU. trabaja como autónomos. También se espera que este número se duplique en los próximos cuatro años. Eso solo significa que las empresas tendrán que aprender a gestionar a los autónomos desde ahora si quieren tener éxito. La economía de los conciertos ya era un dominio de 1,3 billones de dólares en 2020.

Si bien los trabajadores independientes pueden agregar valor a su organización, debe tener una respuesta clara y bien definida a la pregunta "Cómo administrar a los trabajadores independientes en su organización".

Contratar un equipo independiente para proyectos en áreas como diseño gráfico, diseño de sitios web, marketing, desarrolladores y creación de contenido es una solución eficiente y rentable. Algunos otros beneficios inherentes de contratar un equipo remoto de autónomos incluyen:

• Reduce los costos de nómina y permite que el dueño de la empresa logre más con costos más bajos.
• Los trabajadores independientes son recursos calificados para funciones específicas en las que puede necesitar ayuda.
• En la mayoría de los casos, los trabajadores independientes operan de forma remota y no es necesario asignar recursos adicionales como espacio de oficina o computadoras.
• Trabajan horarios flexibles. Por ejemplo, contratar a un profesional independiente en una zona horaria diferente para administrar sus cuentas de redes sociales significa que las cuentas se atienden incluso durante sus horas libres.

Contratar freelancers para pequeños proyectos para comenzar le permite evaluar e identificar quién se ajusta a las necesidades de su organización en función de sus habilidades y personalidad.

Este artículo proporciona consejos sobre cómo administrar a los trabajadores autónomos. También lo guiaremos a través del mejor software de trabajo remoto que lo ayudará a desarrollar un proceso eficiente para encontrar y reclutar a los trabajadores independientes adecuados.

Sumerjámonos.

5 consejos sobre cómo gestionar freelancers con facilidad

El primer paso para una colaboración efectiva con la gig economy es definir tu proyecto claramente y transmitirlo a los freelancers con los que trabajas. Subcontratar trabajos a autónomos requiere claridad de propósito y resultados tanto dentro de la organización como con los autónomos. Dicho esto, veamos ahora cinco consejos para administrar sus recursos independientes de manera eficiente.

1. Construye relaciones con freelancers

Mire al trabajador independiente como su socio comercial, incluso si está trabajando con un solopreneur. Cultiva relaciones con trabajadores independientes de la misma manera que lo haces con vendedores, proveedores o clientes regulares. Esto se vuelve aún más relevante si va a utilizar sus servicios de forma continua.

Incluso si no son empleados de tiempo completo, considera al freelancer como parte de tu equipo interno. Tomarse el tiempo y llegar a conocerlos como personas pagará grandes dividendos a largo plazo. También ayuda a integrar al profesional independiente en sus flujos de trabajo.

La apreciación también recorre un largo camino. Aprecia a tus freelancers por su gran trabajo. También debe invertir en ayudarlos a completar sus tareas. Eso significa proporcionar todos los recursos que necesitan.

Encuentre áreas comunes de interés y utilícelas para construir una conexión positiva. Un mayor nivel de compromiso hará que el freelancer responda mejor a tus necesidades y tendrá un impacto positivo en la entrega a tiempo y la calidad del trabajo.

2. Proporcione un alcance del proyecto claramente definido

Comience su compromiso con detalles definidos del proyecto que cubran temas como el alcance general del proyecto, los entregables y los plazos requeridos. Explique cómo evaluará la calidad del trabajo para garantizar que el resultado final cumpla con sus expectativas.

Utilice un enfoque de gestión de proyectos estándar, que es bastante fácil de hacer con la mayoría de los programas de gestión de clientes. Divida el alcance total en fases lineales más pequeñas con un cronograma definido para completar cada fase. Defina los requisitos de alto nivel y avance hacia los detalles. Asegúrese de que las siguientes áreas estén cubiertas:

• Habilidades y conocimientos necesarios para el proyecto.
• Herramientas y software que requieren los freelancers para el proyecto.
• Su guía de estilo para garantizar que el contenido se alinee con las expectativas de su marca.
• Momentos en los que el profesional independiente debe estar disponible para conversar con el líder de su equipo o los miembros del equipo
• Finalización de la tarea y fecha límite del proyecto
• Proceso de aprobación definitiva

Asegúrese de que los puntos mencionados anteriormente estén incluidos en la descripción del trabajo que publique en línea. La descripción del trabajo debe incluir las habilidades técnicas que está buscando y un resumen del proceso que desea que siga el trabajador independiente.

