6 beneficios de contabilidad en la nube para pequeñas empresas explicados

El cambio a la computación en la nube ha sido una de las tendencias tecnológicas más significativas de los últimos años. Si bien, históricamente, las empresas han poseído y operado sus propios centros de datos, la cantidad de software empresarial que se ejecuta en servidores tradicionales se reducirá al 32 % de todas las aplicaciones empresariales para 2022, aproximadamente la mitad de lo que era en 2019.

Una solución que vale la pena explorar es el software de contabilidad en la nube. Pasar a la nube puede generar una gran cantidad de beneficios para las empresas. Se reducen los costos de TI, se crea más flexibilidad y eficiencia, se mejora la seguridad, se aumenta el rendimiento y se expande el potencial de innovación y desarrollo.

Exploremos los conceptos básicos de la contabilidad en la nube, la diferencia entre esta y el software de escritorio, y qué opciones están disponibles para usted.

¿Qué es la contabilidad en la nube?

La contabilidad en la nube se refiere a un programa informático que subcontrata su almacenamiento de datos y cálculos generales a un sistema o red externa.

La nube hace que los datos y el software sean accesibles en línea en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. El software de contabilidad en la nube está diseñado para mantener sus libros comerciales en línea, incluidos los registros de ingresos y gastos, activos y pasivos, todo encriptado para que solo aquellos con credenciales de inicio de sesión puedan ver los datos.

¿Cuáles son los beneficios de usar un software de contabilidad en la nube?

Entonces, ¿cuáles son los beneficios del software de contabilidad en la nube? Es solo contabilidad, ¿verdad? ¿Cómo puede ser mucho mejor que una hoja de cálculo o una aplicación de escritorio? Estos son algunos de los beneficios que puede esperar cuando invierte en contabilidad en la nube.

1. Accesibilidad

Con el software de contabilidad en la nube, los propietarios de negocios eliminan la necesidad de lidiar con instalaciones de software, copias de seguridad y otras tareas administrativas que consumen mucho tiempo. Ahora se accede al software a través de Internet y, como está en la nube, siempre tiene la versión más actualizada.

Los sistemas de contabilidad en la nube almacenan toda la información financiera en una sola base de datos, por lo que todos en la organización trabajan exactamente con la misma información. No hay más pérdida de tiempo mientras los equipos intentan averiguar qué versión de una hoja de cálculo es la correcta.

2. Automatización

Las plataformas de contabilidad basadas en la nube tienen la capacidad de automatizar las tareas bancarias y contables, reduciendo el trabajo manual. El software puede importar automáticamente transacciones bancarias y de tarjetas de crédito, programar informes, pagar suscripciones y registrar transacciones en el libro mayor correcto, así como generar facturas recurrentes. También puede calcular automáticamente descuentos e impuestos, y señalar excepciones en las que las facturas no coincidan con las órdenes de compra.

Además, el software en la nube puede automatizar los procesos de reconciliación. Hace coincidir las transacciones internas con los registros bancarios, marca los errores y hace coincidir las facturas recibidas con los pagos y envíos.

3. Estabilidad

Un conjunto de datos único, central y autorizado garantiza la coherencia en todos los procesos contables e informes financieros. Esto mejora la precisión al eliminar muchos de los pasos manuales propensos a errores, como las copias de seguridad periódicas de los datos, que se requieren cuando se utilizan hojas de cálculo. Menos tiempo dedicado a la administración le permite dedicar más tiempo a las actividades productivas que hacen crecer su negocio.

4. Escalabilidad

Uno de los beneficios más atractivos de la nube es la escalabilidad. Los sistemas de contabilidad basados ​​en escritorio suelen ofrecer una funcionalidad limitada que frena el crecimiento empresarial. Y administrar las finanzas con hojas de cálculo se vuelve difícil de manejar a medida que se expande un negocio.

