Объяснение 6 преимуществ облачного учета для малого бизнеса

Переход к облачным вычислениям был одной из самых значительных технологических тенденций последних нескольких лет. Хотя исторически компании владели собственными центрами обработки данных и управляли ими, к 2022 году количество делового программного обеспечения, работающего на традиционных серверах, сократится до 32% всех корпоративных приложений, что примерно вдвое меньше, чем в 2019 году.

Одним из решений, которое особенно стоит изучить, является программное обеспечение для облачного учета. Переход в облако может создать множество преимуществ для компаний. Затраты на ИТ снижаются, создается больше гибкости и эффективности, повышается безопасность, повышается производительность, а потенциал для инноваций и развития расширяется.

Давайте изучим основы облачного учета, разницу между ним и программным обеспечением для настольных компьютеров и какие варианты вам доступны.

Что такое облачный учет?

Облачный учет относится к компьютерной программе, которая передает хранение данных и общие вычисления внешней системе или сети.

Облако делает данные и программное обеспечение доступными онлайн в любое время, в любом месте и с любого устройства. Программное обеспечение для облачного учета предназначено для ведения ваших деловых книг в Интернете, включая записи о доходах и расходах, активах и обязательствах — все зашифровано, поэтому только те, у кого есть учетные данные для входа в систему, могут просматривать данные.

Каковы преимущества использования облачного программного обеспечения для бухгалтерского учета?

Итак, каковы преимущества программного обеспечения для облачного учета? Это просто бухгалтерия, да? Как это может быть намного лучше, чем электронная таблица или настольное приложение? Вот несколько преимуществ, которые вы можете ожидать, инвестируя в облачный учет.

1. Доступность

С помощью облачного программного обеспечения для бухгалтерского учета владельцы бизнеса избавляются от необходимости заниматься трудоемкой установкой программного обеспечения, резервным копированием и другими административными задачами. Доступ к программному обеспечению теперь осуществляется через Интернет, а поскольку оно находится в облаке, у вас всегда будет самая последняя версия.

Облачные системы учета хранят всю финансовую информацию в единой базе данных, поэтому все в организации работают с одной и той же информацией. Больше не нужно тратить время, пока команды пытаются выяснить, какая версия электронной таблицы является правильной.

2. Автоматизация

Облачные бухгалтерские платформы позволяют автоматизировать бухгалтерские и банковские задачи, сокращая ручную работу. Программное обеспечение может автоматически импортировать банковские транзакции и транзакции по кредитным картам, планировать отчеты, оплачивать подписки и размещать транзакции в нужной бухгалтерской книге, а также создавать повторяющиеся счета. Он также может автоматически рассчитывать скидки и налоги и помечать исключения, когда счета-фактуры не соответствуют заказам на покупку.

Кроме того, облачное программное обеспечение может автоматизировать процессы согласования. Он сопоставляет внутренние транзакции с банковскими записями, отмечает ошибки и сопоставляет полученные счета с платежами и отгрузками.

3. Стабильность

Единый центральный достоверный набор данных обеспечивает согласованность всех процессов бухгалтерского учета и финансовых отчетов. Это повышает точность за счет устранения многих подверженных ошибкам ручных операций, таких как регулярное резервное копирование данных, необходимых при использовании электронных таблиц. Меньше времени, затрачиваемого на администрирование, позволяет уделять больше времени продуктивной деятельности, которая способствует развитию вашего бизнеса.

4. Масштабируемость

Одним из наиболее привлекательных преимуществ облака является масштабируемость. Настольные бухгалтерские системы обычно предлагают ограниченную функциональность, которая сдерживает рост бизнеса. А управление финансами с помощью электронных таблиц становится громоздким по мере расширения бизнеса.

Комплексное облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета можно масштабировать и настраивать в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Вы можете увеличивать или уменьшать ресурсы в зависимости от спроса и избегать ручной настройки вашей системы учета. Просто начните с базовых функций учета и добавляйте функции и пользователей по мере роста вашего бизнеса.

