Круглый стол сообщества BizSugar: виртуальные команды — ключ к долгосрочному успеху в бизнесе

Опубликовано: 2020-07-11

Один из ключевых выводов недавнего опроса, проведенного сообществом вдохновителей BizSugar, заключался в том, что многие малые предприятия в значительной степени сосредоточены на DIY для вещей, которые должны быть сделаны за пределами их области знаний.

Мало того, что это стоит вам драгоценного времени, отсутствие опыта может стоить вам еще больше в долгосрочной перспективе.

Вот почему консультативный совет BizSugar вместе с несколькими членами, имеющими опыт создания виртуальных команд, недавно собрались для обсуждения в LinkedIn Live, чтобы поделиться советами, приемами и лайфхаками по созданию успешных виртуальных команд для достижения целей вашего бизнеса. В обсуждении принимают участие:

  • Анита Кэмпбелл, Тенденции малого бизнеса
  • Дэвид Элкинс, Зохо
  • Ивана Тейлор, DIYMarketers
  • Моник Джонсон, Live Video Labs
  • Гейл Гарднер, GrowMap
  • Мартин Линдеског, ведущий подкаста EGO Netcast
  • Джон Лоусон, ColderIce Media

Круглый стол BizSugar – виртуальные команды и успех в бизнесе

Мы рассмотрели много тем в часовом групповом разговоре, от того, как решить, когда привлекать виртуальную помощь, до советов по найму виртуальных помощников и до того, какие приложения и сайты использовать для управления виртуальными работниками. Ниже приводится отредактированная стенограмма части разговора. Нажмите на встроенный проигрыватель SoundCloud ниже, чтобы прослушать разговор полностью.

smallbiztrends · Круглый стол BizSugar: Создание виртуальной команды может стать ключом к долгосрочному успеху вашего бизнеса

Определение подходящего времени для самостоятельной работы, автоматизации и/или привлечения виртуальных помощников

Анита Кэмпбелл: Я верю в то, что нужно делать все. Я большой сторонник автоматизации там, где это возможно, прежде всего потому, что это почти всегда будет дешевле, и вы получите больше того, что я бы назвал данными, которые вы можете использовать. Если вы автоматизируете, используйте программное обеспечение настолько, насколько это возможно.

Однако есть вещи, которые вы просто не можете автоматизировать и не должны автоматизировать, определенно не должны. Я имею в виду, мы только что говорили на собрании нашей команды ранее о необходимости иметь индивидуальность, привносить индивидуальность в свой бизнес, и я думаю, что это важно для любого малого бизнеса. Вы должны дать людям что-то, что запомнит ваш бизнес. И личность, будь то люди, связанные с личностью, или ваш бренд, или что-то еще, все это имеет значение. И все это идет от людей. И сегодня вы можете получить так много от людей, работающих удаленно и виртуально.

Одна из вещей, которые я сделал, — это то, что я собрал команду из людей, выбравших себя сами, и я имею в виду людей, которые заинтересовались нами, а затем они стали членами команды. Знаете, не обязательно, что я вышел и завербовал кого-то, но если я посмотрю на всех людей, которые сегодня были на этом звонке, это все люди, которые просто каким-то образом заинтересовались нами. Я знаю Мартина с тех пор, как начал работать в Интернете, и это потому, что Мартин пришел и посетил мой сайт, начал комментировать, и я познакомился с ним. И вот уже 17 лет, как из Стокгольма, Швеция. Извини, Гетеборг, а не Стокгольм. Гетеборг. Я никогда не встречался с ним лично, но мне кажется, что я его знаю. Так что я действительно считаю, что очень важно использовать все преимущества, которые вы можете, и это комбинация вещей.

Ивана Тейлор: Если вы читали книгу The E-Myth… Если она у вас есть, возьмите ее и прочитайте еще раз, потому что Майкл Гербер дает отличные советы по аутсорсингу. Итак, первый совет заключается в том, что вы должны документировать свои процессы. Вы знаете, что я сделал? Я просто сел и около 30 дней использовал этот инструмент, и я вел журнал времени, чтобы отслеживать, что я делал и сколько времени ушло на это.

