6 Manfaat Akuntansi Cloud untuk Usaha Kecil Dijelaskan

Pergeseran ke komputasi awan telah menjadi salah satu tren teknologi paling signifikan dalam beberapa tahun terakhir. Sementara, secara historis, perusahaan telah memiliki dan mengoperasikan pusat data mereka sendiri, jumlah perangkat lunak bisnis yang berjalan di server tradisional akan menyusut menjadi 32% dari semua aplikasi perusahaan pada tahun 2022, kira-kira setengah dari tahun 2019.

Salah satu solusi yang sangat layak untuk ditelusuri adalah perangkat lunak akuntansi cloud. Pindah ke cloud dapat menciptakan sejumlah manfaat bagi perusahaan. Biaya TI berkurang, lebih banyak fleksibilitas dan efisiensi tercipta, keamanan meningkat, kinerja ditingkatkan, dan potensi inovasi dan pengembangan berkembang.

Mari jelajahi dasar-dasar akuntansi cloud, perbedaan antara itu dan perangkat lunak desktop, dan opsi apa yang tersedia untuk Anda.

Apa itu akuntansi awan?

Akuntansi cloud mengacu pada program komputer yang mengalihdayakan penyimpanan data dan perhitungan umum ke sistem atau jaringan eksternal.

Cloud membuat data dan perangkat lunak dapat diakses secara online kapan saja, di mana saja, dari perangkat apa pun. Perangkat lunak akuntansi cloud dirancang untuk mengelola pembukuan bisnis Anda secara online, termasuk catatan pendapatan dan pengeluaran, aset, dan kewajiban—semuanya dienkripsi sehingga hanya mereka yang memiliki kredensial masuk yang dapat melihat data.

Apa keuntungan menggunakan software akuntansi cloud?

Jadi, apa manfaat dari software akuntansi cloud? Itu hanya pembukuan kan? Bagaimana bisa jauh lebih baik daripada spreadsheet atau aplikasi desktop? Berikut adalah beberapa manfaat yang dapat Anda harapkan ketika Anda berinvestasi dalam akuntansi cloud.

1. Aksesibilitas

Dengan perangkat lunak akuntansi cloud, pemilik bisnis menghilangkan kebutuhan untuk bersaing dengan instalasi perangkat lunak yang memakan waktu, pencadangan, dan tugas administratif lainnya. Perangkat lunak sekarang diakses melalui internet dan, karena berada di awan, Anda selalu memiliki versi terbaru.

Sistem akuntansi cloud menyimpan semua informasi keuangan dalam satu database, sehingga semua orang di organisasi bekerja dari informasi yang sama persis. Tidak ada lagi waktu yang terbuang saat tim mencoba mencari tahu versi spreadsheet mana yang benar.

2. Otomatisasi

Platform akuntansi berbasis cloud memiliki kemampuan untuk mengotomatisasi tugas akuntansi dan perbankan, mengurangi pekerjaan manual. Perangkat lunak ini dapat secara otomatis mengimpor transaksi bank dan kartu kredit, menjadwalkan laporan, membayar langganan, dan memposting transaksi ke buku besar yang benar, serta menghasilkan faktur berulang. Ini juga dapat menghitung diskon dan pajak secara otomatis, dan menandai pengecualian jika faktur tidak sesuai dengan pesanan pembelian.

Selain itu, perangkat lunak cloud dapat mengotomatiskan proses rekonsiliasi. Ini mencocokkan transaksi internal dengan catatan bank, menandai kesalahan, dan mencocokkan faktur yang diterima dengan pembayaran dan pengiriman.

3. Stabilitas

Kumpulan data tunggal, terpusat, dan otoritatif memastikan konsistensi di semua proses akuntansi dan laporan keuangan. Ini meningkatkan akurasi dengan menghilangkan banyak langkah manual yang rawan kesalahan, seperti pencadangan data reguler, yang diperlukan saat menggunakan spreadsheet. Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk administrasi memungkinkan Anda menerapkan lebih banyak waktu untuk aktivitas produktif yang mengembangkan bisnis Anda.

