6 avantages de la comptabilité cloud pour les petites entreprises expliqués

Le passage au cloud computing a été l'une des tendances technologiques les plus importantes de ces dernières années. Alors que, historiquement, les entreprises possédaient et exploitaient leurs propres centres de données, la quantité de logiciels d'entreprise exécutés sur des serveurs traditionnels devrait diminuer à 32 % de toutes les applications d'entreprise d'ici 2022, soit environ la moitié de ce qu'elle était en 2019.

Une solution qui mérite particulièrement d'être explorée est le logiciel de comptabilité cloud. Le passage au cloud peut créer une multitude d'avantages pour les entreprises. Les coûts informatiques sont réduits, plus de flexibilité et d'efficacité sont créées, la sécurité s'améliore, les performances sont renforcées et le potentiel d'innovation et de développement se développe.

Explorons les bases de la comptabilité cloud, la différence entre celle-ci et les logiciels de bureau, et les options qui s'offrent à vous.

Qu'est-ce que la comptabilité cloud ?

La comptabilité cloud fait référence à un programme informatique qui externalise son stockage de données et ses calculs généraux vers un système ou un réseau externe.

Le cloud rend les données et les logiciels accessibles en ligne à tout moment, n'importe où, depuis n'importe quel appareil. Le logiciel de comptabilité dans le cloud est conçu pour maintenir vos livres d'affaires en ligne, y compris les registres des revenus et des dépenses, des actifs et des passifs, le tout crypté afin que seuls ceux qui disposent d'identifiants de connexion puissent afficher les données.

Quels sont les avantages d'utiliser un logiciel de comptabilité cloud ?

Alors, quels sont les avantages d'un logiciel de comptabilité cloud ? C'est juste de la comptabilité non ? Comment cela peut-il être bien meilleur qu'un tableur ou une application de bureau ? Voici quelques-uns des avantages auxquels vous pouvez vous attendre lorsque vous investissez dans la comptabilité cloud.

1. Accessibilité

Avec le logiciel de comptabilité cloud, les propriétaires d'entreprise n'ont plus besoin de faire face à des installations de logiciels, des sauvegardes et d'autres tâches administratives chronophages. Le logiciel est désormais accessible via Internet et, comme il se trouve dans le cloud, vous disposez toujours de la version la plus récente.

Les systèmes de comptabilité cloud stockent toutes les informations financières dans une seule base de données, de sorte que tout le monde dans l'organisation travaille exactement à partir des mêmes informations. Il n'y a plus de temps perdu pendant que les équipes essaient de déterminer quelle version d'une feuille de calcul est correcte.

2. Automatisation

Les plates-formes comptables basées sur le cloud ont la capacité d'automatiser les tâches comptables et bancaires, réduisant ainsi le travail manuel. Le logiciel peut importer automatiquement des transactions bancaires et de carte de crédit, programmer des rapports, payer des abonnements et publier des transactions dans le bon livre, ainsi que produire des factures récurrentes. Il peut également calculer automatiquement les remises et les taxes, et signaler les exceptions où les factures ne correspondent pas aux bons de commande.

De plus, les logiciels cloud peuvent automatiser les processus de rapprochement. Il associe les transactions internes aux enregistrements bancaires, signale les erreurs et associe les factures reçues aux paiements et aux expéditions.

3. Stabilité

Un ensemble de données unique, central et faisant autorité garantit la cohérence de tous les processus comptables et rapports financiers. Cela améliore la précision en éliminant de nombreuses étapes manuelles sujettes aux erreurs, telles que les sauvegardes de données régulières, requises lors de l'utilisation de feuilles de calcul. Moins de temps consacré à l'administration vous permet de consacrer plus de temps aux activités productives qui font croître votre entreprise.

4. Évolutivité

L'évolutivité est l'un des avantages les plus attrayants du cloud. Les systèmes de comptabilité sur ordinateur offrent généralement des fonctionnalités limitées qui étouffent la croissance de l'entreprise. Et la gestion des finances avec des feuilles de calcul devient difficile à gérer à mesure que l'entreprise se développe.

Un logiciel de comptabilité complet basé sur le cloud peut évoluer et s'adapter pour répondre aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez augmenter ou diminuer les ressources en fonction de la demande et éviter d'avoir à ajuster manuellement votre système comptable. Commencez simplement par les fonctions comptables de base et ajoutez des fonctionnalités et des utilisateurs au fur et à mesure que votre entreprise se développe.

