BizSugar Community Roundtable: Virtuelle Teams sind der Schlüssel zu langfristigem Geschäftserfolg

Veröffentlicht: 2020-07-11

Eines der wichtigsten Ergebnisse der kürzlich von der BizSugar-Mastermind-Community durchgeführten Umfrage war, dass sich viele kleine Unternehmen stark auf DIY für Dinge konzentrieren, die außerhalb ihres Fachgebiets erledigt werden müssen.

Das kostet Sie nicht nur wertvolle Zeit, ein Mangel an Fachwissen kann Sie langfristig sogar noch mehr kosten.

Aus diesem Grund hat sich der Beirat von BizSugar zusammen mit einigen Mitgliedern, die Erfahrung im Aufbau virtueller Teams haben, kürzlich zu einer LinkedIn Live-Diskussion getroffen, um Tipps, Tricks und Hacks für die Zusammenstellung erfolgreicher virtueller Teams auszutauschen, um Dinge für Ihr Unternehmen zu erledigen. An der Diskussion beteiligen sich:

Anita Campbell, Trends für kleine Unternehmen
David Elkins, Zoho
Ivana Taylor, DIYMarketers
Monique Johnson, Live-Video-Labs
Gail Gardner, GrowMap
Martin Lindeskog, Moderator des EGO Netcast Podcasts
John Lawson, ColderIce-Medien

BizSugar Roundtable – Virtuelle Teams und Geschäftserfolg

In dem einstündigen Gruppengespräch haben wir viele Themen behandelt, von der Entscheidung, wann virtuelle Hilfe in Anspruch genommen werden sollte, über Tipps zur Einstellung virtueller Assistenten bis hin zu Apps und Websites zur Verwaltung virtueller Mitarbeiter. Nachfolgend finden Sie eine bearbeitete Abschrift eines Teils des Gesprächs. Klicken Sie unten auf den eingebetteten SoundCloud-Player, um das vollständige Gespräch zu hören.

smallbiztrends · BizSugar Roundtable: Der Aufbau eines virtuellen Teams kann der Schlüssel zum langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens sein

Bestimmen des richtigen Zeitpunkts zum Selbermachen, Automatisieren und/oder Einsetzen virtueller Assistenten

Anita Campbell: Ich glaube fest daran, alles zu tun. Ich bin ein großer Anhänger der Automatisierung, wo immer Sie können, vor allem, weil es fast immer billiger sein wird und Sie mehr, wie ich es nennen würde, Daten erhalten, die Sie verwenden können. Wenn Sie automatisieren, verwenden Sie so viel wie möglich Software.

Es gibt jedoch Dinge, die Sie einfach nicht automatisieren können und die Sie nicht automatisieren sollten, definitiv nicht. Ich meine, wir haben gerade in unserem Teammeeting vorhin über die Notwendigkeit gesprochen, Persönlichkeit zu haben, Persönlichkeit in Ihr Unternehmen zu bringen, und ich denke, das ist wichtig für jedes kleine Unternehmen. Sie müssen den Leuten etwas geben, an dem sie sich an Ihr Unternehmen erinnern können. Und Persönlichkeit, egal ob es sich um die Personen handelt, die an der Persönlichkeit beteiligt sind, oder an Ihrer Marke oder was auch immer, das alles zählt. Und das kommt alles von Menschen. Und heute können Sie so viel davon durch Menschen erreichen, die remote und virtuell arbeiten.

Eines der Dinge, die ich getan habe, ist, dass ich ein Team wirklich aus Leuten zusammengestellt habe, die sich selbst ausgewählt haben, und was ich damit meine, sind Leute, die sich für uns interessiert haben und dann in das Team aufgenommen wurden. Weißt du, es ist nicht unbedingt so, dass ich rausgegangen bin und jemanden rekrutiert habe, aber wenn ich mir heute all die Leute in dieser Telefonkonferenz ansehe, sind das alles Leute, die sich irgendwie für uns interessiert haben. Ich kenne Martin, seit ich online angefangen habe, und das liegt daran, dass Martin kam und meine Website besuchte, und er anfing zu kommentieren, und ich ihn kennenlernte. Und es ist jetzt 17 Jahre her, den ganzen Weg von Stockholm, Schweden. Tut mir leid, Göteborg, nicht Stockholm. Göteborg. Ich habe ihn nie persönlich getroffen, aber ich habe das Gefühl, ihn zu kennen. Daher finde ich es wirklich wichtig, jeden Vorteil zu nutzen, der möglich ist, und das ist eine Kombination von Dingen.