El software integral de contabilidad basado en la nube puede escalar y adaptarse para satisfacer las necesidades de su negocio. Puede aumentar o disminuir los recursos en función de la demanda y evitar tener que ajustar manualmente su sistema de contabilidad. Simplemente comience con las funciones básicas de contabilidad y agregue funciones y usuarios a medida que su negocio crezca.

5. Integración

Muchos proveedores de soluciones de contabilidad en la nube ofrecen una multitud de aplicaciones empresariales integradas que comparten la misma base de datos central. A medida que su empresa crece, puede incorporar herramientas de software que manejen casi todos los aspectos de su negocio. Esto incluye herramientas que ayudan con la gestión de nómina e inventario, planificación comercial, marketing, comercio electrónico y muchas otras funciones comerciales.

Las principales plataformas de contabilidad en la nube, como QuickBooks, han creado ecosistemas que incluyen cientos de proveedores. Esto brinda acceso instantáneo a un conjunto de productos complementarios que agregan funciones de contabilidad especializadas o automatización adicional, como la capacidad de conectarse a plataformas de pago y facturación en línea.

6. Innovación

Cada negocio es diferente. Es fundamental que elija herramientas que se puedan personalizar según las necesidades individuales de su organización. El software de contabilidad de escritorio y las hojas de cálculo a menudo limitan su capacidad para personalizar los flujos de trabajo para que se ajusten a sus necesidades específicas. Pero, algunas de las mejores soluciones de contabilidad empresarial en la nube se especializan en ello.

Tableros personalizados que brindan a cada usuario una vista rápida de sus métricas más importantes. Actualizaciones automáticas que traen su información contable más reciente. La capacidad de agregar su propia marca y terminología específica de la empresa. Estas son solo algunas de las características que puede esperar encontrar al aprovechar el software de contabilidad en la nube.

¿Cuáles son las diferencias entre la contabilidad en la nube y el software de contabilidad tradicional?

Con tantas opciones diferentes de software de contabilidad para elegir, puede ser abrumador para una empresa decidir entre en línea o de escritorio. Muchas de las ofertas principales entre el software de contabilidad en la nube y los productos de contabilidad tradicionales son similares. Ambos servicios ayudan en la compilación de informes de impuestos y ventas, el seguimiento del inventario y la gestión de las cuentas por pagar.

Esto es lo que diferencia a la contabilidad en la nube del software de contabilidad tradicional.

Rentabilidad

Los modelos de precios de los dos modelos de software varían considerablemente. En pocas palabras, a menudo es mucho más costoso comprar y administrar un software de contabilidad de escritorio.

Por ejemplo, las suscripciones mensuales de QuickBooks Online, el software de contabilidad en la nube más reconocido, ofrece planes entre $25 y $180 cada mes. Otras opciones en línea como Wave tienen un plan gratuito básico. Mientras que Sage Accounting, Xero y FreshBooks cuestan alrededor de $ 5 a $ 10 para sus planes básicos y ofrecen planes más avanzados por alrededor de $ 25 a $ 30 por mes.

Los usuarios de QuickBooks Desktop, por otro lado, pagan una tarifa de licencia de software anual para instalar el producto en una computadora. Esto incluye opciones para actualizar la licencia con soporte anual incluido. Las tarifas para el escritorio oscilan entre $300 y $1,275, según el conjunto de niveles de características que necesite para operar su negocio de manera eficiente.

Otras opciones de escritorio incluyen 50cloud Accounting de Sage, un programa basado en escritorio con soporte en la nube. Sage 50cloud comienza en $340 por año para Pro Accounting y hasta $876 por año para Quantum Accounting. Además, el software de contabilidad tradicional requiere que admita redes, servidores y estaciones de trabajo y puede representar un gasto considerable en comparación con la computación en la nube.

Respaldo y seguridad de datos

La seguridad de los datos financieros de una empresa es fundamental para las empresas de cualquier tamaño. La pérdida de datos importantes puede ser paralizante y, a menudo, sucede cuando menos se espera.

