6 ประโยชน์ของการบัญชีบนคลาวด์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กอธิบาย

การเปลี่ยนไปใช้คลาวด์คอมพิวติ้งเป็นหนึ่งในแนวโน้มด้านเทคโนโลยีที่สำคัญที่สุดในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ในอดีต บริษัทต่างๆ ต่างเป็นเจ้าของและดำเนินการศูนย์ข้อมูลของตนเอง จำนวนซอฟต์แวร์ธุรกิจที่ทำงานบนเซิร์ฟเวอร์แบบเดิมถูกตั้งค่าให้หดตัวลงเหลือ 32% ของแอปพลิเคชันระดับองค์กรทั้งหมดภายในปี 2565 หรือประมาณครึ่งหนึ่งของปี 2019

โซลูชันหนึ่งที่ควรค่าแก่การสำรวจเป็นพิเศษคือซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ การย้ายไปยังระบบคลาวด์สามารถสร้างประโยชน์มากมายให้กับบริษัท ลดต้นทุนด้านไอที สร้างความยืดหยุ่นและประสิทธิภาพมากขึ้น ปรับปรุงความปลอดภัย เพิ่มประสิทธิภาพ และขยายศักยภาพของนวัตกรรมและการพัฒนา

มาสำรวจพื้นฐานของการบัญชีบนคลาวด์ ความแตกต่างระหว่างบัญชีกับซอฟต์แวร์เดสก์ท็อป และตัวเลือกที่คุณสามารถใช้ได้

การบัญชีบนคลาวด์คืออะไร?

การบัญชีบนคลาวด์หมายถึงโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่จ้างการจัดเก็บข้อมูลภายนอกและการคำนวณทั่วไปไปยังระบบหรือเครือข่ายภายนอก

คลาวด์ทำให้ข้อมูลและซอฟต์แวร์เข้าถึงได้ทางออนไลน์ทุกที่ทุกเวลาจากทุกอุปกรณ์ ซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ออกแบบมาเพื่อรักษาหนังสือธุรกิจของคุณทางออนไลน์ รวมถึงบันทึกรายได้และค่าใช้จ่าย สินทรัพย์ และหนี้สิน—ทั้งหมดได้รับการเข้ารหัสเพื่อให้เฉพาะผู้ที่มีข้อมูลรับรองการเข้าสู่ระบบเท่านั้นที่สามารถดูข้อมูลได้

การใช้ซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์มีประโยชน์อย่างไร

แล้วซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์มีประโยชน์อย่างไร? มันเป็นเพียงการทำบัญชีใช่มั้ย? จะดีกว่าสเปรดชีตหรือแอปพลิเคชันเดสก์ท็อปได้อย่างไร นี่คือประโยชน์บางส่วนที่คุณคาดหวังได้เมื่อคุณลงทุนในการบัญชีบนระบบคลาวด์

1. การเข้าถึง

ด้วยซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ เจ้าของธุรกิจไม่จำเป็นต้องต่อสู้กับการติดตั้งซอฟต์แวร์ที่ใช้เวลานาน การสำรองข้อมูล และงานการดูแลระบบอื่นๆ ขณะนี้มีการเข้าถึงซอฟต์แวร์ผ่านทางอินเทอร์เน็ต และเนื่องจากอยู่ในระบบคลาวด์ คุณจึงมีเวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ

ระบบบัญชีบนคลาวด์เก็บข้อมูลทางการเงินทั้งหมดไว้ในฐานข้อมูลเดียว ดังนั้นทุกคนในองค์กรจึงทำงานจากข้อมูลเดียวกันทุกประการ ไม่มีการเสียเวลาอีกต่อไปในขณะที่ทีมพยายามหาว่าเวอร์ชันของสเปรดชีตที่ถูกต้อง

2. ระบบอัตโนมัติ

แพลตฟอร์มการบัญชีบนคลาวด์มีความสามารถในการทำให้งานบัญชีและการธนาคารเป็นไปโดยอัตโนมัติ ลดการทำงานด้วยตนเอง ซอฟต์แวร์สามารถนำเข้าธุรกรรมธนาคารและบัตรเครดิต กำหนดเวลารายงาน ชำระค่าสมัครสมาชิก และลงรายการบัญชีไปยังบัญชีแยกประเภทที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ ตลอดจนสร้างใบแจ้งหนี้ที่เกิดซ้ำ นอกจากนี้ยังอาจคำนวณส่วนลดและภาษีโดยอัตโนมัติ และตั้งค่าสถานะข้อยกเว้นที่ใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกับใบสั่งซื้อ

นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์ระบบคลาวด์ยังสามารถทำให้กระบวนการกระทบยอดเป็นไปโดยอัตโนมัติ จับคู่ธุรกรรมภายในกับบันทึกของธนาคาร ตั้งค่าสถานะข้อผิดพลาด และจับคู่ใบแจ้งหนี้ที่ได้รับกับการชำระเงินและการจัดส่ง

3. ความมั่นคง

ชุดข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงชุดเดียวช่วยให้มั่นใจถึงความสอดคล้องในกระบวนการทางบัญชีและรายงานทางการเงินทั้งหมด วิธีนี้ช่วยปรับปรุงความแม่นยำโดยขจัดขั้นตอนที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองซึ่งมักเกิดข้อผิดพลาด เช่น การสำรองข้อมูลปกติ ซึ่งจำเป็นเมื่อใช้สเปรดชีต เวลาที่ใช้ในการบริหารน้อยลงช่วยให้คุณใช้เวลามากขึ้นกับกิจกรรมการผลิตที่ขยายธุรกิจของคุณ

4. ความสามารถในการปรับขนาด

ประโยชน์ที่น่าสนใจที่สุดประการหนึ่งของคลาวด์คือความสามารถในการปรับขนาด ระบบบัญชีบนเดสก์ท็อปมักมีฟังก์ชันการทำงานที่จำกัดซึ่งขัดขวางการเติบโตของธุรกิจ และการจัดการด้านการเงินด้วยสเปรดชีตจะไม่สะดวกเมื่อธุรกิจขยายตัว

ซอฟต์แวร์บัญชีบนระบบคลาวด์ที่ครอบคลุมสามารถปรับขนาดและยืดหยุ่นเพื่อให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ คุณสามารถเพิ่มหรือลดทรัพยากรตามความต้องการ และไม่ต้องปรับระบบบัญชีของคุณด้วยตนเอง เพียงเริ่มต้นด้วยฟังก์ชันการบัญชีพื้นฐาน และเพิ่มคุณสมบัติและผู้ใช้เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น

5. บูรณาการ

ผู้ให้บริการโซลูชันการบัญชีบนระบบคลาวด์หลายรายเสนอแอปพลิเคชันทางธุรกิจแบบบูรณาการจำนวนมากที่ใช้ฐานข้อมูลกลางเดียวกัน เมื่อบริษัทของคุณเติบโตขึ้น คุณสามารถรวมเครื่องมือซอฟต์แวร์ที่จัดการธุรกิจของคุณได้เกือบทุกด้าน ซึ่งรวมถึงเครื่องมือต่างๆ ที่ช่วยในการจัดการบัญชีเงินเดือนและสินค้าคงคลัง การวางแผนธุรกิจ การตลาด อีคอมเมิร์ซ และฟังก์ชันทางธุรกิจอื่นๆ อีกมากมาย

แพลตฟอร์มการบัญชีบนคลาวด์ชั้นนำ เช่น QuickBooks ได้สร้างระบบนิเวศที่มีซัพพลายเออร์หลายร้อยราย ซึ่งช่วยให้เข้าถึงชุดผลิตภัณฑ์เสริมได้ทันทีที่เพิ่มฟังก์ชันการบัญชีเฉพาะทางหรือระบบอัตโนมัติเพิ่มเติม เช่น ความสามารถในการเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มการออกใบแจ้งหนี้และการชำระเงินออนไลน์

6. นวัตกรรม

ทุกธุรกิจมีความแตกต่างกัน จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณต้องเลือกเครื่องมือที่สามารถปรับแต่งให้เข้ากับความต้องการส่วนบุคคลขององค์กรของคุณได้ ซอฟต์แวร์บัญชีเดสก์ท็อปและสเปรดชีตมักจะจำกัดความสามารถของคุณในการปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณ แต่โซลูชันการบัญชีธุรกิจระบบคลาวด์ที่ดีที่สุดบางตัวเชี่ยวชาญในเรื่องนี้