Defina claramente todos los entregables y cómo evaluará cada entregable. Esto permite que todas las partes interesadas: el trabajador independiente, el líder del equipo y la organización estén en sintonía.

3. Completa la documentación

Es importante proporcionar al freelancer toda la documentación relevante que le permita completar su proyecto con precisión. Por ejemplo, si está trabajando con escritores independientes, es esencial proporcionarles una guía editorial que especifique cosas como la fuente, la gramática y el tono.

Mientras tanto, la documentación para programadores y diseñadores web debería aclarar áreas como cómo agregar notas dentro de su código. O incluya elementos en el código que le permitan a su equipo de desarrollo usar y actualizar el código en el futuro.

La claridad en tu documentación elimina posibles áreas de confusión para los freelancers y simplifica el trabajo de seguimiento para tu equipo.

4. Define tus expectativas y establece el presupuesto

Los objetivos, el alcance y el presupuesto del proyecto son elementos importantes de su contrato de trabajo independiente. Desde el punto de vista de un profesional independiente, esto evita que la empresa agregue trabajo adicional al proyecto. Desde el punto de vista de la empresa, define claramente los plazos y las expectativas.

Las buenas empresas respetarán el tiempo del freelancer y revisarán el presupuesto y los plazos en caso de que se requiera trabajo adicional. Alinee su presupuesto con los detalles del proyecto mencionados anteriormente para que todos estén de acuerdo con lo que se cubre.

Algunas empresas pagan al trabajador independiente a una tarifa por hora. Cualquier revisión en el alcance del proyecto debe conducir automáticamente a una revisión de la línea de tiempo del proyecto. Por lo tanto, si un proyecto de 40 horas se modifica a 42 horas, el trabajador autónomo debe recibir una compensación por las horas extra.

Corresponde a la empresa y al profesional independiente definir cuánto trabajo se puede realizar dentro de la asignación por hora de un proyecto. En caso de que haya retrasos, el freelancer puede comunicar los problemas de manera proactiva.

5. Garantizar una comunicación proactiva

Define tu canal de comunicación preferido donde los freelancers puedan contactarte fácilmente. Por ejemplo, si normalmente se comunica por correo electrónico, comparta su dirección de correo electrónico con un primer mensaje antes de que comience el proyecto.

Esto le permitirá solucionar cualquier problema de capacidad de entrega durante el proyecto. La comunicación proactiva con el cliente lo ayuda a establecer una reputación confiable con los trabajadores independientes.

Algunas herramientas de gestión de proyectos como Asana vienen con funciones de mensajería integradas. Estos permiten que los participantes del proyecto se etiqueten entre sí en los comentarios para recibir notificaciones directas. Slack es otra plataforma de colaboración útil para las personas que realizan múltiples tareas por hora y por día.

Trate de mantener un ancho de banda estrecho de canales de comunicación con todos los trabajadores independientes. Esto evita perder notificaciones importantes.

También reduce las plataformas que necesita para verificar los mensajes. Cuando busca cómo administrar a los trabajadores independientes, la herramienta que utiliza es menos importante que la capacidad de comunicarse de manera proactiva y regular.

Otro consejo sobre cómo administrar freelancers es programar una reunión semanal para discutir el progreso del proyecto y resolver cualquier problema que enfrente el freelancer.

Cómo gestionar freelancers con la ayuda de estas herramientas

Las herramientas de colaboración y gestión de proyectos son esenciales para un proyecto exitoso. Apoyan la gestión eficaz de proyectos, la comunicación proactiva y oportuna y el seguimiento eficiente del tiempo. Veamos cinco herramientas en estas tres funciones.

Trello: plataforma de colaboración

Trello es una herramienta de colaboración de estilo Kanban que segmenta las tareas en tableros, listas y tarjetas. Bajo la gestión de proyectos Kanban, cada tema tiene su tablero, y dentro del tablero hay listas de tarjetas para tareas específicas relacionadas con el tema. Determinar cómo administrar a los trabajadores independientes de manera efectiva definitivamente implica una organización adecuada.

Las listas representan un flujo de trabajo lineal y, a medida que una tarea avanza hacia su finalización, la tarjeta correspondiente se mueve a través de listas sucesivas. Esto da una vista en tiempo real de dónde está la tarea dada.

El plan gratuito de Trello es potente y fácil de usar. Le permite arrastrar y soltar fácilmente tarjetas a diferentes listas, lo que le permite verificar el estado exacto de cada proyecto.