5. Intégration

De nombreux fournisseurs de solutions de comptabilité cloud proposent une multitude d'applications métier intégrées qui partagent la même base de données centrale. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit, vous pouvez incorporer des outils logiciels qui gèrent presque tous les aspects de votre entreprise. Cela inclut des outils qui aident à la gestion de la paie et des stocks, à la planification des activités, au marketing, au commerce électronique et à de nombreuses autres fonctions commerciales.

Les principales plates-formes de comptabilité cloud, comme QuickBooks, ont construit des écosystèmes qui incluent des centaines de fournisseurs. Cela donne un accès instantané à une suite de produits complémentaires qui ajoutent des fonctions comptables spécialisées ou une automatisation supplémentaire, comme la possibilité de se connecter à des plateformes de facturation et de paiement en ligne.

6. Innovation

Chaque entreprise est différente. Il est essentiel que vous choisissiez des outils pouvant être personnalisés en fonction des besoins individuels de votre organisation. Les logiciels de comptabilité de bureau et les feuilles de calcul limitent souvent votre capacité à personnaliser les flux de travail pour répondre à vos besoins spécifiques. Mais certaines des meilleures solutions de comptabilité d'entreprise en nuage s'y spécialisent.

Des tableaux de bord personnalisés qui donnent à chaque utilisateur une vue d'ensemble de ses métriques les plus importantes. Mises à jour automatisées qui apportent vos informations comptables les plus récentes. La possibilité d'ajouter votre propre image de marque et une terminologie spécifique à l'entreprise. Ce ne sont là que quelques-unes des fonctionnalités que vous pouvez vous attendre à trouver lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité cloud.

Quelles sont les différences entre la comptabilité cloud et les logiciels de comptabilité traditionnels ?

Avec autant d'options de logiciels de comptabilité parmi lesquelles choisir, il peut être difficile pour une entreprise de choisir entre en ligne ou sur ordinateur. De nombreuses offres de base entre les logiciels de comptabilité cloud et les produits de comptabilité traditionnels sont similaires. Les deux services aident à compiler les ventes et les rapports fiscaux, à suivre les stocks et à gérer les comptes fournisseurs.

Voici ce qui distingue la comptabilité cloud des logiciels de comptabilité traditionnels.

Rentabilité

Les modèles de tarification des deux modèles de logiciels varient considérablement. Pour le dire simplement, il est souvent beaucoup plus coûteux d'acheter et de gérer un logiciel de comptabilité de bureau.

Par exemple, les abonnements mensuels à QuickBooks Online, le logiciel de comptabilité cloud le plus largement reconnu, proposent des forfaits allant de 25 à 180 dollars par mois. D'autres options en ligne comme Wave ont un plan gratuit de base. Alors que Sage Accounting, Xero et FreshBooks coûtent environ 5 à 10 dollars pour leurs plans de base et proposent des plans plus avancés pour environ 25 à 30 dollars par mois.

Les utilisateurs de QuickBooks Desktop, quant à eux, paient des frais de licence annuels pour installer le produit sur un ordinateur. Cela inclut des options pour mettre à niveau la licence avec un support annuel inclus. Les frais pour Desktop varient de 300 $ à 1 275 $, selon le niveau de fonctionnalités dont vous avez besoin pour exploiter efficacement votre entreprise.

Parmi les autres choix de bureau, citons 50cloud Accounting de Sage, un programme basé sur le bureau avec prise en charge du cloud. Sage 50cloud commence à 340 $ par an pour la comptabilité professionnelle et jusqu'à 876 $ par an pour la comptabilité quantique. De plus, les logiciels de comptabilité traditionnels vous obligent à prendre en charge les réseaux, les serveurs et les postes de travail et peuvent représenter une dépense considérable par rapport au cloud computing.

Sauvegarde et sécurité des données

La sécurité des données financières d'une entreprise est essentielle pour les entreprises de toute taille. La perte de données importantes peut être paralysante, et cela se produit souvent au moment où on s'y attend le moins.