Ivana Taylor: Wenn Sie das Buch The E-Myth gelesen haben … Wenn Sie es haben, greifen Sie es auf und lesen Sie es noch einmal, denn Michael Gerber gibt einige hervorragende Tipps zum Thema Outsourcing. Der erste Tipp ist also, dass Sie Ihre Prozesse dokumentieren müssen. Weißt du, was ich getan habe? Ich habe mich einfach hingesetzt und ungefähr 30 Tage lang das Tool verwendet, und ich habe ein Zeitprotokoll geführt, um zu verfolgen, was ich getan habe und wie lange es gedauert hat, diese Sache zu erledigen.

Dann, sobald Sie das getan haben, beginnen Sie, Muster zu bemerken, Sie werden sehen, dass es finanzielle Dinge gibt, die Sie tun, wie Rechnungsstellung und solche Sachen. Dann gab es physische Dinge, die ich tat, wie das Schreiben eines Artikels, also war Recherche erforderlich. Es gibt all diese verschiedenen Schritte von Dingen, die ihr tut. Sie werden nicht wissen, was Sie tun, bis Sie es dokumentieren und sich ein echtes Bild davon machen, was passiert.

Dies ist der beste Tipp aller Zeiten von The E-Myth: Sobald Sie Ihre lange Liste von Aufgaben bereits erledigt haben, wählen Sie diejenigen aus, die nur Sie erledigen können. Diese Art geht auf das zurück, was Anita gesagt hat, nämlich die Persönlichkeit. Ich kann vieles outsourcen. Und ich weiß, lassen Sie sich nicht täuschen, DIY-Vermarkter. Es gibt Dinge, die Sie unbedingt auslagern müssen, und es gibt Dinge, die Sie absolut nicht auslagern können.

Wenn Sie diese Aufgaben erledigt haben, können Sie jetzt damit beginnen, sie zu gruppieren. Das sind finanzielle Dinge, das sind Marketing-Dinge, das sind Social-Media-Dinge. Du weißt, was ich meine? Und so fragen sich die Leute immer, wie ich mit so wenig so viel mache, und das ist das Geheimnis. Nimm den E-Mythos auf.

David Elkins: Ja, Ivana hat mich dazu gebracht, ein wenig über die Anfangsphase meines Teams nachzudenken. Ich leite ein Team von derzeit 12 Redakteuren, die mit unseren Produktteams in Chennai, Indien, zusammenarbeiten. Dort werden alle Produkte von Zoho hergestellt und alle unsere Vermarkter sind ansässig. Und so ist mein Team eine Art lokalisiertes Team für die USA, das hilft, diese Marketingbemühungen zu unterstützen.

Und ich dachte am Anfang, als wir anfingen, diesen Prozess einzurichten, daran, dass wir 45 verschiedene Produkte haben, jedes Produkt hat zwischen drei und 15 Vermarkter, das sind Hunderte von Menschen, die an solchen Dingen beteiligt sind. Und ich erinnerte mich an einen frühen Kampf, den wir hatten, nämlich die Menge an mentaler Bandbreite, die beansprucht wurde, weil wir die Dinge nicht automatisiert hatten, indem wir versuchten, alles in unseren eigenen Köpfen zu verwalten, indem wir versuchten, sicherzustellen, dass jedes T überschritten wurde, jedes I wurde gepunktet. Das hat wirklich eine Menge Bandbreite verschlungen.

Und ich denke, das trifft auf jede Führungsposition zu, aber wenn Sie zu Remote wechseln, bedeutet dies, dass Sie so viel von diesem Zeug in Ihrem eigenen Kopf erledigen müssen, anstatt sagen zu können: „Hey, können Sie aufpassen? von diesem? Kannst du dir das mal ansehen?”

Wir haben also eine benutzerdefinierte App entwickelt, um diesen Prozess je nach Komplexität Ihrer Arbeit zu verwalten. Ich meine, in einigen Fällen können Sie Lösungen und Tools finden, die sofort einsatzbereit sind. In einigen Fällen, je nachdem, wie komplex Ihre Systeme sind, wie komplex Ihre Prozesse sind. Manchmal kann es ein großer Lebensretter sein, etwas zusammenzustellen, das genau auf das, was Sie tun, zugeschnitten ist.

