Masa rotundă a comunității BizSugar: echipele virtuale cheia succesului în afaceri pe termen lung

Publicat: 2020-07-11

Una dintre concluziile cheie ale sondajului recent întreprins de comunitatea minții BizSugar a fost că multe întreprinderi mici se concentrează foarte mult pe bricolaj pentru lucruri care trebuie făcute în afara domeniului lor de expertiză.

Nu numai că asta te costă timp prețios, dar lipsa de expertiză te poate costa și mai mult pe termen lung.

De aceea, consiliul consultativ BizSugar, împreună cu câțiva membri cu experiență în construirea de echipe virtuale, s-au reunit recent pentru o discuție LinkedIn Live pentru a împărtăși sfaturi, trucuri și hack-uri pentru a forma echipe virtuale de succes pentru a face lucrurile pentru afacerea ta. La discuție participă:

  • Anita Campbell, Tendințe în afaceri mici
  • David Elkins, Zoho
  • Ivana Taylor, DIYMarketers
  • Monique Johnson, Live Video Labs
  • Gail Gardner, GrowMap
  • Martin Lindeskog, gazda podcastului EGO Netcast
  • John Lawson, ColderIce Media

Masa rotundă BizSugar – Echipe virtuale și succes în afaceri

Am acoperit o mulțime de teren în conversația de grup de o oră, de la cum să decidem când să aducem ajutor virtual, la sfaturi pentru angajarea de asistenți virtuali, la ce aplicații și site-uri să folosim pentru a gestiona lucrătorii virtuali. Mai jos este o transcriere editată dintr-o porțiune a conversației. Faceți clic pe playerul SoundCloud încorporat de mai jos pentru a asculta conversația completă.

smallbiztrends · Masa rotundă BizSugar: Construirea unei echipe virtuale poate fi cheia succesului pe termen lung al afacerii dvs.

Determinarea momentului potrivit pentru bricolaj, automatizare și/sau atragerea de asistenți virtuali

Anita Campbell: Cred că fac totul. Sunt un mare credincios în automatizarea acolo unde poți, în primul rând, pentru că aproape întotdeauna va fi mai ieftin și vei obține mai multe ceea ce aș numi date pe care le poți folosi. Dacă automatizați, utilizați software-ul cât de mult puteți.

Cu toate acestea, există lucruri pe care pur și simplu nu le puteți automatiza și nu ar trebui să le automatizați, cu siguranță nu ar trebui. Adică, tocmai vorbeam la întâlnirea echipei noastre mai devreme despre nevoia de a avea personalitate, de a aduce personalitate în afacerea ta și cred că asta este important pentru orice afacere mică. Trebuie să le oferi oamenilor ceva prin care să-ți amintească afacerea. Iar personalitatea, indiferent dacă este vorba despre persoanele implicate cu personalitatea sau marca dvs. sau orice ar fi aceasta, totul contează. Și totul vine de la oameni. Și astăzi, puteți obține atât de mult din asta de către oameni care lucrează de la distanță și virtual.

Unul dintre lucrurile pe care le-am făcut este că am adunat o echipă prin auto-selectare de oameni, iar ceea ce vreau să spun prin asta este oameni care au devenit interesați de noi și apoi au devenit în echipă. Știi, nu este neapărat că am ieșit și am recrutat pe cineva, dar dacă mă uit la toți oamenii din acest apel astăzi, aceștia sunt toți oameni care pur și simplu s-au interesat de noi. Îl cunosc pe Martin de când am început online și asta pentru că Martin a venit și mi-a vizitat site-ul, a început să comenteze și l-am cunoscut. Și au trecut 17 ani acum, tot drumul de la Stockholm, Suedia. Îmi pare rău, Gothenburg, nu Stockholm. Göteborg. Nu l-am întâlnit niciodată personal, dar simt că îl cunosc. Așa că simt că este foarte important să folosești toate avantajele pe care le poți și aceasta este o combinație de lucruri.

Ivana Taylor: Dacă ați citit cartea, The E-Myth... Dacă o aveți, luați-o și citiți-o din nou, deoarece Michael Gerber oferă câteva sfaturi excelente despre externalizare. Deci primul sfat este că trebuie să vă documentați procesele. Știi ce am făcut? Tocmai m-am așezat și timp de aproximativ 30 de zile, am folosit instrumentul și am ținut un jurnal de timp pentru a ține evidența a ceea ce am făcut și a cât timp a durat să fac acest lucru.

