Como gerenciar freelancers efetivamente como uma equipe

Um relatório recente publicado pela Freelancers Union with Upwork revela que mais de 35% da força de trabalho dos EUA opera como freelancers. Esse número também deve dobrar nos próximos quatro anos. Isso significa apenas que as empresas precisarão aprender a gerenciar freelancers já agora, se quiserem ter sucesso. A economia gig já era um domínio de US$ 1,3 trilhão em 2020.

Embora os freelancers possam agregar valor à sua organização, você precisa ter uma resposta clara e bem definida para a pergunta “Como gerenciar freelancers em sua organização”.

Contratar uma equipe freelance para projetos em áreas como design gráfico, design de sites, marketing, desenvolvedores e criação de conteúdo, é uma solução eficiente e econômica. Alguns outros benefícios inerentes à contratação de uma equipe remota de freelancers incluem:

• Reduz os custos de folha de pagamento e permite que o proprietário da empresa obtenha mais com custos mais baixos.
• Freelancers são recursos qualificados para funções específicas em que você pode precisar de ajuda.
• Na maioria dos casos, os freelancers operam remotamente e você não precisa alocar recursos adicionais, como espaço de escritório ou computadores.
• Eles trabalham em horários flexíveis. Por exemplo, contratar um freelancer em um fuso horário diferente para gerenciar suas contas de mídia social significa que as contas são atendidas mesmo fora do horário de expediente.

O envolvimento de freelancers para pequenos projetos permite que você avalie e identifique quem atende às suas necessidades organizacionais com base em suas habilidades e personalidade.

Este artigo fornece dicas sobre como gerenciar freelancers. Também o guiaremos pelo melhor software de trabalho remoto que o ajudará a desenvolver um processo eficiente para encontrar e recrutar os freelancers certos.

Vamos mergulhar.

5 dicas de como gerenciar freelancers com facilidade

O primeiro passo para uma colaboração efetiva com a economia gig é definir seu projeto com clareza e transmiti-lo aos freelancers com quem você está trabalhando. A terceirização de trabalhos para freelancers requer clareza de propósito e entregas tanto dentro da organização quanto com os freelancers. Com isso dito, vejamos agora cinco dicas sobre como gerenciar seus recursos freelance de forma eficiente.

1. Construa relacionamentos com freelancers

Olhe para o freelancer como seu parceiro de negócios, mesmo se você estiver trabalhando com um empreendedor solo. Cultive relacionamentos com freelancers da mesma forma que você faz com vendedores, fornecedores ou clientes regulares. Isso se torna ainda mais relevante se você for usar seus serviços continuamente.

Mesmo que não sejam funcionários em tempo integral, considere o freelancer como parte de sua equipe interna. Aproveitar o tempo e conhecê-los como pessoas renderá ricos dividendos a longo prazo. Também ajuda na integração do freelancer em seus fluxos de trabalho.

Apreciação também vai um longo caminho. Aprecie seus freelancers por seu excelente trabalho. Você também deve investir em ajudá-los a concluir suas tarefas. Isso significa fornecer todos os recursos de que precisam.

Encontre áreas comuns de interesse e use-as para construir uma conexão positiva. Um nível mais alto de envolvimento tornará o freelancer mais responsivo às suas necessidades e terá um impacto positivo na entrega pontual e na qualidade do trabalho.

2. Fornecer um escopo de projeto claramente definido

Comece seu envolvimento com detalhes de projeto definidos que abrangem questões como escopo geral do projeto, entregas e cronogramas necessários. Explique como você avaliará a qualidade do trabalho para garantir que o resultado final atenda às suas expectativas.

Use uma abordagem padrão de gerenciamento de projetos, que é muito fácil de fazer com a maioria dos softwares de gerenciamento de clientes. Divida o escopo total em fases lineares menores com um cronograma definido para a conclusão de cada fase. Defina os requisitos de alto nível e trabalhe em detalhes. Certifique-se de que as seguintes áreas estejam cobertas:

• Habilidades e conhecimentos necessários para o projeto
• Ferramentas e softwares freelancers necessários para o projeto.
• Seu guia de estilo para garantir que o conteúdo esteja alinhado às expectativas da sua marca.
• Momentos em que o freelancer deve estar disponível para discussão com o líder ou membros da equipe
• Conclusão da tarefa e prazo do projeto
• Processo de aprovação final

Certifique-se de que os pontos acima mencionados estão incluídos na descrição do trabalho que você publica online. A descrição do trabalho deve incluir as habilidades técnicas que você está procurando e um resumo do processo que você deseja que o freelancer siga.

