Table ronde de la communauté BizSugar : les équipes virtuelles sont la clé du succès commercial à long terme

Publié: 2020-07-11

L'une des principales conclusions de la récente enquête menée par la communauté des cerveaux de BizSugar était que de nombreuses petites entreprises se concentrent fortement sur le bricolage pour les choses qui doivent être faites en dehors de leur domaine d'expertise.

Non seulement cela vous coûte un temps précieux, mais un manque d'expertise peut vous coûter encore plus cher à long terme.

C'est pourquoi le conseil consultatif de BizSugar, ainsi que quelques membres expérimentés dans la création d'équipes virtuelles, se sont récemment réunis pour une discussion LinkedIn Live afin de partager des conseils, des astuces et des hacks pour constituer des équipes virtuelles performantes afin de faire avancer les choses pour votre entreprise. Participent à la discussion :

Anita Campbell, Tendances des petites entreprises
David Elkins, Zoho
Ivana Taylor, bricoleurs
Monique Johnson, laboratoires vidéo en direct
Gail Gardner, Grow Map
Martin Lindeskog, hôte du podcast EGO Netcast
John Lawson, ColderIce Media

Table ronde BizSugar - Équipes virtuelles et réussite commerciale

Nous avons couvert beaucoup de terrain dans la conversation de groupe d'une heure, de la façon de décider quand faire appel à une aide virtuelle, aux conseils pour embaucher des assistants virtuels, aux applications et aux sites à utiliser pour gérer les travailleurs virtuels. Vous trouverez ci-dessous une transcription modifiée d'une partie de la conversation. Cliquez sur le lecteur SoundCloud intégré ci-dessous pour entendre la conversation complète.

smallbiztrends · Table ronde BizSugar : la création d'une équipe virtuelle peut être la clé du succès à long terme de votre entreprise

Déterminer le bon moment pour bricoler, automatiser et/ou faire appel à des assistants virtuels

Anita Campbell : Je suis un grand partisan de tout faire. Je suis un grand partisan de l'automatisation là où vous le pouvez, tout d'abord, parce que cela coûtera presque toujours moins cher et vous obtiendrez plus de ce que j'appellerais des données que vous pourrez utiliser. Si vous automatisez, utilisez le logiciel autant que vous le pouvez.

Cependant, il y a des choses que vous ne pouvez pas automatiser et que vous ne devriez pas automatiser, certainement pas. Je veux dire, nous parlions tout à l'heure lors de notre réunion d'équipe de la nécessité d'avoir de la personnalité, d'apporter de la personnalité à votre entreprise, et je pense que c'est important pour toute petite entreprise. Vous devez donner aux gens quelque chose pour qu'ils se souviennent de votre entreprise. Et la personnalité, que ce soit les personnes impliquées dans la personnalité ou votre marque ou quoi que ce soit, tout compte. Et tout cela vient des gens. Et aujourd'hui, vous pouvez en obtenir une grande partie grâce à des personnes travaillant à distance et virtuellement.

L'une des choses que j'ai faites, c'est que j'ai constitué une équipe en faisant vraiment de l'auto-sélection, et ce que je veux dire par là, ce sont des gens qui se sont intéressés à nous et qui sont ensuite devenus membres de l'équipe. Vous savez, ce n'est pas nécessairement que je suis sorti et que j'ai recruté quelqu'un, mais si je regarde toutes les personnes qui ont participé à cet appel aujourd'hui, ce sont toutes des personnes qui, d'une manière ou d'une autre, se sont intéressées à nous. Je connais Martin depuis que j'ai commencé en ligne, et c'est parce que Martin est venu et a visité mon site, et il a commencé à commenter et j'ai appris à le connaître. Et cela fait 17 ans maintenant, depuis Stockholm, en Suède. Je suis désolé, Göteborg, pas Stockholm. Göteborg. Je ne l'ai jamais rencontré en personne, mais j'ai l'impression de le connaître. Je pense donc qu'il est vraiment important d'utiliser tous les avantages que vous pouvez et c'est une combinaison de choses.

Ivana Taylor : Si vous avez lu le livre, The E-Myth… Si vous l'avez, prenez-le et relisez-le, car Michael Gerber donne d'excellents conseils sur l'externalisation. Le premier conseil est donc que vous devez documenter vos processus. Savez-vous ce que j'ai fait ? Je me suis juste assis, et pendant environ 30 jours, j'ai utilisé l'outil, et j'ai gardé un journal de temps pour garder une trace de ce que j'ai fait et du temps qu'il a fallu pour faire cette chose.