Lors de l'utilisation d'un logiciel de comptabilité traditionnel, un ordinateur défectueux ou des événements inattendus comme un incendie peuvent submerger une entreprise qui n'est pas préparée. Les données peuvent également être piratées ou un appareil volé, le laissant en proie à la dernière mise à jour de sécurité effectuée. Le transfert de fichiers par e-mail ou via une clé USB pose également des problèmes de sécurité.

Les logiciels en ligne incluent généralement des fonctionnalités de sécurité des données qui sauvegardent automatiquement les données et peuvent en outre souvent restaurer les données de l'entreprise à une date et une heure spécifiques. Certains utilisateurs de bureau disposent également de sauvegardes automatiques des données. Cependant, il s'agit généralement d'un service complémentaire fourni avec une prime.

L'ensemble de votre bureau pourrait être incendié et les appareils de chaque membre du personnel pourraient être perdus ou volés, et vous auriez toujours accès à toutes vos données. En toute sécurité dans le cloud, sur plusieurs serveurs à plusieurs endroits.

Il vous suffit d'atteindre un appareil connecté à Internet pour avoir à nouveau le contrôle total de vos données. Quant à la sécurité, c'est la responsabilité de votre fournisseur de logiciel de comptabilité cloud. Il n'est pas seulement dans leur intérêt de s'assurer que les données de leurs clients sont sécurisées, c'est aussi leur travail principal et leurs compétences.

Disponibilité et agilité

La possibilité d'utiliser la technologie cloud peut être la différence la plus significative entre la comptabilité cloud et la comptabilité traditionnelle.

Les utilisateurs de bureau téléchargent des logiciels sur des ordinateurs individuels et doivent utiliser ces ordinateurs pour mettre à jour les informations financières. Les données ne sont pas accessibles à distance comme elles peuvent l'être dans le cloud. Bien que cela puisse sembler limité, cela peut parfois être optimal lorsque la vitesse et la fiabilité d'Internet sont un problème.

Les utilisateurs en ligne ont la possibilité de récupérer leurs comptes de n'importe où à l'aide de n'importe quel appareil et de mettre à jour les informations en temps réel. La mise en œuvre de la technologie cloud permet une communication et une collaboration constantes avec les CPA et réduit le besoin de créer et de partager des fichiers individuels ou des documents papier.

Flexibilité des utilisateurs

Vous pouvez généralement vous attendre à une plus grande flexibilité avec le nombre d'utilisateurs et l'accès aux profils lorsque vous utilisez un logiciel basé sur le cloud. Les services de bureau exploitent des clés d'activation uniques qui sont associées à un appareil unique. Une fois installé, il peut être difficile d'accéder au compte ailleurs sans acheter de licences supplémentaires.

Les produits de bureau tels que QuickBooks Desktop et Sage 50cloud Comptabilité sont installés de manière unique sur des ordinateurs individuels. Les utilisateurs de QuickBooks Desktop Pro peuvent installer le produit sur trois ordinateurs, tandis que Premier peut être installé sur un maximum de cinq ordinateurs.

Les grandes entreprises peuvent acheter le produit Enterprise pour un maximum de 40 ordinateurs. Sage 50cloud prend en charge un utilisateur sur son plan de comptabilité Pro et jusqu'à 40 sur son plan de comptabilité Quantum le plus élevé.

Les plans QuickBooks en ligne basés sur le cloud ont des limites similaires pour les utilisateurs, bien que le nombre plafonne à 25 utilisateurs pour le plan avancé. D'autres options en ligne, telles que Wave et Sage Accounting, peuvent prendre en charge un nombre illimité d'utilisateurs.

Maintenance et mise à jour

Les logiciels hérités exploitent un code plus ancien, ce qui rend difficile la mise à jour pour les développeurs. Il nécessite généralement un professionnel de l'informatique pour l'assistance et peut nécessiter un temps d'arrêt lors de l'exécution d'une mise à niveau.

Dans le monde en ligne, les mises à jour automatiques se produisent, ce qui le rend plus pratique. Cela peut malheureusement devenir déroutant pour l'utilisateur final lorsqu'il rencontre des changements d'interface utilisateur ou de fonctionnalités imprévus.

Très peu de fournisseurs tiers s'intégreront aux logiciels hérités, optant souvent pour des intégrations obsolètes basées sur l'héritage. Finalement, à mesure que le logiciel devient obsolète, le fournisseur ne prendra plus en charge la version et nécessitera une mise à niveau.

