المائدة المستديرة لمجتمع BizSugar: الفرق الافتراضية مفتاح نجاح الأعمال على المدى الطويل

كانت إحدى النتائج الرئيسية للمسح الأخير الذي أجراه مجتمع BizSugar Mastermind هو أن العديد من الشركات الصغيرة تركز بشكل كبير على الأعمال اليدوية (DIY) للأشياء التي يتعين القيام بها خارج مجال خبرتهم.

لا يكلفك ذلك وقتًا ثمينًا فحسب ، بل قد يكلفك نقص الخبرة أكثر على المدى الطويل.

لهذا السبب ، اجتمع المجلس الاستشاري لـ BizSugar ، جنبًا إلى جنب مع عدد قليل من الأعضاء من ذوي الخبرة في بناء فرق افتراضية ، مؤخرًا في مناقشة LinkedIn Live لمشاركة النصائح والحيل والقرصنة لتكوين فرق افتراضية ناجحة معًا لإنجاز المهام لعملك. المشاركون في المناقشة هم:

• أنيتا كامبل ، اتجاهات الأعمال الصغيرة
• ديفيد إلكينز ، زوهو
• إيفانا تايلور ، DIYMarketers
• مونيك جونسون ، Live Video Labs
• جيل جاردنر ، GrowMap
• مارتن لينديسكوج ، مضيف بودكاست EGO Netcast
• جون لوسون ، كولدير آيس ميديا

BizSugar Roundtable - الفرق الافتراضية ونجاح الأعمال

لقد غطينا الكثير من الأمور في المحادثة الجماعية التي استمرت ساعة ، بدءًا من كيفية تحديد وقت تقديم المساعدة الافتراضية ، إلى نصائح حول تعيين مساعدين افتراضيين ، إلى التطبيقات والمواقع التي يجب استخدامها لإدارة العاملين الافتراضيين. يوجد أدناه نسخة منقحة من جزء من المحادثة. انقر فوق مشغل SoundCloud المضمن أدناه للاستماع إلى المحادثة الكاملة.

تحديد الوقت المناسب لـ DIY و / أو الأتمتة و / أو إحضار المساعدين الظاهريين

أنيتا كامبل: أنا من أشد المؤمنين بفعل كل شيء. أنا مؤمن بشدة بالأتمتة حيث يمكنك ، أولاً وقبل كل شيء ، لأنها ستكون أرخص دائمًا وستحصل على المزيد مما أسميه البيانات التي يمكنك استخدامها. إذا كنت تقوم بالأتمتة ، فاستخدم البرنامج بقدر ما تستطيع.

ومع ذلك ، هناك أشياء لا يمكنك أتمتتها ولا يجب عليك أتمتة ، بالتأكيد لا يجب عليك ذلك. أعني ، لقد تحدثنا للتو في اجتماع فريقنا في وقت سابق عن الحاجة إلى امتلاك شخصية ، وإضفاء الطابع الشخصي على عملك ، وأعتقد أن هذا مهم لأي شركة صغيرة. عليك أن تمنح الناس شيئًا يتذكرون عملك به. والشخصية ، سواء تعلق الأمر بالشخصية أو بعلامتك التجارية أو أيًا كانت ، كل ذلك مهم. وهذا كله يأتي من الناس. واليوم ، يمكنك الحصول على الكثير من ذلك من خلال الأشخاص الذين يعملون عن بُعد وافتراضيًا.