5. Интеграция

Многие поставщики решений для облачного учета предлагают множество интегрированных бизнес-приложений, которые используют одну и ту же центральную базу данных. По мере роста вашей компании вы можете внедрять программные инструменты, которые охватывают практически все аспекты вашего бизнеса. Это включает в себя инструменты, которые помогают в управлении заработной платой и запасами, бизнес-планировании, маркетинге, электронной коммерции и многих других бизнес-функциях.

Ведущие платформы облачного учета, такие как QuickBooks, создали экосистемы, включающие сотни поставщиков. Это обеспечивает мгновенный доступ к набору дополнительных продуктов, которые добавляют специализированные бухгалтерские функции или дополнительную автоматизацию, например, возможность подключения к онлайн-выставлению счетов и платежным платформам.

6. Инновации

Каждый бизнес отличается. Крайне важно выбирать инструменты, которые можно настроить в соответствии с индивидуальными потребностями вашей организации. Бухгалтерское программное обеспечение для настольных ПК и электронные таблицы часто ограничивают ваши возможности по настройке рабочих процессов в соответствии с вашими конкретными потребностями. Но некоторые из лучших облачных решений для бухгалтерского учета специализируются на этом.

Персонализированные информационные панели, которые дают каждому пользователю краткий обзор его наиболее важных показателей. Автоматические обновления, которые вносят самую последнюю информацию о вашем бухгалтерском учете. Возможность добавления собственного фирменного стиля и терминологии, характерной для компании. Это лишь некоторые из функций, которые вы можете ожидать при использовании программного обеспечения для облачного учета.

В чем разница между облачной бухгалтерией и традиционным бухгалтерским программным обеспечением?

Имея на выбор так много различных вариантов программного обеспечения для бухгалтерского учета, компании может быть сложно выбрать между онлайн или настольным компьютером. Многие из основных предложений между облачным программным обеспечением для бухгалтерского учета и традиционными продуктами для бухгалтерского учета аналогичны. Обе услуги помогают составлять отчеты о продажах и налогах, отслеживать запасы и управлять кредиторской задолженностью.

Вот что отличает облачный учет от традиционного бухгалтерского программного обеспечения.

Экономическая эффективность

Модели ценообразования двух моделей программного обеспечения значительно различаются. Проще говоря, покупка программного обеспечения для настольного бухгалтерского учета и управление им часто обходится гораздо дороже.

Например, ежемесячная подписка QuickBooks Online, наиболее широко известного программного обеспечения для облачного учета, предлагает планы от 25 до 180 долларов в месяц. Другие онлайн-варианты, такие как Wave, имеют базовый бесплатный план. В то время как базовые планы Sage Accounting, Xero и FreshBooks стоят от 5 до 10 долларов, а более продвинутые планы — от 25 до 30 долларов в месяц.

С другой стороны, пользователи QuickBooks Desktop платят ежегодную плату за лицензию на программное обеспечение для установки продукта на компьютер. Сюда входят варианты обновления лицензии с годовой поддержкой. Плата за настольный компьютер варьируется от 300 до 1275 долларов США в зависимости от набора функций, необходимого для эффективного ведения бизнеса.

Другие варианты настольных компьютеров включают Sage 50cloud Accounting, программу для настольных компьютеров с поддержкой облака. Sage 50cloud стоит от 340 долларов в год для Pro Accounting и до 876 долларов в год для Quantum Accounting. Кроме того, традиционное программное обеспечение для бухгалтерского учета требует от вас поддержки сетей, серверов и рабочих станций и может быть сопряжено со значительными расходами по сравнению с облачными вычислениями.

Резервное копирование данных и безопасность

Безопасность финансовых данных компании имеет решающее значение для предприятий любого размера. Потеря важных данных может нанести вред, и часто это происходит, когда этого меньше всего ожидают.

При использовании традиционного программного обеспечения для бухгалтерского учета неисправный компьютер или непредвиденные события, такие как пожар, могут разрушить неподготовленный бизнес. Данные также могут быть взломаны или украдено устройство, что сделает его жертвой последнего обновления системы безопасности. Передача файлов по электронной почте или через карту памяти также вызывает проблемы с безопасностью.