Mein Team, wahrscheinlich haben wir bearbeitet, ich glaube, die letzte Zählung war etwa 5 Millionen Wörter Inhalt. Und wenn ich versuchen würde, das so zu machen, wie wir es am Anfang gemacht haben, würde mir jemand eine E-Mail schicken und dann würde ich auf einen gelben Notizblock schreiben: „Oh, denken Sie daran, dieses Dokument zu bearbeiten“, würde ich tun habe meinen Verstand verloren.

Also denke ich, dass das eine große Art ist, auf dem aufzubauen, was Ivana gesagt hat, diese Idee, einen Blick auf die Dinge zu werfen, die viel Zeit und auch viel mentale Energie verbrauchen. Denn manchmal werden diese kleinen Dinge, wie das Verfolgen aller eingehenden Anfragen, nicht viel Zeit in Anspruch nehmen, aber es wird eine Menge Energie kosten. Und ich denke, Energie ist auch eine wichtige Ressource, die es in Ihrem Team zu sparen gilt.

Monique Johnson: Ich würde hier auch gerne schnell einspringen, Brent. Ich liebe dieses Buch, Ivana, also bin ich so froh, dass du das angesprochen hast. Und bauen Sie einfach auf dem auf, was Sie und David gesagt haben, denn es gibt einige Leute da draußen, die sich das anhören oder uns beobachten und sagen: „Oh Mann, ich muss viel tippen und viel schreiben Schreiben."

Nun, ihr wisst, dass ich der Videomensch bin, und in der heutigen Welt mit den Tools und allem, macht es euch nicht so schwer, euren Prozess zu dokumentieren. Es gibt verschiedene Tools von Loom bis Up! Kostenlos bis kostenpflichtig, wo Sie einfach den Bildschirm freigeben können, was Sie tun, und erstellen, was Ivana gesagt hat, SOPs, Standardarbeitsanweisungen. Wenn es also für Sie an der Zeit ist, dieses virtuelle Team einzustellen oder auszulagern, ist es nicht so, als würden Sie jemanden einstellen und es heißt: „Oh, was sage ich ihnen?“ Oder: „Lesen Sie dieses Dokument.“

Oft haben Videos, besonders wenn sie klein und prägnant sind, und die Menschen sind auch sehr visuelle Lerner, die schriftliche Dokumentation, wie David sagte, aber ich würde auch sagen, nehmen Sie das Video und lassen Sie es sogar transkribieren. Und wenn Sie ein neues Video für Updates aktualisieren müssen, transkribieren Sie es erneut. Aber beides zu haben, hilft bei der Bewältigung der verschiedenen Modalitäten, die wir haben. Ich denke, das hilft sehr, wenn es darum geht, ein virtuelles Team aufzubauen.

Finden Sie die richtigen virtuellen Assistenten für Ihre Arbeitsweise

John Lawson: Okay, die meisten meiner virtuellen Jobs habe ich auf den Philippinen eingestellt und ich habe OnlineJobs.ph verwendet. Gut? OnlineJobs.ph im Vergleich zu allen anderen. Ich habe andere ausprobiert, aber als es darum ging, vollständige Teammitglieder hinzuzufügen, fand ich diese am besten.

Eines der Dinge, die ich tue, und ich würde jedem vorschlagen, es zu tun, ist, dass ich Codes in meinem Text für die Anzeige für den Arbeiter verstecke. Was ich damit meine, ist, dass ich, wenn ich einen Arbeiter suche, sage: „Das ist Job Nr. 75124“, aber ich schreibe das ganz am Ende. Sie müssen Job Nr. 75124 in Ihrer Antwort angeben, und auf diese Weise weiß ich, ob sie ihn gelesen haben oder nicht. Weil so viele Arbeiter wie diese, egal ob sie in fünf oder woanders sind, auf Ihren Job bieten, aber sie bieten auf den Job von allen und sie werden die Beschreibung überhaupt nicht lesen. Wenn Sie also kleine Dinge wie diese verstecken, ist das eines der wichtigsten Dinge, die ich tue.

