Jak skutecznie zarządzać freelancerami jako zespół?

Niedawny raport opublikowany przez Freelancers Union with Upwork ujawnia, że ​​ponad 35% siły roboczej w USA działa jako freelancerzy. Oczekuje się, że liczba ta podwoi się w ciągu najbliższych czterech lat. Oznacza to po prostu, że firmy będą musiały nauczyć się zarządzać freelancerami już teraz, jeśli chcą odnieść sukces. W 2020 roku gospodarka koncertowa była już domeną o wartości 1,3 biliona dolarów.

Chociaż freelancerzy mogą wnieść wartość do Twojej organizacji, musisz mieć jasną i dobrze zdefiniowaną odpowiedź na pytanie „Jak zarządzać freelancerami w Twojej organizacji”.

Zatrudnianie niezależnego zespołu do projektów w takich obszarach jak projektowanie graficzne, projektowanie stron internetowych, marketing, programiści i tworzenie treści to wydajne i opłacalne rozwiązanie. Niektóre inne nieodłączne korzyści z zatrudniania zdalnego zespołu freelancerów obejmują:

• Zmniejsza koszty płac i pozwala właścicielowi firmy osiągnąć więcej przy niższych kosztach.
• Freelancerzy to wykwalifikowani pracownicy zajmujący się określonymi funkcjami, w których możesz potrzebować pomocy.
• W większości przypadków freelancerzy działają zdalnie i nie musisz przydzielać dodatkowych zasobów, takich jak przestrzeń biurowa czy komputery.
• Pracują w elastycznych godzinach. Na przykład zatrudnienie freelancera w innej strefie czasowej do zarządzania kontami w mediach społecznościowych oznacza, że ​​konta są obsługiwane nawet poza godzinami pracy.

Zaangażowanie freelancerów do małych projektów na początek pozwala ocenić i zidentyfikować, kto odpowiada Twoim potrzebom organizacyjnym na podstawie ich umiejętności i osobowości.

Ten artykuł zawiera wskazówki, jak zarządzać freelancerami. Przeprowadzimy Cię również przez najlepsze oprogramowanie do pracy zdalnej, które pomoże Ci opracować skuteczny proces wyszukiwania i rekrutacji odpowiednich freelancerów.

Zanurzmy się.

5 wskazówek, jak łatwo zarządzać freelancerami

Pierwszym krokiem do efektywnej współpracy z ekonomią koncertów jest jasne zdefiniowanie projektu i przekazanie go freelancerom, z którymi pracujesz. Zlecanie pracy freelancerom wymaga jasnego celu i rezultatów zarówno wewnątrz organizacji, jak i z freelancerami. Mając to na uwadze, spójrzmy teraz na pięć wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania zasobami freelancerów.

1. Buduj relacje z freelancerami

Spójrz na freelancera jak na swojego partnera biznesowego, nawet jeśli pracujesz z samodzielnym przedsiębiorcą. Pielęgnuj relacje z freelancerami w taki sam sposób, jak ze sprzedawcami, dostawcami lub stałymi klientami. Staje się to jeszcze bardziej istotne, jeśli zamierzasz korzystać z ich usług na bieżąco.

Nawet jeśli nie są pracownikami pełnoetatowymi, rozważ freelancera jako część swojego wewnętrznego zespołu. Poświęcenie czasu i poznanie ich jako osoby przyniesie duże korzyści w dłuższej perspektywie. Pomaga również w integracji freelancera z Twoimi przepływami pracy.

Docenienie też ma długą drogę. Doceń swoich freelancerów za ich wspaniałą pracę. Powinieneś także zainwestować w pomoc w wykonywaniu ich zadań. Oznacza to zapewnienie wszystkich potrzebnych zasobów.

Znajdź wspólne obszary zainteresowań i wykorzystaj je do zbudowania pozytywnego połączenia. Wyższy poziom zaangażowania sprawi, że freelancer będzie bardziej reagował na Twoje potrzeby i pozytywnie wpłynie na terminowość i jakość pracy.

2. Podaj jasno określony zakres projektu

Rozpocznij swoje zaangażowanie ze zdefiniowanymi szczegółami projektu, które obejmują takie kwestie, jak ogólny zakres projektu, rezultaty i wymagane terminy. Opisz, w jaki sposób będziesz oceniać jakość pracy, aby upewnić się, że efekt końcowy spełni Twoje oczekiwania.