Затем, как только вы это сделаете, вы начнете замечать закономерности, вы увидите, что есть финансовые вещи, которые вы делаете, такие как выставление счетов и тому подобное. Затем были физические вещи, которые я делал, например, писал статью, так что было задействовано исследование. Есть все эти разные этапы того, что вы делаете. Вы не узнаете, что делаете, пока не задокументируете это и не получите реальную картину происходящего.

Это лучший совет от The E-Myth: когда у вас уже есть длинный список задач, выберите те, которые можете выполнить только вы. Это своего рода отсылка к тому, что сказала Анита, о личности. Я могу многое передать на аутсорсинг. И я знаю, не дайте себя одурачить, DIY-маркетологи. Есть вещи, которые вам абсолютно необходимо отдать на аутсорсинг, а есть вещи, которые вы абсолютно не можете отдать на аутсорсинг.

Затем, если вы выполнили эти задачи, теперь вы можете начать их группировать. Это финансовые вещи, это маркетинговые вещи, это вещи в социальных сетях. Ты знаешь, о чем я говорю? Итак, люди всегда удивляются, как я делаю так много с таким малым, и в этом весь секрет. Поднимите электронный миф.

Дэвид Элкинс: Да, Ивана заставила меня немного задуматься о ранних стадиях моей команды. На данный момент я руковожу командой из 12 редакторов, которые работают с нашими продуктовыми командами в Ченнаи, Индия. Именно здесь производятся все продукты Zoho и находятся все наши маркетологи. Итак, моя команда — это своего рода локализованная команда для США, помогающая поддерживать эти маркетинговые усилия.

И я думал вначале, когда мы впервые начали настраивать этот процесс, о том, что у нас есть 45 различных продуктов, у каждого продукта есть от трех до 15 маркетологов, то есть сотни людей, вовлеченных в такого рода вещи. И я вспомнил нашу раннюю борьбу, которая заключалась в том, что количество умственной пропускной способности было занято отсутствием автоматизации вещей, попыткой управлять всем в наших собственных головах, попыткой убедиться, что каждая буква T была перечеркнута, каждая I получил пунктиром. Это действительно съело тонну полосы пропускания.

И я думаю, что это верно для любой руководящей должности, но когда вы переходите на удаленную работу, это означает, что вы должны делать так много вещей внутри себя, вместо того, чтобы говорить: «Эй, ты можешь позаботиться этого? Можешь взглянуть на это?»

Итак, что мы сделали, так это создали специальное приложение, которое помогает управлять этим процессом в зависимости от сложности того, что вы делаете. Я имею в виду, что в некоторых случаях можно найти решения и инструменты, которые будут работать «из коробки». В некоторых случаях, в зависимости от того, насколько сложны ваши системы, насколько сложны ваши процессы. Иногда создание чего-то, полностью адаптированного к тому, что вы делаете, может оказаться огромным спасением.

Моя команда, вероятно, мы редактировали, я думаю, последний подсчет был около 5 миллионов слов контента. И если бы я пытался сделать это так, как мы это делали в начале, то есть кто-нибудь прислал бы мне электронное письмо, а затем я бы написал в желтом блокноте: «О, не забудьте отредактировать этот документ», я бы потерял рассудок.

Так что я думаю, что это большое, своего рода развитие того, что говорила Ивана, эта идея взглянуть на вещи, которые съедают много вашего времени, а также съедают много вашей умственной энергии. Потому что иногда такие мелочи, как отслеживание всех поступающих запросов, не займут много времени, но отнимут уйму энергии. И я думаю, что энергия также является важным ресурсом, который нужно сохранить в вашей команде.

Моник Джонсон: Я бы тоже хотела поскорее вмешаться, Брент. Мне нравится эта книга, Ивана, так что я так рада, что ты упомянула об этом. И даже просто опираясь на то, что вы сказали и что сказал Дэвид, потому что есть люди, которые могут слушать это или наблюдать за нами и говорить: «О, чувак, мне нужно много печатать и много письмо."

Ну, вы, ребята, знаете, что я человек с видео, и в сегодняшнем мире с инструментами и всем остальным не усложняйте себе документирование вашего процесса. Существуют различные инструменты от Loom до Up! От бесплатного до платного, где вы можете просто поделиться экраном того, что вы делаете, и создать то, что говорила Ивана, СОПы, стандартные рабочие процедуры. Так что, когда вам придет время нанять или отдать на аутсорсинг эту виртуальную команду, вы не приведете кого-то и не спросите: «О, что мне им сказать?» Или: «Иди прочитай этот документ».