Apoi, odată ce ai făcut asta, începi să observi tipare, vei vedea că sunt lucruri financiare pe care le faci, cum ar fi facturarea și chestii de genul ăsta. Apoi au fost lucruri fizice pe care le făceam, cum ar fi să scriu un articol, așa că au fost implicate cercetări. Există toți acești pași diferiți ai lucrurilor pe care le faci. Nu veți ști ce faceți până nu îl documentați și nu veți obține o imagine reală a ceea ce se întâmplă.

Acesta este cel mai bun sfat de la The E-Myth, odată ce ați făcut deja lista lungă de sarcini, alegeți-le pe cele pe care numai dvs. le puteți face. Acest tip de ascultă înapoi la ceea ce a spus Anita, care este personalitatea. Pot externaliza o mulțime de lucruri. Și știu, nu vă lăsați păcăliți, DIY Marketeri. Sunt lucruri pe care absolut trebuie să le externalizați și apoi sunt lucruri pe care absolut nu le puteți externaliza.

Apoi, dacă ați făcut acele sarcini, acum puteți începe să le grupați. Acestea sunt lucruri financiare, acestea sunt lucruri de marketing, acestea sunt lucruri de social media. Stii ce spun? Și așa, oamenii se întreabă mereu cum fac atât de multe cu atât de puțin, iar acesta este secretul. Ridică E-Mitul.

David Elkins: Da, Ivana m-a făcut să mă gândesc puțin la primele etape ale echipei mele. Conduc o echipă de 12 editori care lucrează cu echipele noastre de produse din Chennai, India. Acolo sunt construite toate produsele Zoho și se află toți agenții noștri de marketing. Deci, echipa mea este un fel de echipă localizată pentru SUA, care ajută la sprijinirea acestor eforturi de marketing.

Și mă gândeam la început, când începeam să punem în aplicare acest proces, la modul în care avem 45 de produse diferite, fiecare produs are între trei și 15 marketeri, adică sute de oameni implicați în astfel de lucruri. Și mi-am amintit de o luptă timpurie pe care am avut-o, care a fost cantitatea de lățime de bandă mentală care a fost ocupată de faptul că nu aveam lucrurile automatizate, încercând să gestionăm totul în propriile noastre cape, încercând să ne asigurăm că fiecare T a fost depășit, fiecare I. s-a punctat. Asta a consumat cu adevărat o tonă de lățime de bandă.

Și cred că este ceva valabil pentru orice poziție managerială, dar când treci la distanță, înseamnă că trebuie să faci atâtea lucruri din interiorul propriei tale lucruri, în loc să poți spune: „Hei, poți să ai grijă. de asta? Poți arunca o privire la asta?”

Deci, ceea ce am făcut a fost că am creat o aplicație personalizată pentru a ajuta la gestionarea procesului respectiv, în funcție de complexitatea a ceea ce faceți. Adică, în unele cazuri, puteți găsi soluții și instrumente care vor funcționa din cutie. În unele cazuri, în funcție de cât de complexe sunt sistemele dvs., cât de complexe sunt procesele dvs. Uneori, asamblarea a ceva care este complet adaptat exact ceea ce faci poate fi o salvare imensă.

Echipa mea, probabil că am editat, cred că ultimul număr a fost de aproximativ 5 milioane de cuvinte de conținut. Și dacă aș încerca să fac asta așa cum am făcut-o la început, adică cineva mi-ar trimite un e-mail și apoi aș scrie pe un bloc galben, legal, „Oh, amintește-ți să editezi acest document”, aș scrie mi-am pierdut mințile.

Așa că cred că este o mare parte a ceea ce spunea Ivana, ideea de a arunca o privire asupra lucrurilor care îți consumă mult timp și, de asemenea, consumă multă energie mentală. Pentru că uneori aceste lucruri mărunte, cum ar fi urmărirea tuturor solicitărilor care vin, nu va dura mult timp, dar va fi nevoie de o tonă de energie. Și cred că energia este, de asemenea, o resursă importantă de conservat în echipa ta.

Monique Johnson: Aș vrea să intru și eu aici foarte repede, Brent. Îmi place cartea aia, Ivana, așa că mă bucur că ai adus-o în discuție. Și chiar și doar pornind de la ceea ce ai spus tu și a spus David, pentru că există unii oameni acolo care ar putea asculta asta sau ne privesc și spun: „O, omule, trebuie să tastesc mult și multe scris."

Ei bine, băieți, știți că eu sunt persoana video și, în lumea de astăzi, cu instrumentele și tot, nu vă îngreunați să vă documentați procesul. Există diferite instrumente de la Loom la Up! Free to Paid, unde poți doar să partajezi prin ecran care sunt lucrurile pe care le faci și să creezi ceea ce spunea Ivana, SOP-uri, proceduri de operare standard. Așa că atunci când este timpul să angajezi sau să externalizezi pentru a construi această echipă virtuală, nu este ca și cum ai aduce pe cineva și este de genul: „Oh, ce să le spun?” Sau „Du-te să citești acest document”.

