Mesa redonda de la comunidad de BizSugar: los equipos virtuales son clave para el éxito comercial a largo plazo

Publicado: 2020-07-11

Uno de los hallazgos clave de la encuesta reciente realizada por la comunidad intelectual de BizSugar fue que muchas pequeñas empresas se centran en gran medida en el bricolaje para las cosas que deben hacerse fuera de su área de especialización.

Eso no solo le cuesta un tiempo precioso, sino que la falta de experiencia puede costarle incluso más a largo plazo.

Es por eso que el consejo asesor de BizSugar, junto con algunos miembros con experiencia en la creación de equipos virtuales, se reunió recientemente para una discusión en vivo de LinkedIn para compartir consejos, trucos y trucos para armar equipos virtuales exitosos para hacer las cosas por su negocio. Participan en el debate:

  • Anita Campbell, Tendencias de las pequeñas empresas
  • David Elkins, Zoho
  • Ivana Taylor, comercializadores de bricolaje
  • Monique Johnson, laboratorios de video en vivo
  • Gail Gardner, mapa de cultivo
  • Martin Lindeskog, presentador de podcasts de EGO Netcast
  • John Lawson, ColderIce Media

Mesa redonda de BizSugar: equipos virtuales y éxito empresarial

Cubrimos mucho terreno en la conversación grupal de una hora, desde cómo decidir cuándo traer ayuda virtual, hasta consejos para contratar asistentes virtuales, qué aplicaciones y sitios usar para administrar trabajadores virtuales. A continuación se muestra una transcripción editada de una parte de la conversación. Haga clic en el reproductor de SoundCloud integrado a continuación para escuchar la conversación completa.

smallbiztrends · Mesa redonda de BizSugar: crear un equipo virtual puede ser clave para el éxito a largo plazo de su negocio

Determinar el momento adecuado para hacer bricolaje, automatizar y/o incorporar asistentes virtuales

Anita Campbell: Creo firmemente en hacer de todo. Soy un gran creyente en la automatización donde pueda, en primer lugar, porque casi siempre será más barato y obtendrá más lo que yo llamaría datos que puede usar. Si automatiza, use software tanto como pueda.

Sin embargo, hay cosas que simplemente no puede automatizar y no debería automatizar, definitivamente no debería hacerlo. Quiero decir, estábamos hablando en nuestra reunión de equipo antes sobre la necesidad de tener personalidad, de traer personalidad a su negocio, y creo que eso es importante para cualquier pequeña empresa. Tienes que darle a la gente algo para recordar tu negocio. Y la personalidad, ya sea la gente involucrada con la personalidad o tu marca o lo que sea, eso es todo lo que importa. Y todo eso viene de la gente. Y hoy, puede obtener gran parte de eso mediante personas que trabajan de forma remota y virtual.

Una de las cosas que he hecho es que he reunido un equipo realmente por personas que se autoseleccionan, y lo que quiero decir con eso es que las personas se interesaron en nosotros y luego se convirtieron en parte del equipo. Sabes, no es necesariamente que salí y recluté a alguien, pero si miro a todas las personas en esta llamada hoy, estas son todas las personas que de alguna manera se interesaron en nosotros. Conozco a Martin desde que empecé en línea, y eso es porque Martin vino y visitó mi sitio, y comenzó a comentar y llegué a conocerlo. Y han pasado 17 años, desde Estocolmo, Suecia. Lo siento, Gotemburgo, no Estocolmo. Gotemburgo. Nunca lo he conocido en persona, pero siento que lo conozco. Así que creo que es realmente importante usar todas las ventajas que puedas y esa es una combinación de cosas.

Ivana Taylor: Si ha leído el libro, The E-Myth… Si lo tiene, recójalo y léalo nuevamente, porque Michael Gerber brinda algunos consejos excelentes sobre la subcontratación. Entonces, el primer consejo es que debe documentar sus procesos. ¿Sabes lo que hice? Simplemente me senté y, durante unos 30 días, usé la herramienta y mantuve un registro de tiempo para realizar un seguimiento de lo que hice y cuánto tiempo me llevó hacer esto.

