Okrągły stół społeczności BizSugar: Wirtualne zespoły kluczem do długoterminowego sukcesu biznesowego

Opublikowany: 2020-07-11

Jednym z kluczowych wniosków z niedawnej ankiety przeprowadzonej przez społeczność ekspertów BizSugar było to, że wiele małych firm koncentruje się w dużej mierze na majsterkowaniu, jeśli chodzi o rzeczy, które muszą być wykonane poza ich obszarem specjalizacji.

Nie tylko kosztuje to cenny czas, ale brak wiedzy może kosztować cię nawet więcej na dłuższą metę.

Właśnie dlatego rada doradcza BizSugar wraz z kilkoma członkami doświadczonymi w budowaniu zespołów wirtualnych zebrała się ostatnio na dyskusję LinkedIn Live, aby podzielić się wskazówkami, sztuczkami i hackami dotyczącymi tworzenia skutecznych zespołów wirtualnych w celu załatwienia sprawy dla Twojej firmy. W dyskusji biorą udział:

  • Anita Campbell, Trendy dla małych firm
  • David Elkins, Zoho
  • Ivana Taylor, DIYMarketerzy
  • Monique Johnson, Live Video Labs
  • Gail Gardner, GrowMap
  • Martin Lindeskog, gospodarz EGO Netcast Podcast
  • John Lawson, ColderIce Media

Okrągły stół BizSugar – wirtualne zespoły i sukces biznesowy

Podczas godzinnej rozmowy grupowej omówiliśmy wiele zagadnień, od tego, jak decydować, kiedy skorzystać z pomocy wirtualnej, przez wskazówki dotyczące zatrudniania wirtualnych asystentów, po jakich aplikacji i witryn używać do zarządzania wirtualnymi pracownikami. Poniżej znajduje się zredagowany zapis fragmentu rozmowy. Kliknij osadzony odtwarzacz SoundCloud poniżej, aby usłyszeć pełną rozmowę.

smallbiztrends · Okrągły stół BizSugar: Zbudowanie wirtualnego zespołu może być kluczem do długoterminowego sukcesu Twojej firmy

Określanie odpowiedniego czasu na majsterkowanie, automatyzację i/lub wprowadzenie wirtualnych asystentów

Anita Campbell: Jestem wielkim zwolennikiem robienia wszystkiego. Jestem wielkim zwolennikiem automatyzacji tam, gdzie można, przede wszystkim dlatego, że prawie zawsze będzie taniej i uzyskasz więcej danych, które można wykorzystać. Jeśli automatyzujesz, używaj oprogramowania tak długo, jak możesz.

Są jednak rzeczy, których po prostu nie możesz zautomatyzować i których nie powinieneś automatyzować, zdecydowanie nie powinieneś. Chodzi mi o to, że rozmawialiśmy wcześniej na naszym spotkaniu zespołu o potrzebie posiadania osobowości, wniesienia osobowości do twojego biznesu i myślę, że jest to ważne dla każdej małej firmy. Musisz dać ludziom coś, co pozwoli zapamiętać Twój biznes. A osobowość, niezależnie od tego, czy są to ludzie zaangażowani w osobowość, czy twoją markę, czy cokolwiek to jest, wszystko się liczy. A to wszystko pochodzi od ludzi. A dzisiaj tak wiele z tego mogą uzyskać osoby pracujące zdalnie i wirtualnie.

Jedną z rzeczy, które zrobiłem, jest to, że stworzyłem zespół naprawdę przez ludzi, którzy sami się wybierają, i mam przez to na myśli ludzi, którzy zainteresowali się nami, a potem znaleźli się w zespole. Wiesz, niekoniecznie wyszłam i kogoś zwerbowałam, ale jeśli spojrzę na tych wszystkich ludzi, którzy dzisiaj dzwonią, to są to wszyscy ludzie, którzy w jakiś sposób się nami zainteresowali. Znam Martina odkąd zacząłem grać online, a to dlatego, że Martin przyszedł i odwiedził moją stronę, zaczął komentować i poznałem go. A minęło już 17 lat, aż ze Sztokholmu w Szwecji. Przepraszam, Göteborg, nie Sztokholm. Göteborg. Nigdy nie spotkałem go osobiście, ale czuję, że go znam. Dlatego uważam, że naprawdę ważne jest, aby wykorzystać każdą przewagę, jaką można, i jest to kombinacja różnych rzeczy.

