6 云会计对小型企业的好处解释
已发表: 2022-10-07
向云计算的转变一直是过去几年最重要的技术趋势之一。 虽然从历史上看，公司拥有并运营自己的数据中心，但到 2022 年，在传统服务器上运行的业务软件数量将减少到所有企业应用程序的 32%，约为 2019 年的一半。
一个特别值得探索的解决方案是云会计软件。 迁移到云可以为公司带来许多好处。 IT 成本降低，灵活性和效率提高，安全性提高，性能提高，创新和发展潜力扩大。
让我们探索云会计的基础知识，它与桌面软件之间的区别，以及您可以使用哪些选项。
什么是云会计？
云会计是指将其数据存储和一般计算外包给外部系统或网络的计算机程序。
云使数据和软件可以随时随地从任何设备在线访问。 云会计软件旨在在线维护您的业务账簿，包括收入和支出、资产和负债的记录——所有这些都已加密，因此只有拥有登录凭据的人才能查看数据。
使用云会计软件有什么好处？
那么，云会计软件有哪些好处呢？ 只是记账吧？ 它怎么能比电子表格或桌面应用程序好得多？ 以下是您在投资云会计时可以期待的一些好处。
1. 可访问性
借助云会计软件，企业主无需处理耗时的软件安装、备份和其他管理任务。 软件现在可以通过互联网访问，因为它在云中，所以您始终拥有最新版本。
云会计系统将所有财务信息存储在一个数据库中，因此组织中的每个人都使用完全相同的信息工作。 当团队试图找出电子表格的哪个版本是正确的时，不会再浪费时间了。
2.自动化
基于云的会计平台能够自动化会计和银行业务，减少人工工作。 该软件可以自动导入银行和信用卡交易、安排报告、支付订阅费用，并将交易过帐到正确的分类帐，以及生成经常性发票。 它还可以自动计算折扣和税金，并标记发票与采购订单不匹配的例外情况。
此外，云软件可以自动化对账过程。 它将内部交易与银行记录相匹配，标记错误，并将收到的发票与付款和发货相匹配。
3. 稳定性
单一、集中、权威的数据集可确保所有会计流程和财务报告的一致性。 这通过消除使用电子表格时所需的许多容易出错的手动步骤（例如定期数据备份）来提高准确性。 花在管理上的时间越少，您就可以将更多的时间用于发展业务的生产性活动。
4. 可扩展性
云计算最吸引人的好处之一是可扩展性。 基于桌面的会计系统通常提供限制业务增长的有限功能。 随着业务的扩展，使用电子表格管理财务变得笨拙。
全面的基于云的会计软件可以扩展和灵活以满足您的业务需求。 您可以根据需求增加或减少资源，避免手动调整会计系统。 只需从基本的会计功能开始，随着业务的增长添加功能和用户。
5. 整合
许多云会计解决方案提供商提供大量共享同一中央数据库的集成业务应用程序。 随着公司的发展，您可以整合处理几乎所有业务方面的软件工具。 这包括协助工资单和库存管理、业务规划、营销、电子商务和许多其他业务功能的事物工具。
领先的云会计平台，如 QuickBooks，已经建立了包含数百家供应商的生态系统。 这提供了对一套补充产品的即时访问，这些产品增加了专门的会计功能或额外的自动化，比如连接到在线发票和支付平台的能力。
6、创新
每个企业都是不同的。 选择可以根据组织的个人需求定制的工具至关重要。 桌面会计软件和电子表格通常会限制您自定义工作流程以满足您的特定需求的能力。 但是，一些最好的云业务会计解决方案专注于它。
个性化的仪表板让每个用户都能一目了然地了解他们最重要的指标。 自动更新，带来您最近的会计信息。 添加您自己的品牌和公司特定术语的能力。 这些只是您在利用云会计软件时可以找到的一些功能。
云会计与传统会计软件有什么区别？
有这么多不同的会计软件可供选择，公司在在线或桌面之间做出决定可能会让人不知所措。 云会计软件和传统会计产品之间的许多核心产品是相似的。 这两项服务都有助于编制销售和税务报告、跟踪库存和管理应付账款。
这就是云会计与传统会计软件的不同之处。
成本效益
两种软件模型的定价模型差别很大。 简而言之，购买和管理桌面会计软件的成本通常要高得多。
例如，最广泛认可的云会计软件 QuickBooks Online 每月订阅提供每月 25 至 180 美元之间的计划。 Wave等其他在线选项有一个基本的免费计划。 Sage Accounting、Xero 和 FreshBooks 的基本计划约为 5 至 10 美元，而更高级的计划则每月约 25 至 30 美元。