Le principal inconvénient d'une solution basée sur le cloud est que vous dépendez vraiment du fournisseur pour gérer vos données, extraire vos données, etc. Si quelque chose ne va pas de leur côté lors du déploiement d'une mise à jour, cela peut entraîner des temps d'arrêt imprévus, perte ou réinitialisation de la fonctionnalité. Il existe généralement des sécurités pour se protéger de ce genre de problèmes, mais cela peut toujours être une possibilité.

Questions fréquentes sur la comptabilité cloud

Vous avez encore des questions sur le logiciel de comptabilité cloud ? Voici les réponses à certaines des questions les plus fréquemment posées par les propriétaires de petites entreprises comme vous.

Comment fonctionne la comptabilité cloud ?

Bien que similaire aux logiciels de comptabilité traditionnels, sur site ou auto-installés, les logiciels de comptabilité cloud sont hébergés sur des serveurs distants. Les données sont envoyées dans « le cloud », où elles sont traitées et renvoyées à l'utilisateur. Les solutions de comptabilité cloud sont généralement proposées via un modèle d'abonnement plutôt qu'une licence annuelle, qui offre un accès instantané aux nouvelles fonctionnalités, aux mises à jour et au support client.

La comptabilité cloud me permettra-t-elle d'économiser de l'argent ?

La transition vers des systèmes de comptabilité cloud vous fera économiser de l'argent. Cela conduit généralement à une productivité accrue et à une réduction des coûts de matériel, de main-d'œuvre et de maintenance. Les impacts financiers des solutions cloud sont indéniables et méritent d'être pris en considération.

À quel point un logiciel de comptabilité cloud est-il difficile à utiliser ?

Les logiciels basés sur le cloud sont accessibles depuis n'importe quel appareil disposant d'une connexion Internet. Un logiciel de comptabilité en ligne permet aux propriétaires de petites entreprises de rester connectés à leurs données et à leurs comptables en temps réel. Les logiciels de comptabilité, comme QuickBooks Online, peuvent s'intégrer à tout un écosystème d'applications professionnelles tierces. Il est évolutif, rentable et facile à utiliser.

Un logiciel de comptabilité me fera-t-il gagner du temps ?

L'avantage d'un logiciel de comptabilité en ligne est la flexibilité qu'il vous offre pour gérer votre entreprise depuis le travail, la maison ou en déplacement. Les mises à jour logicielles peuvent être livrées plus rapidement et plus efficacement dans le cloud, ce qui vous permet d'accéder instantanément aux nouvelles fonctionnalités sans vous soucier d'installer la dernière version du logiciel. Avec le logiciel de comptabilité cloud, vous avez la possibilité de gérer votre entreprise à distance, de n'importe où dans le monde.

Exemples de logiciels de comptabilité cloud

Comprendre la différence entre les logiciels de comptabilité de bureau et cloud n'est que la première étape. Vous avez le choix entre plusieurs options qui diffèrent par leurs fonctionnalités, leurs fonctionnalités et leurs prix. Voici une liste des logiciels de comptabilité les plus courants pour les petites entreprises.

QuickBooks en ligne

QuickBooks Online d'Intuit est l'un des logiciels de comptabilité les plus couramment utilisés par les petites entreprises et leurs professionnels de la comptabilité et de la fiscalité. Le logiciel est basé sur le cloud et est accessible via un navigateur Web ou via une application mobile.

L'abonnement mensuel à ce logiciel peut être mis à niveau au fur et à mesure que l'entreprise se développe. Il existe de nombreuses options de personnalisation avec l'application mobile qui peuvent être utilisées pour recevoir des paiements, examiner des rapports, capturer une image d'un reçu et suivre le kilométrage professionnel. Pour les entreprises à la recherche d'une solution de paie, QuickBooks Payroll s'intègre entièrement à QuickBooks Online.

Des fonctionnalités avancées telles que la gestion des stocks, le suivi du temps, les utilisateurs supplémentaires et la budgétisation sont disponibles dans les plans de niveau supérieur. Pour les petites entreprises basées sur les produits, Essentials ou Plus auront plus d'options pour l'inventaire et les personnalisations. L'abonnement Advanced est une nouvelle offre et fournit des rapports financiers fiables.

