6 benefícios da contabilidade em nuvem para pequenas empresas explicados

A mudança para a computação em nuvem tem sido uma das tendências tecnológicas mais significativas dos últimos anos. Embora, historicamente, as empresas possuam e operem seus próprios data centers, a quantidade de software de negócios executado em servidores tradicionais deve diminuir para 32% de todos os aplicativos corporativos até 2022, aproximadamente metade do que era em 2019.

Uma solução que vale especialmente a pena explorar é o software de contabilidade em nuvem. A migração para a nuvem pode criar uma série de benefícios para as empresas. Os custos de TI são reduzidos, mais flexibilidade e eficiência são criadas, a segurança melhora, o desempenho é aprimorado e o potencial de inovação e desenvolvimento se expande.

Vamos explorar os fundamentos da contabilidade na nuvem, a diferença entre ela e o software de desktop e quais opções estão disponíveis para você.

O que é contabilidade na nuvem?

A contabilidade em nuvem refere-se a um programa de computador que terceiriza seu armazenamento de dados e cálculos gerais para um sistema ou rede externa.

A nuvem torna os dados e o software acessíveis on-line a qualquer hora, em qualquer lugar, de qualquer dispositivo. O software de contabilidade em nuvem foi projetado para manter seus livros de negócios online, incluindo registros de receitas e despesas, ativos e passivos, todos criptografados para que apenas aqueles com credenciais de login possam visualizar os dados.

Quais são os benefícios de usar um software de contabilidade em nuvem?

Então, quais são os benefícios do software de contabilidade em nuvem? É só escrituração né? Como pode ser muito melhor do que uma planilha ou aplicativo de desktop? Aqui estão alguns dos benefícios que você pode esperar ao investir em contabilidade na nuvem.

1. Acessibilidade

Com o software de contabilidade em nuvem, os proprietários de empresas eliminam a necessidade de lidar com instalações de software demoradas, backups e outras tarefas administrativas. O software agora é acessado pela internet e, por estar na nuvem, você sempre tem a versão mais atualizada.

Os sistemas de contabilidade em nuvem armazenam todas as informações financeiras em um único banco de dados, para que todos na organização trabalhem exatamente com as mesmas informações. Não há mais perda de tempo enquanto as equipes tentam descobrir qual versão de uma planilha está correta.

2. Automação

As plataformas de contabilidade baseadas em nuvem têm a capacidade de automatizar tarefas contábeis e bancárias, reduzindo o trabalho manual. O software pode importar automaticamente transações bancárias e de cartão de crédito, agendar relatórios, pagar assinaturas e lançar transações no livro-razão correto, bem como produzir faturas recorrentes. Ele também pode calcular automaticamente descontos e impostos e sinalizar exceções em que as faturas não correspondem aos pedidos de compra.

Além disso, o software em nuvem pode automatizar os processos de reconciliação. Ele combina transações internas com registros bancários, sinaliza erros e combina faturas recebidas com pagamentos e remessas.

3. Estabilidade

Um único conjunto de dados centralizado e confiável garante consistência em todos os processos contábeis e relatórios financeiros. Isso melhora a precisão eliminando muitas das etapas manuais propensas a erros, como backups regulares de dados, necessários ao usar planilhas. Menos tempo gasto em administração permite que você dedique mais tempo a atividades produtivas que fazem o seu negócio crescer.

4. Escalabilidade

Um dos benefícios mais atraentes da nuvem é a escalabilidade. Os sistemas de contabilidade baseados em desktop geralmente oferecem funcionalidade limitada que sufoca o crescimento dos negócios. E o gerenciamento de finanças com planilhas torna-se difícil à medida que um negócio se expande.

O software de contabilidade abrangente baseado em nuvem pode ser dimensionado e flexível para atender às suas necessidades de negócios. Você pode aumentar ou diminuir os recursos com base na demanda e evitar ter que ajustar manualmente seu sistema contábil. Basta começar com funções básicas de contabilidade e adicionar recursos e usuários à medida que sua empresa cresce.

5. Integração

Muitos provedores de soluções de contabilidade em nuvem oferecem uma infinidade de aplicativos de negócios integrados que compartilham o mesmo banco de dados central. À medida que sua empresa cresce, você pode incorporar ferramentas de software que lidam com quase todos os aspectos do seu negócio. Isso inclui ferramentas que auxiliam no gerenciamento de folha de pagamento e estoque, planejamento de negócios, marketing, comércio eletrônico e muitas outras funções de negócios.

As principais plataformas de contabilidade em nuvem, como o QuickBooks, criaram ecossistemas que incluem centenas de fornecedores. Isso fornece acesso instantâneo a um conjunto de produtos complementares que adicionam funções contábeis especializadas ou automação adicional, como a capacidade de se conectar a plataformas de faturamento e pagamento online.