4. Skalabilitas

Salah satu manfaat cloud yang paling menarik adalah skalabilitas. Sistem akuntansi berbasis desktop biasanya menawarkan fungsionalitas terbatas yang menghambat pertumbuhan bisnis. Dan mengelola keuangan dengan spreadsheet menjadi sulit saat bisnis berkembang.

Perangkat lunak akuntansi berbasis cloud yang komprehensif dapat menskalakan dan melenturkan agar sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Anda dapat menambah atau mengurangi sumber daya berdasarkan permintaan dan menghindari penyesuaian sistem akuntansi Anda secara manual. Mulailah dengan fungsi akuntansi dasar dan tambahkan fitur dan pengguna seiring pertumbuhan bisnis Anda.

5. Integrasi

Banyak penyedia solusi akuntansi cloud menawarkan banyak aplikasi bisnis terintegrasi yang berbagi database pusat yang sama. Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, Anda dapat menggabungkan perangkat lunak yang menangani hampir setiap aspek bisnis Anda. Ini termasuk alat-alat yang membantu manajemen penggajian dan inventaris, perencanaan bisnis, pemasaran, eCommerce, dan banyak fungsi bisnis lainnya.

Platform akuntansi cloud terkemuka, seperti QuickBooks, telah membangun ekosistem yang mencakup ratusan pemasok. Ini memberikan akses instan ke rangkaian produk pelengkap yang menambahkan fungsi akuntansi khusus atau otomatisasi tambahan, seperti kemampuan untuk terhubung ke faktur online dan platform pembayaran.

6. Inovasi

Setiap bisnis berbeda. Sangat penting bagi Anda untuk memilih alat yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan individu organisasi Anda. Perangkat lunak dan spreadsheet akuntansi desktop sering membatasi kemampuan Anda untuk menyesuaikan alur kerja agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda. Namun, beberapa solusi akuntansi bisnis cloud terbaik berspesialisasi di dalamnya.

Dasbor yang dipersonalisasi yang memberi setiap pengguna pandangan sekilas tentang metrik terpenting mereka. Pembaruan otomatis yang membawa informasi akuntansi terbaru Anda. Kemampuan untuk menambahkan branding Anda sendiri dan terminologi khusus perusahaan. Ini hanyalah beberapa fitur yang dapat Anda temukan saat memanfaatkan perangkat lunak akuntansi cloud.

Apa perbedaan antara akuntansi cloud dan perangkat lunak akuntansi tradisional?

Dengan begitu banyak pilihan perangkat lunak akuntansi yang berbeda untuk dipilih, bisa jadi sangat sulit bagi perusahaan untuk memutuskan antara online atau desktop. Banyak penawaran inti antara perangkat lunak akuntansi cloud dan produk akuntansi tradisional serupa. Kedua layanan membantu dalam menyusun laporan penjualan dan pajak, melacak inventaris, dan mengelola hutang dagang.

Inilah yang membedakan akuntansi cloud dari perangkat lunak akuntansi tradisional.

Efektivitas biaya

Model harga dari dua model perangkat lunak sangat bervariasi. Sederhananya, seringkali jauh lebih mahal untuk membeli dan mengelola perangkat lunak akuntansi desktop.

Misalnya, langganan bulanan QuickBooks Online, perangkat lunak akuntansi cloud yang paling dikenal luas, menawarkan paket antara $25-$180 setiap bulan. Opsi online lainnya seperti Wave memiliki paket dasar gratis. Sementara Sage Accounting, Xero, dan FreshBooks sekitar $5 hingga $10 untuk paket dasar mereka dan menyediakan paket lanjutan sekitar $25 hingga $30 per bulan.