Интернет-программное обеспечение обычно включает в себя функции безопасности данных, которые автоматически создают резервные копии данных и, кроме того, часто могут восстанавливать данные компании до определенной даты и времени. У некоторых пользователей настольных компьютеров также есть автоматическое резервное копирование данных. Однако, как правило, это дополнительная услуга, которая предоставляется за дополнительную плату.

Весь ваш офис может сгореть, а устройства каждого сотрудника могут быть утеряны или украдены, а у вас все равно будет доступ ко всем вашим данным. Надежно хранится в облаке, на нескольких серверах в разных местах.

Вам нужно всего лишь подключиться к устройству с доступом в Интернет, чтобы снова получить полный контроль над своими данными. Что касается безопасности, то за это отвечает поставщик программного обеспечения для облачного учета. Обеспечить безопасность данных своих клиентов не только в их интересах, это также их основная работа и набор навыков.

Доступность и оперативность

Возможность использования облачных технологий может быть самым существенным отличием облачного учета от традиционного учета.

Пользователи настольных компьютеров загружают программное обеспечение на отдельные компьютеры и должны использовать эти компьютеры для обновления финансовой информации. Данные не могут быть доступны удаленно, поскольку они могут быть в облаке. Хотя это может показаться ограничивающим, иногда это может быть оптимальным, когда важны скорость и надежность Интернета.

Интернет-пользователи имеют возможность получать свои учетные записи из любого места с помощью любого устройства и обновлять информацию в режиме реального времени. Внедрение облачных технологий обеспечивает постоянную связь и совместную работу с CPA и снижает потребность в создании и совместном использовании отдельных файлов или бумажных документов.

Гибкость пользователей

Как правило, вы можете ожидать большей гибкости в отношении количества пользователей и доступа к профилям при использовании облачного программного обеспечения. Службы рабочего стола используют уникальные ключи активации, которые связываются с уникальным устройством. После установки может быть сложно получить доступ к учетной записи в другом месте без покупки дополнительных лицензий.

Настольные продукты, такие как QuickBooks Desktop и Sage 50cloud Accounting, однозначно устанавливаются на отдельные компьютеры. Пользователи QuickBooks Desktop Pro могут установить продукт на три компьютера, а Premier — на пять компьютеров.

Более крупные компании могут приобрести продукт Enterprise для использования до 40 компьютеров. Sage 50cloud поддерживает одного пользователя в плане Pro Accounting и до 40 пользователей в самом высоком плане Quantum Accounting.

Облачные планы QuickBooks Online имеют аналогичные ограничения для пользователей, хотя для расширенного плана их число ограничено 25 пользователями. Другие онлайн-варианты, такие как Wave и Sage Accounting, могут поддерживать неограниченное количество пользователей.

Поддержание и обновление

Устаревшее программное обеспечение использует старый код, что затрудняет обновление для разработчиков. Обычно для поддержки требуется ИТ-специалист, а при обновлении может потребоваться время простоя.

В онлайн-мире происходят автообновления, делающие его более удобным. К сожалению, это может сбивать с толку конечного пользователя, когда он сталкивается с непредвиденными изменениями пользовательского интерфейса или функций.

Очень немногие сторонние поставщики будут интегрироваться с устаревшим программным обеспечением, часто отказываясь от интеграций, основанных на устаревших решениях. В конце концов, по мере устаревания программного обеспечения провайдер больше не будет поддерживать эту версию и потребует обновления.

Основным недостатком облачного решения является то, что вы действительно зависите от поставщика в обслуживании ваших данных, извлечении ваших данных и т. д. Если что-то пойдет не так с их стороны при развертывании обновления, это может привести к непредвиденным простоям, потеря или сброс функциональности. Обычно существуют отказоустойчивые устройства для защиты от подобных проблем, но это все же возможно.

Общие вопросы об облачном учете

Остались вопросы об облачном бухгалтерском ПО? Вот ответы на некоторые из наиболее распространенных вопросов владельцев малого бизнеса, таких как вы.

Как работает облачный учет?

