Meja Bundar Komunitas BizSugar: Tim Virtual Kunci Kesuksesan Bisnis Jangka Panjang

Diterbitkan: 2020-07-11

Salah satu temuan kunci dari survei terbaru yang dilakukan oleh komunitas dalang BizSugar adalah bahwa banyak usaha kecil sangat fokus pada DIY untuk hal-hal yang harus dilakukan di luar bidang keahlian mereka.

Tidak hanya itu menghabiskan waktu Anda yang berharga, kurangnya keahlian dapat membuat Anda lebih mahal dalam jangka panjang.

Itulah sebabnya dewan penasihat BizSugar, bersama dengan beberapa anggota yang berpengalaman dalam membangun tim virtual, baru-baru ini berkumpul untuk diskusi LinkedIn Live untuk berbagi kiat, trik, dan peretasan untuk menyusun tim virtual yang sukses guna menyelesaikan berbagai hal untuk bisnis Anda. Hadir dalam diskusi adalah:

Anita Campbell, Tren Bisnis Kecil
David Elkins, Zoho
Ivana Taylor, Pemasar DIY
Monique Johnson, Lab Video Langsung
Gail Gardner, GrowMap
Martin Lindeskog, pembawa acara EGO Netcast Podcast
John Lawson, ColderIce Media

Meja Bundar BizSugar – Tim Virtual dan Kesuksesan Bisnis

Kami membahas banyak hal dalam percakapan kelompok selama satu jam, mulai dari cara memutuskan kapan harus menggunakan bantuan virtual, hingga kiat untuk mempekerjakan asisten virtual, hingga aplikasi dan situs apa yang digunakan untuk mengelola pekerja virtual. Di bawah ini adalah transkrip yang diedit dari sebagian percakapan. Klik pemutar SoundCloud yang disematkan di bawah untuk mendengar percakapan lengkapnya.

smallbiztrends · BizSugar Roundtable: Membangun Tim Virtual Dapat Menjadi Kunci Sukses Jangka Panjang Bisnis Anda

Menentukan Waktu yang Tepat untuk DIY, Mengotomatiskan dan/atau Membawa Asisten Virtual

Anita Campbell: Saya sangat percaya dalam melakukan segalanya. Saya sangat percaya pada otomatisasi di mana Anda bisa, pertama-tama, karena hampir selalu lebih murah dan Anda akan mendapatkan lebih banyak apa yang saya sebut data yang dapat Anda gunakan. Jika Anda mengotomatisasi, gunakan perangkat lunak sebanyak yang Anda bisa.

Namun, ada hal-hal yang tidak dapat Anda otomatisasi dan Anda tidak boleh mengotomatisasi, tentu saja tidak. Maksud saya, kami baru saja berbicara dalam pertemuan tim kami sebelumnya tentang perlunya memiliki kepribadian, untuk membawa kepribadian ke dalam bisnis Anda, dan saya pikir itu penting untuk bisnis kecil mana pun. Anda harus memberi orang sesuatu untuk mengingat bisnis Anda. Dan kepribadian, apakah itu orang yang terlibat dengan kepribadian atau merek Anda atau apa pun itu, semuanya penting. Dan itu semua berasal dari manusia. Dan hari ini, Anda bisa mendapatkan begitu banyak dari orang-orang yang bekerja dari jarak jauh dan virtual.

Salah satu hal yang telah saya lakukan adalah saya telah membentuk sebuah tim yang benar-benar oleh orang-orang yang memilih sendiri, dan yang saya maksud dengan itu adalah orang-orang yang menjadi tertarik pada kami dan kemudian mereka menjadi bagian dari tim tersebut. Anda tahu, bukan berarti saya keluar dan merekrut seseorang, tetapi jika saya melihat semua orang yang menelepon hari ini, ini semua adalah orang-orang yang entah bagaimana menjadi tertarik pada kami. Saya sudah mengenal Martin sejak saya mulai online, dan itu karena Martin datang dan mengunjungi situs saya, dan dia mulai berkomentar dan saya mengenalnya. Dan sekarang sudah 17 tahun, jauh-jauh dari Stockholm, Swedia. Maaf, Gothenburg, bukan Stockholm. Gothenburg. Aku belum pernah bertemu dengannya secara langsung, tapi aku merasa seperti mengenalnya. Jadi saya merasa sangat penting untuk menggunakan setiap keuntungan yang Anda bisa dan itu adalah kombinasi dari beberapa hal.