Pengguna QuickBooks Desktop, di sisi lain, membayar biaya lisensi perangkat lunak tahunan untuk menginstal produk di komputer. Ini termasuk opsi untuk meningkatkan lisensi dengan dukungan tahunan yang disertakan. Biaya untuk Desktop berkisar dari $300 hingga $1.275, tergantung pada set tingkat fitur yang Anda perlukan untuk mengoperasikan bisnis Anda secara efisien.

Pilihan desktop lainnya termasuk Sage's 50cloud Accounting, program berbasis desktop dengan dukungan cloud. Sage 50cloud mulai dari $340 per tahun untuk Pro Accounting dan hingga $876 per tahun untuk Quantum Accounting. Selain itu, perangkat lunak akuntansi tradisional mengharuskan Anda untuk mendukung jaringan, server, dan stasiun kerja dan dapat menjadi biaya yang cukup besar dibandingkan dengan komputasi awan.

Pencadangan dan keamanan data

Keamanan data keuangan perusahaan sangat penting untuk bisnis dari berbagai ukuran. Kehilangan data penting dapat melumpuhkan, dan itu sering terjadi ketika tidak diharapkan.

Saat menggunakan perangkat lunak akuntansi tradisional, komputer yang tidak berfungsi, atau kejadian tak terduga seperti kebakaran dapat membuat bisnis yang tidak siap menjadi kewalahan. Data juga dapat diretas atau perangkat dicuri, membiarkannya menjadi mangsa pembaruan keamanan terakhir yang dilakukan. Mentransfer file melalui email atau melalui memory stick juga menimbulkan masalah keamanan.

Perangkat lunak online umumnya menyertakan fitur keamanan data yang secara otomatis mencadangkan data dan lebih jauh lagi, sering kali data perusahaan dapat dipulihkan ke tanggal dan waktu tertentu. Beberapa pengguna desktop juga memiliki pencadangan data otomatis. Namun, ini biasanya merupakan layanan tambahan yang hadir dengan premium.

Seluruh kantor Anda dapat terbakar dan perangkat setiap anggota staf dapat hilang atau dicuri—dan Anda masih memiliki akses ke semua data Anda. Tertampung dengan aman di cloud, di beberapa server di beberapa lokasi.

Anda hanya perlu menjangkau perangkat yang mendukung internet untuk memiliki kontrol penuh atas data Anda lagi. Adapun keamanan, itu adalah tanggung jawab penyedia perangkat lunak akuntansi cloud Anda. Bukan hanya kepentingan mereka untuk memastikan data klien mereka aman, tetapi juga pekerjaan dan keahlian utama mereka.

Ketersediaan dan kelincahan

Kemampuan untuk menggunakan teknologi cloud mungkin merupakan perbedaan paling signifikan antara akuntansi cloud dan akuntansi tradisional.

Pengguna desktop mengunduh perangkat lunak ke komputer individu dan diharuskan menggunakan komputer tersebut untuk memperbarui informasi keuangan. Data tidak dapat diakses dari jarak jauh karena bisa di cloud. Meskipun hal ini tampak membatasi, terkadang hal ini bisa optimal ketika kecepatan dan keandalan internet menjadi perhatian.

Pengguna online memiliki kemampuan untuk mengambil akun mereka dari mana saja menggunakan perangkat apa pun dan memperbarui informasi secara real-time. Implementasi teknologi cloud memungkinkan komunikasi dan kolaborasi yang konstan dengan CPA dan mengurangi kebutuhan untuk membuat dan berbagi file individual atau dokumen kertas.

Fleksibilitas pengguna

Anda biasanya dapat mengharapkan fleksibilitas yang lebih besar dengan jumlah pengguna dan di mana profil dapat diakses saat menggunakan perangkat lunak berbasis cloud. Layanan desktop memanfaatkan kunci aktivasi unik yang dikaitkan dengan perangkat unik. Setelah diinstal, mungkin sulit untuk mengakses akun di tempat lain tanpa membeli lisensi tambahan.