6. Inovação

Cada negócio é diferente. É vital que você escolha ferramentas que possam ser personalizadas de acordo com as necessidades individuais de sua organização. O software de contabilidade de desktop e as planilhas geralmente limitam sua capacidade de personalizar fluxos de trabalho para atender às suas necessidades específicas. Mas algumas das melhores soluções de contabilidade empresarial na nuvem são especializadas nisso.

Painéis personalizados que dão a cada usuário uma visão rápida de suas métricas mais importantes. Atualizações automatizadas que trazem suas informações contábeis mais recentes. A capacidade de adicionar sua própria marca e terminologia específica da empresa. Esses são apenas alguns dos recursos que você pode esperar encontrar ao aproveitar o software de contabilidade em nuvem.

Quais são as diferenças entre a contabilidade na nuvem e o software de contabilidade tradicional?

Com tantas opções diferentes de software de contabilidade para escolher, pode ser difícil para uma empresa decidir entre online ou desktop. Muitas das principais ofertas entre o software de contabilidade em nuvem e os produtos de contabilidade tradicionais são semelhantes. Ambos os serviços auxiliam na compilação de relatórios de vendas e impostos, rastreamento de estoque e gerenciamento de contas a pagar.

Aqui está o que diferencia a contabilidade na nuvem do software de contabilidade tradicional.

Custo-benefício

Os modelos de preços dos dois modelos de software variam consideravelmente. Para simplificar, geralmente é muito mais caro comprar e gerenciar software de contabilidade de desktop.

Por exemplo, as assinaturas mensais do QuickBooks Online, o software de contabilidade em nuvem mais amplamente reconhecido, oferecem planos entre US$ 25 e US$ 180 por mês. Outras opções online, como o Wave, têm um plano básico gratuito. Enquanto Sage Accounting, Xero e FreshBooks custam cerca de US $ 5 a US $ 10 para seus planos básicos e fornecem planos mais avançados por cerca de US $ 25 a US $ 30 por mês.

Os usuários do QuickBooks Desktop, por outro lado, pagam uma taxa anual de licença de software para instalar o produto em um computador. Isso inclui opções para atualizar a licença com suporte anual incluído. As taxas para desktop variam de US$ 300 a US$ 1.275, dependendo do conjunto de níveis de recursos que você precisa para operar seus negócios com eficiência.

Outras opções de desktop incluem o 50cloud Accounting da Sage, um programa baseado em desktop com suporte em nuvem. O Sage 50cloud começa em $ 340 por ano para Pro Accounting e até $ 876 por ano para Quantum Accounting. Além disso, o software de contabilidade tradicional exige que você suporte redes, servidores e estações de trabalho e pode ser uma despesa considerável em comparação com a computação em nuvem.

Backup e segurança de dados

A segurança dos dados financeiros de uma empresa é fundamental para empresas de qualquer tamanho. A perda de dados importantes pode ser incapacitante e geralmente acontece quando menos se espera.

Ao utilizar um software de contabilidade tradicional, um computador com defeito ou eventos inesperados como um incêndio podem sobrecarregar uma empresa que não está preparada. Os dados também podem ser invadidos ou um dispositivo roubado, deixando-o preso à última atualização de segurança realizada. A transferência de arquivos por e-mail ou por cartão de memória também levanta preocupações de segurança.

O software online geralmente inclui recursos de segurança de dados que fazem backup automático dos dados e, além disso, muitas vezes podem restaurar os dados da empresa para uma data e hora específicas. Alguns usuários de desktop também têm backups automáticos de dados. No entanto, este é normalmente um serviço complementar que vem com um prêmio.

Todo o seu escritório pode queimar e os dispositivos de cada membro da equipe podem ser perdidos ou roubados – e você ainda terá acesso a todos os seus dados. Contido com segurança na nuvem, em vários servidores em vários locais.

Você só precisa acessar um dispositivo habilitado para internet para ter controle total de seus dados novamente. Quanto à segurança, isso é responsabilidade do seu provedor de software de contabilidade em nuvem. Não é apenas do interesse deles garantir que os dados de seus clientes estejam seguros, mas também é seu principal trabalho e conjunto de habilidades.

Disponibilidade e agilidade

A capacidade de usar a tecnologia em nuvem pode ser a diferença mais significativa entre a contabilidade na nuvem e a contabilidade tradicional.

Os usuários de desktop baixam o software em computadores individuais e são obrigados a usar esses computadores para atualizar as informações financeiras. Os dados não podem ser acessados ​​remotamente, pois podem estar na nuvem. Embora isso possa parecer limitante, às vezes pode ser ideal quando a velocidade e a confiabilidade da Internet são uma preocupação.