แดชบอร์ดส่วนบุคคลที่ให้มุมมองโดยย่อของตัวชี้วัดที่สำคัญที่สุดของพวกเขาแก่ผู้ใช้แต่ละคน การอัปเดตอัตโนมัติที่นำข้อมูลการบัญชีล่าสุดของคุณ ความสามารถในการเพิ่มแบรนด์ของคุณเองและคำศัพท์เฉพาะบริษัท นี่เป็นเพียงคุณสมบัติบางส่วนที่คุณคาดว่าจะพบเมื่อใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์

ซอฟต์แวร์บัญชีแบบคลาวด์และซอฟต์แวร์บัญชีแบบเดิมต่างกันอย่างไร

ด้วยตัวเลือกซอฟต์แวร์การบัญชีที่แตกต่างกันมากมายให้เลือก บริษัทจึงอาจตัดสินใจได้ยากระหว่างออนไลน์หรือเดสก์ท็อป ข้อเสนอหลักหลายอย่างระหว่างซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์และผลิตภัณฑ์การบัญชีแบบเดิมมีความคล้ายคลึงกัน บริการทั้งสองช่วยในการรวบรวมรายงานการขายและภาษี การติดตามสินค้าคงคลัง และการจัดการบัญชีเจ้าหนี้

นี่คือสิ่งที่ทำให้การบัญชีบนคลาวด์แตกต่างจากซอฟต์แวร์การบัญชีแบบดั้งเดิม

ลดค่าใช้จ่าย

โมเดลราคาของซอฟต์แวร์ทั้งสองรุ่นมีความแตกต่างกันอย่างมาก พูดง่ายๆ ก็คือ การซื้อและจัดการซอฟต์แวร์บัญชีเดสก์ท็อปมักจะมีราคาแพงกว่ามาก

ตัวอย่างเช่น การสมัครรับข้อมูลรายเดือน QuickBooks Online ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์บัญชีบนระบบคลาวด์ที่เป็นที่รู้จักมากที่สุด มีแผนให้บริการระหว่าง $25-$180 ต่อเดือน ตัวเลือกออนไลน์อื่นๆ เช่น Wave มีแผนพื้นฐานฟรี ในขณะที่ Sage Accounting, Xero และ FreshBooks มีราคาประมาณ $5 ถึง $10 สำหรับแผนพื้นฐานและมีแผนขั้นสูงเพิ่มเติมในราคาประมาณ $25 ถึง $30 ต่อเดือน

ในทางกลับกัน ผู้ใช้ QuickBooks Desktop จะจ่ายค่าธรรมเนียมใบอนุญาตซอฟต์แวร์รายปีเพื่อติดตั้งผลิตภัณฑ์บนคอมพิวเตอร์ ซึ่งรวมถึงตัวเลือกในการอัปเกรดใบอนุญาตพร้อมการสนับสนุนรายปี ค่าธรรมเนียมสำหรับเดสก์ท็อปมีตั้งแต่ 300 ถึง 1,275 ดอลลาร์ ขึ้นอยู่กับชุดคุณสมบัติที่คุณต้องการเพื่อดำเนินธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ

ตัวเลือกเดสก์ท็อปอื่นๆ ได้แก่ 50cloud Accounting ของ Sage ซึ่งเป็นโปรแกรมบนเดสก์ท็อปที่รองรับระบบคลาวด์ Sage 50cloud เริ่มต้นที่ $340 ต่อปีสำหรับ Pro Accounting และสูงถึง $876 ต่อปีสำหรับ Quantum Accounting นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์การบัญชีแบบดั้งเดิมต้องการให้คุณสนับสนุนเครือข่าย เซิร์ฟเวอร์ และเวิร์กสเตชัน และอาจมีค่าใช้จ่ายสูงเมื่อเทียบกับคลาวด์คอมพิวติ้ง