Ivana Taylor: Jeśli przeczytałeś książkę, The E-Myth… Jeśli ją masz, podnieś ją i przeczytaj ponownie, ponieważ Michael Gerber daje kilka doskonałych wskazówek na temat outsourcingu. Pierwsza wskazówka jest taka, że ​​musisz udokumentować swoje procesy. Czy wiesz, co zrobiłem? Po prostu usiadłem i przez około 30 dni korzystałem z narzędzia i prowadziłem dziennik czasu, aby śledzić, co zrobiłem i ile czasu zajęło to wykonanie.

Potem, kiedy już to zrobisz, zaczniesz zauważać wzorce, zobaczysz, że są rzeczy finansowe, które robisz, takie jak fakturowanie i takie tam. Potem robiłem fizyczne rzeczy, takie jak pisanie artykułu, więc zaangażowałem się w badania. Robisz te wszystkie kroki. Nie będziesz wiedział, co robisz, dopóki nie udokumentujesz tego i nie uzyskasz prawdziwego obrazu tego, co się dzieje.

To najlepsza wskazówka, jaka kiedykolwiek pojawiła się w grze The E-Myth. Po wykonaniu długiej listy zadań wybierz te, które tylko Ty możesz wykonać. Ten rodzaj nawiązuje do tego, co powiedziała Anita, czyli do osobowości. Wiele rzeczy mogę zlecić na zewnątrz. I wiem, nie dajcie się zwieść marketerom DIY. Są rzeczy, które absolutnie musisz zlecić na zewnątrz, a są też rzeczy, których absolutnie nie możesz zlecić na zewnątrz.

Następnie, jeśli wykonałeś te zadania, teraz możesz zacząć je grupować. To są sprawy finansowe, to są sprawy marketingowe, to są sprawy związane z mediami społecznościowymi. Wiesz co mówię? I tak ludzie zawsze zastanawiają się, jak robię tak dużo z tak małą ilością i to jest tajemnica. Podnieś E-Mit.

David Elkins: Tak, Ivana sprawiła, że ​​pomyślałem trochę o wczesnych etapach mojego zespołu. W tym momencie kieruję zespołem 12 redaktorów, którzy pracują z naszymi zespołami ds. produktów w Chennai w Indiach. To tam powstają wszystkie produkty Zoho i znajdują się tam wszyscy nasi marketerzy. A więc mój zespół jest rodzajem lokalnego zespołu dla Stanów Zjednoczonych, który pomaga we wspieraniu tych działań marketingowych.

Myślałem o tym na początku, kiedy zaczynaliśmy konfigurować ten proces, o tym, że mamy 45 różnych produktów, każdy produkt ma od trzech do 15 marketerów, czyli setki ludzi zaangażowanych w tego rodzaju rzeczy. I przypomniałem sobie wczesną walkę, jaką mieliśmy, a mianowicie ilość mentalnej przepustowości, która została zajęta przez nie zautomatyzowanie rzeczy, przez próby zarządzania wszystkim w naszych głowach, przez próby upewnienia się, że każde T zostało przekroczone, każdy ja został kropkowany. To naprawdę pochłonęło ogromną przepustowość.

I myślę, że to jest coś, co jest prawdziwe na każdym stanowisku kierowniczym, ale kiedy przechodzisz na zdalne, oznacza to, że musisz zrobić wiele z tych rzeczy w swoim własnym umyśle, zamiast być w stanie powiedzieć ”Hej, możesz się zatroszczyć tego? Możesz na to spojrzeć?

