Comment gérer efficacement les pigistes en équipe

Un récent rapport publié par le Freelancers Union avec Upwork révèle que plus de 35% de la main-d'œuvre américaine opère en tant que freelance. Ce nombre devrait également doubler au cours des quatre prochaines années. Cela signifie simplement que les entreprises devront apprendre à gérer les freelances dès maintenant si elles veulent réussir. L'économie des concerts représentait déjà un domaine de 1,3 billion de dollars en 2020.

Alors que les freelances peuvent ajouter de la valeur à votre organisation, vous devez avoir une réponse claire et bien définie à la question « Comment gérer les freelances dans votre organisation ».

L'embauche d'une équipe indépendante pour des projets dans des domaines tels que la conception graphique, la conception de sites Web, le marketing, les développeurs et la création de contenu est une solution efficace et rentable. Parmi les autres avantages inhérents à l'embauche d'une équipe distante de pigistes, citons :

• Il réduit les coûts salariaux et permet au propriétaire de l'entreprise d'en faire plus avec des coûts moindres.
• Les pigistes sont des ressources qualifiées pour des fonctions spécifiques où vous pourriez avoir besoin d'aide.
• Dans la plupart des cas, les pigistes opèrent à distance et vous n'avez pas besoin d'allouer des ressources supplémentaires comme des bureaux ou des ordinateurs.
• Ils travaillent selon des horaires flexibles. Par exemple, embaucher un pigiste dans un fuseau horaire différent pour gérer vos comptes de médias sociaux signifie que les comptes sont pris en charge même pendant vos heures creuses.

Engager des pigistes pour de petits projets pour commencer vous permet d'évaluer et d'identifier qui correspond à vos besoins organisationnels en fonction de leurs compétences et de leur personnalité.

Cet article fournit des conseils sur la façon de gérer les pigistes. Nous vous guiderons également à travers le meilleur logiciel de travail à distance qui vous aidera à développer un processus efficace pour trouver et recruter les bons freelances.

Plongeons dedans.

5 conseils pour gérer facilement les freelances

La première étape d'une collaboration efficace avec la gig economy consiste à définir clairement votre projet et à le transmettre aux freelances avec lesquels vous travaillez. L'externalisation d'emplois à des pigistes nécessite une clarté de l'objectif et des livrables à la fois au sein de l'organisation et avec les pigistes. Cela dit, examinons maintenant cinq conseils pour gérer efficacement vos ressources indépendantes.

1. Établissez des relations avec des pigistes

Considérez le pigiste comme votre partenaire commercial, même si vous travaillez avec un solopreneur. Cultivez les relations avec les indépendants de la même manière que vous le feriez avec les vendeurs, les fournisseurs ou les clients réguliers. Cela devient encore plus pertinent si vous allez utiliser leurs services de manière continue.

Même s'il ne s'agit pas d'employés à temps plein, considérez le pigiste comme faisant partie de votre équipe interne. Prendre le temps et apprendre à les connaître en tant que personne rapportera de riches dividendes à long terme. Cela aide également à intégrer le pigiste dans vos flux de travail.

L'appréciation va aussi loin. Appréciez vos pigistes pour leur excellent travail. Vous devriez également vous investir pour les aider à accomplir leurs tâches. Cela signifie fournir toutes les ressources dont ils ont besoin.

Trouvez des domaines d'intérêt communs et utilisez-les pour établir une connexion positive. Un niveau d'engagement plus élevé rendra le pigiste plus réactif à vos besoins et aura un impact positif sur la livraison en temps opportun et la qualité du travail.

2. Fournir une portée de projet clairement définie

Commencez votre engagement avec des détails de projet définis qui couvrent des problèmes tels que la portée globale du projet, les livrables et les délais requis. Précisez comment vous allez évaluer la qualité du travail pour vous assurer que le résultat final répond à vos attentes.

Utilisez une approche de gestion de projet standard, ce qui est assez facile à faire avec la plupart des logiciels de gestion de clients. Divisez la portée totale en phases linéaires plus petites avec un calendrier défini pour terminer chaque phase. Définissez les exigences de haut niveau et avancez dans les détails. Assurez-vous que les domaines suivants sont couverts :

• Compétences et connaissances requises pour le projet
• Outils et logiciels dont les indépendants ont besoin pour le projet.
• Votre guide de style pour vous assurer que le contenu correspond aux attentes de votre marque.
• Moments où le pigiste devrait être disponible pour discuter avec votre chef d'équipe ou les membres de votre équipe
• Achèvement des tâches et échéance du projet
• Processus d'approbation finale

Assurez-vous que les points mentionnés ci-dessus sont inclus dans la description de poste que vous publiez en ligne. La description de poste doit inclure les compétences techniques que vous recherchez et un aperçu du processus que vous souhaitez que le pigiste suive.