De multe ori, videoclipurile, mai ales dacă sunt mici și succinte, iar oamenii sunt foarte mult învățători vizuali, au documentația scrisă, așa cum a spus David, dar aș spune, de asemenea, să luați videoclipul și chiar să îl transcrieți. Și dacă trebuie să actualizați un videoclip nou pentru orice actualizări, îl retranscrieți. Dar a avea ambele ajută la abordarea diferitelor modalități pe care le avem. Cred că asta ajută foarte mult când vine vorba de construirea unei echipe virtuale.

Găsirea asistenților virtuali potriviți pentru modul în care lucrați

John Lawson: Bine, deci majoritatea virtualilor mei i-am angajat din Filipine și am folosit OnlineJobs.ph. În regulă? OnlineJobs.ph față de oricare dintre celelalte. Am încercat și altele, dar când a venit vorba de adăugarea efectivă a membrilor completi ai echipei, am găsit că acesta este cel mai bun.

Unul dintre lucrurile pe care le fac, și le-aș sugera tuturor, este că ascund coduri în textul meu pentru anunțul pentru lucrător. Deci, ceea ce vreau să spun prin asta este că, dacă caut un muncitor, voi spune: „Acesta este Jobul #75124”, dar voi pune asta la sfârșit. Trebuie să spuneți jobul #75124 în răspunsul dvs. și astfel voi ști dacă l-au citit sau nu. Pentru că atât de mulți lucrători așa, fie că sunt în cinci sau în orice alt loc, vor licita pentru jobul tău, dar licitează pentru jobul tuturor și nu vor citi deloc descrierea. Deci, dacă ascunzi lucruri mici de genul acesta, acesta este unul dintre lucrurile cheie pe care le fac.

Celălalt, acesta este un lucru esențial, pentru că, așa cum am spus, angajez oameni pentru echipa mea. Aceștia sunt oameni de care vreau să depind. Și așa că pun o întrebare în timpul interviului, spun: „Unde te vezi în următorii trei-cinci ani?” Și pun acea întrebare. Dacă ei răspund la acea întrebare: „Ei bine, mă văd că sunt medic sau dentist după ce îmi termin școala”, nu-ți angajez fundul. Nu asta vreau. Dacă îmi răspunzi: „Văd că sunt lider de echipă și te ajut să-ți dezvolți afacerea”, aceasta este persoana pe care o vreau. Așa că voi vedea lucruri mici ca acestea să văd cu adevărat intenția oamenilor.

Și un alt lucru este că, dacă angajați acești lucrători, cred că este mai bine să angajați un lucrător cu normă întreagă decât un lucrător cu normă parțială, mai ales când vorbiți de Filipine, unde îi plătiți literalmente 20%, chiar și 10% din cât ai plăti unui muncitor american, de ce nu? Dacă le ai, dacă plătești 10% din ele, de ce să le pui cu jumătate de normă? Pune-le cu normă întreagă, ca să aibă... Nu vreau ca oamenii să se afle la lumina lunii. Nu vreau oameni să lucreze pentru doi și trei clienți. Lucrezi pentru mine, lucrezi cu mine. Am nevoie de toată atenția ta.

Brent Leary: Îți dau unul. Fac o mulțime de transcriere și Rev este grozav pentru mine. Ei pot transforma o transcriere de 15 minute în două ore sau mai puțin și este foarte bine făcut. Și asta face parte și din a fi virtual. Nu cunosc persoana care o face, mi-am pus cererea și ei fac potrivirea persoanei care ar fi cea mai potrivită pentru a face acest lucru și ei se ocupă de toate chestiile astea. Deci asta face parte din, consider că Rev este o echipă virtuală, chiar dacă nu este o persoană individuală. Mă ajută să-mi fac treaba.

David Elkins: Sincer, pentru mine, un lucru despre construirea unei echipe virtuale este că dacă va fi o echipă cu normă întreagă în care te aștepți cu adevărat să fie un mediu de oameni foarte coeziv, acesta poate să nu fie un răspuns foarte satisfăcător, dar consider că recomandarea personală este foarte importantă atunci când construiești o echipă virtuală. Dacă angajez pe cineva la nivel local, știu că voi putea să stau cu acea persoană, vom construi o relație. Va exista încredere care se va construi în timp.