Ivana Taylor: Jika Anda telah membaca buku, The E-Myth… Jika Anda memilikinya, ambil dan baca lagi, karena Michael Gerber memberikan beberapa tip yang sangat baik tentang outsourcing. Jadi tip pertama adalah Anda harus mendokumentasikan proses Anda. Apakah Anda tahu apa yang saya lakukan? Saya baru saja duduk, dan selama sekitar 30 hari, saya menggunakan alat ini, dan saya menyimpan catatan waktu untuk melacak apa yang saya lakukan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk melakukan hal ini.

Kemudian, setelah Anda selesai melakukannya, Anda mulai memperhatikan pola, Anda akan melihat bahwa ada hal-hal keuangan yang Anda lakukan seperti pembuatan faktur dan hal-hal seperti itu. Lalu ada hal-hal fisik yang saya lakukan seperti menulis artikel, jadi ada penelitian yang terlibat. Ada semua langkah yang berbeda dari hal-hal yang Anda lakukan. Anda tidak akan tahu apa yang Anda lakukan sampai Anda mendokumentasikannya dan mendapatkan gambaran nyata tentang apa yang terjadi.

Ini adalah tip terbaik dari The E-Myth, setelah Anda menyelesaikan daftar tugas yang panjang, pilih yang hanya dapat Anda lakukan. Hal ini mengingatkan kembali apa yang dikatakan Anita, yaitu kepribadian. Saya bisa melakukan outsourcing banyak hal. Dan saya tahu, jangan tertipu, Pemasar DIY. Ada hal-hal yang benar-benar Anda butuhkan untuk melakukan outsourcing, dan kemudian ada hal-hal yang sama sekali tidak dapat Anda outsourcing.

Kemudian jika Anda telah melakukan tugas-tugas tersebut, sekarang Anda dapat mulai mengelompokkannya. Ini adalah hal-hal keuangan, ini adalah hal-hal pemasaran, ini adalah hal-hal media sosial. Anda tahu apa yang saya katakan? Jadi, orang selalu bertanya-tanya bagaimana saya melakukan begitu banyak dengan begitu sedikit, dan itulah rahasianya. Ambil E-Mitos.

David Elkins: Ya, Ivana membuat saya berpikir sedikit tentang tahap awal tim saya. Saya menjalankan tim yang saat ini terdiri dari 12 editor yang bekerja dengan tim produk kami di Chennai, India. Di situlah semua produk Zoho dibuat dan semua pemasar kami berada. Jadi tim saya adalah semacam tim lokal untuk AS yang membantu mendukung upaya pemasaran tersebut.

Dan saya berpikir tentang pada awalnya, ketika kami pertama kali memulai proses ini, tentang bagaimana kami memiliki 45 produk yang berbeda, setiap produk memiliki antara tiga dan 15 pemasar, itu berarti ratusan orang terlibat dalam hal-hal semacam ini. Dan saya ingat perjuangan awal yang kami alami, yaitu jumlah bandwidth mental yang diambil dengan tidak mengotomatiskan segala sesuatunya, dengan mencoba mengatur segala sesuatu di kepala kita sendiri, dengan mencoba memastikan bahwa setiap T disilangkan, setiap I bertitik. Itu benar-benar memakan banyak bandwidth.

Dan saya pikir itu adalah sesuatu yang benar untuk posisi manajerial mana pun, tetapi ketika Anda beralih ke posisi jarak jauh, itu berarti Anda harus melakukan begitu banyak hal internal ke dalam pikiran Anda sendiri alih-alih bisa mengatakan, "Hei, bisakah kamu berhati-hati? ini? Bisakah kamu melihat ini?”

Jadi yang kami lakukan adalah membuat aplikasi khusus untuk membantu mengelola proses tersebut, bergantung pada kerumitan yang Anda lakukan. Maksud saya, dalam beberapa kasus, Anda dapat menemukan solusi dan alat yang akan bekerja di luar kotak. Dalam beberapa kasus, tergantung pada seberapa kompleks sistem Anda, seberapa kompleks proses Anda. Terkadang menyusun sesuatu yang sepenuhnya disesuaikan dengan apa yang Anda lakukan bisa menjadi penyelamat besar.