Użyj standardowego podejścia do zarządzania projektami, co jest dość łatwe w przypadku większości oprogramowania do zarządzania klientami. Podziel całkowity zakres na mniejsze fazy liniowe ze zdefiniowaną osią czasu na ukończenie każdej fazy. Zdefiniuj wymagania wysokiego poziomu i pracuj nad konkretami. Upewnij się, że uwzględniono następujące obszary:

• Umiejętności i wiedza wymagane do projektu
• Narzędzia i oprogramowanie potrzebne do realizacji projektu przez freelancerów.
• Twój przewodnik po stylu, aby upewnić się, że treść jest zgodna z oczekiwaniami Twojej marki.
• Czasy, w których freelancer powinien być dostępny do dyskusji z liderem zespołu lub członkami zespołu
• Zakończenie zadania i termin realizacji projektu
• Proces ostatecznego zatwierdzenia

Upewnij się, że powyższe punkty są uwzględnione w opisie stanowiska, który publikujesz online. Opis stanowiska powinien zawierać umiejętności techniczne, których szukasz, oraz zarys procesu, który ma realizować freelancer.

Jasno zdefiniuj wszystkie rezultaty i sposób, w jaki będziesz je oceniać. Dzięki temu wszyscy interesariusze: freelancer, lider zespołu i organizacja mogą być na tej samej stronie.

3. Uzupełnij dokumentację

Ważne jest, aby dostarczyć freelancerowi całą odpowiednią dokumentację, która umożliwi mu dokładne wykonanie Twojego projektu. Na przykład, jeśli pracujesz z niezależnymi pisarzami, ważne jest, aby zapewnić im wytyczne redakcyjne, które określają takie rzeczy, jak czcionka, gramatyka i ton.

Tymczasem dokumentacja dla programistów i projektantów stron internetowych powinna wyjaśniać obszary, takie jak dodawanie notatek w ich kodzie. Możesz też uwzględnić w kodzie elementy, które umożliwią zespołowi programistycznemu używanie i aktualizowanie kodu w przyszłości.

Przejrzystość w dokumentacji eliminuje potencjalne obszary nieporozumień dla freelancerów i upraszcza pracę zespołu.

4. Określ swoje oczekiwania i ustal budżet

Cele projektu, zakres i budżet to ważne elementy umowy z freelancerem. Z punktu widzenia freelancera uniemożliwia to firmie dodawanie dodatkowej pracy do projektu. Z punktu widzenia firmy jasno określa terminy i oczekiwania.

Dobre firmy będą szanować czas freelancera i korygować budżet i harmonogramy w przypadku, gdy wymagana jest dodatkowa praca. Dostosuj swój budżet do szczegółów projektu wymienionych powyżej, aby wszyscy byli zgodni co do tego, co obejmuje.

Niektóre firmy płacą freelancerowi według stawki godzinowej. Każda zmiana w zakresie projektu powinna automatycznie prowadzić do zmiany harmonogramu projektu. Dlatego też, jeśli 40-godzinny projekt zostanie zmieniony na 42 godziny, freelancer powinien otrzymać rekompensatę za dodatkowe godziny.

Obowiązkiem firmy i freelancera jest określenie, ile pracy można wykonać w ramach godzinowego przydziału projektu. W przypadku jakichkolwiek opóźnień freelancer może proaktywnie komunikować problemy.

5. Zapewnij proaktywną komunikację

Zdefiniuj preferowany kanał komunikacji, w którym freelancerzy mogą łatwo do Ciebie dotrzeć. Na przykład, jeśli zwykle komunikujesz się przez e-mail, udostępnij swój adres e-mail w pierwszej wiadomości przed rozpoczęciem projektu.

Umożliwi to rozwiązywanie wszelkich problemów z dostarczalnością podczas projektu. Proaktywna komunikacja z klientem pomaga zbudować niezawodną reputację wśród freelancerów.