另一方面，QuickBooks Desktop 用户每年支付软件许可费才能在计算机上安装产品。 这包括升级许可证的选项，包括年度支持。 Desktop 的费用从 300 美元到 1,275 美元不等，具体取决于您高效运营业务所需的功能级别。
其他桌面选择包括 Sage 的 50cloud Accounting，这是一个支持云的基于桌面的程序。 Sage 50cloud Pro Accounting 的起价为每年 340 美元，Quantum 会计的起价为每年 876 美元。 此外，传统的会计软件需要您支持网络、服务器和工作站，与云计算相比，这可能是一笔可观的开支。
数据备份和安全
公司财务数据的安全性对于任何规模的企业都至关重要。 丢失重要数据可能会造成严重后果，而且通常发生在最不期望的时候。
在使用传统会计软件时，出现故障的计算机或火灾等意外事件可能会使毫无准备的企业不堪重负。 数据也可能被黑客入侵或设备被盗，使其成为最后一次安全更新的牺牲品。 通过电子邮件或记忆棒传输文件也会引起安全问题。
在线软件通常包括自动备份数据的数据安全功能，而且通常可以将公司数据恢复到特定的日期和时间。 一些桌面用户也有自动数据备份。 但是，这通常是附带溢价的附加服务。
您的整个办公室可能会被烧毁，每位员工的设备都可能丢失或被盗——您仍然可以访问所有数据。 安全地包含在云中，在多个位置的多个服务器上。
您只需访问支持互联网的设备即可再次完全控制您的数据。 至于安全性，这是您的云会计软件提供商的责任。 确保客户数据的安全不仅符合他们的利益，也是他们的主要工作和技能组合。
可用性和敏捷性
使用云技术的能力可能是云会计与传统会计最显着的区别。
桌面用户将软件下载到个人计算机上，并且需要使用这些计算机来更新财务信息。 无法远程访问数据，因为它可以在云中。 虽然这看起来很有限，但当互联网速度和可靠性受到关注时，它有时可能是最佳选择。
在线用户可以使用任何设备从任何地方检索他们的帐户并实时更新信息。 云技术的实施允许与注册会计师进行持续的沟通和协作，并减少创建和共享单个文件或纸质文档的需要。
用户的灵活性
您通常可以在用户数量和使用基于云的软件时访问配置文件的位置方面获得更大的灵活性。 桌面服务利用与唯一设备关联的唯一激活密钥。 安装后，如果不购买额外的许可证，可能很难在其他地方访问该帐户。
QuickBooks Desktop 和 Sage 50cloud Accounting 等桌面产品是唯一安装在个人计算机上的。 QuickBooks Desktop Pro 用户可以将产品安装到三台计算机上，而 Premier 最多可以安装在五台计算机上。
较大的公司可以为多达 40 台计算机购买 Enterprise 产品。 Sage 50cloud 在其 Pro Accounting 计划中支持一位用户，在其最高 Quantum Accounting 计划中支持多达 40 位用户。
基于云的 QuickBooks Online 计划对用户有类似的限制，但高级计划的用户数量上限为 25 个。 其他在线选项，例如 Wave 和 Sage Accounting，可以支持无限用户。
维护和更新
旧版软件利用旧代码，使开发人员难以更新。 它通常需要 IT 专业人员提供支持，并且在执行升级时可能需要停机。
在在线世界中，自动更新的发生使其更加方便。 不幸的是，当最终用户遇到无法预料的 UI 或功能更改时，这可能会让最终用户感到困惑。
很少有第三方供应商会与传统软件集成，通常会选择基于传统的日落集成。 最终，随着软件越来越过时，提供商将不再支持该版本并需要升级。
基于云的解决方案的主要缺点是您确实依赖供应商来维护数据、提取数据等。如果在推出更新时出现问题，可能会导致无法预料的停机时间、数据丢失或重置功能。 通常有故障保险可以防止这些问题，但它仍然是可能的。
云会计常见问题
对云会计软件还有疑问吗？ 以下是像您这样的小企业主对一些最常见问题的回答。
云会计如何运作？
虽然类似于传统的本地或自行安装的会计软件，但云会计软件托管在远程服务器上。 数据被发送到“云端”，在那里进行处理并返回给用户。 云会计解决方案通常通过订阅模式而不是年度许可证提供，后者提供对新功能、更新和客户支持的即时访问。
云会计会为我省钱吗？
过渡到云会计系统将为您节省资金。 它通常会提高生产力并降低硬件、劳动力和维护成本。 云解决方案的财务影响是不可否认的，值得考虑。