Dar atunci când treceți la un proces complet virtual, în special unul care nu este ușor de stabilit valori și valori de referință clare, unde este de genul „Am nevoie să transcrieți 5.000 de cuvinte pe zi”. Este ușor de măsurat. Lucruri care sunt mai greu de măsurat, chiar simt că acea conexiune personală este importantă pentru că a avea un pic din acel raport, având un pic de consecință socială dacă acea persoană ajunge să fie neclintită sau să nu ajungă cu adevărat la locul de muncă.

Cred că pentru acele echipe permanente pe care le construiești, tragerea din rețelele de socializare, rețelele tale de socializare personale, îmi este foarte util. Cele mai de succes angajări la distanță pe care le-am făcut au venit din acea sursă.

Anita Campbell: Știi, noi folosim site-ul nostru web, așa că am recrutat o mulțime de scriitori independenți doar având un link în subsol. Scrie: „Se caută scriitori”. Îl atașați la un formular și apoi îi cereți oamenilor să completeze formularul, doar le cereți câteva informații și îi puteți verifica pe oameni în acest fel. Asta a funcționat foarte bine pentru noi.

Un alt lucru pe care l-am făcut atunci este că am apelat și la liber profesioniștii noștri existenți, așa că, dacă obțineți o persoană care lucrează cu dvs., puteți accesa ei. De exemplu, am avut pe cineva din Etiopia care a scris pentru noi câțiva ani și am vorbit cu el și a spus: „Da, cunosc mai multe persoane și mi-ar plăcea să-i implic.” Și, de fapt, a recrutat alți oameni la nivel local pentru ca noi să ne ajutăm să scriem și să lucrăm la SEO și așa mai departe. Așa că a funcționat foarte, foarte bine.

Gestionarea membrilor echipei virtuale cu software de management de proiect

Gail Gardner: Da, ei bine, lucrez online în întregime de peste 20 de ani și lucrez cu oameni într-o duzină de țări și am avut VA în Filipine și în India. Și cel mai bun mod în care găsesc oameni este să găsesc unul bun și apoi să-mi aducă alți oameni. Pentru că în acele două țări, există companii mari care angajează o grămadă de oameni, îi formează pe o anumită abilitate și apoi, când au contractul cu oricine este încheiat, îi lasă pe toți să plece în același timp. Așa că este destul de ușor pentru tine să obții unul și apoi să-ți spună: „Oh, contractul lor va fi încheiat la ora X. Câte vrei?" Și ridică-le așa.

Și așa găsesc oamenii, dar cel mai bun mod pentru mine este că ei trebuie să comunice așa cum comunic eu. Deci, în cazul meu, nu îmi place e-mailul. Am atât de multe e-mailuri încât îmi explodează capul. Deci trebuie să folosească Skype. Toți oamenii mei cu care lucrez, toți colaboratorii mei și chiar toți clienții mei și toți VA mei, toți folosesc Skype, astfel încât să le pot trimite mesaje și să aștept un răspuns live într-un timp rezonabil. În timp ce am impresia că ai trimis un e-mail cuiva, acesta pică într-o găleată undeva și cine știe dacă îl va vedea vreodată.

Deci asta este pentru mine și folosesc și sisteme de management de proiect. Eu folosesc Trello, folosesc Zoho Connect, folosesc Wrike pentru diferite lucruri. Diferiți oameni și diferite grupuri sunt în diferite sisteme de management de proiect. Și îmi plac sistemele de management de proiect. Dacă nu ați făcut niciodată unul, alegeți mai întâi Trello. Este gratis. Este foarte vizual. Puteți să vă structurați foarte bine procesele și puteți face liste de verificare. La fel ca atunci când primesc o persoană nouă, am o listă de verificare foarte detaliată. Și tot ce fac ei, le voi spune: „Ok, începe-l pe asta. Iată lista ta de verificare. Vreau să verifici în timp ce o faci.” Apoi treceți la următorul. Aceeași listă de verificare este acolo, bifează-o pe măsură ce o faci.

Așa că știu că fac cu adevărat ceea ce le cer, pentru că dacă ei verifică și eu mă duc să verific și ei nu au făcut-o cu adevărat, atunci știu că vom avea un răspuns. -Moment Isus, și ei fie vor învăța să o facă așa cum le cer eu. Asta e o problemă cu care vei întâlni. Ei vor decide doar să nu mai facă așa cum ați cerut și să o facă într-un alt mod, astfel încât să nu puteți delega și să uitați.

CITESTE MAI MULT:

  • Interviuri unu-la-unu

Aceasta face parte din seria de interviuri unu-la-unu cu lideri de gândire. Transcrierea a fost editată pentru publicare. Dacă este un interviu audio sau video, dați clic pe playerul încorporat de mai sus sau abonați-vă prin iTunes sau prin Stitcher.