Подобно традиционному, локальному или самостоятельно устанавливаемому программному обеспечению для бухгалтерского учета, облачное программное обеспечение для бухгалтерского учета размещается на удаленных серверах. Данные отправляются в «облако», где они обрабатываются и возвращаются пользователю. Решения для облачного учета обычно предлагаются по модели подписки, а не по годовой лицензии, которая обеспечивает мгновенный доступ к новым функциям, обновлениям и поддержке клиентов.

Сэкономит ли мне деньги облачный учет?

Переход на облачные системы учета сэкономит ваши деньги. Обычно это приводит к повышению производительности и снижению затрат на оборудование, рабочую силу и техническое обслуживание. Финансовые последствия облачных решений неоспоримы и заслуживают внимания.

Насколько сложно использовать программное обеспечение для облачного учета?

Доступ к облачному программному обеспечению возможен с любого устройства, подключенного к Интернету. Программное обеспечение для онлайн-бухгалтерии позволяет владельцам малого бизнеса подключаться к своим данным и своим бухгалтерам в режиме реального времени. Программное обеспечение для бухгалтерского учета, такое как QuickBooks Online, может интегрироваться со всей экосистемой сторонних бизнес-приложений. Он масштабируемый, экономичный и простой в использовании.

Сэкономит ли мне бухгалтерское программное обеспечение время?

Преимущество программного обеспечения для онлайн-бухгалтерии заключается в гибкости, которую оно дает вам для ведения бизнеса на работе, дома или в пути. Обновления программного обеспечения могут доставляться быстрее и эффективнее в облаке, что позволяет вам мгновенно получать доступ к новым функциям, не беспокоясь об установке последней версии программного обеспечения. С помощью облачного бухгалтерского программного обеспечения у вас есть возможность вести свой бизнес удаленно из любой точки мира.

Примеры облачного бухгалтерского ПО

Понимание разницы между настольным и облачным программным обеспечением для бухгалтерского учета — это только первый шаг. Есть несколько вариантов, доступных вам на выбор, которые отличаются по функциональности, возможностям и цене. Вот разбивка наиболее распространенных бухгалтерских программ для малого бизнеса.

QuickBooks онлайн

QuickBooks Online от Intuit — одно из наиболее распространенных бухгалтерских программ, используемых малыми предприятиями и их специалистами по бухгалтерскому учету и налогообложению. Программное обеспечение является облачным, и доступ к нему можно получить через веб-браузер или мобильное приложение.

Ежемесячная подписка на это программное обеспечение может быть обновлена ​​по мере роста бизнеса. Мобильное приложение имеет множество вариантов настройки, которые можно использовать для приема платежей, просмотра отчетов, получения изображения квитанции и отслеживания бизнес-пробегов. Для компаний, которые ищут решение для расчета заработной платы, QuickBooks Payroll полностью интегрируется с QuickBooks Online.

Расширенные функции, такие как управление запасами, отслеживание времени, дополнительные пользователи и составление бюджета, доступны в планах более высокого уровня. Для малых предприятий, основанных на продуктах, Essentials или Plus будут иметь больше возможностей для инвентаризации и настройки. Подписка Advanced — это новое предложение, обеспечивающее надежную финансовую отчетность.

Ксеро

Xero предлагает три варианта ежемесячной подписки и надстройку с полным набором услуг для расчета заработной платы: «Ранняя», «Растущая» и «Установленная». Вариант расчета заработной платы с полным спектром услуг предлагается через Gusto за дополнительную плату.

Ранний план ограничивает использование и позволяет вводить только 20 счетов или расценок и пять счетов в месяц.

Этот ограниченный план может подойти для микробизнеса с крупными транзакциями, но только для нескольких в месяц, например, для консалтинга или небольшого поставщика услуг. Планы «Растущий» и «Установленный» предлагают неограниченное количество счетов и счетов. Все три плана включают Hubdoc, решение для сбора счетов и квитанций.

