BizSugar 社區圓桌會議：虛擬團隊是長期業務成功的關鍵

已發表: 2020-07-11

BizSugar 策劃者社區最近進行的一項調查的主要發現之一是，許多小企業非常關注 DIY，因為他們必須在他們的專業領域之外完成一些事情。

這不僅會花費您寶貴的時間，從長遠來看，缺乏專業知識可能會讓您付出更多代價。

這就是為什麼 BizSugar 顧問委員會以及一些在建立虛擬團隊方面經驗豐富的成員最近聚在一起進行 LinkedIn Live 討論，分享有關組建成功的虛擬團隊以完成您的業務的提示、技巧和技巧。 參與討論的有：

  • Anita Campbell，小企業趨勢
  • 大衛·埃爾金斯，Zoho
  • 伊万娜·泰勒，DIYMarketers
  • Monique Johnson，現場視頻實驗室
  • 蓋爾·加德納，GrowMap
  • Martin Lindeskog，EGO Netcast 播客主持人
  • 約翰勞森，ColderIce 媒體

BizSugar 圓桌會議 – 虛擬團隊和商業成功

在長達一小時的小組對話中，我們涵蓋了很多內容，從如何決定何時提供虛擬幫助，到僱傭虛擬助手的技巧，再到使用哪些應用程序和網站來管理虛擬員工。 以下是部分對話的編輯記錄。 單擊下面的嵌入式 SoundCloud 播放器以收聽完整的對話。

smallbiztrends · BizSugar 圓桌會議：建立虛擬團隊可能是企業長期成功的關鍵

確定 DIY、自動化和/或引入虛擬助手的合適時間

Anita Campbell：我堅信做任何事情。 首先，我堅信盡可能實現自動化，因為它幾乎總是會更便宜，而且你會得到更多我稱之為你可以使用的數據。 如果您實現自動化，請盡可能多地使用軟件。

然而，有些事情你不能自動化，你不應該自動化，絕對不應該。 我的意思是，我們剛剛在我們的團隊會議上討論過需要有個性，將個性帶入您的業務，我認為這對任何小型企業都很重要。 你必須給人們一些東西來記住你的業務。 個性，無論是與個性有關的人，還是您的品牌或其他任何東西，這一切都很重要。 而這一切都來自於人。 而今天，你可以通過遠程和虛擬工作的人獲得很多。

我做過的一件事是我真的通過人們自我選擇組建了一個團隊，我的意思是人們對我們產生了興趣，然後他們成為了團隊中的一員。 你知道，我不一定是出去招募了某個人，但如果我看看今天這個電話會議上的所有人，這些人都是不知何故對我們產生了興趣的人。 自從我開始上網以來，我就認識了 Martin，那是因為 Martin 來訪問了我的網站，他開始發表評論，而我也認識了他。 現在已經 17 年了，從瑞典斯德哥爾摩一路走來。 對不起，哥德堡，不是斯德哥爾摩。 哥德堡。 我從來沒有親自見過他，但我覺得我認識他。 所以我確實覺得利用你可以使用的每一個優勢是非常重要的，這是綜合的。

Ivana Taylor：如果你讀過《The E-Myth》這本書……如果你有它，請拿起它再讀一遍，因為 Michael Gerber 提供了一些關於外包的絕妙技巧。 所以第一個提示是你必須記錄你的過程。 你知道我做了什麼嗎？ 我剛坐下來，大約 30 天來，我使用了這個工具，我保留了一個時間日誌來跟踪我做了什麼以及做這件事花了多長時間。

然後，一旦你這樣做了，你就會開始注意到模式，你會發現你正在做一些財務方面的事情，比如開具發票之類的東西。 然後是我在做一些物理上的事情，比如寫一篇文章，所以涉及到研究。 你正在做的事情有很多不同的步驟。 在您記錄並了解正在發生的事情之前，您不會知道自己在做什麼。

這是 The E-Myth 有史以來最好的提示，一旦你完成了長長的任務列表，請挑選出只有你才能完成的任務。 這種聽安妮塔說的話，就是性格。 我可以外包很多東西。 我知道，不要上當，DIY 營銷人員。 有些事情你絕對需要外包，有些事情你絕對不能外包。

然後，如果您已經完成了這些任務，現在您可以開始對它們進行分組。 這些是金融的東西，這些是營銷的東西，這些是社交媒體的東西。 你知道我在說什麼？ 所以，人們總是想知道我怎麼用這麼少的東西做這麼多，這就是秘密。 拿起電子神話。

David Elkins：是的，Ivana 讓我想到了我團隊的早期階段。 我現在管理著一個由 12 名編輯組成的團隊，他們與我們在印度欽奈的產品團隊一起工作。 這就是 Zoho 的所有產品和我們所有營銷人員的所在地。 所以我的團隊有點像美國的本地化團隊，幫助支持這些營銷工作。