การสำรองข้อมูลและการรักษาความปลอดภัย

ความปลอดภัยของข้อมูลทางการเงินของบริษัทเป็นสิ่งสำคัญสำหรับธุรกิจทุกขนาด การสูญเสียข้อมูลสำคัญอาจทำให้หมดอำนาจ และมักเกิดขึ้นเมื่อมีความคาดหวังน้อยที่สุด

เมื่อใช้ซอฟต์แวร์บัญชีแบบเดิม คอมพิวเตอร์ทำงานผิดปกติ หรือเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น ไฟไหม้ อาจครอบงำธุรกิจที่ไม่ได้เตรียมตัวไว้ ข้อมูลอาจถูกแฮ็กหรืออุปกรณ์ถูกขโมย โดยปล่อยให้เป็นเหยื่อของการอัปเดตความปลอดภัยล่าสุดที่ดำเนินการ การถ่ายโอนไฟล์ทางอีเมลหรือผ่านเมมโมรี่สติ๊กยังทำให้เกิดความกังวลด้านความปลอดภัยอีกด้วย

ซอฟต์แวร์ออนไลน์โดยทั่วไปมีคุณลักษณะด้านความปลอดภัยของข้อมูลที่สำรองข้อมูลโดยอัตโนมัติ และยังสามารถกู้คืนข้อมูลของบริษัทเป็นวันที่และเวลาที่กำหนดได้ ผู้ใช้เดสก์ท็อปบางรายยังมีการสำรองข้อมูลอัตโนมัติอีกด้วย อย่างไรก็ตาม นี่เป็นบริการเสริมที่มาพร้อมกับของพรีเมียม

สำนักงานทั้งหมดของคุณอาจถูกไฟไหม้และอุปกรณ์ของพนักงานทุกคนอาจสูญหายหรือถูกขโมย และคุณยังคงสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดของคุณได้ อยู่ในระบบคลาวด์อย่างปลอดภัยบนเซิร์ฟเวอร์หลายเครื่องในหลายตำแหน่ง

คุณเพียงแค่ต้องเข้าถึงอุปกรณ์ที่เปิดใช้งานอินเทอร์เน็ตเพื่อควบคุมข้อมูลของคุณได้อย่างสมบูรณ์อีกครั้ง สำหรับการรักษาความปลอดภัยนั้นเป็นความรับผิดชอบของผู้ให้บริการซอฟต์แวร์บัญชีคลาวด์ของคุณ ไม่เพียงแต่ในความสนใจของพวกเขาที่จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลของลูกค้ามีความปลอดภัยเท่านั้น แต่ยังเป็นงานหลักและทักษะของพวกเขาอีกด้วย

ความพร้อมใช้งานและความคล่องตัว

ความสามารถในการใช้เทคโนโลยีคลาวด์อาจเป็นความแตกต่างที่สำคัญที่สุดระหว่างการบัญชีบนคลาวด์และการบัญชีแบบเดิม

ผู้ใช้เดสก์ท็อปดาวน์โหลดซอฟต์แวร์ลงในคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่อง และจำเป็นต้องใช้คอมพิวเตอร์เหล่านั้นในการอัปเดตข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลไม่สามารถเข้าถึงได้จากระยะไกลเนื่องจากสามารถอยู่ในระบบคลาวด์ได้ แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูเหมือนจำกัด แต่บางครั้งอาจเหมาะสมที่สุดเมื่อความเร็วอินเทอร์เน็ตและความน่าเชื่อถือเป็นปัญหา

ผู้ใช้ออนไลน์สามารถดึงข้อมูลบัญชีได้จากทุกที่โดยใช้อุปกรณ์ใดก็ได้และอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์ การใช้เทคโนโลยีคลาวด์ช่วยให้สามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันกับ CPA ได้อย่างต่อเนื่อง และลดความจำเป็นในการสร้างและแบ่งปันไฟล์หรือเอกสารแต่ละไฟล์

ความยืดหยุ่นของผู้ใช้

โดยทั่วไป คุณสามารถคาดหวังความยืดหยุ่นได้มากขึ้นด้วยจำนวนผู้ใช้และตำแหน่งที่สามารถเข้าถึงโปรไฟล์ได้เมื่อใช้ซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์ บริการเดสก์ท็อปใช้ประโยชน์จากคีย์การเปิดใช้งานเฉพาะที่เชื่อมโยงกับอุปกรณ์เฉพาะ เมื่อติดตั้งแล้ว อาจเป็นเรื่องยากที่จะเข้าถึงบัญชีที่อื่นโดยไม่ต้องซื้อใบอนุญาตเพิ่มเติม