Définissez clairement tous les livrables et comment vous évaluerez chaque livrable. Cela permet à toutes les parties prenantes : le freelance, le chef d'équipe et l'organisation d'être sur la même longueur d'onde.

3. Complétez la documentation

Il est important de fournir au pigiste toute la documentation pertinente qui lui permettra de mener à bien votre projet avec précision. Par exemple, si vous travaillez avec des rédacteurs indépendants, il est essentiel de leur fournir une ligne directrice éditoriale qui spécifie des éléments tels que la police, la grammaire et le ton.

Pendant ce temps, la documentation destinée aux programmeurs et aux concepteurs Web devrait clarifier des domaines tels que la façon d'ajouter des notes dans leur code. Ou, incluez des éléments dans le code qui permettent à votre équipe de développement d'utiliser et de mettre à jour le code à l'avenir.

La clarté de votre documentation élimine les zones potentielles de confusion pour les pigistes et simplifie le travail de suivi pour votre équipe.

4. Définissez vos attentes et fixez le budget

Les objectifs, la portée et le budget du projet sont des éléments importants de votre contrat de freelance. Du point de vue d'un pigiste, cela empêche l'entreprise d'ajouter du travail supplémentaire au projet. Du point de vue de l'entreprise, il définit clairement les échéanciers et les attentes.

Les bonnes entreprises respecteront le temps du pigiste et réviseront le budget et les délais au cas où un travail supplémentaire serait nécessaire. Alignez votre budget sur les détails du projet mentionnés ci-dessus pour que tout le monde soit d'accord sur ce qui est couvert.

Certaines entreprises paient le pigiste à un taux horaire. Toute révision de la portée du projet doit automatiquement entraîner une révision du calendrier du projet. Par conséquent, si un projet de 40 heures est révisé à 42 heures, le pigiste devrait être indemnisé pour les heures supplémentaires.

Il incombe à l'entreprise et au pigiste de définir la quantité de travail pouvant être accomplie dans le cadre de l'allocation horaire d'un projet. En cas de retard, le pigiste peut communiquer les problèmes de manière proactive.

5. Assurer une communication proactive

Définissez votre canal de communication préféré où les freelances peuvent facilement vous joindre. Par exemple, si vous communiquez normalement par e-mail, partagez votre adresse e-mail avec un premier message avant le début du projet.

Cela vous permettra de résoudre tout problème de délivrabilité au cours du projet. Une communication client proactive vous aide à établir une réputation fiable auprès des freelances.

Certains outils de gestion de projet comme Asana sont livrés avec des fonctionnalités de messagerie intégrées. Ceux-ci permettent aux participants au projet de se taguer dans des commentaires pour une notification directe. Slack est une autre plate-forme de collaboration utile pour les personnes effectuant plusieurs tâches sur une base horaire et quotidienne.

Essayez de maintenir une bande passante étroite de canaux de communication avec tous les travailleurs indépendants. Cela évite de manquer des notifications importantes.

Cela réduit également les plates-formes dont vous avez besoin pour vérifier les messages. Lorsque vous cherchez à gérer les freelances, l'outil que vous utilisez est moins important que la capacité à communiquer de manière proactive et régulière.

Une autre astuce sur la façon de gérer les pigistes est de planifier une réunion hebdomadaire pour discuter de l'avancement du projet et résoudre les problèmes rencontrés par le pigiste.

Comment gérer les freelances à l'aide de ces outils

Les outils de collaboration et de gestion de projet sont essentiels à la réussite d'un projet. Ils prennent en charge une gestion de projet efficace, une communication proactive et opportune et un suivi efficace du temps. Regardons cinq outils à travers ces trois fonctions.

Trello : plateforme collaborative

Trello est un outil de collaboration de style Kanban qui segmente les tâches en tableaux, listes et cartes. Dans la gestion de projet Kanban, chaque sujet a son tableau, et dans le tableau se trouvent des listes de cartes pour des tâches spécifiques liées au sujet. Déterminer comment gérer efficacement les pigistes passe assurément par une bonne organisation.

Les listes représentent un flux de travail linéaire et, à mesure qu'une tâche se rapproche de son achèvement, la carte correspondante se déplace dans des listes successives. Cela donne une vue en temps réel de l'endroit où se trouve la tâche donnée.

Le plan gratuit de Trello est à la fois puissant et simple à utiliser. Il vous permet de glisser et de déposer facilement des cartes dans différentes listes, ce qui vous permet de vérifier l'état exact de chaque projet.