Ensuite, une fois que vous avez fait cela, vous commencez à remarquer des tendances, vous verrez qu'il y a des choses financières que vous faites comme la facturation et des trucs comme ça. Ensuite, il y avait des choses physiques que je faisais, comme écrire un article, donc il y avait de la recherche. Il y a toutes ces différentes étapes de choses que vous faites. Vous ne saurez pas ce que vous faites tant que vous ne l'aurez pas documenté et que vous n'aurez pas une image réelle de ce qui se passe.

C'est le meilleur conseil de The E-Myth, une fois que vous avez déjà fait votre longue liste de tâches, choisissez celles que vous seul pouvez faire. Cela revient en quelque sorte à ce qu'Anita a dit, qui est la personnalité. Je peux externaliser beaucoup de choses. Et je sais, ne vous y trompez pas, bricoleurs. Il y a des choses que vous devez absolument externaliser, et puis il y a des choses que vous ne pouvez absolument pas externaliser.

Ensuite, si vous avez effectué ces tâches, vous pouvez maintenant commencer à les regrouper. Ce sont des choses financières, ce sont des choses marketing, ce sont des choses sur les réseaux sociaux. Tu sais ce que je dis? Et donc, les gens se demandent toujours comment je fais autant avec si peu, et c'est là le secret. Prenez le E-Mythe.

David Elkins : Oui, Ivana m'a fait réfléchir un peu sur les débuts de mon équipe. Je dirige une équipe de 12 éditeurs qui travaillent avec nos équipes produit à Chennai, en Inde. C'est là que tous les produits de Zoho sont fabriqués et que se trouvent tous nos spécialistes du marketing. Et donc mon équipe est une sorte d'équipe localisée pour les États-Unis qui aide à soutenir ces efforts de marketing.

Et je pensais au début, quand nous avons commencé à mettre en place ce processus, à la façon dont nous avons 45 produits différents, chaque produit a entre trois et 15 spécialistes du marketing, c'est-à-dire des centaines de personnes impliquées dans ce genre de choses. Et je me suis souvenu d'une première lutte que nous avons eue, qui était la quantité de bande passante mentale qui a été prise en n'automatisant pas les choses, en essayant de tout gérer dans nos propres têtes, en essayant de s'assurer que chaque T soit franchi, chaque I s'est pointillé. Cela a vraiment consommé une tonne de bande passante.

Et je pense que c'est quelque chose qui est vrai pour n'importe quel poste de direction, mais lorsque vous passez à distance, cela signifie que vous devez faire tellement de choses internes à votre propre esprit au lieu de pouvoir dire "Hé, peux-tu faire attention de cela? Peux-tu jeter un œil à ça ?

Nous avons donc créé une application personnalisée pour vous aider à gérer ce processus, en fonction de la complexité de ce que vous faites. Je veux dire, dans certains cas, vous pouvez trouver des solutions et des outils prêts à l'emploi. Dans certains cas, selon la complexité de vos systèmes, la complexité de vos processus. Parfois, assembler quelque chose qui est entièrement adapté à ce que vous faites exactement peut être une énorme bouée de sauvetage.

Mon équipe, nous avons probablement édité, je pense que le dernier décompte était d'environ 5 millions de mots de contenu. Et si j'essayais de le faire comme nous l'avons fait au début, c'est-à-dire que quelqu'un m'enverrait un e-mail, puis j'écrirais sur un bloc-notes jaune et légal : "Oh, n'oubliez pas de modifier ce document", je le ferais j'ai perdu la tête.

Je pense donc que c'est une sorte de construction importante de ce qu'Ivana disait, cette idée de jeter un œil aux choses qui vous prennent beaucoup de temps, et qui consomment aussi beaucoup de votre énergie mentale. Parce que parfois ces petites choses, comme garder une trace de toutes les demandes qui arrivent, cela ne prendra pas beaucoup de temps, mais cela prendra une tonne d'énergie. Et je pense que l'énergie est aussi une ressource importante à conserver dans votre équipe.

Monique Johnson : J'aimerais aussi intervenir très rapidement, Brent. J'adore ce livre, Ivana, donc je suis tellement contente que tu en parles. Et même en partant de ce que vous avez dit et de ce que David a dit, parce qu'il y a des gens là-bas qui pourraient écouter cela ou nous regarder et dire: "Oh mec, je dois faire beaucoup de dactylographie et beaucoup de en écrivant."

Eh bien, vous savez que je suis le vidéaste, et dans le monde d'aujourd'hui avec les outils et tout, ne vous compliquez pas la tâche pour documenter votre processus. Il existe différents outils, de Loom à Up ! Gratuit à payant où vous pouvez simplement partager sur écran ce que vous faites et créer ce que disait Ivana, les SOP, les procédures d'exploitation standard. Ainsi, lorsqu'il est temps pour vous d'embaucher ou de sous-traiter pour constituer cette équipe virtuelle, ce n'est pas comme si vous faisiez venir quelqu'un et que vous vous disiez : « Oh, qu'est-ce que je leur dis ? » Ou, "Allez lire ce document."