ผลิตภัณฑ์เดสก์ท็อป เช่น QuickBooks Desktop และ Sage 50cloud Accounting ได้รับการติดตั้งในคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องโดยเฉพาะ ผู้ใช้ QuickBooks Desktop Pro สามารถติดตั้งผลิตภัณฑ์ลงในคอมพิวเตอร์ได้ 3 เครื่อง ขณะที่ Premier สามารถติดตั้งได้บนคอมพิวเตอร์ไม่เกิน 5 เครื่อง

บริษัทขนาดใหญ่สามารถซื้อผลิตภัณฑ์ Enterprise สำหรับคอมพิวเตอร์ได้ถึง 40 เครื่อง Sage 50cloud รองรับผู้ใช้หนึ่งรายในแผน Pro Accounting และสูงสุด 40 คนในแผน Quantum Accounting สูงสุด

แผน QuickBooks Online บนระบบคลาวด์มีข้อ จำกัด ที่คล้ายกันสำหรับผู้ใช้ แม้ว่าจำนวนผู้ใช้สูงสุด 25 คนสำหรับแผนขั้นสูง ตัวเลือกออนไลน์อื่นๆ เช่น Wave และ Sage Accounting สามารถรองรับผู้ใช้ได้ไม่จำกัด

การบำรุงรักษาและการปรับปรุง

ซอฟต์แวร์รุ่นเก่าใช้ประโยชน์จากโค้ดที่เก่ากว่า ทำให้นักพัฒนาอัปเดตได้ยาก โดยทั่วไปต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีในการสนับสนุนและอาจต้องหยุดทำงานขณะทำการอัปเกรด

ในโลกออนไลน์ มีการอัพเดทอัตโนมัติทำให้สะดวกยิ่งขึ้น น่าเสียดายที่อาจสร้างความสับสนให้กับผู้ใช้เมื่อประสบกับ UI หรือการเปลี่ยนแปลงคุณสมบัติที่ไม่คาดคิด

ผู้จำหน่ายบุคคลที่สามเพียงไม่กี่รายจะรวมเข้ากับซอฟต์แวร์รุ่นเก่าซึ่งมักจะเลือกใช้การผสานรวมพระอาทิตย์ตกที่อิงตามระบบเดิม ในที่สุด เมื่อซอฟต์แวร์ล้าสมัยมากขึ้น ผู้ให้บริการจะไม่รองรับเวอร์ชันนี้อีกต่อไปและจำเป็นต้องอัปเกรด

ข้อเสียหลักของโซลูชันบนระบบคลาวด์คือคุณต้องพึ่งพาผู้ขายเพื่อรักษาข้อมูลของคุณ ดึงข้อมูลของคุณ ฯลฯ หากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้นระหว่างการเปิดตัวการอัปเดต อาจนำไปสู่การหยุดทำงานโดยไม่คาดคิด ข้อมูล สูญเสียหรือรีเซ็ตฟังก์ชันการทำงาน โดยทั่วไปจะมีระบบป้องกันความผิดพลาดเพื่อป้องกันปัญหาเหล่านี้ แต่ก็ยังมีความเป็นไปได้

คำถามทั่วไปเกี่ยวกับการบัญชีบนคลาวด์

หากคุณยังมีข้อสงสัยใดๆ เกี่ยวกับซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ ต่อไปนี้คือคำตอบของคำถามที่พบบ่อยที่สุดบางส่วนจากเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเช่นคุณ

การบัญชีบนคลาวด์ทำงานอย่างไร

แม้ว่าจะคล้ายกับซอฟต์แวร์การบัญชีแบบดั้งเดิม ในองค์กร หรือแบบติดตั้งเอง ซอฟต์แวร์บัญชีบนระบบคลาวด์จะโฮสต์อยู่บนเซิร์ฟเวอร์ระยะไกล ข้อมูลจะถูกส่งไปยัง "คลาวด์" ซึ่งจะมีการประมวลผลและส่งคืนให้กับผู้ใช้ โซลูชันการบัญชีบนคลาวด์มักนำเสนอผ่านรูปแบบการสมัครใช้งาน แทนที่จะเป็นใบอนุญาตรายปี ซึ่งให้การเข้าถึงคุณลักษณะใหม่ การอัปเดต และการสนับสนุนลูกค้าในทันที

การบัญชีบนคลาวด์จะช่วยฉันประหยัดเงินได้หรือไม่?