Dlatego stworzyliśmy niestandardową aplikację, która pomaga zarządzać tym procesem, w zależności od złożoności tego, co robisz. Mam na myśli, że w niektórych przypadkach można znaleźć rozwiązania i narzędzia, które zadziałają po wyjęciu z pudełka. W niektórych przypadkach, w zależności od tego, jak złożone są Twoje systemy, jak złożone są Twoje procesy. Czasami składanie czegoś, co jest w pełni dostosowane do tego, co robisz, może być ogromnym ratunkiem.

Mój zespół, prawdopodobnie redagowaliśmy, myślę, że ostatnia liczba to około 5 milionów słów treści. A gdybym próbował to zrobić tak, jak robiliśmy to na początku, czyli ktoś wysłał mi e-mail, a następnie zapisałbym w żółtym, prawnym notatniku: „Och, pamiętaj, żeby edytować ten dokument”, to bym straciłem rozum.

Więc myślę, że to duży, rodzaj budowania z tego, co mówiła Ivana, pomysł przyjrzenia się rzeczom, które pochłaniają dużo twojego czasu, a także pochłaniają dużo twojej mentalnej energii. Ponieważ czasami te małe rzeczy, takie jak śledzenie wszystkich przychodzących próśb, nie zajmie dużo czasu, ale zabierze mnóstwo energii. Myślę, że energia jest również ważnym zasobem, który należy oszczędzać w zespole.

Monique Johnson: Chciałabym też wskoczyć tutaj bardzo szybko, Brent. Uwielbiam tę książkę, Ivana, więc cieszę się, że o tym wspomniałaś. I nawet po prostu budując to, co powiedziałeś, a David powiedział, ponieważ są ludzie, którzy mogą tego słuchać lub oglądać nas i mówić: „O rany, muszę dużo pisać i dużo pismo."

Cóż, wiecie, że jestem osobą zajmującą się wideo, aw dzisiejszym świecie z narzędziami i wszystkim, nie utrudniajcie sobie dokumentowania procesu. Istnieją różne narzędzia od Loom do Up! Bezpłatne na płatne, gdzie możesz po prostu udostępnić ekran, co robisz i tworzyć to, co mówiła Ivana, SOP, standardowe procedury operacyjne. Więc kiedy nadszedł czas, abyś zatrudnił lub zlecił zbudowanie tego wirtualnego zespołu, to nie jest tak, że kogoś sprowadzasz i jest jak: „Och, co mam im powiedzieć?” Lub „Przeczytaj ten dokument”.

Wiele razy wideo, zwłaszcza jeśli są małe i zwięzłe, a ludzie są również bardzo wzrokowcami, mają pisemną dokumentację, tak jak powiedział David, ale powiedziałbym również, że weź wideo i nawet je przepisz. A jeśli musisz zaktualizować nowy film o jakiekolwiek aktualizacje, dokonaj ponownej transkrypcji. Ale posiadanie obu pomaga w radzeniu sobie z różnymi sposobami, które mamy. Myślę, że to bardzo pomaga, jeśli chodzi o budowanie wirtualnego zespołu.

Znalezienie odpowiednich wirtualnych asystentów do pracy

John Lawson: Ok, więc większość moich wirtualnych rzeczy wynająłem z Filipin i korzystałem z OnlineJobs.ph. W porządku? OnlineJobs.ph w porównaniu z innymi. Próbowałem innych, ale jeśli chodziło o dodanie pełnych członków zespołu, uznałem, że ten jest najlepszy.

Jedną z rzeczy, które robię i sugeruję wszystkim, jest ukrywanie kodów w tekście reklamy dla pracownika. Rozumiem przez to, że jeśli szukam pracownika, powiem: „To jest Job nr 75124”, ale umieszczę to na samym końcu. Musisz w swojej odpowiedzi podać zadanie nr 75124, dzięki czemu będę wiedział, czy go przeczytali, czy nie. Ponieważ tak wielu pracowników, niezależnie od tego, czy są w pięciu, czy w innym miejscu, licytują twoją pracę, ale licytują pracę wszystkich i wcale nie czytają opisu. Więc jeśli ukrywasz takie małe rzeczy, to jest to jedna z kluczowych rzeczy, które robię.