Os usuários online têm a capacidade de recuperar suas contas de qualquer lugar usando qualquer dispositivo e atualizar as informações em tempo real. A implementação da tecnologia em nuvem permite comunicação e colaboração constantes com os CPAs e reduz a necessidade de criar e compartilhar arquivos individuais ou documentos em papel.

Flexibilidade de usuários

Normalmente, você pode esperar maior flexibilidade com o número de usuários e onde os perfis podem ser acessados ​​ao usar software baseado em nuvem. Os serviços de desktop aproveitam as chaves de ativação exclusivas que se tornam associadas a um dispositivo exclusivo. Uma vez instalado, pode ser difícil acessar a conta em outro lugar sem adquirir licenças adicionais.

Produtos de desktop como QuickBooks Desktop e Sage 50cloud Accounting são instalados exclusivamente em computadores individuais. Os usuários do QuickBooks Desktop Pro podem instalar o produto em três computadores, enquanto o Premier pode ser instalado em até cinco computadores.

Empresas maiores podem adquirir o produto Enterprise para até 40 computadores. O Sage 50cloud suporta um utilizador no seu plano Pro Accounting e até 40 no seu plano Quantum Accounting mais elevado.

Os planos do QuickBooks Online baseados em nuvem têm limites semelhantes de usuários, embora o número seja de 25 usuários para o plano avançado. Outras opções online, como Wave e Sage Accounting, podem suportar usuários ilimitados.

Mantendo e atualizando

O software legado aproveita o código mais antigo, dificultando a atualização dos desenvolvedores. Normalmente, requer um profissional de TI para dar suporte e pode exigir tempo de inatividade durante a execução de uma atualização.

No mundo online, as atualizações automáticas ocorrem tornando-o mais conveniente. Infelizmente, isso pode se tornar confuso para o usuário final ao experimentar alterações na interface do usuário ou nos recursos imprevistos.

Muito poucos fornecedores de terceiros se integram com software legado, muitas vezes optando por integrações de encerramento baseadas em legado. Eventualmente, à medida que o software fica cada vez mais desatualizado, o provedor não oferecerá mais suporte à versão e exigirá uma atualização.

A principal desvantagem de uma solução baseada em nuvem é que você depende muito do fornecedor para manter seus dados, extrair seus dados etc. perda ou redefinir a funcionalidade. Normalmente, existem falhas à prova de falhas para proteger desses tipos de problemas, mas ainda pode ser uma possibilidade.

Perguntas comuns sobre contabilidade na nuvem

Ainda tem dúvidas sobre o software de contabilidade na nuvem? Aqui estão as respostas para algumas das perguntas mais comuns de proprietários de pequenas empresas como você.

Como funciona a contabilidade na nuvem?

Embora semelhante ao software de contabilidade tradicional, local ou auto-instalado, o software de contabilidade em nuvem é hospedado em servidores remotos. Os dados são enviados para a “nuvem”, onde são processados ​​e devolvidos ao usuário. As soluções de contabilidade em nuvem geralmente são oferecidas por meio de um modelo de assinatura em vez de uma licença anual, que fornece acesso instantâneo a novos recursos, atualizações e suporte ao cliente.

A contabilidade na nuvem me economizará dinheiro?

A transição para sistemas de contabilidade em nuvem economizará dinheiro. Isso normalmente leva ao aumento da produtividade e à redução dos custos de hardware, mão de obra e manutenção. Os impactos financeiros das soluções em nuvem são inegáveis ​​e merecem consideração.

Quão difícil é usar o software de contabilidade em nuvem?

O software baseado em nuvem pode ser acessado de qualquer dispositivo com conexão à Internet. O software de contabilidade online mantém os proprietários de pequenas empresas conectados a seus dados e contadores em tempo real. O software de contabilidade, como o QuickBooks Online, pode se integrar a todo um ecossistema de aplicativos de negócios de terceiros. É escalável, econômico e fácil de usar.

O software de contabilidade me poupará tempo?

O benefício do software de contabilidade online é a flexibilidade que ele oferece para administrar seus negócios no trabalho, em casa ou em trânsito. As atualizações de software podem ser entregues de forma mais rápida e eficiente na nuvem, permitindo que você acesse novos recursos instantaneamente sem a preocupação de instalar a versão mais recente do software. Com o software de contabilidade em nuvem, você tem a opção de administrar seus negócios remotamente, de qualquer lugar do mundo.

Exemplos de software de contabilidade em nuvem

Entender a diferença entre software de contabilidade para desktop e nuvem é apenas o primeiro passo. Existem várias opções disponíveis para você escolher que diferem em funcionalidade, recursos e preços. Aqui está um detalhamento do software de contabilidade mais comum para pequenas empresas.