การเปลี่ยนไปใช้ระบบบัญชีบนคลาวด์จะช่วยให้คุณประหยัดเงิน โดยทั่วไปจะนำไปสู่การเพิ่มผลผลิตและลดต้นทุนด้านฮาร์ดแวร์ แรงงาน และค่าบำรุงรักษา ผลกระทบทางการเงินของโซลูชันระบบคลาวด์เป็นสิ่งที่ปฏิเสธไม่ได้และควรค่าแก่การพิจารณา

ซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ใช้งานยากแค่ไหน?

ซอฟต์แวร์บนคลาวด์สามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์ใดๆ ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์ช่วยให้เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเชื่อมต่อกับข้อมูลและนักบัญชีในแบบเรียลไทม์ ซอฟต์แวร์การบัญชี เช่น QuickBooks Online สามารถผสานรวมกับระบบนิเวศทั้งหมดของแอปธุรกิจบุคคลที่สาม ปรับขนาดได้ คุ้มค่า และใช้งานง่าย

ซอฟต์แวร์บัญชีจะช่วยฉันประหยัดเวลาได้หรือไม่?

ประโยชน์ของซอฟต์แวร์บัญชีออนไลน์คือความยืดหยุ่นที่ทำให้คุณสามารถดำเนินธุรกิจได้จากที่ทำงาน ที่บ้าน หรือระหว่างเดินทาง การอัปเดตซอฟต์แวร์สามารถจัดส่งได้เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในระบบคลาวด์ ช่วยให้คุณเข้าถึงคุณลักษณะใหม่ได้ทันทีโดยไม่ต้องกังวลเรื่องการติดตั้งซอฟต์แวร์เวอร์ชันล่าสุด ด้วยซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ คุณมีตัวเลือกในการดำเนินธุรกิจของคุณจากระยะไกล จากทุกที่ในโลก

ตัวอย่างซอฟต์แวร์บัญชีคลาวด์

การทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างซอฟต์แวร์บัญชีเดสก์ท็อปและคลาวด์เป็นเพียงขั้นตอนแรก มีตัวเลือกมากมายให้คุณเลือกซึ่งแตกต่างกันในด้านการทำงาน คุณลักษณะ และราคา นี่คือรายละเอียดของซอฟต์แวร์การบัญชีที่ใช้บ่อยที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

QuickBooks ออนไลน์

QuickBooks Online ของ Intuit เป็นหนึ่งในซอฟต์แวร์การบัญชีที่ใช้กันทั่วไปโดยธุรกิจขนาดเล็กและผู้เชี่ยวชาญด้านการทำบัญชีและภาษี ซอฟต์แวร์นี้ทำงานบนคลาวด์และสามารถเข้าถึงได้ผ่านเว็บเบราว์เซอร์หรือผ่านแอพมือถือ

การสมัครสมาชิกรายเดือนสำหรับซอฟต์แวร์นี้สามารถอัพเกรดได้เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น มีตัวเลือกการปรับแต่งมากมายสำหรับแอพมือถือที่สามารถใช้เพื่อรับการชำระเงิน ตรวจสอบรายงาน ถ่ายภาพใบเสร็จ และติดตามระยะธุรกิจ สำหรับธุรกิจที่กำลังมองหาโซลูชันการจ่ายเงินเดือน QuickBooks Payroll จะรวมเข้ากับ QuickBooks Online อย่างสมบูรณ์