Luego, una vez que haya hecho eso, comenzará a notar patrones, verá que hay cosas financieras que está haciendo, como facturación y cosas por el estilo. Luego estaban las cosas físicas que estaba haciendo, como escribir un artículo, por lo que había investigación involucrada. Hay todos estos diferentes pasos de las cosas que estás haciendo. No sabrá lo que está haciendo hasta que lo documente y obtenga una imagen real de lo que está sucediendo.

Este es el mejor consejo de The E-Myth, una vez que haya terminado su larga lista de tareas, seleccione las que solo usted puede hacer. Esto se remonta a lo que dijo Anita, que es la personalidad. Puedo subcontratar muchas cosas. Y lo sé, no se dejen engañar, vendedores de bricolaje. Hay cosas que absolutamente necesita subcontratar, y luego hay cosas que absolutamente no puede subcontratar.

Luego, si ha realizado esas tareas, ahora puede comenzar a agruparlas. Estas son cosas financieras, estas son cosas de marketing, estas son cosas de las redes sociales. ¿Sabes de que estoy hablando? Y así, la gente siempre se pregunta cómo hago tanto con tan poco, y ese es el secreto. Recoge el E-Myth.

David Elkins: Sí, Ivana me hizo pensar un poco sobre las primeras etapas de mi equipo. Dirijo un equipo de 12 editores en este momento que trabajan con nuestros equipos de productos en Chennai, India. Ahí es donde se construyen todos los productos de Zoho y se encuentran todos nuestros vendedores. Entonces, mi equipo es una especie de equipo localizado para los EE. UU. que ayuda a respaldar esos esfuerzos de marketing.

Y estaba pensando al principio, cuando comenzamos a configurar este proceso, en cómo tenemos 45 productos diferentes, cada producto tiene entre tres y 15 vendedores, eso es cientos de personas involucradas en este tipo de cosas. Y recordé una de las primeras luchas que tuvimos, que era la cantidad de ancho de banda mental que se consumía al no tener las cosas automatizadas, al tratar de manejar todo en nuestras propias cabezas, al tratar de asegurarnos de que se cruzara cada T, cada I. se puso punteado Eso realmente consumió una tonelada de ancho de banda.

Y creo que eso es cierto para cualquier posición gerencial, pero cuando cambias a remoto, significa que tienes que hacer mucho de eso internamente en tu propia mente en lugar de poder decir: "Oye, ¿puedes cuidarte?" ¿de esta? ¿Puedes echarle un vistazo a esto?

Entonces, lo que hicimos fue crear una aplicación personalizada para ayudar a administrar ese proceso, según la complejidad de lo que esté haciendo. Quiero decir, en algunos casos, puede encontrar soluciones y herramientas que funcionarán de manera inmediata. En algunos casos, según la complejidad de sus sistemas, la complejidad de sus procesos. A veces, armar algo que se adapte completamente a lo que estás haciendo puede ser un gran salvavidas.

Mi equipo, probablemente lo hemos editado, creo que el último recuento fue de unos 5 millones de palabras de contenido. Y si estuviera tratando de hacer eso como lo hicimos al principio, que alguien me enviaba un correo electrónico y luego yo escribía en un bloc de notas amarillo, "Oh, recuerda editar este documento", yo haber perdido la cabeza.

Así que creo que eso es una especie de gran desarrollo de lo que Ivana estaba diciendo, esa idea de echar un vistazo a las cosas que consumen mucho de tu tiempo y también consumen mucha energía mental. Porque a veces estas pequeñas cosas, como hacer un seguimiento de todas las solicitudes que llegan, no llevarán mucho tiempo, pero requerirán mucha energía. Y creo que la energía también es un recurso importante para conservar en tu equipo.

Monique Johnson: También me gustaría saltar aquí muy rápido, Brent. Me encanta ese libro, Ivana, así que me alegro de que lo hayas mencionado. E incluso a partir de lo que dijiste y lo que dijo David, porque hay algunas personas que podrían estar escuchando esto o mirándonos y diciendo: "Oh, hombre, tengo que escribir mucho y mucho". escritura."

Bueno, ustedes saben que soy la persona de video, y en el mundo de hoy con las herramientas y todo, no se compliquen tanto documentar su proceso. ¡Existen diferentes herramientas desde Loom hasta Up! De gratis a pagado, donde puede simplemente compartir en pantalla las cosas que está haciendo y crear lo que Ivana decía, SOP, procedimientos operativos estándar. Entonces, cuando sea el momento de contratar o subcontratar para construir este equipo virtual, no es como si trajeras a alguien y es como, "Oh, ¿qué les digo?" O, “Ve a leer este documento”.