Niektóre narzędzia do zarządzania projektami, takie jak Asana, mają wbudowane funkcje przesyłania wiadomości. Umożliwiają one uczestnikom projektu oznaczanie się nawzajem w komentarzach w celu bezpośredniego powiadomienia. Slack to kolejna przydatna platforma do współpracy dla osób wykonujących wiele zadań na godzinę i codziennie.

Staraj się utrzymywać wąską przepustowość kanałów komunikacji ze wszystkimi niezależnymi pracownikami. Zapobiega to przeoczeniu ważnych powiadomień.

Zmniejsza również liczbę platform, na których musisz sprawdzać wiadomości. Kiedy patrzysz na to, jak zarządzać freelancerami, narzędzie, którego używasz, jest mniej ważne niż umiejętność proaktywnej i regularnej komunikacji.

Kolejną wskazówką, jak zarządzać freelancerami, jest zaplanowanie cotygodniowego spotkania w celu omówienia postępów w projekcie i rozwiązania wszelkich problemów, z którymi boryka się freelancer.

Jak zarządzać freelancerami za pomocą tych narzędzi

Narzędzia do współpracy i zarządzania projektami są niezbędne dla udanego projektu. Wspierają efektywne zarządzanie projektami, proaktywną i terminową komunikację oraz efektywne śledzenie czasu. Przyjrzyjmy się pięciu narzędziom w tych trzech funkcjach.

Trello: platforma współpracy

Trello to narzędzie do współpracy w stylu Kanban, które dzieli zadania na tablice, listy i karty. W ramach zarządzania projektami Kanban każdy temat ma swoją tablicę, a na tablicy znajdują się listy kart do określonych zadań związanych z tematem. Ustalenie, jak skutecznie zarządzać freelancerami, zdecydowanie wymaga odpowiedniej organizacji.

Listy reprezentują liniowy przepływ pracy, a w miarę zbliżania się zadania do ukończenia odpowiednia karta przesuwa się po kolejnych listach. Daje to podgląd w czasie rzeczywistym, gdzie znajduje się dane zadanie.

Bezpłatny plan Trello jest zarówno potężny, jak i prosty w użyciu. Umożliwia łatwe przeciąganie i upuszczanie kart na różne listy, umożliwiając sprawdzenie dokładnego stanu każdego projektu.

Załóżmy, że niezależny autor treści pracuje na wielu blogach. W Trello blog miałby swoją kartę, a listy można podzielić na badania, pisanie, edycję i przesyłanie. Daje to jasny wgląd w dokładny status każdego posta na blogu.

Basecamp: platforma współpracy

Basecamp to wydajne i minimalistyczne narzędzie do zarządzania projektami. Skupia się na prostocie i użyteczności. Jego funkcje są starannie dobierane, aby zapewnić wszystko, co niezbędne do zarządzania projektami, jednocześnie eliminując wszystkie zbędne funkcje, które zwiększają złożoność platformy. Dzięki temu platforma jest łatwa w użyciu.

Dzięki Basecamp klienci mogą łatwo organizować wszystkie swoje projekty i freelancerzy. Jest to preferowana platforma do zarządzania projektami zarówno dla małych firm, jak i freelancerów.

Kolejną zaletą Basecamp jest to, że zapewnia również ograniczony dostęp do projektów dla klientów. W związku z tym freelancer może zaprosić klienta do dyskusji i udostępniać pliki związane z projektem, zachowując jednocześnie prywatne informacje, takie jak lista kontrolna i kalendarz.

Freelancerzy mogą używać Basecamp do dzielenia swoich klientów na różne organizacje, a w każdej organizacji mogą tworzyć etykiety i projekty. Wszystkie krytyczne elementy zarządzania projektami, w tym pliki, dyskusje, listy rzeczy do zrobienia i terminy, można porządnie zorganizować w Basecamp.

Istnieje również funkcja kalendarza zespołu, który wyświetla krytyczne informacje, takie jak czas urlopu dla freelancerów.

Skype: platforma komunikacyjna

Skype pozwala dzwonić i wysyłać wiadomości do innych użytkowników Skype za darmo, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Wszystko czego potrzebujesz to dobre połączenie z Internetem. Możesz używać Skype'a do internetowych rozmów telefonicznych ze swoimi freelancerami podczas udostępniania swojego ekranu.