ฟีเจอร์ขั้นสูง เช่น การจัดการสินค้าคงคลัง การติดตามเวลา ผู้ใช้เพิ่มเติม และการจัดทำงบประมาณมีอยู่ในแผนระดับสูง สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ใช้ผลิตภัณฑ์เป็นหลัก Essentials หรือ Plus จะมีตัวเลือกเพิ่มเติมสำหรับสินค้าคงคลังและการปรับแต่ง การสมัครสมาชิกขั้นสูงเป็นข้อเสนอใหม่และให้การรายงานทางการเงินที่แข็งแกร่ง

Xero

Xero เสนอตัวเลือกการสมัครสมาชิกรายเดือนสามแบบและส่วนเสริมการจ่ายเงินเดือนเต็มรูปแบบ: ก่อนกำหนด เติบโต และจัดตั้งขึ้น ตัวเลือกบัญชีเงินเดือนแบบบริการเต็มรูปแบบมีให้บริการผ่าน Gusto โดยมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

แผน Early จะจำกัดการใช้งานและอนุญาตให้ป้อนใบแจ้งหนี้หรือใบเสนอราคา 20 รายการและใบเรียกเก็บเงิน 5 รายการต่อเดือนเท่านั้น

แผนจำกัดนี้อาจเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีธุรกรรมตั๋วสูง แต่เพียงไม่กี่ต่อเดือน เช่น ที่ปรึกษาหรือผู้ให้บริการขนาดเล็ก ทั้งแผนการเติบโตและแผนก่อตั้งมีใบแจ้งหนี้และใบเรียกเก็บเงินไม่จำกัด แผนทั้งสามประกอบด้วย Hubdoc โซลูชันการเก็บใบเรียกเก็บเงินและใบเสร็จ

FreshBooks

FreshBooks นำเสนอการปรับแต่งเพิ่มเติมสำหรับการออกใบแจ้งหนี้เมื่อเปรียบเทียบกับซอฟต์แวร์การบัญชีอื่นๆ หน้าที่หลักของมันคือการส่ง รับ พิมพ์ และจ่ายใบแจ้งหนี้ แต่ก็สามารถดูแลความต้องการการทำบัญชีพื้นฐานของธุรกิจได้เช่นกัน ซอฟต์แวร์การบัญชีนี้ช่วยให้ธุรกิจที่ให้บริการส่งข้อเสนอและติดตามเวลาในโครงการและรับเงินได้ง่ายขึ้น พวกเขาเสนอแผนสี่แผน: Lite, Plus, Premium และ Select

ความแตกต่างหลักระหว่างแผนสี่แผนคือจำนวนลูกค้าที่แตกต่างกันซึ่งได้รับอนุญาตให้เรียกเก็บเงินต่อเดือน ในแผน Lite สามารถเรียกเก็บเงินลูกค้าได้สูงสุดห้ารายต่อเดือน ในแผน Plus สามารถเรียกเก็บเงินลูกค้าได้มากถึง 50 รายต่อเดือน

ในแผนพรีเมียม ลูกค้าสามารถเรียกเก็บเงินได้ไม่จำกัดต่อเดือน แผน Select ยังไม่มีการจำกัดจำนวนลูกค้าที่สามารถเรียกเก็บเงินต่อเดือน แต่เพิ่มคุณสมบัติเฉพาะ

คลื่น

สำหรับฟรีแลนซ์หรือธุรกิจที่ให้บริการเป็นหลัก ฟีเจอร์ฟรีของ Wave จะครอบคลุมความต้องการด้านบัญชีทั้งหมดของพวกเขา ฟีเจอร์การบัญชีพื้นฐานที่ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่ต้องการ เช่น การติดตามรายได้และค่าใช้จ่าย การรายงานทางการเงิน การออกใบแจ้งหนี้ และการสแกนใบเสร็จรับเงิน ทั้งหมดรวมอยู่ในซอฟต์แวร์ฟรีนี้

คุณสมบัติเหล่านี้สามารถเข้าถึงได้ทางออนไลน์หรือบนแอพมือถือ การประมวลผลการชำระเงินของลูกค้าและบัญชีเงินเดือนถือเป็นบริการระดับพรีเมียมที่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม แต่ฟีเจอร์การทำบัญชี การออกใบแจ้งหนี้ และการรายงานทั้งหมดนั้นฟรีทั้งหมด