Disons qu'un rédacteur de contenu indépendant travaille sur plusieurs blogs. Sur Trello, le blog aurait sa carte, et les listes peuvent être décomposées en recherche, rédaction, édition et soumission. Cela donne un aperçu clair du statut exact de chaque article de blog.

Basecamp : plateforme de collaboration

Basecamp est un outil efficace et minimaliste pour la gestion de projet. Il est axé sur la simplicité et la convivialité. Ses fonctionnalités sont soigneusement organisées pour fournir tout ce qui est essentiel à la gestion de projet tout en éliminant toutes les fonctionnalités superflues qui ajoutent à la complexité de la plate-forme. Cela rend la plateforme facile à utiliser.

Avec Basecamp, les clients peuvent facilement organiser tous leurs projets et freelances. C'est la plateforme de gestion de projet préférée des petites entreprises et des indépendants.

Un autre avantage de Basecamp est qu'il offre également un accès limité au projet pour les clients. Ainsi, le pigiste peut inviter un client à discuter et partager des fichiers liés à un projet tout en gardant privées les informations internes telles que la liste de contrôle et le calendrier.

Les pigistes peuvent utiliser Basecamp pour séparer leurs clients en différentes organisations, et au sein de chaque organisation, ils peuvent créer des étiquettes et des projets. Tous les éléments critiques de la gestion de projet, y compris les fichiers, les discussions, les listes de tâches et les délais, peuvent être soigneusement organisés dans Basecamp.

Il existe également une fonctionnalité de calendrier d'équipe qui affiche des informations critiques telles que les vacances pour les pigistes.

Skype : plate-forme de communication

Skype vous permet d'appeler et d'envoyer des messages gratuitement à d'autres utilisateurs de Skype, où qu'ils se trouvent. Tout ce dont vous avez besoin est une bonne connexion Internet. Vous pouvez utiliser Skype pour passer des appels téléphoniques sur le Web avec vos pigistes tout en partageant votre écran.

Vous recevrez un numéro de mobile en ligne lors de votre inscription sur Skype. Les utilisateurs non-Skype peuvent utiliser ce numéro pour entrer en contact avec vous.

La fonctionnalité de discussion de groupe fonctionne bien pour le pigiste qui souhaite se connecter avec une équipe interne du client. Vous pouvez personnaliser cette fonction selon vos besoins.

Les freelances peuvent créer deux comptes sur Skype, un pour un usage personnel et un pour leur réseau professionnel. Cela leur donne la flexibilité supplémentaire de se connecter à leur compte personnel sur leur mobile tout en gardant leur réseau professionnel sur leur ordinateur portable.

Skype est une excellente application de communication pour la messagerie, les réunions vidéo et l'obtention de réponses rapides à vos questions.

Slack : plate-forme de communication

Lorsque vous apprenez à gérer des pigistes, Slack est un incontournable. Slack est une application de messagerie de groupe idéale pour communiquer avec des clients et des équipes distincts. Il est pratique et facile à utiliser pour une communication rapide. Les freelances le trouvent idéal pour collaborer avec leurs clients et leurs équipes distantes.

Slack a de grandes qualités. Considérez Slack comme une salle de chat virtuelle avec des fils de discussion indépendants et des discussions pour différents clients. C'est aussi un excellent outil pour la constitution d'équipes virtuelles. Un employé indépendant peut utiliser ses fonctions pour se connecter avec d'autres indépendants et obtenir rapidement des réponses à leurs questions.

Hubstaff : outil de suivi du temps

Hubstaff est un outil de suivi du temps facile à utiliser pour suivre votre temps virtuel et augmenter votre productivité. Vous pouvez utiliser les minuteries sur vos ordinateurs ou la fonction de déplacement à partir de vos appareils mobiles. Vous pouvez également suivre le temps consacré à des tâches et projets spécifiques pour chaque pigiste avec lequel vous travaillez. L'outil vous permet également de télécharger des rapports de temps personnalisés.

Outre la fonction de suivi du temps, Hubstaff prend également en charge la facturation et la paie automatiques. Vous pouvez également prendre des captures d'écran et enregistrer vos niveaux d'activité pour la journée.

Les pigistes trouvent Hubstaff pratique pour suivre le temps et produire des rapports pour leurs clients, y compris les clients de retenue. L'outil utilise votre taux horaire pour vérifier quels clients occupent la majeure partie de votre temps et si le temps consacré à un client est proportionnel à ses rendements.