Defina claramente todas as entregas e como você avaliará cada entrega. Isso permite que todas as partes interessadas: o freelancer, o líder da equipe e a organização estejam na mesma página.

3. Preencha a documentação

É importante fornecer ao freelancer toda a documentação relevante que permitirá que ele conclua seu projeto com precisão. Por exemplo, se você estiver trabalhando com escritores freelance, é essencial fornecer a eles uma diretriz editorial que especifique coisas como fonte, gramática e tom.

Enquanto isso, a documentação para programadores e web designers deve esclarecer áreas como adicionar notas em seu código. Ou inclua elementos no código que permitam que sua equipe de desenvolvimento use e atualize o código no futuro.

A clareza em sua documentação elimina possíveis áreas de confusão para freelancers e simplifica o trabalho de acompanhamento para sua equipe.

4. Defina suas expectativas e defina o orçamento

Os objetivos, o escopo e o orçamento do projeto são elementos importantes do seu contrato de freelancer. Do ponto de vista de um freelancer, isso impede que a empresa adicione trabalho extra ao projeto. Do ponto de vista da empresa, define claramente prazos e expectativas.

Boas empresas respeitarão o tempo do freelancer e revisarão o orçamento e os prazos caso seja necessário trabalho extra. Alinhe seu orçamento com os detalhes do projeto mencionados acima para manter todos de acordo sobre o que está coberto.

Algumas empresas pagam o freelancer por hora. Qualquer revisão no escopo do projeto deve levar automaticamente a uma revisão do cronograma do projeto. Assim, se um projeto de 40 horas for revisto para 42 horas, o freelancer deve ser compensado pelas horas extras.

Cabe à empresa e ao freelancer definir quanto trabalho pode ser realizado dentro da cota horária de um projeto. Caso haja algum atraso, o freelancer pode comunicar proativamente os problemas.

5. Garanta uma comunicação proativa

Defina o seu canal de comunicação preferido onde os freelancers podem facilmente chegar até você. Por exemplo, se você normalmente se comunica por e-mail, compartilhe seu endereço de e-mail com uma primeira mensagem antes do início do projeto.

Isso permitirá que você solucione quaisquer problemas de entrega durante o projeto. A comunicação proativa com o cliente ajuda você a estabelecer uma reputação confiável com freelancers.

Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos, como a Asana, vêm com recursos de mensagens integrados. Isso permite que os participantes do projeto marquem uns aos outros nos comentários para notificação direta. O Slack é outra plataforma de colaboração útil para pessoas que realizam várias tarefas por hora e diariamente.

Tente manter uma largura de banda estreita de canais de comunicação com todos os trabalhadores freelance. Isso evita a perda de notificações importantes.

Também reduz as plataformas que você precisa para verificar as mensagens. Quando você está analisando como gerenciar freelancers, a ferramenta que você usa é menos importante do que a capacidade de se comunicar de forma proativa e regular.

Outra dica de como gerenciar freelancers é agendar uma reunião semanal para discutir o andamento do projeto e resolver eventuais problemas enfrentados pelo freelancer.

Como gerenciar freelancers com a ajuda dessas ferramentas

As ferramentas de colaboração e gerenciamento de projetos são essenciais para um projeto bem-sucedido. Eles oferecem suporte ao gerenciamento de projetos eficaz, comunicação proativa e oportuna e controle de tempo eficiente. Vejamos cinco ferramentas nessas três funções.

Trello: plataforma de colaboração

O Trello é uma ferramenta de colaboração no estilo Kanban que segmenta tarefas em quadros, listas e cartões. No gerenciamento de projetos Kanban, cada tópico tem seu quadro e, dentro do quadro, há listas de cartões para tarefas específicas relacionadas ao tópico. Determinar como gerenciar freelancers de forma eficaz definitivamente envolve uma organização adequada.

As listas representam um fluxo de trabalho linear e, à medida que uma tarefa se aproxima da conclusão, o cartão correspondente se move pelas listas sucessivas. Isso fornece uma visão em tempo real de onde está a tarefa fornecida.

O plano gratuito do Trello é poderoso e simples de usar. Ele permite que você arraste e solte facilmente cartões em diferentes listas, permitindo que você verifique o status exato de cada projeto.