Muchas veces los videos, especialmente si son pequeños y concisos, y las personas también aprenden mucho visualmente, tienen la documentación escrita como dijo David, pero también diría que tomen el video e incluso que lo transcriban. Y si tiene que actualizar un nuevo video para cualquier actualización, lo vuelve a transcribir. Pero tener ambos ayuda a abordar las diferentes modalidades que tenemos. Creo que eso ayuda mucho cuando se trata de construir un equipo virtual.

Encontrar los asistentes virtuales adecuados para su forma de trabajar

John Lawson: Bueno, la mayoría de mis trabajos virtuales los contraté en Filipinas y usé OnlineJobs.ph. ¿Bien? OnlineJobs.ph versus cualquiera de los otros. Probé otros, pero cuando se trataba de agregar miembros completos del equipo, encontré que ese era el mejor.

Una de las cosas que hago, y sugiero que todos hagan, es ocultar códigos dentro de mi texto para el anuncio del trabajador. Entonces, lo que quiero decir con eso es que si estoy buscando un trabajador, diré: "Este es el trabajo n.º 75124", pero lo pondré al final. Tienes que decir trabajo #75124 en tu respuesta, y así sabré si lo leyeron o no. Porque a muchos trabajadores les gusta eso, ya sea que estén en cinco o en cualquier otro lugar, harán una oferta por su trabajo, pero están haciendo una oferta por el trabajo de todos y no leerán la descripción en absoluto. Entonces, si escondes pequeñas cosas como esa, esa es una de las cosas clave que hago.

El otro, este es un punto clave importante, porque como dije, estoy contratando personas para mi equipo. Estas son personas de las que quiero depender. Y entonces hago una pregunta durante la entrevista, digo: "¿Dónde te ves en los próximos tres a cinco años?" Y hago esa pregunta. Si responden a esa pregunta: "Bueno, me veo siendo médico o dentista después de terminar la escuela", no estoy contratando tu trasero. Eso no es lo que quiero. Si me responde: “Puedo verme como un líder de equipo y ayudándolo a hacer crecer su negocio”, esa es la persona que quiero. Así que veré pequeñas cosas como esa para ver realmente la intención de la gente.

Y otra cosa es que si estás contratando a estos trabajadores, creo que es mejor contratar a un trabajador a tiempo completo que a uno a tiempo parcial, especialmente cuando hablas de Filipinas, donde les pagas literalmente el 20 %, incluso el 10% de lo que le pagaría a un trabajador estadounidense, ¿por qué no? Si los tiene, si está pagando el 10% de ellos, ¿por qué ponerlos a tiempo parcial? Póngalos a tiempo completo para que tengan su... No quiero que la gente se pluriemplee. No quiero gente trabajando para dos y tres clientes. Trabajas para mí, trabajas conmigo. Necesito toda tu atención.

Brent Leary: Te daré uno. Hago muchas transcripciones y Rev es genial para mí. Pueden entregar una transcripción de 15 minutos en dos horas o menos, y está muy bien hecho. Y eso también es parte de ser virtual. No conozco a la persona que lo está haciendo, solo presento mi solicitud y hacen la búsqueda de la persona que sería más adecuada para hacer este trabajo, y se encargan de todo eso. Eso es parte de que considero que Rev es un equipo virtual, incluso si no es una persona individual. Me ayuda a hacer mis cosas.

David Elkins: Honestamente, para mí, una cosa sobre la creación de un equipo virtual es que si va a ser un equipo de tiempo completo en el que realmente esperas que sea un entorno muy cohesivo de personas, esta puede no ser una respuesta muy satisfactoria. pero encuentro que la recomendación personal es realmente importante cuando se construye un equipo virtual. Si estoy contratando a alguien localmente, sé que voy a poder sentarme con esa persona, vamos a establecer una relación. Habrá confianza que se construirá con el tiempo.

Pero cuando está cambiando a un proceso completamente virtual, especialmente uno que no es fácil de establecer métricas y puntos de referencia claros como: "Necesito que transcriba 5000 palabras al día". Eso es fácil de medir. Cosas que son más difíciles de medir, realmente siento que esa conexión personal es importante porque tener un poco de esa compenetración, tener un poco de consecuencia social si esa persona termina siendo escamosa o realmente no da un paso adelante para el trabajo.