Produk desktop seperti QuickBooks Desktop dan Sage 50cloud Accounting dipasang secara unik di masing-masing komputer. Pengguna QuickBooks Desktop Pro dapat menginstal produk ke tiga komputer, sementara Premier dapat diinstal hingga lima komputer.

Perusahaan yang lebih besar dapat membeli produk Enterprise hingga 40 komputer. Sage 50cloud mendukung satu pengguna pada paket Pro Accounting dan hingga 40 pengguna pada paket Quantum Accounting tertinggi.

Paket QuickBooks Online berbasis cloud memiliki batasan pengguna yang serupa, meskipun jumlahnya dibatasi hingga 25 pengguna untuk paket lanjutan. Opsi online lainnya, seperti Wave dan Sage Accounting, dapat mendukung pengguna tanpa batas.

Memelihara dan memperbarui

Perangkat lunak lawas memanfaatkan kode yang lebih lama sehingga menyulitkan pengembang untuk memperbarui. Biasanya memerlukan dukungan profesional TI dan mungkin memerlukan waktu henti saat melakukan peningkatan.

Di dunia online, pembaruan otomatis terjadi sehingga lebih nyaman. Sayangnya, hal ini dapat membingungkan pengguna akhir saat mengalami perubahan UI atau fitur yang tidak terduga.

Sangat sedikit vendor pihak ketiga yang akan berintegrasi dengan perangkat lunak lawas yang sering kali memilih untuk menghentikan integrasi yang berbasis lawas. Akhirnya, karena perangkat lunak semakin ketinggalan zaman, penyedia tidak akan lagi mendukung versi tersebut dan memerlukan peningkatan.

Kelemahan utama dari solusi berbasis cloud adalah Anda sangat bergantung pada vendor untuk memelihara data Anda, mengekstrak data Anda, dll. Jika terjadi kesalahan saat meluncurkan pembaruan, ini dapat menyebabkan waktu henti yang tidak terduga, data kehilangan, atau mengatur ulang fungsionalitas. Biasanya ada failsafes untuk melindungi dari masalah semacam ini, tetapi masih bisa menjadi kemungkinan.

Pertanyaan Umum tentang akuntansi cloud

Masih ada pertanyaan tentang software akuntansi cloud? Berikut adalah jawaban atas beberapa pertanyaan paling umum dari pemilik usaha kecil seperti Anda.

Bagaimana cara kerja akuntansi cloud?

Meskipun mirip dengan perangkat lunak akuntansi tradisional, lokal, atau yang dipasang sendiri, perangkat lunak akuntansi cloud dihosting di server jarak jauh. Data dikirim ke “awan”, tempat data diproses dan dikembalikan ke pengguna. Solusi akuntansi cloud biasanya ditawarkan melalui model berlangganan daripada lisensi tahunan, yang menyediakan akses instan ke fitur baru, pembaruan, dan dukungan pelanggan.

Akankah akuntansi cloud menghemat uang saya?

Transisi ke sistem akuntansi cloud akan menghemat uang Anda. Ini biasanya mengarah pada peningkatan produktivitas dan pengurangan biaya perangkat keras, tenaga kerja, dan pemeliharaan. Dampak finansial dari solusi cloud tidak dapat disangkal dan patut dipertimbangkan.

Seberapa sulitkah software akuntansi cloud untuk digunakan?

Perangkat lunak berbasis cloud dapat diakses dari perangkat apa pun dengan koneksi internet. Perangkat lunak akuntansi online membuat pemilik usaha kecil tetap terhubung dengan data dan akuntan mereka secara real-time. Perangkat lunak akuntansi, seperti QuickBooks Online, dapat berintegrasi dengan seluruh ekosistem aplikasi bisnis pihak ketiga. Ini terukur, hemat biaya, dan mudah digunakan.

Apakah software akuntansi akan menghemat waktu saya?