Das andere ist eine große Schlüsselsache, denn wie ich schon sagte, ich stelle Leute für mein Team ein. Das sind Leute, auf die ich mich verlassen möchte. Und so stelle ich während des Interviews eine Frage, ich sage: „Wo sehen Sie sich in den nächsten drei bis fünf Jahren?“ Und ich stelle diese Frage. Wenn sie auf diese Frage antworten: „Nun, ich sehe mich als Arzt oder Zahnarzt, nachdem ich mit der Schule fertig bin“, stelle ich Sie nicht ein. Das will ich nicht. Wenn Sie mir antworten: „Ich kann mir vorstellen, ein Teamleiter zu sein und Ihnen beim Wachstum Ihres Unternehmens zu helfen“, ist das die Person, die ich suche. Also werde ich solche kleinen Dinge sehen, um wirklich die Absicht der Leute zu sehen.

Und eine andere Sache ist, wenn Sie diese Arbeiter einstellen, denke ich, dass es besser ist, einen Vollzeitarbeiter einzustellen als einen Teilzeitarbeiter, besonders wenn Sie über die Philippinen sprechen, wo Sie ihnen buchstäblich 20 % zahlen, sogar 10 % von dem, was Sie einem US-Arbeiter zahlen würden, warum nicht? Wenn du sie hast, wenn du 10 % davon bezahlst, warum solltest du sie dann in Teilzeit einstellen? Setzen Sie sie auf Vollzeit, damit sie Ihre … Ich möchte nicht, dass die Leute Schwarzarbeit leisten. Ich möchte nicht, dass Leute für zwei oder drei Kunden arbeiten. Du arbeitest für mich, du arbeitest mit mir. Ich brauche deine volle Aufmerksamkeit.

Brent Leary: Ich gebe Ihnen einen. Ich mache viele Transkriptionen und Rev ist großartig für mich. Sie können eine 15-minütige Transkription in zwei Stunden oder weniger fertigstellen, und es ist wirklich gut gemacht. Und das gehört auch dazu, virtuell zu sein. Ich kenne die Person nicht, die das macht, ich habe einfach meine Anfrage gestellt und sie finden die Person, die für diesen Job am besten geeignet wäre, und sie kümmern sich um all diese Dinge. Das gehört dazu, ich betrachte Rev als virtuelles Team, auch wenn es keine Einzelperson ist. Es hilft mir, meine Sachen zu erledigen.

David Elkins: Ehrlich gesagt, für mich ist eine Sache beim Aufbau eines virtuellen Teams, wenn es sich um ein Vollzeitteam handelt, von dem Sie wirklich erwarten, dass es eine sehr kohärente Umgebung von Menschen ist, ist dies möglicherweise keine sehr zufriedenstellende Antwort. aber ich finde persönliche Empfehlung sehr wichtig beim Aufbau eines virtuellen Teams. Wenn ich jemanden vor Ort einstelle, weiß ich, dass ich mich mit dieser Person zusammensetzen kann, wir werden eine Beziehung aufbauen. Es wird Vertrauen geben, das sich mit der Zeit aufbauen wird.

Aber wenn Sie zu einem vollständig virtuellen Prozess wechseln, ist es nicht einfach, klare Metriken und Benchmarks festzulegen, wenn es heißt: „Ich brauche Sie, um 5.000 Wörter pro Tag zu transkribieren.“ Das ist einfach zu messen. Dinge, die schwieriger zu messen sind, ich glaube wirklich, dass diese persönliche Verbindung wichtig ist, weil sie ein bisschen von dieser Beziehung hat, ein bisschen soziale Konsequenzen hat, wenn diese Person am Ende schuppig wird oder den Job nicht wirklich annimmt.

Ich denke, dass es für diese permanenten Teams, die Sie aufbauen, wirklich hilfreich für mich ist, aus sozialen Netzwerken, Ihren persönlichen sozialen Netzwerken, zu ziehen. Die erfolgreichsten Rekrutierungen aus der Ferne, die ich gemacht habe, sind über diese Quelle eingegangen.

Anita Campbell: Wissen Sie, wir nutzen unsere Website, also haben wir viele freiberufliche Autoren rekrutiert, indem wir einfach einen Link in der Fußzeile hatten. Darauf steht: „Ich suche Autoren.“ Sie hängen es an ein Formular an und lassen dann die Leute das Formular ausfüllen, fragen Sie sie einfach nach ein paar Informationen, und Sie können die Leute auf diese Weise überprüfen. Das hat bei uns richtig gut geklappt.