Tim saya, mungkin kami telah mengedit, saya pikir hitungan terakhir adalah sekitar 5 juta kata konten. Dan jika saya mencoba melakukannya seperti yang kami lakukan pada awalnya, yaitu seseorang akan mengirimi saya email dan kemudian saya akan menulis di kertas kuning, “Oh, ingat untuk mengedit dokumen ini,” saya akan telah kehilangan akal sehatku.

Jadi saya pikir itu adalah pengembangan besar dari apa yang Ivana katakan, gagasan untuk melihat hal-hal yang menghabiskan banyak waktu Anda, dan juga memakan banyak energi mental Anda. Karena terkadang hal-hal kecil ini, seperti melacak semua permintaan yang masuk, tidak akan memakan banyak waktu, tetapi akan menghabiskan banyak energi. Dan saya pikir energi juga merupakan sumber daya yang penting untuk dihemat di tim Anda.

Monique Johnson: Saya juga ingin melompat ke sini dengan sangat cepat, Brent. Saya suka buku itu, Ivana, jadi saya senang Anda membicarakannya. Dan bahkan hanya membangun dari apa yang Anda katakan dan David katakan, karena ada beberapa orang di luar sana yang mungkin mendengarkan ini atau melihat kita dan berkata, “Ya ampun, saya harus melakukan banyak mengetik dan banyak menulis."

Nah, kalian tahu saya adalah pembuat video, dan di dunia sekarang ini dengan alat dan segalanya, jangan terlalu memaksakan diri untuk mendokumentasikan proses Anda. Ada alat yang berbeda di luar sana dari Loom ke Up! Gratis hingga Berbayar di mana Anda hanya dapat berbagi layar tentang hal-hal yang Anda lakukan dan menciptakan apa yang dikatakan Ivana, SOP, prosedur operasi standar. Sehingga ketika saatnya bagi Anda untuk menyewa atau mengalihdayakan untuk membangun tim virtual ini, tidak seperti Anda membawa seseorang dan itu seperti, "Oh, apa yang harus saya katakan kepada mereka?" Atau, “Bacalah dokumen ini.”

Sering kali video, terutama jika mereka kecil dan ringkas, dan orang-orang juga sangat banyak belajar visual, memiliki dokumentasi tertulis seperti yang dikatakan David, tetapi saya juga akan mengatakan ambil video dan bahkan transkripsikan. Dan jika Anda harus memperbarui video baru untuk pembaruan apa pun, Anda harus menyalinnya kembali. Tetapi memiliki keduanya membantu mengatasi berbagai modalitas yang kita miliki. Saya pikir itu sangat membantu dalam hal membangun tim virtual.

Menemukan Asisten Virtual yang Tepat untuk Cara Anda Bekerja

John Lawson: Oke, jadi sebagian besar virtual saya, saya menyewa dari Filipina, dan saya menggunakan OnlineJobs.ph. Baiklah? OnlineJobs.ph versus yang lainnya. Saya sudah mencoba yang lain, tetapi ketika benar-benar menambahkan anggota tim penuh, saya menemukan yang terbaik.

Salah satu hal yang saya lakukan, dan saya sarankan semua orang melakukannya, adalah saya menyembunyikan kode di dalam teks saya untuk iklan pekerja. Jadi yang saya maksud dengan itu adalah jika saya mencari pekerja, saya akan mengatakan, "Ini adalah Pekerjaan #75124," tapi saya akan meletakkannya di bagian paling akhir. Anda harus mengatakan pekerjaan #75124 dalam tanggapan Anda, dan dengan begitu saya akan tahu apakah mereka membacanya atau tidak. Karena begitu banyak pekerja seperti itu, apakah mereka di lima atau tempat lain, mereka akan menawar pekerjaan Anda, tetapi mereka menawar pekerjaan semua orang dan mereka tidak akan membaca deskripsinya sama sekali. Jadi jika Anda menyembunyikan hal-hal kecil seperti itu, itu salah satu hal penting yang saya lakukan.