云会计软件使用起来有多难？
可以从任何具有互联网连接的设备访问基于云的软件。 在线会计软件使小企业主能够实时连接到他们的数据和会计师。 会计软件，如 QuickBooks Online，可以与第三方业务应用程序的整个生态系统集成。 它具有可扩展性、成本效益和易于使用的特点。
会计软件会节省我的时间吗？
在线会计软件的好处是它为您提供了在工作、家庭或旅途中经营业务的灵活性。 软件更新可以在云中更快、更有效地交付，让您可以立即访问新功能，而无需担心安装最新版本的软件。 借助云会计软件，您可以选择在世界任何地方远程开展业务。
云会计软件示例
了解桌面和云会计软件之间的区别只是第一步。 有多种选项可供您选择，它们的功能、特性和定价各不相同。 以下是小型企业最常见的会计软件的细分。
在线快书
Intuit 的 QuickBooks Online 是小型企业及其簿记和税务专业人员最常用的会计软件之一。 该软件是基于云的，可以通过网络浏览器或移动应用程序访问。
该软件的每月订阅可以随着业务的增长而升级。 移动应用程序有许多自定义选项，可用于接收付款、查看报告、捕获收据图像和跟踪业务里程。 对于寻求薪资解决方案的企业，QuickBooks Payroll 与 QuickBooks Online 完全集成。
高级计划中提供库存管理、时间跟踪、附加用户和预算等高级功能。 对于基于产品的小型企业，Essentials 或 Plus 将有更多的库存和定制选项。 高级订阅是一项新产品，可提供强大的财务报告。
施乐
Xero 提供三个月度订阅选项和一个全方位服务的工资单附加组件：早期、成长和成熟。 全方位服务工资单选项通过 Gusto 提供，但需额外付费。
Early 计划限制使用，每月仅允许输入 20 张发票或报价单和 5 张账单。
这种有限的计划可能适用于高额交易的微商，但每月只有少数，例如咨询或小型服务提供商。 成长计划和已建立计划都提供无限的发票和账单。 这三个计划都包括 Hubdoc，一种账单和收据捕获解决方案。
新鲜书
与其他会计软件相比，FreshBooks 提供了更多的发票定制。 它的主要功能是发送、接收、打印和支付发票，但它也可以处理企业的基本簿记需求。 该会计软件使基于服务的企业更容易发送提案和跟踪项目时间以及接收付款。 他们提供四种计划：Lite、Plus、Premium 和 Select。
这四个计划之间的主要区别在于每月允许计费的不同客户的数量。 在 Lite 计划中，每月最多可以向五个客户收费。 在 Plus 计划中，每月最多可以向 50 个客户收费。
在高级计划中，可以每月向无限客户收费。 Select 计划对每月计费的客户数量也没有限制，但增加了独特的功能。
海浪
对于许多自由职业者或基于服务的企业来说，Wave 的免费功能可能会满足他们所有的会计需求。 大多数小型企业需要的基本会计功能，例如收入和支出跟踪、财务报告、发票和扫描收据，都包含在这个免费软件中。
这些功能可以在线或在移动应用程序上访问。 客户付款处理和工资单被认为是额外收费的优质服务，但所有簿记、发票和报告功能都是完全免费的。
如何选择合适的云会计软件
没有真正适合所有人的最佳会计软件解决方案。 每个选项都包括要考虑的独特特性、功能、定价和集成。 当您开始审查您的云会计选择时，请务必完成以下过程。
- 考虑您的需求和您的会计技能：可能有特定的功能、帮助或其他特性使特定解决方案更具吸引力。 请务必尽早考虑您的业务需求以及您的会计能力。
- 熟悉基于云的业务应用程序：值得花时间熟悉云软件的基础知识。 特别是如果您计划投资其他产品，您需要确保您的选择相互兼容。
- 牢记您的预算：价格不应该是您的直接决定因素，但应该牢记在心。 根据功能、用户灵活性和兼容性，您可能会发现价格点对所提供的产品没有意义。
- 注意附加功能：确保您了解主要产品中包含的内容以及需要额外购买的内容。 您可能会发现一些附加组件有利于扩展您的操作，而其他附加组件则需要简单地运行。
- 在会计师的帮助下做出决定：如果您目前与外部会计师合作，请确保您了解他们会推荐的解决方案。 他们可能知道一些在您的初步审查中并不明显的具体问题或好处。
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