Cuando se utiliza un software de contabilidad tradicional, una computadora que no funciona bien o eventos inesperados como un incendio pueden abrumar a una empresa que no está preparada. Los datos también se pueden piratear o robar un dispositivo, dejándolos presa de la última actualización de seguridad realizada. La transferencia de archivos por correo electrónico o dispositivo de memoria también plantea problemas de seguridad.

El software en línea generalmente incluye funciones de seguridad de datos que hacen copias de seguridad de los datos automáticamente y, además, a menudo pueden restaurar los datos de la empresa a una fecha y hora específicas. Algunos usuarios de escritorio también tienen copias de seguridad automáticas de datos. Sin embargo, este suele ser un servicio adicional que viene con una prima.

Toda su oficina podría incendiarse y los dispositivos de cada miembro del personal podrían perderse o ser robados, y aún tendría acceso a todos sus datos. Contenido de forma segura en la nube, en múltiples servidores en múltiples ubicaciones.

Solo necesita comunicarse con un dispositivo habilitado para Internet para tener control total de sus datos nuevamente. En cuanto a la seguridad, es responsabilidad de su proveedor de software de contabilidad en la nube. No solo les interesa garantizar que los datos de sus clientes estén seguros, sino que también es su trabajo principal y su conjunto de habilidades.

Disponibilidad y agilidad

La capacidad de usar tecnología en la nube puede ser la diferencia más significativa entre la contabilidad en la nube y la contabilidad tradicional.

Los usuarios de escritorio descargan software en computadoras individuales y deben usar esas computadoras para actualizar la información financiera. No se puede acceder a los datos de forma remota, ya que puede estar en la nube. Si bien esto puede parecer limitante, a veces puede ser óptimo cuando la velocidad y la confiabilidad de Internet son una preocupación.

Los usuarios en línea tienen la capacidad de recuperar sus cuentas desde cualquier lugar utilizando cualquier dispositivo y actualizar la información en tiempo real. La implementación de la tecnología en la nube permite una comunicación y colaboración constantes con los CPA y reduce la necesidad de crear y compartir archivos individuales o documentos en papel.

Flexibilidad de los usuarios

Por lo general, puede esperar una mayor flexibilidad con la cantidad de usuarios y dónde se puede acceder a los perfiles cuando usa software basado en la nube. Los servicios de escritorio aprovechan claves de activación únicas que se asocian con un dispositivo único. Una vez instalado, puede ser difícil acceder a la cuenta en otro lugar sin comprar licencias adicionales.

Los productos de escritorio como QuickBooks Desktop y Sage 50cloud Accounting se instalan únicamente en computadoras individuales. Los usuarios de QuickBooks Desktop Pro pueden instalar el producto en tres computadoras, mientras que Premier puede instalarse en hasta cinco computadoras.

Las empresas más grandes pueden adquirir el producto Enterprise para hasta 40 equipos. Sage 50cloud admite un usuario en su plan Pro Accounting y hasta 40 en su plan Quantum Accounting más alto.

Los planes de QuickBooks Online basados ​​en la nube tienen límites similares para los usuarios, aunque el número se limita a 25 usuarios para el plan avanzado. Otras opciones en línea, como Wave y Sage Accounting, pueden admitir usuarios ilimitados.

Mantenimiento y actualizacion

El software heredado aprovecha el código antiguo, lo que dificulta la actualización de los desarrolladores. Por lo general, requiere un profesional de TI para brindar soporte y podría requerir tiempo de inactividad mientras se realiza una actualización.

En el mundo en línea, se realizan actualizaciones automáticas, lo que lo hace más conveniente. Desafortunadamente, esto puede volverse confuso para el usuario final cuando experimenta cambios en la interfaz de usuario o en las funciones que no fueron previstos.

Muy pocos proveedores de terceros se integrarán con el software heredado y, a menudo, optarán por eliminar las integraciones basadas en el legado. Eventualmente, a medida que el software se vuelve más obsoleto, el proveedor ya no admitirá la versión y requerirá una actualización.