Eine andere Sache, die wir getan haben, ist, dass wir auch unsere bestehenden Freiberufler angezapft haben. Wenn Sie also eine Person dazu bringen, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, können Sie sie anzapfen. Wir hatten zum Beispiel jemanden aus Äthiopien, der einige Jahre für uns geschrieben hat, und wir haben mit ihm gesprochen und er sagte: „Ja, ich kenne mehrere Leute und ich würde sie gerne einbeziehen.“ Und er rekrutierte tatsächlich andere Leute vor Ort für uns, um beim Schreiben zu helfen, SEO-Arbeit zu leisten und so weiter. Das hat also wirklich sehr gut geklappt.

Verwalten virtueller Teammitglieder mit Projektmanagementsoftware

Gail Gardner: Ja, nun, ich arbeite seit über 20 Jahren komplett online, und ich arbeite mit Menschen in etwa einem Dutzend Ländern zusammen, und ich hatte VAs auf den Philippinen und in Indien. Und der beste Weg, wie ich Leute finde, ist, einen guten zu finden, und dann bekommen sie mir andere Leute. Denn in diesen beiden Ländern gibt es große Unternehmen, die einen Haufen Leute einstellen, sie in einer bestimmten Fähigkeit ausbilden und sie dann, wenn ihr Vertrag mit wem auch immer abgelaufen ist, alle gleichzeitig entlassen. Und so ist es für Sie ziemlich einfach, einen zu bekommen und sich dann von ihnen sagen zu lassen: „Oh, ihr Vertrag läuft um X aus. Wie viele wollen Sie?" Und holen Sie sie auf diese Weise ab.

Und so finde ich die Leute, aber der beste Weg für mich ist, dass sie so kommunizieren müssen, wie ich kommuniziere. Also in meinem Fall mag ich keine E-Mail. Ich habe so viele E-Mails, dass mein Kopf explodiert. Also müssen sie Skype benutzen. Alle meine Leute, mit denen ich arbeite, alle meine Mitarbeiter und sogar alle meine Kunden und alle meine VAs, sie alle verwenden Skype, damit ich ihnen eine Nachricht senden kann und eine Live-Antwort innerhalb einer angemessenen Zeitspanne erwarte. Während ich das Gefühl habe, dass Sie jemandem eine E-Mail schicken, fällt es irgendwo in einen Eimer, und wer weiß, ob sie es jemals sehen werden.

Also das ist für mich, und ich benutze auch Projektmanagementsysteme. Ich benutze Trello, ich benutze Zoho Connect, ich benutze Wrike für verschiedene Dinge. Unterschiedliche Personen und unterschiedliche Gruppen befinden sich in unterschiedlichen Projektmanagementsystemen. Und ich liebe Projektmanagementsysteme. Wenn Sie noch nie einen gemacht haben, wählen Sie zuerst Trello. Es ist kostenlos. Es ist sehr visuell. Sie können Ihre Prozesse sehr strukturiert gestalten und Checklisten erstellen. Wie wenn ich eine neue Person bekomme, habe ich eine sehr detaillierte Checkliste. Und bei allem, was sie tun, sage ich: „Okay, fang damit an. Hier ist Ihre Checkliste. Ich möchte, dass Sie es abhaken, während Sie es tun.“ Dann geh zum nächsten. Dieselbe Checkliste ist da drin, haken Sie das ab, während Sie es tun.

Ich weiß also, dass sie wirklich das tun, was ich von ihnen verlange, denn wenn sie es abhaken und ich nachschaue und sie es nicht wirklich getan haben, dann weiß ich, dass wir ein Come-to haben werden -Jesus Moment, und sie werden entweder lernen, es so zu machen, wie ich es verlange. Das ist ein Problem, auf das Sie stoßen werden. Sie werden einfach entscheiden, es nicht mehr so zu machen, wie Sie es verlangt haben, und es anders zu machen, also können Sie nicht wirklich einfach delegieren und vergessen.

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Einzelgespräche

Dies ist Teil der One-on-One-Interview-Reihe mit Vordenkern. Das Transkript wurde für die Veröffentlichung bearbeitet. Wenn es sich um ein Audio- oder Videointerview handelt, klicken Sie oben auf den eingebetteten Player oder abonnieren Sie es über iTunes oder über Stitcher.