Фрешбукс

FreshBooks предлагает больше настроек для выставления счетов по сравнению с другим бухгалтерским программным обеспечением. Его основная функция заключается в отправке, получении, печати и оплате счетов, но он также может выполнять основные бухгалтерские потребности бизнеса. Это программное обеспечение для бухгалтерского учета облегчает компаниям, предоставляющим услуги, отправку предложений и отслеживание времени на проекты, а также получение платежей. Они предлагают четыре плана: Lite, Plus, Premium и Select.

Основное различие между четырьмя планами заключается в количестве различных клиентов, которым разрешено выставлять счета в месяц. В плане Lite можно выставлять счета до пяти клиентам в месяц. В плане Plus можно выставлять счета до 50 клиентам в месяц.

В плане Премиум неограниченное количество клиентов может выставлять счета в месяц. План Select также не имеет ограничения на количество клиентов, которым можно выставлять счета в месяц, но добавляет уникальные функции.

Волна

Для многих фрилансеров или компаний, предоставляющих услуги, бесплатные функции Wave, скорее всего, покроют все их потребности в бухгалтерском учете. Это бесплатное программное обеспечение включает основные функции бухгалтерского учета, которые необходимы большинству малых предприятий, такие как отслеживание доходов и расходов, финансовая отчетность, выставление счетов и сканирование квитанций.

Доступ к этим функциям можно получить онлайн или в мобильном приложении. Обработка платежей клиентов и начисление заработной платы считаются платными услугами премиум-класса, но все функции бухгалтерского учета, выставления счетов и отчетности совершенно бесплатны.

Как правильно выбрать программу для облачного учета

Не существует действительно лучшего программного решения для бухгалтерского учета для всех. Каждый вариант включает в себя уникальные функции, функциональные возможности, цены и возможности интеграции. Приступая к рассмотрению вариантов облачного учета, обязательно выполните следующий процесс.

1. Подумайте о своих потребностях и своих навыках бухгалтерского учета: могут быть определенные функции, помощь или другие функции, которые делают конкретное решение более привлекательным. Убедитесь, что вы учитываете потребности вашего бизнеса на раннем этапе, а также то, каковы ваши бухгалтерские возможности.
2. Познакомьтесь с облачными бизнес-приложениями: стоит потратить время на знакомство с основами облачного программного обеспечения. Особенно, если вы планируете инвестировать в другие продукты, вы должны быть уверены, что ваш выбор совместим друг с другом.
3. Помните о своем бюджете: цена не должна быть вашим непосредственным решающим фактором, но ее следует иметь в виду. В зависимости от функций, гибкости пользователя и совместимости вы можете обнаружить, что цена не соответствует тому, что предлагается.
4. Обратите внимание на дополнительные функции: убедитесь, что вы знаете, что встроено в основной продукт, а что требует дополнительных покупок. Вы можете обнаружить, что некоторые надстройки полезны для масштабирования вашей работы, в то время как другие необходимо просто запустить.
5. Примите решение с помощью своего бухгалтера: если вы в настоящее время работаете с внешним бухгалтером, убедитесь, что вы понимаете, какое решение он порекомендует. Они могут знать о некоторых конкретных проблемах или преимуществах, которые не очевидны при первоначальном просмотре.

Подключите LivePlan к облачному бухгалтерскому решению

Вы уже являетесь пользователем LivePlan? Или рассмотреть LivePlan для вашего бизнес-планирования и управления финансами? Знаете ли вы, что существует несколько решений для облачного учета, которые напрямую интегрируются с LivePlan?

С учетной записью QuickBooks или Xero вы можете легко синхронизировать свои финансовые данные. Это поможет вам создавать начальные бюджеты и прогнозы, немедленно обновлять сценарии прогнозов и сравнивать свои показатели с отраслевыми эталонами.

LivePlan без проблем работает с этими бухгалтерскими решениями. Это повышает вашу способность отслеживать финансовые результаты в соответствии с вашим планом и принимать разумные решения на основе данных. Узнайте, как LivePlan с QuickBooks или Xero может помочь вам лучше управлять своим бизнесом, получать финансирование и, в конечном итоге, отслеживать и улучшать состояние вашего бизнеса.