Manfaat perangkat lunak akuntansi online adalah fleksibilitas yang diberikannya untuk menjalankan bisnis Anda dari kantor, rumah, atau saat bepergian. Pembaruan perangkat lunak dapat dikirimkan lebih cepat dan lebih efisien di cloud, memungkinkan Anda mengakses fitur baru secara instan tanpa khawatir menginstal versi terbaru perangkat lunak. Dengan perangkat lunak akuntansi cloud, Anda memiliki opsi untuk menjalankan bisnis Anda dari jarak jauh, dari mana saja di dunia.

Contoh perangkat lunak akuntansi cloud

Memahami perbedaan antara perangkat lunak akuntansi desktop dan cloud hanyalah langkah pertama. Ada beberapa opsi yang tersedia untuk Anda pilih yang berbeda dalam fungsi, fitur, dan harga. Berikut adalah rincian perangkat lunak akuntansi yang paling umum untuk usaha kecil.

QuickBooks Online

QuickBooks Online Intuit adalah salah satu perangkat lunak akuntansi paling umum yang digunakan oleh usaha kecil dan profesional pembukuan dan pajak mereka. Perangkat lunak ini berbasis cloud dan dapat diakses melalui browser web atau melalui aplikasi seluler.

Langganan bulanan untuk perangkat lunak ini dapat ditingkatkan seiring pertumbuhan bisnis. Ada banyak opsi penyesuaian dengan aplikasi seluler yang dapat digunakan untuk menerima pembayaran, meninjau laporan, mengambil gambar tanda terima, dan melacak jarak tempuh bisnis. Untuk bisnis yang mencari solusi penggajian, QuickBooks Payroll sepenuhnya terintegrasi dengan QuickBooks Online.

Fitur lanjutan seperti manajemen inventaris, pelacakan waktu, pengguna tambahan, dan penganggaran tersedia dalam paket tingkat yang lebih tinggi. Untuk bisnis kecil berbasis produk, Essentials atau Plus akan memiliki lebih banyak opsi untuk inventaris dan penyesuaian. Langganan Lanjutan adalah penawaran baru dan menyediakan pelaporan keuangan yang kuat.

Xero

Xero menawarkan tiga opsi berlangganan bulanan dan add-on penggajian layanan lengkap: Awal, Tumbuh, dan Didirikan. Opsi penggajian layanan lengkap ditawarkan melalui Gusto dengan biaya tambahan.

Paket Awal membatasi penggunaan dan hanya mengizinkan entri untuk 20 faktur atau kutipan dan lima tagihan per bulan.

Paket terbatas ini mungkin cocok untuk bisnis mikro dengan transaksi tiket tinggi, tetapi hanya beberapa per bulan, seperti konsultan atau penyedia layanan kecil. Baik paket Tumbuh dan Terbentuk menawarkan faktur dan tagihan tanpa batas. Ketiga paket tersebut termasuk Hubdoc, solusi pengambilan tagihan dan tanda terima.

Buku Segar

FreshBooks menawarkan lebih banyak penyesuaian untuk faktur dibandingkan dengan perangkat lunak akuntansi lainnya. Fungsi utamanya adalah mengirim, menerima, mencetak, dan membayar faktur, tetapi juga dapat memenuhi kebutuhan pembukuan dasar bisnis. Perangkat lunak akuntansi ini memudahkan bisnis berbasis layanan untuk mengirim proposal dan melacak waktu pada proyek, dan menerima pembayaran. Mereka menawarkan empat paket: Lite, Plus, Premium, dan Select.

Perbedaan utama antara keempat paket tersebut adalah jumlah klien berbeda yang diizinkan untuk ditagih per bulan. Dalam paket Lite, hingga lima klien dapat ditagih per bulan. Dalam paket Plus, hingga 50 klien dapat ditagih per bulan.

Dalam paket Premium, klien tanpa batas dapat ditagih per bulan. Paket Pilih juga tidak memiliki batasan jumlah klien yang dapat ditagih per bulan tetapi menambahkan fitur unik.