Digamos que un escritor de contenido independiente está trabajando en varios blogs. En Trello, el blog tendría su tarjeta y las listas se pueden dividir en investigación, redacción, edición y presentación. Esto da una idea clara del estado exacto de cada publicación de blog.

Basecamp: plataforma de colaboración

Basecamp es una herramienta eficiente y minimalista para la gestión de proyectos. Se centra en la simplicidad y la usabilidad. Sus funciones están cuidadosamente seleccionadas para proporcionar todo lo esencial para la gestión de proyectos y, al mismo tiempo, eliminar todas las funciones superfluas que aumentan la complejidad de la plataforma. Esto hace que la plataforma sea fácil de usar.

Con Basecamp, los clientes pueden organizar fácilmente todos sus proyectos y autónomos. Es la plataforma de gestión de proyectos preferida tanto para pequeñas empresas como para autónomos.

Otro beneficio de Basecamp es que también brinda acceso limitado a los proyectos para los clientes. Por lo tanto, el profesional independiente puede invitar a un cliente a conversar y compartir archivos relacionados con un proyecto mientras mantiene privada la información interna como la lista de verificación y el calendario.

Los autónomos pueden usar Basecamp para separar a sus clientes en diferentes organizaciones y, dentro de cada organización, pueden crear etiquetas y proyectos. Todos los elementos críticos de la gestión de proyectos, incluidos los archivos, las discusiones, las listas de tareas pendientes y los plazos, se pueden organizar perfectamente en Basecamp.

También hay una característica de un calendario de equipo que muestra información crítica como el tiempo de vacaciones para los trabajadores independientes.

Skype: plataforma de comunicación

Skype le permite llamar y enviar mensajes a otros usuarios de Skype de forma gratuita, independientemente de dónde se encuentren. Todo lo que necesitas es una buena conexión a Internet. Puede usar Skype para llamadas telefónicas basadas en la web con sus trabajadores independientes mientras comparte su pantalla.

Recibirá un número de teléfono móvil en línea cuando se registre en Skype. Los usuarios que no son de Skype pueden usar ese número para ponerse en contacto con usted.

La funcionalidad de chat grupal funciona bien para el profesional independiente que desea conectarse con un equipo interno del cliente. Puede personalizar esta función para satisfacer sus necesidades.

Los autónomos pueden crear dos cuentas en Skype, una para uso personal y otra para su red profesional. Esto les brinda la flexibilidad adicional de poder iniciar sesión en su cuenta personal en su teléfono móvil mientras mantienen su red profesional en su computadora portátil.

Skype es una excelente aplicación de comunicación para mensajería, reuniones de video y obtener respuestas rápidas a sus preguntas.

Slack: plataforma de comunicación

Cuando estás aprendiendo a administrar freelancers, Slack es imprescindible. Slack es una aplicación de mensajería grupal que es ideal para comunicarse con clientes y equipos separados. Es conveniente y fácil de usar para una comunicación rápida. Los autónomos lo encuentran ideal para colaborar con sus clientes y equipos remotos.

Slack tiene grandes cualidades. Piense en Slack como una sala de chat virtual con hilos y discusiones independientes para diferentes clientes. También es una gran herramienta para la creación de equipos virtuales. Un empleado independiente puede usar sus funciones para conectarse con otros trabajadores independientes y obtener respuestas a sus preguntas rápidamente.

Hubstaff: herramienta de seguimiento del tiempo

Hubstaff es una herramienta de seguimiento de tiempo fácil de usar para realizar un seguimiento de su tiempo virtual y aumentar su productividad. Puede usar los temporizadores en sus computadoras o la función sobre la marcha de sus dispositivos móviles. También puede realizar un seguimiento del tiempo dedicado a tareas y proyectos específicos para cada trabajador independiente con el que trabaja. La herramienta también le permite descargar informes de tiempo personalizados.

Además de la función de seguimiento del tiempo, Hubstaff también admite la facturación y la nómina automáticas. También puede tomar capturas de pantalla y registrar sus niveles de actividad durante el día.

Los autónomos consideran que Hubstaff es conveniente para realizar un seguimiento del tiempo y producir informes para sus clientes, incluidos los clientes fijos. La herramienta utiliza su tarifa por hora para verificar qué clientes están ocupando la mayor parte de su tiempo y si el tiempo dedicado a un cliente es proporcional a sus ganancias.