Souvent, les vidéos, surtout si elles sont petites et succinctes, et que les gens sont aussi des apprenants visuels, ont la documentation écrite comme l'a dit David, mais je dirais aussi de prendre la vidéo et même de la transcrire. Et si vous devez mettre à jour une nouvelle vidéo pour toute mise à jour, vous la retranscrivez. Mais avoir les deux aide à aborder les différentes modalités que nous avons. Je pense que cela aide beaucoup lorsqu'il s'agit de constituer une équipe virtuelle.

Trouver les bons assistants virtuels pour votre façon de travailler

John Lawson : D'accord, donc la plupart de mes virtuels, j'ai embauché aux Philippines, et j'ai utilisé OnlineJobs.ph. Très bien? OnlineJobs.ph par rapport à n'importe lequel des autres. J'en ai essayé d'autres, mais lorsqu'il s'agissait d'ajouter des membres complets à l'équipe, j'ai trouvé que celui-ci était le meilleur.

L'une des choses que je fais, et je suggérerais à tout le monde de le faire, c'est que je cache des codes à l'intérieur de mon texte pour l'annonce du travailleur. Donc, ce que je veux dire par là, c'est que si je cherche un travailleur, je dirai : « C'est le poste n° 75124 », mais je le mettrai à la toute fin. Vous devez indiquer le travail # 75124 dans votre réponse, et de cette façon, je saurai s'ils l'ont lu ou non. Parce que tant de travailleurs comme ça, qu'ils soient dans cinq ou n'importe où ailleurs, ils soumissionneront sur votre travail, mais ils soumissionnent sur le travail de tout le monde et ils ne liront pas du tout la description. Donc, si vous cachez de petites choses comme ça, c'est l'une des choses clés que je fais.

L'autre, c'est un élément clé, car comme je l'ai dit, j'embauche des gens pour mon équipe. Ce sont des gens sur qui je veux compter. Et donc je pose une question pendant l'entretien, je dis : "Où vous voyez-vous dans les trois à cinq prochaines années ?" Et je pose cette question. S'ils répondent à cette question, "Eh bien, je me vois être médecin ou dentiste après avoir terminé mes études", je n'embauche pas ton cul. Ce n'est pas celui que je veux. Si vous me répondez, "Je peux me voir être un chef d'équipe et vous aider à développer votre entreprise", c'est la personne que je veux. Alors je vais voir des petites choses comme ça pour vraiment voir l'intention des gens.

Et une autre chose est que si vous embauchez ces travailleurs, je pense simplement qu'il vaut mieux embaucher un travailleur à temps plein qu'un travailleur à temps partiel, surtout quand vous parlez des Philippines où vous les payez littéralement 20 %, même 10 % de ce que vous paieriez un travailleur américain, pourquoi pas ? Si vous en avez, si vous en payez 10 %, pourquoi les mettre à temps partiel? Mettez-les à plein temps pour qu'ils aient votre… Je ne veux pas que les gens travaillent au noir. Je ne veux pas que des gens travaillent pour deux ou trois clients. Tu travailles pour moi, tu travailles avec moi. J'ai besoin de toute votre attention.

Brent Leary: Je vais vous en donner un. Je fais beaucoup de transcriptions et Rev est super pour moi. Ils peuvent tourner une transcription de 15 minutes en deux heures ou moins, et c'est vraiment bien fait. Et cela fait aussi partie du fait d'être virtuel. Je ne connais pas la personne qui le fait, je fais juste ma demande et ils font le jumelage de la personne qui serait la mieux adaptée pour faire ce travail, et ils s'occupent de tout ça. Cela fait donc partie de, je considère que Rev est une équipe virtuelle, même si ce n'est pas une personne individuelle. Cela m'aide à faire mes affaires.

David Elkins : Honnêtement, pour moi, une chose à propos de la constitution d'une équipe virtuelle est que si ce sera une équipe à plein temps où vous vous attendez vraiment à ce que ce soit un environnement très cohésif de personnes, cela peut ne pas être une réponse très satisfaisante, mais je trouve que la recommandation personnelle est vraiment importante lors de la constitution d'une équipe virtuelle. Si j'embauche quelqu'un localement, je sais que je pourrai m'asseoir avec cette personne, nous allons établir une relation. Il y aura une confiance qui s'établira avec le temps.

Mais lorsque vous passez à un processus entièrement virtuel, en particulier celui qui n'est pas facile à définir des mesures et des repères clairs où c'est comme, "J'ai besoin que vous transcriviez 5 000 mots par jour." C'est facile à mesurer. Des choses qui sont plus difficiles à mesurer, je pense vraiment que ce lien personnel est important parce qu'avoir un peu de ce rapport, avoir un peu de conséquence sociale si cette personne finit par être flasque ou ne pas vraiment se mettre au travail.