Yang lainnya, ini adalah kunci utama, karena seperti yang saya katakan, saya mempekerjakan orang untuk tim saya. Ini adalah orang-orang yang ingin saya andalkan. Jadi saya mengajukan satu pertanyaan selama wawancara, saya berkata, "Di mana Anda melihat diri Anda dalam tiga sampai lima tahun ke depan?" Dan saya menanyakan pertanyaan itu. Jika mereka menjawab pertanyaan itu, "Yah, saya melihat diri saya menjadi dokter atau dokter gigi setelah saya menyelesaikan sekolah saya," saya tidak mempermainkan Anda. Bukan itu yang saya inginkan. Jika Anda menjawab kepada saya, "Saya dapat melihat saya menjadi pemimpin tim dan membantu Anda mengembangkan bisnis Anda", itulah orang yang saya inginkan. Jadi saya akan melihat hal-hal kecil seperti itu untuk benar-benar melihat niat orang-orang.

Dan hal lain adalah jika Anda mempekerjakan pekerja ini, menurut saya lebih baik mempekerjakan pekerja penuh waktu daripada pekerja paruh waktu, terutama ketika Anda berbicara tentang Filipina di mana Anda membayar mereka secara harfiah 20%, bahkan 10% dari apa yang Anda akan membayar pekerja AS, mengapa tidak? Jika Anda memilikinya, jika Anda membayar 10% darinya, mengapa menempatkannya secara paruh waktu? Letakkan mereka di waktu penuh sehingga mereka memiliki ... Saya tidak ingin orang-orang bekerja sambilan. Saya tidak ingin orang bekerja untuk dua dan tiga klien. Anda bekerja untuk saya, Anda bekerja dengan saya. Aku butuh perhatian penuhmu.

Brent Leary: Saya akan memberi Anda satu. Saya melakukan banyak transkripsi dan Rev sangat bagus untuk saya. Mereka dapat mengubah transkripsi 15 menit dalam dua jam atau kurang, dan itu dilakukan dengan sangat baik. Dan itu bagian dari menjadi virtual juga. Saya tidak tahu orang yang melakukannya, saya hanya memasukkan permintaan saya dan mereka melakukan pencocokan orang yang paling cocok untuk melakukan pekerjaan ini, dan mereka menangani semua hal itu. Jadi itu bagian dari, saya menganggap Rev sebagai tim virtual, bahkan jika itu bukan individu. Ini membantu saya untuk menyelesaikan barang-barang saya.

David Elkins: Sejujurnya, bagi saya, satu hal tentang membangun tim virtual adalah jika itu akan menjadi tim penuh waktu di mana Anda benar-benar mengharapkannya menjadi lingkungan orang yang sangat kohesif, ini mungkin bukan jawaban yang sangat memuaskan, tetapi menurut saya rekomendasi pribadi sangat penting ketika membangun tim virtual. Jika saya mempekerjakan seseorang secara lokal, saya tahu saya akan dapat duduk dengan orang itu, kami akan membangun hubungan baik. Akan ada kepercayaan yang akan dibangun seiring waktu.

Tetapi ketika Anda beralih ke proses yang sepenuhnya virtual, terutama yang tidak mudah untuk menetapkan metrik dan tolok ukur yang jelas seperti, "Saya ingin Anda mentranskripsikan 5.000 kata sehari." Itu mudah diukur. Hal-hal yang lebih sulit untuk diukur, saya benar-benar merasa bahwa hubungan pribadi itu penting karena memiliki sedikit hubungan itu, memiliki sedikit konsekuensi sosial jika orang itu akhirnya menjadi rapuh atau tidak benar-benar melangkah ke pekerjaan.

Saya benar-benar berpikir bahwa untuk tim permanen yang Anda bangun, menarik dari jejaring sosial, jejaring sosial pribadi Anda, sangat membantu bagi saya. Perekrutan jarak jauh paling sukses yang pernah saya lakukan datang melalui sumber itu.

Anita Campbell: Anda tahu, kami menggunakan situs web kami, jadi kami telah merekrut banyak penulis lepas hanya dengan memiliki tautan di footer. Dikatakan, "Mencari penulis." Anda melampirkannya ke formulir dan kemudian meminta orang untuk mengisi formulir, hanya menanyakan beberapa informasi kepada mereka, dan Anda dapat menyaring orang dengan cara itu. Itu telah bekerja dengan sangat baik bagi kami.