Po drugie, to jest bardzo ważna sprawa, ponieważ tak jak powiedziałem, zatrudniam ludzi do mojego zespołu. To są ludzie, na których chcę polegać. Dlatego zadaję jedno pytanie podczas wywiadu, mówię: „Gdzie widzisz siebie w ciągu najbliższych trzech do pięciu lat?” I zadaję to pytanie. Jeśli odpowiedzą na to pytanie: „Cóż, po skończeniu szkoły widzę siebie jako lekarza lub dentystę”, nie zatrudniam twojego tyłka. Nie tego chcę. Jeśli odpowiesz mi: „Widzę, że jestem liderem zespołu i pomagam ci rozwijać firmę”, to jest osoba, której chcę. Więc zobaczę takie małe rzeczy, aby naprawdę zobaczyć intencje ludzi.

Inną rzeczą jest to, że jeśli zatrudniasz tych pracowników, myślę, że lepiej zatrudnić pracownika na pełen etat niż na pół etatu, zwłaszcza gdy mówisz o Filipinach, gdzie płacisz im dosłownie 20%, nawet 10% tego, co zapłaciłbyś pracownikowi z USA, dlaczego nie? Jeśli je masz, jeśli płacisz 10% z nich, po co je zatrudniać w niepełnym wymiarze godzin? Załóż je na pełny etat, żeby mieli twoje… Nie chcę, żeby ludzie dorabiali. Nie chcę, żeby ludzie pracowali dla dwóch i trzech klientów. Pracujesz dla mnie, pracujesz ze mną. Potrzebuję twojej pełnej uwagi.

Brent Leary: Dam ci jeden. Robię dużo transkrypcji i Rev jest dla mnie świetny. Mogą odwrócić 15-minutową transkrypcję w dwie godziny lub mniej i jest to naprawdę dobrze zrobione. I to jest również część bycia wirtualnym. Nie znam osoby, która to robi, po prostu przesyłam swoją prośbę, a oni dopasowują osobę, która najlepiej nadaje się do wykonywania tej pracy, i zajmują się wszystkimi tymi rzeczami. Więc to jest część, uważam Rev za wirtualny zespół, nawet jeśli nie jest to indywidualna osoba. Pomaga mi w załatwianiu spraw.

David Elkins: Szczerze mówiąc, dla mnie jedną rzeczą związaną z budowaniem wirtualnego zespołu jest to, że ma to być zespół pełnoetatowy, w którym naprawdę oczekuje się, że będzie bardzo spójnym środowiskiem ludzi, może to nie być zbyt satysfakcjonująca odpowiedź, ale uważam, że osobista rekomendacja jest bardzo ważna przy budowaniu wirtualnego zespołu. Jeśli zatrudniam kogoś lokalnie, wiem, że będę w stanie usiąść z tą osobą, zbudujemy relację. Będzie zaufanie, które z czasem się zbuduje.

Ale kiedy przechodzisz na w pełni wirtualny proces, zwłaszcza taki, który nie jest łatwy do ustalenia jasnych wskaźników i punktów odniesienia, gdzie brzmi: „Potrzebuję, abyś transkrybował 5000 słów dziennie”. Łatwo to zmierzyć. Rzeczy, które są trudniejsze do zmierzenia, naprawdę uważam, że ta osobista więź jest ważna, ponieważ posiadanie odrobiny tego porozumienia, trochę społecznych konsekwencji, jeśli ta osoba kończy się łuszcząca się lub nie podchodzi do pracy.

Myślę, że dla tych stałych zespołów, które budujesz, korzystanie z sieci społecznościowych, twoich osobistych sieci społecznościowych, jest dla mnie bardzo pomocne. Najbardziej udane zdalne zlecenia, jakie wykonałem, pochodziły z tego źródła.

Anita Campbell: Wiesz, korzystamy z naszej strony internetowej, więc zrekrutowaliśmy wielu niezależnych pisarzy, mając tylko link w stopce. Mówi: „Szukam pisarzy”. Dołączasz go do formularza, a następnie prosisz ludzi o wypełnienie formularza, po prostu poproś ich o kilka informacji i możesz w ten sposób prześwietlić ludzi. To się dla nas bardzo dobrze wyszło.