QuickBooks Online

O QuickBooks Online da Intuit é um dos softwares de contabilidade mais comuns usados ​​por pequenas empresas e seus profissionais de contabilidade e impostos. O software é baseado em nuvem e pode ser acessado por meio de um navegador da web ou por meio de um aplicativo móvel.

A assinatura mensal deste software pode ser atualizada à medida que a empresa cresce. Existem muitas opções de personalização com o aplicativo móvel que podem ser usadas para receber pagamentos, revisar relatórios, capturar uma imagem de um recibo e rastrear quilometragem comercial. Para empresas que procuram uma solução de folha de pagamento, o QuickBooks Payroll integra-se totalmente ao QuickBooks Online.

Recursos avançados, como gerenciamento de inventário, rastreamento de tempo, usuários adicionais e orçamento, estão disponíveis em planos de nível superior. Para pequenas empresas baseadas em produtos, Essentials ou Plus terão mais opções de inventário e personalizações. A assinatura avançada é uma nova oferta e fornece relatórios financeiros robustos.

Xero

A Xero oferece três opções de assinatura mensal e um complemento de folha de pagamento de serviço completo: Early, Growing e Established. A opção de folha de pagamento de serviço completo é oferecida pela Gusto por um custo adicional.

O plano Early limita o uso e só permite a entrada de 20 faturas ou cotações e cinco faturas por mês.

Esse plano limitado pode ser adequado para uma microempresa com transações de alto valor, mas apenas algumas por mês, como uma consultoria ou um pequeno provedor de serviços. Os planos Crescente e Estabelecido oferecem faturas e contas ilimitadas. Todos os três planos incluem o Hubdoc, uma solução de captura de faturas e recibos.

FreshBooks

O FreshBooks oferece mais personalizações para faturamento em comparação com outros softwares de contabilidade. Sua função principal é enviar, receber, imprimir e pagar faturas, mas também pode atender às necessidades básicas de contabilidade de uma empresa. Este software de contabilidade torna mais fácil para empresas baseadas em serviços enviar propostas e acompanhar o tempo em projetos e receber pagamentos. Eles oferecem quatro planos: Lite, Plus, Premium e Select.

A principal diferença entre os quatro planos é o número de clientes diferentes que podem ser faturados por mês. No plano Lite, até cinco clientes podem ser faturados por mês. No plano Plus, podem ser faturados até 50 clientes por mês.

No plano Premium, clientes ilimitados podem ser cobrados por mês. O plano Select também não tem limitação no número de clientes que podem ser faturados por mês, mas adiciona recursos exclusivos.

Aceno

Para muitos freelancers ou empresas baseadas em serviços, os recursos gratuitos do Wave provavelmente cobrirão todas as suas necessidades contábeis. Os recursos contábeis fundamentais que a maioria das pequenas empresas precisa, como rastreamento de receitas e despesas, relatórios financeiros, faturamento e digitalização de recibos, estão incluídos neste software gratuito.

Esses recursos podem ser acessados ​​online ou no aplicativo móvel. O processamento de pagamentos do cliente e a folha de pagamento são considerados serviços premium que custam extra, mas todos os recursos de contabilidade, faturamento e relatórios são totalmente gratuitos.

Como escolher o software de contabilidade em nuvem certo

Não existe uma solução de software de contabilidade verdadeiramente melhor para todos. Cada opção inclui recursos exclusivos, funcionalidades, preços e integrações a serem consideradas. Ao começar a revisar suas opções de contabilidade na nuvem, certifique-se de seguir o processo a seguir.

1. Considere suas necessidades e suas habilidades contábeis: pode haver funcionalidades específicas, assistência ou outros recursos que tornam uma solução específica mais atraente. Certifique-se de considerar quais são as necessidades de sua empresa desde o início, bem como quais são realmente suas capacidades de contabilidade.
2. Familiarize-se com aplicativos de negócios baseados em nuvem: vale a pena dedicar um tempo para se familiarizar com os fundamentos do software em nuvem. Especialmente se você está planejando investir em outros produtos, você vai querer ter certeza de que suas escolhas são compatíveis umas com as outras.
3. Mantenha seu orçamento em mente: o preço não deve ser seu fator decisivo imediato, mas deve ser mantido em mente. Dependendo dos recursos, flexibilidade do usuário e compatibilidade, você pode achar que o preço não faz sentido para o que está sendo oferecido.
4. Preste atenção aos recursos complementares: certifique-se de estar ciente do que está incluído no produto principal e do que requer compras adicionais. Você pode descobrir que alguns complementos são benéficos para dimensionar sua operação, enquanto outros precisam ser executados simplesmente.
5. Tome a decisão com a ajuda de seu contador: se você trabalha atualmente com um contador externo, certifique-se de obter informações sobre qual solução ele recomendaria. Eles podem conhecer alguns problemas ou benefícios específicos que não são óbvios em sua revisão inicial.

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