La principal desventaja de una solución basada en la nube es que realmente depende del proveedor para mantener sus datos, extraer sus datos, etc. Si algo sale mal al implementar una actualización, puede provocar un tiempo de inactividad imprevisto, datos pérdida o restablecimiento de la funcionalidad. Por lo general, existen dispositivos de seguridad para protegerse de este tipo de problemas, pero aún puede ser una posibilidad.

Preguntas frecuentes sobre la contabilidad en la nube

¿Todavía tiene preguntas sobre el software de contabilidad en la nube? Aquí hay respuestas a algunas de las preguntas más comunes de los propietarios de pequeñas empresas como usted.

¿Cómo funciona la contabilidad en la nube?

Si bien es similar al software de contabilidad tradicional, local o de instalación automática, el software de contabilidad en la nube se aloja en servidores remotos. Los datos se envían a “la nube”, donde se procesan y se devuelven al usuario. Las soluciones de contabilidad en la nube generalmente se ofrecen a través de un modelo de suscripción en lugar de una licencia anual, que brinda acceso instantáneo a nuevas funciones, actualizaciones y atención al cliente.

¿La contabilidad en la nube me ahorrará dinero?

La transición a los sistemas de contabilidad en la nube le ahorrará dinero. Por lo general, conduce a una mayor productividad y una reducción en los costos de hardware, mano de obra y mantenimiento. Los impactos financieros de las soluciones en la nube son innegables y vale la pena considerarlos.

¿Qué tan difícil es usar el software de contabilidad en la nube?

Se puede acceder al software basado en la nube desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. El software de contabilidad en línea mantiene a los propietarios de pequeñas empresas conectados con sus datos y sus contadores en tiempo real. El software de contabilidad, como QuickBooks Online, puede integrarse con todo un ecosistema de aplicaciones comerciales de terceros. Es escalable, rentable y fácil de usar.

¿El software de contabilidad me ahorrará tiempo?

El beneficio del software de contabilidad en línea es la flexibilidad que le brinda para administrar su negocio desde el trabajo, el hogar o mientras viaja. Las actualizaciones de software se pueden entregar de manera más rápida y eficiente en la nube, lo que le permite acceder a nuevas funciones al instante sin la preocupación de instalar la última versión del software. Con el software de contabilidad en la nube, tiene la opción de administrar su negocio de forma remota, desde cualquier parte del mundo.

Ejemplos de software de contabilidad en la nube

Comprender la diferencia entre el software de contabilidad de escritorio y en la nube es solo el primer paso. Hay varias opciones disponibles para elegir que difieren en funcionalidad, características y precios. Aquí hay un desglose del software de contabilidad más común para pequeñas empresas.

Libros rápidos en línea

QuickBooks Online de Intuit es uno de los software de contabilidad más utilizados por las pequeñas empresas y sus profesionales de contabilidad e impuestos. El software está basado en la nube y se puede acceder a través de un navegador web o mediante una aplicación móvil.

La suscripción mensual de este software se puede actualizar a medida que crece el negocio. Hay muchas opciones de personalización con la aplicación móvil que se pueden usar para recibir pagos, revisar informes, capturar una imagen de un recibo y realizar un seguimiento del kilometraje comercial. Para las empresas que buscan una solución de nómina, QuickBooks Payroll se integra completamente con QuickBooks Online.

Las funciones avanzadas como la gestión de inventario, el seguimiento del tiempo, los usuarios adicionales y la elaboración de presupuestos están disponibles en los planes de nivel superior. Para las pequeñas empresas basadas en productos, Essentials o Plus tendrán más opciones de inventario y personalizaciones. La suscripción avanzada es una oferta nueva y proporciona informes financieros sólidos.

Xero

Xero ofrece tres opciones de suscripción mensual y un complemento de nómina de servicio completo: temprano, en crecimiento y establecido. La opción de nómina de servicio completo se ofrece a través de Gusto con un costo adicional.