Во многих случаях видео, особенно если они маленькие и краткие, а люди также очень хорошо учатся визуально, имеют письменную документацию, как сказал Дэвид, но я бы также посоветовал взять видео и даже расшифровать его. И если вам нужно обновить новое видео для каких-либо обновлений, вы перетранскрибируете его. Но наличие обоих помогает справляться с различными модальностями, которые у нас есть. Я думаю, что это очень помогает, когда дело доходит до создания виртуальной команды.

Поиск подходящих виртуальных помощников для вашей работы

Джон Лоусон: Итак, большую часть своих виртуалов я нанял с Филиппин и использовал OnlineJobs.ph. Хорошо? OnlineJobs.ph по сравнению с любым другим. Я пробовал другие, но когда дело дошло до добавления полноценных членов команды, я обнаружил, что это лучший вариант.

Одна из вещей, которую я делаю, и я бы посоветовал сделать это всем, заключается в том, что я прячу коды внутри своего текста для объявления о работнике. Под этим я подразумеваю, что если я ищу работника, я скажу: «Это работа № 75124», но я поставлю это в самый конец. В своем ответе вы должны указать работу № 75124, и тогда я буду знать, прочитают ли они это или нет. Потому что так много таких работников, независимо от того, работают ли они в пятерке или в любом другом месте, они будут делать ставки на вашу работу, но они делают ставки на работу всех, и они вообще не читают описание. Так что, если вы прячете подобные мелочи, это одна из ключевых вещей, которые я делаю.

Во-вторых, это важная ключевая вещь, потому что, как я уже сказал, я нанимаю людей в свою команду. Это люди, от которых я хочу зависеть. И поэтому я задаю один вопрос во время интервью, я говорю: «Где ты видишь себя в ближайшие три-пять лет?» И я задаюсь этим вопросом. Если они ответят на этот вопрос: «Ну, я вижу себя врачом или дантистом после того, как закончу школу», я не найму твою задницу. Это не тот, кого я хочу. Если вы ответите мне: «Я вижу себя руководителем группы и помогаю вам развивать ваш бизнес», — это тот человек, который мне нужен. Так что я буду видеть такие мелочи, чтобы действительно увидеть намерения людей.

И еще один момент, если вы нанимаете этих работников, я просто думаю, что лучше нанять работника на полный рабочий день, чем на неполный рабочий день, особенно когда вы говорите о Филиппинах, где вы платите им буквально 20%, даже 10% от того, что вы заплатили бы американскому рабочему, почему бы и нет? Если они у вас есть, если вы платите 10% от них, зачем ставить их на неполный рабочий день? Включите их на полную ставку, чтобы у них была ваша… Я не хочу, чтобы люди работали по совместительству. Я не хочу, чтобы люди работали на двух и трех клиентов. Ты работаешь на меня, ты работаешь со мной. Мне нужно твое полное внимание.

Брент Лири: Я дам тебе одну. Я делаю много транскрипций, и Rev отлично подходит для меня. Они могут сделать 15-минутную транскрипцию за два часа или меньше, и это действительно хорошо сделано. И это тоже часть виртуальности. Я не знаю человека, который это делает, я просто отправил свой запрос, и они подобрали человека, который лучше всего подходит для этой работы, и они занимаются всем этим. Так что это часть того, что я считаю Rev виртуальной командой, даже если это не отдельный человек. Это помогает мне делать свои дела.

Дэвид Элкинс: Честно говоря, для меня одна вещь о создании виртуальной команды заключается в том, что если это будет команда, работающая полный рабочий день, где вы действительно ожидаете, что это будет очень сплоченная среда людей, это может не очень удовлетворительный ответ, но я считаю, что личные рекомендации очень важны при создании виртуальной команды. Если я нанимаю кого-то из местных, я знаю, что смогу сесть с этим человеком, и мы установим взаимопонимание. Со временем появится доверие.