أحد الأشياء التي قمت بها هو أنني جمعت فريقًا عن طريق أشخاص يختارون أنفسهم بأنفسهم ، وما أعنيه بذلك هو الأشخاص الذين أصبحوا مهتمين بنا ثم أصبحوا أعضاء في الفريق. كما تعلم ، ليس بالضرورة أنني خرجت وقمت بتجنيد شخص ما ، ولكن إذا نظرت إلى جميع الأشخاص الموجودين في هذه المكالمة اليوم ، فهؤلاء جميعًا أصبحوا مهتمين بنا بطريقة ما. لقد عرفت مارتن منذ أن بدأت على الإنترنت ، وذلك لأن مارتن جاء وزار موقعي ، وبدأ في التعليق وتعرفت عليه. لقد مرت 17 عامًا حتى الآن ، على طول الطريق من ستوكهولم ، السويد. أنا آسف ، جوتنبرج ، وليس ستوكهولم. جوتنبرج. لم أقابله شخصيًا أبدًا ، لكني أشعر أنني أعرفه. لذلك أشعر أنه من المهم حقًا استخدام كل ميزة يمكنك استخدامها وتلك مجموعة من الأشياء.

إيفانا تايلور: إذا كنت قد قرأت الكتاب ، The E-Myth ... إذا كان لديك كتاب ، فاختره واقرأه مرة أخرى ، لأن Michael Gerber يقدم بعض النصائح الممتازة حول الاستعانة بمصادر خارجية. لذا فإن النصيحة الأولى هي أنه يجب عليك توثيق عملياتك. هل تعلم ماذا فعلت؟ جلست للتو ، ولمدة 30 يومًا ، استخدمت الأداة ، واحتفظت بسجل زمني لتتبع ما فعلته والوقت الذي استغرقته لفعل هذا الشيء.

بعد ذلك ، بمجرد القيام بذلك ، تبدأ في ملاحظة الأنماط ، سترى أن هناك أشياء مالية تقوم بها مثل الفواتير وأشياء من هذا القبيل. ثم كانت هناك أشياء مادية كنت أفعلها مثل كتابة مقال ، لذلك كان هناك بحث متضمن. هناك كل هذه الخطوات المختلفة للأشياء التي تقوم بها. لن تعرف ما تفعله حتى تقوم بتوثيقه والحصول على صورة حقيقية لما يحدث.

هذه أفضل نصيحة على الإطلاق من The E-Myth ، بمجرد الانتهاء من قائمة المهام الطويلة بالفعل ، اختر المهام التي لا يمكنك سوى القيام بها. هذا النوع من الاستماع يعود إلى ما قالته أنيتا ، وهي الشخصية. يمكنني الاستعانة بمصادر خارجية لأشياء كثيرة. وأنا أعلم ، لا تنخدع ، مسوقو الأعمال اليدوية. هناك أشياء تحتاجها تمامًا للاستعانة بمصادر خارجية ، ثم هناك أشياء لا يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية على الإطلاق.

ثم إذا قمت بهذه المهام ، يمكنك الآن البدء في تجميعها. هذه أشياء مالية ، هذه أشياء تسويقية ، هذه أشياء لوسائل التواصل الاجتماعي. انت تعلم ما اقول؟ وهكذا ، يتساءل الناس دائمًا كيف أفعل الكثير بالقليل جدًا ، وهذا هو السر. التقط الأسطورة الإلكترونية.

ديفيد إلكينز: نعم ، جعلتني إيفانا أفكر قليلاً في المراحل الأولى من فريقي. أدير فريقًا من 12 محررًا في هذه المرحلة يعملون مع فرق منتجاتنا في تشيناي ، الهند. هذا هو المكان الذي تُصنع فيه جميع منتجات Zoho ويتواجد جميع المسوقين لدينا. ولذا فإن فريقي هو نوع من فريق محلي للولايات المتحدة يساعد في دعم جهود التسويق تلك.

وكنت أفكر في البداية ، عندما بدأنا لأول مرة في إعداد هذه العملية ، كيف لدينا 45 منتجًا مختلفًا ، كل منتج لديه ما بين ثلاثة إلى 15 مسوقًا ، أي مئات الأشخاص المشاركين في هذه الأنواع من الأشياء. وتذكرت صراعًا مبكرًا مررنا به ، وهو مقدار النطاق الترددي الذهني الذي تم تناوله من خلال عدم وجود أشياء مؤتمتة ، من خلال محاولة إدارة كل شيء في رؤوسنا ، من خلال محاولة التأكد من أن كل شيء يتم تجاوزه ، كل حصلت على منقط. هذا حقا أكل الكثير من النطاق الترددي.