我一開始就在想，當我們剛開始建立這個流程時，我們如何擁有 45 種不同的產品，每個產品都有 3 到 15 名營銷人員，有數百人參與這類事情。 我記得我們早期的一場鬥爭，那就是沒有讓事情自動化，試圖在我們自己的頭腦中管理所有事情，試圖確保每一個 T 都被越過，每一個 I被點綴了。 這真的消耗了大量的帶寬。

我認為這對於任何管理職位都是正確的，但是當你轉移到遠程時，這意味著你必須在自己的腦海中做很多事情，而不是能夠說，“嘿，你能保重嗎？這個的？ 你能看看這個嗎？”

所以我們所做的是我們構建了一個自定義應用程序來幫助管理該過程，具體取決於您正在做的事情的複雜性。 我的意思是，在某些情況下，您可以找到開箱即用的解決方案和工具。 在某些情況下，取決於您的系統有多複雜，您的流程有多複雜。 有時，將完全根據您正在做的事情量身定制的東西放在一起可能是一個巨大的救命稻草。

我的團隊，可能我們已經編輯過，我認為最後的計數是大約 500 萬字的內容。 如果我想這樣做，我們一開始就是這樣做的，有人會給我發一封電子郵件，然後我會在黃色的便簽本上寫下，“哦，記得編輯這份文件，”我會我失去了理智。

所以我認為這是對 Ivana 所說的話的一種很大的構建，即看看那些佔用了你很多時間的事情，也消耗了你很多的精神能量。 因為有時這些小事情，比如跟踪所有進來的請求，不會花費大量時間，但會花費大量精力。 而且我認為能量也是你團隊保存的重要資源。

Monique Johnson： Brent，我也想快速進入這裡。 我喜歡那本書，伊万娜，所以我很高興你提出來了。 甚至只是建立在你所說的和大衛所說的基礎上，因為有些人可能正在聽這個或看著我們說，“哦，伙計，我必須做很多打字和很多寫作。”

好吧，你們知道我是視頻人，在當今世界擁有工具和一切，不要讓自己很難記錄你的過程。 從 Loom 到 Up 有不同的工具！ 免費付費，您可以在屏幕上分享您正在做的事情並創建 Ivana 所說的內容、SOP、標準操作程序。 因此，當你需要雇傭或外包來建立這個虛擬團隊時，你不會把某人帶進來，而是說，“哦，我該告訴他們什麼？” 或者，“去閱讀這份文件。”

很多時候視頻，特別是如果它們又小又簡潔，而且人們也是非常喜歡視覺學習的人，有大衛說的書面文件，但我也會說把視頻錄下來，甚至把它抄錄下來。 如果您必須為任何更新更新新視頻，則重新轉錄它。 但同時擁有這兩種方式有助於解決我們擁有的不同模式。 我認為這對建立虛擬團隊有很大幫助。

為您的工作方式尋找合適的虛擬助手

John Lawson：好的，所以我的大部分虛擬機都是從菲律賓僱傭的，我使用的是 OnlineJobs.ph。 好的？ OnlineJobs.ph 與其他任何一個。 我嘗試過其他的，但在實際添加完整的團隊成員時，我發現那個是最好的。

我會做的一件事，我會建議每個人都做，就是在我的文本中隱藏代碼，用於工人的廣告。 所以我的意思是，如果我正在尋找一個工人，我會說，“這是 Job #75124”，但我會把它放在最後。 您必須在回復中說作業#75124，這樣我就會知道他們是否閱讀了它。 因為有這麼多的工人，不管是五歲還是其他地方，他們都會競標你的工作，但他們競標的是每個人的工作，他們根本不會看描述。 所以如果你把這樣的小東西藏起來，那是我做的關鍵事情之一。

另一個，這是一件很關鍵的事情，因為就像我說的，我正在為我的團隊招聘人員。 這些是我想要依賴的人。 所以我在採訪中問了一個問題，我說，“你認為自己在接下來的三到五年內會怎樣？” 我問這個問題。 如果他們回答這個問題，“好吧，我在完成學業後認為自己是一名醫生或牙醫，”我不會僱用你的屁股。 那不是我想要的人。 如果您回答我，“我可以看到我是一個團隊領導並幫助您發展您的業務，”這就是我想要的人。 所以我會看到這樣的小事才能真正看到人們的意圖。

另一件事是，如果您要雇用這些工人，我只是認為僱用全職工人比僱用兼職工人更好，尤其是當您談論菲律賓時，您付給他們 20% 的工資，即使是你支付給美國工人的 10%，為什麼不呢？ 如果你有他們，如果你支付其中的 10%，為什麼還要讓他們兼職呢？ 讓他們全職工作，這樣他們就有你的……我不希望人們兼職。 我不希望有人為兩個和三個客戶工作。 你為我工作，你和我一起工作。 我需要你的全力關注。