L'outil s'intègre aux plateformes de collaboration comme Trello. Appuyez simplement sur Démarrer lorsque vous commencez à travailler et arrêtez-vous lorsque vous avez terminé. Vous pouvez également mettre le chronomètre en pause lorsque vous faites une pause. Le logiciel calcule votre taux horaire et le temps passé sur chaque projet. Il vous donne un rapport hebdomadaire facturable.

Hubstaff se synchronise également avec PayPal et enregistre les paiements que vous recevez tout en vous montrant ceux qui sont en retard et nécessitent votre suivi.

Choisissez les outils qui fonctionnent le mieux pour vous et votre équipe de freelances.

Comment trouver et embaucher les bons pigistes pour votre équipe

Enfin, examinons les meilleures pratiques que vous voudriez suivre lors de l'embauche d'un pigiste pour votre équipe. Voici une liste de certains sites Web indépendants populaires, ainsi que les types de professionnels que vous y trouverez.

• Upwork - un large éventail de professionnels de différents courants
• Emplois GitHub – développeurs de sites Web
• Dribbble – designers, illustrateurs et artistes
• Aquent – ​​professionnels du marketing
• Assemble.tv – spécialistes de la production média
• Axé sur le support - spécialistes du support client
• BloggingPro – rédacteurs de contenu

Chaque site Web fonctionne différemment une fois que vous publiez votre annonce. Certains permettent aux indépendants de vous contacter et d'envoyer leurs CV et échantillons de travail. D'autres laissent les indépendants vous envoyer leurs offres et propositions de projets.

Le troisième type de site Web concerne les places de marché indépendantes - elles vous permettent de consulter les profils et les échantillons de travail des indépendants. Vous pouvez alors décider des freelances que vous souhaitez contacter.

Lors du recrutement de pigistes à partir de ces sites Web, il est important de choisir quelqu'un qui possède les compétences et l'expérience requises. Il est également bon de trouver quelqu'un qui s'intégrera bien à votre équipe interne s'ils travaillent ensemble. Voici quelques conseils de recrutement de freelance :

Consulter les avis

Assurez-vous de scanner les avis laissés par les clients précédents. Si la majorité des avis d'anciens clients sont positifs, il est prudent de supposer que le pigiste est bon dans son travail. Vous pouvez les contacter et lancer le processus de recrutement.

Consultez leurs profils sur les réseaux sociaux

Consultez leurs profils sur Facebook, LinkedIn, Twitter et Instagram, et recherchez les signaux d'alarme. Par exemple, si la plupart de leurs photos les présentent quotidiennement en train de boire et de faire la fête avec des amis, vous voudrez peut-être réfléchir à deux fois avant de les embaucher pour un projet. Un pigiste avec une vie trépidante peut ne pas être en mesure de consacrer le temps et l'attention nécessaires à votre projet.

Vérifiez leur formation et leur expérience

Consultez le CV du freelance publié pour voir son expérience et son niveau d'éducation. Gardez à l'esprit que les pigistes expérimentés auraient pu apprendre le métier grâce à une pratique efficace même si leur niveau d'éducation est limité.

D'autre part, les personnes très instruites peuvent avoir une expérience de travail limitée. Vous devez établir un équilibre entre les deux.

Demande d'échantillons de travail

Assurez-vous de demander des échantillons de travail pertinents au pigiste. Par exemple, lors du recrutement d'un développeur web indépendant, demandez un exemple de code. Cela vous donnera un point à discuter lors de l'entretien technique. Vous pouvez alors leur demander pourquoi ils ont choisi cette solution spécifique et non une alternative.

De même, avec les rédacteurs indépendants, demandez-leur des échantillons d'articles publiés pour vérifier s'ils créent un contenu attrayant et convivial pour le référencement. Vous pouvez également leur demander de vous envoyer leurs coupures de presse les plus remarquables.

Lorsque vous recherchez des designers, des illustrateurs ou des animateurs pour des projets de conception, demandez-leur d'envoyer des échantillons de leurs œuvres. Vous avez eu l'idée.

Conclusion

La rationalisation du processus de gestion des pigistes peut demander des efforts et de la préparation, mais cela rapportera de gros dividendes à long terme. Ceci est encore plus critique si votre entreprise travaille avec des indépendants sur un processus continu.

Une fois que vous réalisez les avantages des embauches de freelance (il y en a beaucoup), vous devrez également allouer un budget annuel aux freelances. Ensuite, vous devrez confirmer que vous embauchez les bonnes personnes pour le poste, puis leur fournir des directives, des objectifs et des délais clairs.

Portez une attention particulière lors de la sélection et du recrutement de freelances. Parce que lorsque vous embauchez les bonnes personnes, la gestion indépendante sera facile. Bonne chance.

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