La herramienta se integra con plataformas de colaboración como Trello. Simplemente presione iniciar cuando comience a trabajar y deténgase cuando haya terminado. También puede pausar el temporizador cuando se toma un descanso. El software calcula su tarifa por hora y el tiempo dedicado a cada proyecto. Te da un informe facturable semanal.

Hubstaff también se sincroniza con PayPal y registra los pagos que recibe mientras le muestra los que están vencidos y requieren su seguimiento.

Elige las herramientas que funcionan mejor para ti y tu equipo de freelancers.

Cómo encontrar y contratar a los freelancers adecuados para tu equipo

Finalmente, veamos las mejores prácticas que le gustaría seguir al contratar a un profesional independiente para su equipo. Aquí hay una lista de algunos sitios web populares de trabajo independiente, junto con los tipos de profesionales que encontrarás allí.

• Upwork: una amplia combinación de profesionales de diferentes corrientes
• Trabajos de GitHub: desarrolladores de sitios web
• Dribbble: diseñadores, ilustradores y artistas
• Aquent – ​​profesionales del marketing
• Assemble.tv – especialistas en producción de medios
• Impulsado por el soporte: especialistas en atención al cliente
• BloggingPro – escritores de contenido

Cada sitio web funciona de manera diferente una vez que publicas tu trabajo. Algunas permiten que los freelancers se comuniquen contigo y te envíen sus CV y ​​muestras de trabajo. Otros permiten que los autónomos le envíen sus ofertas y propuestas de proyectos.

El tercer tipo de sitio web involucra mercados independientes: le permiten ver los perfiles y muestras de trabajo de los trabajadores independientes. A continuación, puede decidir qué profesionales independientes desea contactar.

Al contratar trabajadores independientes de estos sitios web, es importante seleccionar a alguien que tenga las habilidades y la experiencia necesarias. También es bueno encontrar a alguien que encaje bien con su equipo interno si van a trabajar juntos. Estos son algunos consejos para la contratación de freelancers:

Ver reseñas

Asegúrese de escanear las reseñas dejadas por clientes anteriores. Si la mayoría de las reseñas de clientes anteriores son positivas, es seguro asumir que el freelancer es bueno en su trabajo. Puedes contactar con ellos e iniciar el proceso de contratación.

Revisa sus perfiles en las redes sociales

Revisa sus perfiles en Facebook, LinkedIn, Twitter e Instagram y busca señales de alerta. Por ejemplo, si la mayoría de sus imágenes los muestran bebiendo y festejando con amigos todos los días, es posible que desee pensar dos veces antes de contratarlos para un proyecto. Es posible que un freelancer con una vida agitada no pueda dedicar el tiempo y la atención necesarios para su proyecto.

Compruebe su educación y experiencia.

Consulta el CV del freelancer publicado para ver su experiencia y nivel educativo. Tenga en cuenta que los trabajadores autónomos con experiencia podrían haber aprendido el oficio a través de una práctica eficiente, incluso si su nivel de educación es limitado.

Por otro lado, las personas con un alto nivel educativo pueden tener una experiencia laboral limitada. Es necesario establecer un equilibrio entre los dos.

Solicitud de muestras de trabajo

Asegúrese de solicitar muestras de trabajo relevantes del trabajador independiente. Por ejemplo, cuando contrate a un desarrollador web independiente, solicite una muestra de código. Esto le dará un punto para discutir durante la entrevista técnica. Luego puede preguntarles por qué eligieron esta solución específica y no una alternativa.

Del mismo modo, con los escritores independientes, pídales muestras de artículos publicados para verificar si crean contenido atractivo y compatible con SEO. También puede pedirles que le envíen sus recortes más destacados.

Cuando busque diseñadores, ilustradores o animadores para proyectos de diseño, pídales que envíen muestras de sus obras de arte. Entiendes la idea.

Conclusión

Simplificar el proceso de cómo administrar a los trabajadores independientes puede requerir algo de esfuerzo y preparación, pero a la larga dará grandes dividendos. Esto es aún más crítico si su empresa trabajará con trabajadores independientes en un proceso continuo.

Una vez que se dé cuenta de los beneficios de las contrataciones independientes (hay muchos), también deberá asignar un presupuesto anual para los trabajadores independientes. A continuación, deberá confirmar que está contratando a las personas adecuadas para el trabajo y luego proporcionarles pautas, objetivos y plazos claros.

Preste especial atención al seleccionar y reclutar trabajadores independientes. Porque cuando contratas a las personas adecuadas, la gestión de los autónomos será fácil. Buena suerte.

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