Po zarejestrowaniu się w Skypie otrzymasz internetowy numer telefonu komórkowego. Użytkownicy, którzy nie korzystają ze Skype'a, mogą używać tego numeru, aby się z Tobą skontaktować.

Funkcjonalność czatu grupowego działa dobrze dla freelancera, który chce połączyć się z wewnętrznym zespołem klienta. Możesz dostosować tę funkcję do swoich potrzeb.

Freelancerzy mogą utworzyć dwa konta na Skype, jedno do użytku osobistego, a drugie do swojej sieci zawodowej. Daje im to dodatkową elastyczność, dzięki której mogą logować się na swoje konto osobiste na telefonie komórkowym, jednocześnie zachowując swoją profesjonalną sieć na swoim laptopie.

Skype to świetna aplikacja komunikacyjna do przesyłania wiadomości, spotkań wideo i uzyskiwania szybkich odpowiedzi na pytania.

Slack: platforma komunikacyjna

Kiedy uczysz się zarządzać freelancerami, Slack jest koniecznością. Slack to aplikacja do przesyłania wiadomości grupowych, która jest idealna do komunikowania się z oddzielnymi klientami i zespołami. Jest wygodny i łatwy w użyciu do szybkiej komunikacji. Freelancerzy uważają go za idealny do współpracy z klientami i zdalnymi zespołami.

Slack ma kilka świetnych właściwości. Pomyśl o Slacku jako o wirtualnym pokoju rozmów z niezależnymi wątkami i dyskusjami dla różnych klientów. To także świetne narzędzie do wirtualnego budowania zespołu. Jeden niezależny pracownik może korzystać ze swoich funkcji, aby łączyć się z innymi freelancerami i szybko uzyskiwać odpowiedzi na ich pytania.

Hubstaff: narzędzie do śledzenia czasu

Hubstaff to łatwe w użyciu narzędzie do śledzenia czasu, które pozwala śledzić Twój wirtualny czas i zwiększać produktywność. Możesz korzystać z liczników czasu na swoich komputerach lub funkcji on-the-go na urządzeniach mobilnych. Możesz także śledzić czas poświęcony na konkretne zadania i projekty dla każdego freelancera, z którym współpracujesz. Narzędzie umożliwia również pobieranie niestandardowych raportów czasowych.

Oprócz funkcji śledzenia czasu Hubstaff obsługuje również automatyczne rozliczanie i płace. Możesz także robić zrzuty ekranu i rejestrować poziomy aktywności w ciągu dnia.

Freelancerzy uważają, że Hubstaff jest wygodny do śledzenia czasu i tworzenia raportów dla swoich klientów, w tym klientów zaliczkowych. Narzędzie wykorzystuje Twoją stawkę godzinową, aby sprawdzić, którzy klienci zajmują większość Twojego czasu i czy czas poświęcony klientowi jest adekwatny do jego zwrotów.

Narzędzie integruje się z platformami współpracy, takimi jak Trello. Po prostu naciśnij Start, gdy zaczniesz pracować i zatrzymaj się, gdy skończysz. Możesz także wstrzymać minutnik, gdy zrobisz sobie przerwę. Oprogramowanie oblicza Twoją stawkę godzinową i czas spędzony nad każdym projektem. Daje cotygodniowy raport rozliczany.

Hubstaff synchronizuje się również z PayPal i rejestruje otrzymane płatności, pokazując te, które są zaległe i wymagają dalszych działań.

Wybierz narzędzia, które działają najlepiej dla Ciebie i Twojego zespołu freelancerów.

Jak znaleźć i zatrudnić odpowiednich freelancerów do swojego zespołu?

Na koniec przyjrzyjmy się najlepszym praktykom, które chciałbyś zastosować podczas zatrudniania freelancera do swojego zespołu. Oto lista niektórych popularnych stron internetowych dla freelancerów, wraz z rodzajami profesjonalistów, których tam znajdziesz.

• Upwork – szeroka mieszanka profesjonalistów z różnych strumieni
• Oferty pracy na GitHub – twórcy stron internetowych
• Dribbble – projektanci, ilustratorzy i artyści
• Aquent – ​​specjaliści od marketingu
• Assemble.tv – specjaliści ds. produkcji mediów
• Zorientowani na wsparcie – specjaliści ds. obsługi klienta
• BloggingPro – autorzy treści

Każda strona internetowa działa inaczej po opublikowaniu swojej pracy. Niektóre pozwalają freelancerom kontaktować się z Tobą i wysyłać swoje CV i próbki pracy. Inni pozwalają freelancerom przesyłać Ci swoje oferty i propozycje projektów.