Но когда вы переходите на полностью виртуальный процесс, особенно такой, который не так просто установить четкие показатели и контрольные показатели, когда это похоже на: «Мне нужно, чтобы вы расшифровывали 5000 слов в день». Это легко измерить. Вещи, которые труднее измерить, я действительно чувствую, что эта личная связь важна, потому что иметь немного этого взаимопонимания, иметь небольшие социальные последствия, если этот человек в конечном итоге окажется неуравновешенным или на самом деле не подойдет к работе.

Я действительно думаю, что те постоянные команды, которые вы строите, используя социальные сети, ваши личные социальные сети, действительно полезны для меня. Самые успешные удаленные наймы, которые я когда-либо делал, пришли через этот источник.

Анита Кэмпбелл: Вы знаете, мы пользуемся нашим веб-сайтом, поэтому мы наняли много писателей-фрилансеров, просто разместив ссылку в нижнем колонтитуле. Там написано: «Ищем писателей». Вы прикрепляете его к форме, а затем предлагаете людям заполнить форму, просто спросите у них немного информации, и вы можете таким образом проверять людей. Это сработало очень хорошо для нас.

Еще одна вещь, которую мы сделали, — это то, что мы также подключились к нашим существующим фрилансерам, поэтому, если у вас есть один человек, работающий с вами, вы можете подключиться к ним. Например, у нас был человек из Эфиопии, который писал для нас несколько лет, и мы поговорили с ним, и он сказал: «Да, я знаю нескольких человек, и я хотел бы привлечь их к участию». И он на самом деле нанял других людей для нас, чтобы они помогали нам писать, делать SEO-работу и так далее. Так что это сработало очень, очень хорошо.

Управление членами виртуальной команды с помощью программного обеспечения для управления проектами

Гейл Гарднер: Да, я работаю полностью в Интернете более 20 лет, и я работаю с людьми примерно в дюжине стран, и у меня были VA на Филиппинах и в Индии. И лучший способ, которым я нахожу людей, это найти одного хорошего, и тогда они найдут мне других людей. Потому что в этих двух странах есть большие компании, которые нанимают кучу людей, обучают их определенному навыку, а затем, когда их контракт с кем-то заканчивается, отпускают их всех одновременно. И поэтому вам довольно легко получить его, а затем попросить их сообщить вам: «О, их контракт истекает в X раз. Сколько ты хочешь?" И забрать их таким образом.

И вот как я нахожу людей, но лучший способ для меня - они должны общаться так, как общаюсь я. Так что в моем случае я не люблю электронную почту. У меня столько писем, что голова взрывается. Поэтому они должны использовать Skype. Все мои люди, с которыми я работаю, все мои сотрудники и даже все мои клиенты, и все мои виртуальные помощники, все они используют Skype, чтобы я мог отправлять им сообщения и ожидать живого ответа в течение разумного периода времени. В то время как я чувствую, что вы отправляете кому-то электронное письмо, оно падает куда-то в ведро, и кто знает, увидят ли они его когда-нибудь.

Так что это для меня, и я также использую системы управления проектами. Я использую Trello, Zoho Connect, Wrike для разных целей. Разные люди и разные группы находятся в разных системах управления проектами. И я люблю системы управления проектами. Если вы никогда этого не делали, сначала выберите Trello. Это бесплатно. Это очень наглядно. Вы можете очень структурировать свои процессы и составлять контрольные списки. Например, когда я нахожу нового человека, у меня есть очень подробный контрольный список. И что бы они ни делали, я говорю: «Хорошо, начни с этого. Вот ваш контрольный список. Я хочу, чтобы вы проверяли это, когда делаете это». Затем переходите к следующему. Тот же контрольный список есть там, отметьте его, когда будете это делать.

Так что я знаю, что они действительно делают то, о чем я их прошу, потому что, если они отметят это, а я пойду проверю, а они на самом деле этого не сделали, тогда я знаю, что у нас будет столкновение. -Господи, и они либо научатся делать так, как я прошу. Это проблема, с которой вы столкнетесь. Они просто решат перестать делать это так, как вы просили, и сделать это каким-то другим способом, поэтому вы не можете просто делегировать и забыть.

ПРОЧИТАЙТЕ БОЛЬШЕ:

  • Интервью один на один

Это часть серии интервью один на один с лидерами мнений. Стенограмма была отредактирована для публикации. Если это аудио- или видеоинтервью, нажмите на встроенный проигрыватель выше или подпишитесь через iTunes или Stitcher.