Brent Leary：我給你一個。 我做了很多轉錄，Rev 對我來說很棒。 他們可以在兩小時或更短的時間內完成 15 分鐘的轉錄，而且做得非常好。 這也是虛擬化的一部分。 我不知道是誰在做這件事，我只是提出我的要求，他們會匹配最適合做這項工作的人，然後他們會處理所有這些事情。 所以這是我認為 Rev 是一個虛擬團隊的一部分，即使它不是個人。 它幫助我完成我的工作。

大衛埃爾金斯：老實說，對我來說，建立虛擬團隊的一件事是，如果它是一個全職團隊，你真的希望它是一個非常有凝聚力的人的環境，這可能不是一個非常令人滿意的答案，但我發現個人推薦在建立虛擬團隊時非常重要。 如果我在當地僱用某人，我知道我將能夠與那個人坐下來，我們將建立融洽的關係。 信任會隨著時間的推移而建立。

但是當你切換到一個完全虛擬的流程時，尤其是一個不容易設置明確的指標和基準的流程時，就像“我需要你每天轉錄 5,000 個單詞”。 這很容易衡量。 更難衡量的事情，我真的覺得這種個人聯繫很重要，因為有一點融洽的關係，如果那個人最終變得不穩定或沒有真正做好工作，就會產生一點社會後果。

我確實認為，對於您正在建立的那些永久團隊，從社交網絡、您的個人社交網絡中提取，對我真的很有幫助。 我做過的最成功的遠程招聘都是通過這個來源進來的。

Anita Campbell：你知道，我們使用我們的網站，所以我們僅僅通過在頁腳中添加鏈接就招募了很多自由撰稿人。 它說，“尋找作家。” 您將其附加到表格上，然後讓人們填寫表格，只需詢問他們一些信息，您就可以通過這種方式篩選人員。 這對我們來說效果很好。

我們所做的另一件事是我們還利用了現有的自由職業者，所以如果你讓一個人和你一起工作，你可以利用他們。 例如，我們有一位來自埃塞俄比亞的人為我們寫作多年，我們與他交談，他說：“是的，我認識幾個人，我很樂意讓他們參與進來。” 他實際上在當地招募了其他人來幫助我們寫作，並做一些SEO工作等等。 所以結果真的非常好。

使用項目管理軟件管理虛擬團隊成員

Gail Gardner：是的，我已經完全在網上工作了 20 多年，我確實與十幾個國家的人一起工作，我在菲律賓和印度都有過虛擬助理。 我找到人的最好方法是我找到一個好人，然後他們給我找其他人。 因為在這兩個國家，有一些大公司會僱傭一群人，對他們進行特定技能的培訓，然後當他們與任何人的合同到期時，讓他們同時離開。 所以你很容易得到一個，然後讓他們告訴你，“哦，他們的合同將在 X 時間到期。 你想要多少？” 並以這種方式接他們。

所以這就是我找到人的方式，但對我來說最好的方式是他們必須以我溝通的方式進行溝通。 所以就我而言，我不喜歡電子郵件。 我有這麼多的電子郵件，這讓我頭疼。 所以他們必須使用Skype。 我所有與我共事的人，我所有的合作者，甚至我的所有客戶，以及我所有的 VA，他們都使用 Skype，這樣我就可以向他們發送消息，並期望在合理的時間內得到實時回复。 雖然我覺得你給某人發電子郵件，但它會掉進某個桶裡，誰知道他們是否會看到它。

所以這是給我的，我也使用項目管理系統。 我使用 Trello，我使用 Zoho Connect，我使用 Wrike 做不同的事情。 不同的人和不同的群體在不同的項目管理系統中。 我喜歡項目管理系統。 如果您從未做過，請先選擇 Trello。 免費。 這是非常直觀的。 您可以使您的流程非常結構化，並且可以製作清單。 就像我結交新朋友一樣，我有一個非常詳細的清單。 他們所做的一切，我都會說，“好吧，開始這個。 這是你的清單。 我希望你在做的時候檢查一下。” 然後去下一個。 同樣的清單在那裡，在你做的時候檢查一下。

所以我知道他們確實在做我要求他們做的事情，因為如果他們核對了，我去核對了，但他們並沒有真正做到，那麼我知道我們會來-耶穌時刻，他們要么學會按照我要求的方式去做。 這是你會遇到的問題。 他們只會決定停止按照你要求的方式去做，而是以其他方式去做，所以你不能真的只是委派和忘記。

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這是與思想領袖的一對一訪談系列的一部分。 成績單已編輯出版。 如果是音頻或視頻採訪，請點擊上面的嵌入式播放器，或通過 iTunes 或通過 Stitcher 訂閱。