Digamos que um redator de conteúdo freelance está trabalhando em vários blogs. No Trello, o blog teria seu cartão, e as listas podem ser divididas em pesquisa, redação, edição e envio. Isso fornece uma visão clara do status exato de cada postagem do blog.

Basecamp: plataforma de colaboração

Basecamp é uma ferramenta eficiente e minimalista para gerenciamento de projetos. É focado na simplicidade e usabilidade. Seus recursos são cuidadosamente selecionados para fornecer tudo o que é essencial para o gerenciamento de projetos, eliminando todos os recursos supérfluos que aumentam a complexidade da plataforma. Isso torna a plataforma fácil de usar.

Com o Basecamp, os clientes podem organizar facilmente todos os seus projetos e freelancers. É a plataforma de gerenciamento de projetos preferida para pequenas empresas e freelancers.

Outro benefício do Basecamp é que ele também oferece acesso limitado ao projeto para os clientes. Assim, o freelancer pode convidar um cliente para discussão e compartilhar arquivos relacionados a um projeto, mantendo informações internas, como a lista de verificação e o calendário, em sigilo.

Os freelancers podem usar o Basecamp para separar seus clientes em diferentes organizações e, dentro de cada organização, podem criar rótulos e projetos. Todos os elementos críticos do gerenciamento de projetos, incluindo arquivos, discussões, listas de tarefas e prazos, podem ser organizados perfeitamente no Basecamp.

Há também um recurso de calendário de equipe que exibe informações críticas, como tempo de férias para freelancers.

Skype: plataforma de comunicação

O Skype permite que você ligue e envie mensagens para outros usuários do Skype gratuitamente, independentemente de onde eles estejam. Tudo que você precisa é de uma boa conexão com a Internet. Você pode usar o Skype para chamadas telefônicas baseadas na Web com seus freelancers enquanto compartilha sua tela.

Você receberá um número de celular online quando se inscrever no Skype. Usuários que não são do Skype podem usar esse número para entrar em contato com você.

A funcionalidade de bate-papo em grupo funciona bem para o freelancer que deseja se conectar com uma equipe interna do cliente. Você pode personalizar esta função para atender às suas necessidades.

Freelancers podem criar duas contas no Skype, uma para uso pessoal e outra para sua rede profissional. Isso lhes dá a flexibilidade adicional onde eles podem fazer login em sua conta pessoal em seu celular enquanto mantêm sua rede profissional em seu laptop.

O Skype é um ótimo aplicativo de comunicação para mensagens, videoconferências e respostas rápidas às suas perguntas.

Slack: plataforma de comunicação

Quando você está aprendendo a gerenciar freelancers, o Slack é obrigatório. O Slack é um aplicativo de mensagens em grupo ideal para se comunicar com clientes e equipes separados. É conveniente e fácil de usar para uma comunicação rápida. Freelancers acham ideal para colaborar com seus clientes e equipes remotas.

O Slack tem algumas grandes qualidades. Pense no Slack como uma sala de bate-papo virtual com tópicos e discussões independentes para diferentes clientes. É também uma ótima ferramenta para a formação de equipes virtuais. Um funcionário freelancer pode usar suas funções para se conectar com outros freelancers e tirar suas dúvidas rapidamente.

Hubstaff: ferramenta de rastreamento de tempo

O Hubstaff é uma ferramenta de rastreamento de tempo fácil de usar para acompanhar seu tempo virtual e aumentar sua produtividade. Você pode usar os cronômetros em seus computadores ou o recurso on-the-go de seus dispositivos móveis. Você também pode acompanhar o tempo dedicado a tarefas e projetos específicos para cada freelancer com quem trabalha. A ferramenta também permite baixar relatórios de tempo personalizados.

Além do recurso de rastreamento de tempo, o Hubstaff também suporta faturamento e folha de pagamento automáticos. Você também pode fazer capturas de tela e registrar seus níveis de atividade do dia.

Os freelancers acham o Hubstaff conveniente para rastrear o tempo e produzir relatórios para seus clientes, incluindo clientes retentores. A ferramenta usa sua taxa horária para verificar quais clientes estão ocupando a maior parte do seu tempo e se o tempo dedicado a um cliente é compatível com seus retornos.