Trzeci rodzaj stron internetowych to marketplace'y freelancerów – umożliwiają one przeglądanie profili freelancerów i próbek ich pracy. Następnie możesz zdecydować, z którymi freelancerami chcesz się skontaktować.

Podczas rekrutacji freelancerów z tych stron ważne jest, aby wybrać kogoś, kto ma wymagane umiejętności i doświadczenie. Dobrze jest również znaleźć kogoś, kto będzie dobrze współpracował z twoim wewnętrznym zespołem, jeśli będą ze sobą współpracować. Oto kilka wskazówek dotyczących rekrutacji freelancerów:

Sprawdź opinie

Pamiętaj, aby zeskanować recenzje pozostawione przez poprzednich klientów. Jeśli większość recenzji poprzednich klientów jest pozytywna, można bezpiecznie założyć, że freelancer jest dobry w swojej pracy. Możesz się z nimi skontaktować i rozpocząć proces rekrutacji.

Sprawdź ich profile w mediach społecznościowych

Sprawdź ich profile na Facebooku, LinkedIn, Twitterze i Instagramie i szukaj czerwonych flag. Na przykład, jeśli większość ich zdjęć przedstawia ich codzienne picie i imprezy z przyjaciółmi, warto pomyśleć dwa razy o zatrudnieniu ich do projektu. Freelancer z gorączkowym życiem może nie być w stanie poświęcić czasu i uwagi wymaganej na Twój projekt.

Sprawdź ich wykształcenie i doświadczenie

Sprawdź zamieszczone CV freelancera, aby zobaczyć jego doświadczenie i poziom wykształcenia. Pamiętaj, że doświadczeni freelancerzy mogli nauczyć się zawodu poprzez skuteczną praktykę, nawet jeśli ich poziom wykształcenia jest ograniczony.

Z drugiej strony osoby z wyższym wykształceniem mogą mieć ograniczone doświadczenie zawodowe. Musisz zachować równowagę między tymi dwoma.

Prośba o próbki pracy

Pamiętaj, aby poprosić freelancera o odpowiednie próbki pracy. Na przykład, rekrutując niezależnego programistę internetowego, poproś o próbkę kodu. To da ci punkt do omówienia podczas rozmowy technicznej. Następnie możesz zapytać ich, dlaczego wybrali to konkretne rozwiązanie, a nie alternatywne.

Podobnie, z niezależnymi pisarzami, poproś ich o próbki opublikowanych artykułów, aby sprawdzić, czy tworzą atrakcyjne, przyjazne dla SEO treści. Możesz również poprosić ich o przesłanie Ci swoich najbardziej znaczących wycinków.

Szukając projektantów, ilustratorów lub animatorów do projektów projektowych, poproś ich o przesłanie próbek swoich prac. Masz pomysł.

Wniosek

Usprawnienie procesu zarządzania freelancerami może wymagać pewnego wysiłku i przygotowania, ale na dłuższą metę przyniesie znaczne dywidendy. Ma to jeszcze większe znaczenie, jeśli Twoja firma będzie współpracować z freelancerami nad ciągłym procesem.

Kiedy już zdasz sobie sprawę z korzyści płynących z zatrudniania freelancerów (jest ich wiele), będziesz musiał również przeznaczyć roczny budżet na freelancerów. Następnie musisz potwierdzić, że zatrudniasz odpowiednich ludzi do pracy, a następnie przedstawić im jasne wytyczne, cele i harmonogramy.

Zwróć szczególną uwagę podczas sprawdzania i rekrutacji freelancerów. Ponieważ gdy zatrudnisz odpowiednich ludzi, zarządzanie freelancerem będzie łatwe. Powodzenia.

Podtrzymuj konwersację...

Ponad 10 000 z nas prowadzi codzienne rozmowy w naszej bezpłatnej grupie na Facebooku i bardzo chcielibyśmy Cię tam zobaczyć. Dołącz do nas!