Inną rzeczą, którą zrobiliśmy, jest to, że nawiązaliśmy również współpracę z naszymi istniejącymi freelancerami, więc jeśli jedna osoba będzie z tobą pracowała, możesz się do niej podłączyć. Na przykład, mieliśmy kogoś z Etiopii, który pisał dla nas przez kilka lat i rozmawialiśmy z nim, a on powiedział: „Tak, znam kilka osób i chciałbym je zaangażować”. I faktycznie zrekrutował dla nas lokalnie inne osoby, które pomogły nam w pisaniu, wykonywaniu prac SEO i tak dalej. Więc to zadziałało naprawdę, naprawdę dobrze.

Zarządzanie członkami zespołu wirtualnego za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami

Gail Gardner: Tak, cóż, pracuję całkowicie online od ponad 20 lat i pracuję z ludźmi w kilkunastu krajach, miałam też VA na Filipinach iw Indiach. A najlepszym sposobem, w jaki znajduję ludzi, jest znalezienie jednego dobrego, a potem zdobywają mi innych ludzi. Ponieważ w tych dwóch krajach są duże firmy, które zatrudniają grupę ludzi, szkolą ich w określonych umiejętnościach, a kiedy ich kontrakt z kimkolwiek jest, pozwalają im odejść w tym samym czasie. I tak łatwo jest ci zdobyć jeden, a potem dać ci znać: „Och, ich umowa wygaśnie o X godzinie. Jak dużo chcesz?" I podnieś je w ten sposób.

I w ten sposób znajduję ludzi, ale najlepszym sposobem dla mnie jest to, że muszą komunikować się tak, jak ja się komunikuję. Więc w moim przypadku nie lubię e-maili. Mam tyle e-maili, że głowa mi eksploduje. Więc muszą używać Skype'a. Wszyscy moi ludzie, z którymi pracuję, wszyscy moi współpracownicy, a nawet wszyscy moi klienci i wszyscy moi VA, wszyscy używają Skype, dzięki czemu mogę do nich wysyłać wiadomości i oczekiwać odpowiedzi na żywo w rozsądnym czasie. Podczas gdy czuję, że wysyłasz do kogoś e-mail, to gdzieś wpada do wiadra i kto wie, czy kiedykolwiek to zobaczy.

To dla mnie, a także używam systemów zarządzania projektami. Używam Trello, używam Zoho Connect, używam Wrike do różnych rzeczy. Różne osoby i różne grupy znajdują się w różnych systemach zarządzania projektami. I uwielbiam systemy zarządzania projektami. Jeśli nigdy tego nie robiłeś, najpierw wybierz Trello. Jest wolne. Jest bardzo wizualny. Możesz ustrukturyzować swoje procesy i tworzyć listy kontrolne. Tak jak kiedy dostaję nową osobę, mam bardzo szczegółową listę kontrolną. I wszystko, co zrobią, powiem: „Dobrze, zacznij to. Oto twoja lista kontrolna. Chcę, żebyś odhaczył to tak, jak to robisz. Następnie przejdź do następnego. Ta sama lista kontrolna jest tam, zaznacz to, gdy to robisz.

Więc wiem, że naprawdę robią to, o co ich proszę, bo jeśli to zaznaczą, a ja pójdę sprawdzić, a oni tak naprawdę tego nie zrobili, to wiem, że będziemy mieli -Jezus moment, a oni albo nauczą się robić to tak, jak proszę. To jest problem, na który się natkniesz. Po prostu zdecydują się przestać robić to tak, jak prosiłeś, i zrobić to w inny sposób, więc nie możesz tak po prostu delegować i zapomnieć.

CZYTAJ WIĘCEJ:

  • Wywiady jeden na jeden

Jest to część serii wywiadów jeden na jeden z liderami myśli. Transkrypcja została zredagowana do publikacji. Jeśli jest to wywiad audio lub wideo, kliknij osadzony odtwarzacz powyżej lub zasubskrybuj przez iTunes lub Stitcher.