วิธีเลือกซอฟต์แวร์บัญชีบนคลาวด์ที่เหมาะสม

ไม่มีโซลูชันซอฟต์แวร์การบัญชีที่ดีที่สุดสำหรับทุกคนอย่างแท้จริง ทุกตัวเลือกมีคุณลักษณะเฉพาะ ฟังก์ชันการทำงาน ราคา และการผสานรวมที่ต้องพิจารณา เมื่อคุณเริ่มตรวจสอบตัวเลือกการบัญชีบนคลาวด์ อย่าลืมดำเนินการตามกระบวนการต่อไปนี้

1. พิจารณาความต้องการและทักษะทางบัญชีของคุณ: อาจมีฟังก์ชัน ความช่วยเหลือ หรือคุณลักษณะอื่นๆ ที่ทำให้โซลูชันเฉพาะมีความน่าสนใจยิ่งขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้พิจารณาว่าธุรกิจของคุณต้องการอะไรตั้งแต่เนิ่นๆ รวมถึงความสามารถทางบัญชีที่แท้จริงของคุณ
2. ทำความคุ้นเคยกับแอปพลิเคชันทางธุรกิจบนระบบคลาวด์: ควรสละเวลาเพื่อทำความคุ้นเคยกับพื้นฐานของซอฟต์แวร์ระบบคลาวด์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณกำลังวางแผนที่จะลงทุนในผลิตภัณฑ์อื่นๆ คุณจะต้องแน่ใจว่าตัวเลือกของคุณเข้ากันได้
3. คำนึงถึงงบประมาณของคุณ: ราคาไม่ควรเป็นปัจจัยในการตัดสินใจทันที แต่ควรคำนึงถึง ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติ ความยืดหยุ่นของผู้ใช้ และความเข้ากันได้ คุณอาจพบว่าจุดราคาไม่สมเหตุสมผลสำหรับสิ่งที่นำเสนอ
4. ใส่ใจกับคุณสมบัติเสริม: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าสิ่งใดถูกรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์หลักและสิ่งใดที่ต้องมีการซื้อเพิ่มเติม คุณอาจพบว่าส่วนเสริมบางอย่างมีประโยชน์สำหรับการปรับขนาดการทำงานของคุณ ในขณะที่ส่วนเสริมอื่นๆ จำเป็นต้องเรียกใช้
5. ตัดสินใจด้วยความช่วยเหลือจากนักบัญชีของคุณ: หากปัจจุบันคุณทำงานกับนักบัญชีภายนอก คุณต้องแน่ใจว่าคุณได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับโซลูชันที่พวกเขาจะแนะนำ พวกเขาอาจทราบปัญหาหรือประโยชน์บางอย่างที่ไม่ชัดเจนในการตรวจทานครั้งแรกของคุณ

เชื่อมต่อ LivePlan กับโซลูชันการบัญชีบนคลาวด์

คุณเป็นผู้ใช้ LivePlan แล้วหรือยัง? หรือพิจารณา LivePlan สำหรับการวางแผนธุรกิจและความต้องการด้านการจัดการทางการเงินของคุณ? คุณรู้หรือไม่ว่ามีโซลูชันการบัญชีบนคลาวด์หลายตัวที่รวมเข้ากับ LivePlan โดยตรง

ด้วยบัญชี QuickBooks หรือ Xero คุณสามารถซิงค์ข้อมูลทางการเงินของคุณได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้จะช่วยคุณสร้างงบประมาณเริ่มต้นและการคาดการณ์ อัปเดตสถานการณ์การคาดการณ์ของคุณทันที และเปรียบเทียบประสิทธิภาพของคุณกับการเปรียบเทียบอุตสาหกรรม

LivePlan ทำงานได้อย่างราบรื่นกับโซลูชันการบัญชีเหล่านี้ ยกระดับความสามารถของคุณในการติดตามประสิทธิภาพทางการเงินเทียบกับแผนของคุณ และทำการตัดสินใจที่ชาญฉลาดและขับเคลื่อนด้วยข้อมูล สำรวจว่า LivePlan กับ QuickBooks หรือ Xero สามารถช่วยให้คุณจัดการธุรกิจ แสวงหาเงินทุน และติดตามและปรับปรุงธุรกิจของคุณในท้ายที่สุดได้อย่างไร