El plan Early limita el uso y solo permite la entrada de 20 facturas o cotizaciones y cinco facturas por mes.

Este plan limitado puede ser adecuado para una microempresa con transacciones de alto costo, pero solo unas pocas por mes, como una consultoría o un pequeño proveedor de servicios. Tanto el plan Creciente como el Establecido ofrecen facturas y recibos ilimitados. Los tres planes incluyen Hubdoc, una solución de captura de facturas y recibos.

FreshBooks

FreshBooks ofrece más personalizaciones para la facturación en comparación con otro software de contabilidad. Su función principal es enviar, recibir, imprimir y pagar facturas, pero también puede atender las necesidades básicas de contabilidad de una empresa. Este software de contabilidad facilita que las empresas basadas en servicios envíen propuestas y controlen el tiempo de los proyectos, y reciban pagos. Ofrecen cuatro planes: Lite, Plus, Premium y Select.

La principal diferencia entre los cuatro planes es la cantidad de clientes diferentes a los que se les permite facturar por mes. En el plan Lite se pueden facturar hasta cinco clientes al mes. En el plan Plus se pueden facturar hasta 50 clientes al mes.

En el plan Premium se puede facturar a clientes ilimitados al mes. El plan Select tampoco tiene una limitación en la cantidad de clientes que se pueden facturar por mes, pero agrega características únicas.

Ola

Para muchos autónomos o empresas de servicios, las funciones gratuitas de Wave probablemente cubrirán todas sus necesidades contables. Las características fundamentales de contabilidad que la mayoría de las pequeñas empresas necesitan, como el seguimiento de ingresos y gastos, informes financieros, facturación y escaneo de recibos, están todas incluidas en este software gratuito.

Se puede acceder a estas funciones en línea o en la aplicación móvil. El procesamiento de pagos de clientes y la nómina se consideran servicios premium que cuestan más, pero todas las funciones de contabilidad, facturación e informes son completamente gratuitas.

Cómo elegir el software de contabilidad en la nube adecuado

No existe la mejor solución de software de contabilidad para todos. Cada opción incluye características únicas, funcionalidad, precios e integraciones a considerar. Cuando comience a revisar sus opciones de contabilidad en la nube, asegúrese de seguir el siguiente proceso.

1. Considere sus necesidades y sus habilidades contables: puede haber una funcionalidad específica, asistencia u otras características que hagan que una solución específica sea más atractiva. Asegúrese de considerar cuáles son las necesidades de su negocio desde el principio, así como cuáles son realmente sus capacidades contables.
2. Familiarícese con las aplicaciones comerciales basadas en la nube: vale la pena tomarse el tiempo para familiarizarse con los conceptos básicos del software en la nube. Especialmente si planea invertir en otros productos, querrá asegurarse de que sus opciones sean compatibles entre sí.
3. Tenga en cuenta su presupuesto: el precio no debe ser su factor decisivo inmediato, pero debe tenerlo en cuenta. Dependiendo de las características, la flexibilidad del usuario y la compatibilidad, es posible que el precio no tenga sentido para lo que se ofrece.
4. Preste atención a las funciones complementarias: asegúrese de estar al tanto de lo que se incluye en el producto principal y lo que requiere compras adicionales. Puede encontrar que algunos complementos son beneficiosos para escalar su operación, mientras que otros son necesarios simplemente para ejecutar.
5. Tome la decisión con la ayuda de su contador: si actualmente trabaja con un contador externo, asegúrese de saber qué solución recomendaría. Es posible que conozcan algunos problemas o beneficios específicos que no son obvios en su revisión inicial.

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Con una cuenta de QuickBooks o Xero, puede sincronizar fácilmente sus datos financieros. Esto lo ayudará a crear presupuestos y pronósticos iniciales, actualizar de inmediato sus escenarios de pronóstico y comparar su desempeño con los puntos de referencia de la industria.

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