Je pense que pour ces équipes permanentes que vous construisez, puiser dans les réseaux sociaux, vos réseaux sociaux personnels, est vraiment utile pour moi. Les embauches à distance les plus réussies que j'ai faites sont venues de cette source.

Anita Campbell : Vous savez, nous utilisons notre site Web, nous avons donc recruté beaucoup de rédacteurs indépendants simplement en ayant un lien dans le pied de page. Il dit: «À la recherche d'écrivains». Vous le joignez à un formulaire, puis demandez aux gens de remplir le formulaire, demandez-leur simplement quelques informations, et vous pouvez filtrer les gens de cette façon. Cela a très bien fonctionné pour nous.

Une autre chose que nous avons faite, c'est que nous avons également fait appel à nos pigistes existants, donc si vous avez une personne qui travaille avec vous, vous pouvez faire appel à elle. Par exemple, nous avons eu quelqu'un d'Ethiopie qui a écrit pour nous pendant un certain nombre d'années, et nous avons parlé avec lui et il a dit : « Ouais, je connais plusieurs personnes et j'aimerais les impliquer. Et il a en fait recruté d'autres personnes localement pour nous aider à écrire, et pour faire du travail de référencement, etc. Donc ça a vraiment très bien marché.

Gestion des membres de l'équipe virtuelle avec un logiciel de gestion de projet

Gail Gardner : Ouais, eh bien, je travaille entièrement en ligne depuis plus de 20 ans, et je travaille avec des gens dans une douzaine de pays environ, et j'ai eu des conseillers volontaires aux Philippines et en Inde. Et la meilleure façon de trouver des gens, c'est d'en trouver un bon, et ensuite ils me trouveront d'autres personnes. Parce que dans ces deux pays, il y a de grandes entreprises qui embauchent un tas de gens, les forment sur une compétence particulière, puis quand leur contrat avec qui que ce soit est terminé, les laisse tous partir en même temps. Et donc c'est assez facile pour vous d'en obtenir un et ensuite de leur faire savoir : « Oh, leur contrat va se terminer à X fois. Combien en voulez-vous?" Et ramassez-les de cette façon.

Et c'est ainsi que je trouve les gens, mais la meilleure façon pour moi est qu'ils communiquent comme je communique. Donc, dans mon cas, je n'aime pas les e-mails. J'ai tellement d'e-mails que j'en explose la tête. Ils doivent donc utiliser Skype. Tous mes gens avec qui je travaille, tous mes collaborateurs et même tous mes clients, et tous mes conseillers virtuels, ils utilisent tous Skype pour que je puisse leur envoyer des messages et attendre une réponse en direct dans un délai raisonnable. Alors que j'ai l'impression que vous envoyez un e-mail à quelqu'un, il tombe dans un seau quelque part, et qui sait s'il le verra un jour.

C'est donc pour moi, et j'utilise aussi des systèmes de gestion de projet. J'utilise Trello, j'utilise Zoho Connect, j'utilise Wrike pour différentes choses. Différentes personnes et différents groupes se trouvent dans différents systèmes de gestion de projet. Et j'adore les systèmes de gestion de projet. Si vous n'en avez jamais fait, choisissez d'abord Trello. C'est gratuit. C'est très visuel. Vous pouvez rendre vos processus très structurés et vous pouvez créer des listes de contrôle. Comme quand je reçois une nouvelle personne, j'ai une liste de contrôle très détaillée. Et tout ce qu'ils font, je dirai: «D'accord, commencez celui-ci. Voici votre liste de contrôle. Je veux que vous le cochiez au fur et à mesure. Passez ensuite au suivant. La même liste de contrôle est là-dedans, cochez-la au fur et à mesure que vous le faites.

Donc je sais qu'ils font vraiment ce que je leur demande de faire, parce que s'ils cochent et que je vais vérifier et qu'ils ne l'ont pas vraiment fait, alors je sais que nous allons avoir un rendez-vous -Jésus moment, et ils vont soit apprendre à le faire comme je le demande. C'est un problème que vous rencontrerez. Ils décideront simplement d'arrêter de le faire comme vous l'avez demandé et de le faire d'une autre manière, vous ne pouvez donc pas simplement déléguer et oublier.

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Entretiens individuels

Cela fait partie de la série d'entretiens individuels avec des leaders d'opinion. La transcription a été éditée pour publication. S'il s'agit d'une interview audio ou vidéo, cliquez sur le lecteur intégré ci-dessus, ou abonnez-vous via iTunes ou via Stitcher.