Hal lain yang telah kami lakukan adalah kami telah memanfaatkan freelancer kami yang ada juga, jadi jika Anda mendapatkan satu orang yang bekerja dengan Anda, Anda dapat memanfaatkan mereka. Misalnya, kami memiliki seseorang dari Etiopia yang menulis untuk kami selama beberapa tahun, dan kami berbicara dengannya dan dia berkata, "Ya, saya kenal beberapa orang dan saya ingin mereka terlibat." Dan dia benar-benar merekrut orang lain secara lokal untuk membantu kami menulis, dan melakukan beberapa pekerjaan SEO dan sebagainya. Jadi itu berhasil dengan sangat baik.

Mengelola Anggota Tim Virtual dengan Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Gail Gardner: Ya, baiklah, saya telah bekerja online seluruhnya selama lebih dari 20 tahun, dan saya bekerja dengan orang-orang di selusin negara atau lebih, dan saya memiliki VA di Filipina dan India. Dan cara terbaik saya menemukan orang adalah saya menemukan satu yang baik, dan kemudian mereka mendapatkan saya orang lain. Karena di kedua negara itu, ada perusahaan besar yang mempekerjakan sekelompok orang, melatih mereka pada keterampilan tertentu, dan kemudian ketika kontrak mereka dengan siapa pun habis, biarkan mereka semua pergi pada saat yang sama. Jadi cukup mudah bagi Anda untuk mendapatkannya dan kemudian minta mereka memberi tahu Anda, “Oh, kontrak mereka akan habis pada waktu X. Berapa banyak yang kamu mau?" Dan jemput mereka dengan cara itu.

Dan begitulah cara saya menemukan orang-orangnya, tetapi cara terbaik bagi saya adalah mereka harus mengomunikasikan cara saya berkomunikasi. Jadi dalam kasus saya, saya tidak suka email. Saya memiliki begitu banyak email sehingga membuat kepala saya meledak. Jadi mereka harus menggunakan Skype. Semua orang yang bekerja dengan saya, semua kolaborator saya dan bahkan semua klien saya, dan semua VA saya, mereka semua menggunakan Skype sehingga saya dapat mengirim pesan kepada mereka dan mengharapkan tanggapan langsung dalam waktu yang wajar. Sedangkan saya merasa seperti Anda mengirim email kepada seseorang, itu jatuh ke dalam ember di suatu tempat, dan siapa yang tahu apakah mereka akan pernah melihatnya.

Jadi itu untuk saya, dan saya juga menggunakan sistem manajemen proyek. Saya menggunakan Trello, saya menggunakan Zoho Connect, saya menggunakan Wrike untuk berbagai hal. Orang yang berbeda dan kelompok yang berbeda berada dalam sistem manajemen proyek yang berbeda. Dan saya menyukai sistem manajemen proyek. Jika Anda belum pernah melakukannya, pilih Trello terlebih dahulu. Gratis. Ini sangat visual. Anda bisa membuat proses Anda sangat terstruktur dan Anda bisa membuat daftar periksa. Seperti ketika saya mendapatkan orang baru, saya memiliki daftar periksa yang sangat rinci. Dan semua yang mereka lakukan, saya akan berkata, “Oke, mulai yang ini. Ini daftar periksa Anda. Saya ingin Anda memeriksanya saat Anda melakukannya. ” Kemudian pergi ke yang berikutnya. Daftar periksa yang sama ada di sana, centang itu saat Anda melakukannya.

Jadi saya tahu bahwa mereka benar-benar melakukan apa yang saya minta mereka lakukan, karena jika mereka memeriksanya dan saya memeriksanya dan mereka tidak benar-benar melakukannya, maka saya tahu bahwa kita akan datang ke -Jesus saat, dan mereka akan belajar melakukannya seperti yang saya minta. Itu masalah yang akan Anda hadapi. Mereka hanya akan memutuskan untuk berhenti melakukannya dengan cara yang Anda minta dan melakukannya dengan cara lain, jadi Anda tidak bisa begitu saja mendelegasikan dan melupakan.

BACA SELENGKAPNYA:

Wawancara satu lawan satu

Ini adalah bagian dari seri Wawancara Satu-satu dengan para pemimpin pemikiran. Transkrip telah diedit untuk publikasi. Jika ini adalah wawancara audio atau video, klik pemutar tersemat di atas, atau berlangganan melalui iTunes atau melalui Stitcher.