Creo que para esos equipos permanentes que están construyendo, extraer de las redes sociales, sus redes sociales personales, es realmente útil para mí. Las contrataciones remotas más exitosas que he realizado han llegado a través de esa fuente.

Anita Campbell: Ya sabes, usamos nuestro sitio web, así que hemos reclutado a muchos escritores independientes con solo tener un enlace en el pie de página. Dice: "Buscando escritores". Lo adjunta a un formulario y luego hace que las personas completen el formulario, solo pregúnteles algunos datos y puede evaluar a las personas de esa manera. Eso ha funcionado muy bien para nosotros.

Otra cosa que hemos hecho es que también hemos aprovechado a nuestros trabajadores independientes existentes, por lo que si consigues que una persona trabaje contigo, puedes aprovecharla. Por ejemplo, tuvimos a alguien de Etiopía que escribió para nosotros durante varios años, hablamos con él y dijo: "Sí, conozco a varias personas y me encantaría involucrarlas". Y en realidad reclutó a otras personas localmente para que nos ayudaran a escribir, y para hacer un poco de trabajo de SEO, etc. Así que funcionó muy, muy bien.

Gestión de miembros del equipo virtual con software de gestión de proyectos

Gail Gardner: Sí, bueno, he estado trabajando completamente en línea durante más de 20 años, y trabajo con personas en una docena de países más o menos, y he tenido asistentes virtuales en Filipinas e India. Y la mejor manera de encontrar gente es encontrar una buena, y luego me consiguen otras personas. Porque en esos dos países, hay grandes empresas que contratan a un grupo de personas, las capacitan en una habilidad particular y luego, cuando termina el contrato con quien sea, los dejan ir a todos al mismo tiempo. Entonces, es bastante fácil para usted obtener uno y luego hacer que le digan: “Oh, su contrato terminará en X momento. ¿Cuánto quieres?" Y recogerlos de esa manera.

Y así es como encuentro a las personas, pero la mejor manera para mí es que tengan que comunicarse de la forma en que me comunico. Entonces, en mi caso, no me gusta el correo electrónico. Tengo tanto correo electrónico que me explota la cabeza. Así que tienen que usar Skype. Toda mi gente con la que trabajo, todos mis colaboradores e incluso todos mis clientes, y todos mis asistentes virtuales, todos usan Skype para que pueda enviarles mensajes y esperar una respuesta en vivo dentro de un tiempo razonable. Mientras que siento que envías un correo electrónico a alguien, cae en un balde en algún lugar, y quién sabe si alguna vez lo verán.

Así que eso es para mí, y también uso sistemas de gestión de proyectos. Uso Trello, uso Zoho Connect, uso Wrike para diferentes cosas. Diferentes personas y diferentes grupos se encuentran en diferentes sistemas de gestión de proyectos. Y me encantan los sistemas de gestión de proyectos. Si nunca ha hecho uno, elija Trello primero. Es gratis. Es muy visual. Puede obtener sus procesos muy estructurados y puede hacer listas de verificación. Como cuando tengo una nueva persona, tengo una lista de verificación muy detallada. Y todo lo que hagan, les diré: “Está bien, empieza con este. Aquí está su lista de verificación. Quiero que lo marques mientras lo haces. Luego ve al siguiente. La misma lista de verificación está allí, márcala mientras lo haces.

Entonces, sé que realmente están haciendo lo que les pido que hagan, porque si lo marcan y yo lo reviso y en realidad no lo hicieron, entonces sé que vamos a tener un regreso. -Jesús momento, y van a aprender a hacerlo de la manera que les pido. Ese es un problema con el que te encontrarás. Ellos simplemente decidirán dejar de hacerlo de la forma en que lo pediste y hacerlo de otra manera, por lo que no puedes simplemente delegar y olvidar.

LEE MAS:

  • Entrevistas individuales

Esto es parte de la serie de entrevistas uno a uno con líderes de opinión. La transcripción ha sido editada para su publicación. Si se trata de una entrevista de audio o video, haga clic en el reproductor integrado de arriba o suscríbase a través de iTunes o Stitcher.