وأعتقد أن هذا شيء صحيح بالنسبة لأي منصب إداري ، ولكن عندما تتحول إلى منصب إداري ، فهذا يعني أنه يتعين عليك القيام بالكثير من تلك الأشياء الداخلية في ذهنك بدلاً من أن تكون قادرًا على أن تقول ، "مرحبًا ، هل يمكنك الاعتناء من هذا؟ هل يمكنك إلقاء نظرة على هذا؟ "

ما فعلناه هو أننا أنشأنا تطبيقًا مخصصًا للمساعدة في إدارة هذه العملية ، اعتمادًا على مدى تعقيد ما تفعله. أعني ، في بعض الحالات ، يمكنك إيجاد الحلول والأدوات التي ستعمل خارج الصندوق. في بعض الحالات ، بناءً على مدى تعقيد أنظمتك ، ومدى تعقيد عملياتك. في بعض الأحيان ، يمكن أن يكون تجميع شيء ما تم تصميمه بالكامل وفقًا لما تفعله بالضبط منقذًا كبيرًا للحياة.

فريقي ، ربما قمنا بالتحرير ، أعتقد أن العدد الأخير كان حوالي 5 ملايين كلمة من المحتوى. وإذا كنت أحاول أن أفعل ذلك بالطريقة التي فعلناها في البداية ، فكان أحدهم يرسل لي بريدًا إلكترونيًا ثم أكتب على ورقة صفراء قانونية ، "أوه ، تذكر تعديل هذا المستند ،" لقد فقدت عقلي.

لذلك أعتقد أن هذا نوع من البناء الكبير مما كانت تقوله إيفانا ، فكرة إلقاء نظرة على الأشياء التي تستهلك الكثير من وقتك ، وأيضًا تستهلك الكثير من طاقتك العقلية. لأنه في بعض الأحيان هذه الأشياء الصغيرة ، مثل تتبع جميع الطلبات الواردة ، لن يستغرق ذلك الكثير من الوقت ، ولكنه سيستغرق الكثير من الطاقة. وأعتقد أن الطاقة هي أيضًا مورد مهم يجب الحفاظ عليه في فريقك.

مونيك جونسون: أود أيضًا أن أقفز هنا بسرعة كبيرة ، برنت. أحب هذا الكتاب ، إيفانا ، لذلك أنا سعيد جدًا لأنك طرحت هذا الكتاب. وحتى مجرد البناء على ما قلته وقاله ديفيد ، لأن هناك بعض الأشخاص الذين قد يستمعون إلى هذا أو يشاهدوننا ويقولون ، "يا رجل ، يجب أن أقوم بالكثير من الكتابة والكثير من جاري الكتابة."

حسنًا ، تعلمون يا رفاق أنني شخص الفيديو ، وفي عالم اليوم مع الأدوات وكل شيء ، لا تجعلوا الأمر صعبًا على نفسك لتوثيق عمليتك. هناك أدوات مختلفة من Loom إلى Up! مجانًا للدفع حيث يمكنك فقط مشاركة الشاشة ما هي الأشياء التي تقوم بها وإنشاء ما كانت تقوله Ivana ، إجراءات التشغيل الموحدة ، إجراءات التشغيل القياسية. لذلك عندما يحين وقت تعيينك أو الاستعانة بمصادر خارجية لبناء هذا الفريق الافتراضي ، فليس الأمر كما لو أنك تحضر شخصًا ما ، ويكون الأمر مثل ، "أوه ، ماذا أقول لهم؟" أو ، "اذهب لقراءة هذا المستند."