Melambai

Bagi banyak pekerja lepas atau bisnis berbasis layanan, fitur gratis Wave kemungkinan akan mencakup semua kebutuhan akuntansi mereka. Fitur akuntansi dasar yang dibutuhkan sebagian besar usaha kecil, seperti pelacakan pendapatan dan pengeluaran, pelaporan keuangan, pembuatan faktur, dan tanda terima pemindaian, semuanya disertakan dengan perangkat lunak gratis ini.

Fitur-fitur ini dapat diakses secara online atau di aplikasi seluler. Pemrosesan pembayaran pelanggan dan penggajian dianggap sebagai layanan premium yang memerlukan biaya tambahan, tetapi semua fitur pembukuan, faktur, dan pelaporan sepenuhnya gratis.

Bagaimana memilih perangkat lunak akuntansi cloud yang tepat

Tidak ada solusi perangkat lunak akuntansi terbaik untuk semua orang. Setiap opsi mencakup fitur unik, fungsionalitas, harga, dan integrasi untuk dipertimbangkan. Saat Anda mulai meninjau pilihan akuntansi cloud Anda, pastikan untuk mengerjakan proses berikut.

1. Pertimbangkan kebutuhan dan keterampilan akuntansi Anda: Mungkin ada fungsi, bantuan, atau fitur khusus lainnya yang menyebabkan solusi spesifik menjadi lebih menarik. Pastikan Anda mempertimbangkan apa kebutuhan bisnis Anda sejak dini, serta kemampuan akuntansi Anda sebenarnya.
2. Kenali aplikasi bisnis berbasis cloud: Sebaiknya luangkan waktu untuk membiasakan diri Anda dengan dasar-dasar perangkat lunak cloud. Terutama jika Anda berencana berinvestasi di produk lain, Anda pasti ingin memastikan bahwa pilihan Anda kompatibel satu sama lain.
3. Ingatlah anggaran Anda: Harga tidak boleh menjadi faktor penentu langsung Anda, tetapi harus diingat. Bergantung pada fitur, fleksibilitas pengguna, dan kompatibilitas—Anda mungkin menemukan bahwa titik harga tidak masuk akal untuk apa yang ditawarkan.
4. Perhatikan fitur tambahan: Pastikan Anda mengetahui apa yang dimasukkan ke dalam produk utama dan apa yang memerlukan pembelian tambahan. Anda mungkin menemukan bahwa beberapa add-on bermanfaat untuk menskalakan operasi Anda, sementara yang lain hanya perlu dijalankan.
5. Buat keputusan dengan bantuan akuntan Anda: Jika saat ini Anda bekerja dengan akuntan eksternal, pastikan Anda mendapatkan wawasan mereka tentang solusi apa yang akan mereka rekomendasikan. Mereka mungkin mengetahui beberapa masalah atau manfaat khusus yang tidak terlihat jelas pada tinjauan awal Anda.

Hubungkan LivePlan dengan solusi akuntansi cloud

Apakah Anda sudah menjadi pengguna LivePlan? Atau mempertimbangkan LivePlan untuk kebutuhan perencanaan bisnis dan pengelolaan keuangan Anda? Tahukah Anda bahwa ada beberapa solusi cloud accounting yang terintegrasi langsung dengan LivePlan?

Dengan akun QuickBooks atau Xero, Anda dapat dengan mudah menyinkronkan data keuangan Anda. Ini akan membantu Anda membuat anggaran dan perkiraan awal, segera memperbarui skenario perkiraan Anda, dan membandingkan kinerja Anda dengan tolok ukur industri.

LivePlan bekerja dengan lancar dengan solusi akuntansi ini. Ini meningkatkan kemampuan Anda untuk melacak kinerja keuangan Anda terhadap rencana Anda dan membuat keputusan cerdas berdasarkan data. Jelajahi bagaimana LivePlan dengan QuickBooks atau Xero dapat membantu Anda mengelola bisnis dengan lebih baik, mengejar pendanaan, dan pada akhirnya melacak dan meningkatkan kesehatan bisnis Anda.