Xéro

Xero propose trois options d'abonnement mensuel et un module complémentaire de paie à service complet : Early, Growing et Established. L'option de paie à service complet est proposée par Gusto moyennant des frais supplémentaires.

Le plan Early limite l'utilisation et n'autorise l'entrée que pour 20 factures ou devis et cinq factures par mois.

Ce plan limité peut convenir à une micro-entreprise avec des transactions coûteuses, mais seulement quelques-unes par mois, comme un consultant ou un petit fournisseur de services. Les plans Growing et Established offrent tous deux des factures et des factures illimitées. Les trois plans incluent Hubdoc, une solution de capture de factures et de reçus.

FreshBooks

FreshBooks offre plus de personnalisations pour la facturation par rapport aux autres logiciels de comptabilité. Sa fonction principale est d'envoyer, de recevoir, d'imprimer et de payer des factures, mais il peut également prendre en charge les besoins comptables de base d'une entreprise. Ce logiciel de comptabilité permet aux entreprises de services d'envoyer plus facilement des propositions, de suivre le temps consacré aux projets et de recevoir des paiements. Ils proposent quatre forfaits : Lite, Plus, Premium et Select.

La principale différence entre les quatre plans est le nombre de clients différents autorisés à être facturés par mois. Dans le plan Lite, jusqu'à cinq clients peuvent être facturés par mois. Dans le plan Plus, jusqu'à 50 clients peuvent être facturés par mois.

Dans le plan Premium, les clients illimités peuvent être facturés par mois. Le plan Select n'a pas non plus de limite sur le nombre de clients pouvant être facturés par mois, mais ajoute des fonctionnalités uniques.

Vague

Pour de nombreux indépendants ou entreprises de services, les fonctionnalités gratuites de Wave couvriront probablement tous leurs besoins comptables. Les fonctionnalités comptables fondamentales dont la plupart des petites entreprises ont besoin, telles que le suivi des revenus et des dépenses, les rapports financiers, la facturation et la numérisation des reçus, sont toutes incluses dans ce logiciel gratuit.

Ces fonctionnalités sont accessibles en ligne ou sur l'application mobile. Le traitement des paiements des clients et la paie sont considérés comme des services premium qui coûtent plus cher, mais toutes les fonctionnalités de comptabilité, de facturation et de reporting sont entièrement gratuites.

Comment choisir le bon logiciel de comptabilité cloud

Il n'y a pas vraiment de meilleure solution logicielle de comptabilité pour tout le monde. Chaque option comprend des fonctionnalités, des fonctionnalités, des prix et des intégrations uniques à prendre en compte. Lorsque vous commencez à revoir vos choix de comptabilité cloud, assurez-vous de suivre le processus suivant.

1. Tenez compte de vos besoins et de vos compétences en comptabilité : il peut y avoir des fonctionnalités, une assistance ou d'autres fonctionnalités spécifiques qui rendent une solution spécifique plus attrayante. Assurez-vous de prendre en compte dès le début les besoins de votre entreprise, ainsi que vos capacités comptables réelles.
2. Familiarisez-vous avec les applications d'entreprise basées sur le cloud : cela vaut la peine de prendre le temps de vous familiariser avec les bases des logiciels cloud. Surtout si vous envisagez d'investir dans d'autres produits, vous voudrez vous assurer que vos choix sont compatibles les uns avec les autres.
3. Gardez votre budget à l'esprit : le prix ne devrait pas être votre facteur décisif immédiat, mais il doit être gardé à l'esprit. En fonction des fonctionnalités, de la flexibilité de l'utilisateur et de la compatibilité, vous constaterez peut-être que le prix n'a pas de sens pour ce qui est proposé.
4. Faites attention aux fonctionnalités complémentaires : assurez-vous que vous savez ce qui est intégré au produit principal et ce qui nécessite des achats supplémentaires. Vous constaterez peut-être que certains modules complémentaires sont bénéfiques pour faire évoluer votre opération, tandis que d'autres doivent simplement fonctionner.
5. Prenez la décision avec l'aide de votre comptable : si vous travaillez actuellement avec un comptable externe, assurez-vous d'avoir son avis sur la solution qu'il recommanderait. Ils peuvent connaître certains problèmes ou avantages spécifiques qui ne sont pas évidents lors de votre examen initial.

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