A ferramenta se integra a plataformas de colaboração como o Trello. Basta clicar em iniciar quando começar a trabalhar e parar quando terminar. Você também pode pausar o cronômetro quando fizer uma pausa. O software calcula sua taxa horária e o tempo gasto em cada projeto. Dá-lhe um relatório faturável semanal.

O Hubstaff também sincroniza com o PayPal e registra os pagamentos que você recebe enquanto mostra aqueles que estão atrasados ​​e exigem seu acompanhamento.

Escolha as ferramentas que funcionam melhor para você e sua equipe de freelancers.

Como encontrar e contratar os freelancers certos para sua equipe

Por fim, vejamos as melhores práticas que você deseja seguir ao contratar um freelancer para sua equipe. Aqui está uma lista de alguns sites populares de freelancers, juntamente com os tipos de profissionais que você encontrará lá.

• Upwork – uma ampla mistura de profissionais de diferentes vertentes
• Empregos no GitHub – desenvolvedores de sites
• Dribbble – designers, ilustradores e artistas
• Aquente – profissionais de marketing
• Assemble.tv – especialistas em produção de mídia
• Orientado ao suporte – especialistas em suporte ao cliente
• BloggingPro – escritores de conteúdo

Cada site funciona de forma diferente quando você publica seu trabalho. Alguns permitem que freelancers entrem em contato com você e enviem seus currículos e amostras de trabalho. Outros permitem que freelancers enviem seus lances e propostas de projetos.

O terceiro tipo de site envolve mercados freelance – eles permitem que você visualize os perfis dos freelancers e amostras de trabalho. Você pode então decidir sobre os freelancers que deseja contatar.

Ao recrutar freelancers desses sites, é importante selecionar alguém que tenha as habilidades e a experiência necessárias. Também é bom encontrar alguém que combine bem com sua equipe interna se eles estiverem trabalhando juntos. Aqui estão algumas dicas de recrutamento de freelancers:

Verificar comentários

Certifique-se de verificar as avaliações deixadas por clientes anteriores. Se a maioria das avaliações de clientes anteriores for positiva, é seguro assumir que o freelancer é bom em seu trabalho. Você pode contatá-los e iniciar o processo de recrutamento.

Verifique seus perfis de mídia social

Verifique seus perfis no Facebook, LinkedIn, Twitter e Instagram e procure por sinais de alerta. Por exemplo, se a maioria de suas fotos mostra eles bebendo e festejando com amigos diariamente, você pode pensar duas vezes antes de contratá-los para um projeto. Um freelancer com uma vida agitada pode não conseguir dedicar o tempo e a atenção necessários ao seu projeto.

Verifique sua educação e experiência

Verifique o CV do freelancer publicado para ver sua experiência e nível de educação. Lembre-se de que freelancers experientes podem ter aprendido o ofício por meio de prática eficiente, mesmo que seu nível de educação seja limitado.

Por outro lado, pessoas altamente educadas podem ter experiência de trabalho limitada. Você precisa traçar um equilíbrio entre os dois.

Solicitação de amostras de trabalho

Certifique-se de solicitar amostras de trabalho relevantes do freelancer. Por exemplo, ao recrutar um desenvolvedor web freelancer, peça uma amostra de código. Isso lhe dará um ponto para discutir durante a entrevista técnica. Você pode então perguntar por que eles escolheram essa solução específica e não uma alternativa.

Da mesma forma, com escritores freelance, peça a eles amostras de artigos publicados para verificar se eles criam conteúdo atraente e amigável para SEO. Você também pode pedir a eles que enviem seus recortes mais notáveis ​​para você.

Ao procurar designers, ilustradores ou animadores para projetos de design, peça a eles que enviem amostras de suas obras de arte. Você entendeu a ideia.

Conclusão

Agilizar o processo de como gerenciar freelancers pode exigir algum esforço e preparação, mas renderá grandes dividendos a longo prazo. Isso é ainda mais crítico se sua empresa trabalhar com freelancers em um processo contínuo.

Depois de perceber os benefícios das contratações de freelancers (há muitos), você também precisará alocar um orçamento anual para freelancers. Em seguida, você precisará confirmar que está contratando as pessoas certas para o trabalho e fornecer diretrizes, objetivos e cronogramas claros.

Preste atenção especial ao selecionar e recrutar freelancers. Porque quando você contrata as pessoas certas, o gerenciamento freelancer será fácil. Boa sorte.

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