6 雲會計對小型企業的好處解釋
已發表: 2022-10-07
向雲計算的轉變一直是過去幾年最重要的技術趨勢之一。 雖然從歷史上看，公司擁有並運營自己的數據中心，但到 2022 年，在傳統服務器上運行的業務軟件數量將減少到所有企業應用程序的 32%，約為 2019 年的一半。
一個特別值得探索的解決方案是雲會計軟件。 遷移到雲可以為公司帶來許多好處。 IT 成本降低，靈活性和效率提高，安全性提高，性能提高，創新和發展潛力擴大。
讓我們探索雲會計的基礎知識，它與桌面軟件之間的區別，以及您可以使用哪些選項。
什麼是雲會計？
雲會計是指將其數據存儲和一般計算外包給外部系統或網絡的計算機程序。
雲使數據和軟件可以隨時隨地從任何設備在線訪問。 雲會計軟件旨在在線維護您的業務賬簿，包括收入和支出、資產和負債的記錄——所有這些都已加密，因此只有擁有登錄憑據的人才能查看數據。
使用雲會計軟件有什麼好處？
那麼，雲會計軟件有哪些好處呢？ 只是記賬吧？ 它怎麼能比電子表格或桌面應用程序好得多？ 以下是您在投資雲會計時可以期待的一些好處。
1. 可訪問性
借助雲會計軟件，企業主無需處理耗時的軟件安裝、備份和其他管理任務。 軟件現在可以通過互聯網訪問，因為它在雲中，所以您始終擁有最新版本。
雲會計系統將所有財務信息存儲在一個數據庫中，因此組織中的每個人都使用完全相同的信息工作。 當團隊試圖找出電子表格的哪個版本是正確的時，不會再浪費時間了。
2.自動化
基於雲的會計平台能夠自動化會計和銀行業務，減少人工工作。 該軟件可以自動導入銀行和信用卡交易、安排報告、支付訂閱費用，並將交易過帳到正確的分類帳，以及生成經常性發票。 它還可以自動計算折扣和稅金，並標記發票與採購訂單不匹配的例外情況。
此外，雲軟件可以自動化對賬過程。 它將內部交易與銀行記錄相匹配，標記錯誤，並將收到的發票與付款和發貨相匹配。
3. 穩定性
單一、集中、權威的數據集可確保所有會計流程和財務報告的一致性。 這通過消除使用電子表格時所需的許多容易出錯的手動步驟（例如定期數據備份）來提高準確性。 花在管理上的時間越少，您就可以將更多的時間用於發展業務的生產性活動。
4. 可擴展性
雲計算最吸引人的好處之一是可擴展性。 基於桌面的會計系統通常提供限制業務增長的有限功能。 隨著業務的擴展，使用電子表格管理財務變得笨拙。
全面的基於雲的會計軟件可以擴展和靈活以滿足您的業務需求。 您可以根據需求增加或減少資源，避免手動調整會計系統。 只需從基本的會計功能開始，隨著業務的增長添加功能和用戶。
5. 整合
許多雲會計解決方案提供商提供大量共享同一中央數據庫的集成業務應用程序。 隨著公司的發展，您可以整合處理幾乎所有業務方面的軟件工具。 這包括協助工資單和庫存管理、業務規劃、營銷、電子商務和許多其他業務功能的事物工具。
領先的雲會計平台，如 QuickBooks，已經建立了包含數百家供應商的生態系統。 這提供了對一套補充產品的即時訪問，這些產品增加了專門的會計功能或額外的自動化，比如連接到在線發票和支付平台的能力。
6、創新
每個企業都是不同的。 選擇可以根據組織的個人需求定制的工具至關重要。 桌面會計軟件和電子表格通常會限制您自定義工作流程以滿足您的特定需求的能力。 但是，一些最好的雲業務會計解決方案專注於它。
個性化的儀表板讓每個用戶都能一目了然地了解他們最重要的指標。 自動更新，帶來您最近的會計信息。 添加您自己的品牌和公司特定術語的能力。 這些只是您在利用雲會計軟件時可以找到的一些功能。
雲會計與傳統會計軟件有什麼區別？
有這麼多不同的會計軟件可供選擇，公司在在線或桌面之間做出決定可能會讓人不知所措。 雲會計軟件和傳統會計產品之間的許多核心產品是相似的。 這兩項服務都有助於編制銷售和稅務報告、跟踪庫存和管理應付賬款。
這就是雲會計與傳統會計軟件的不同之處。
成本效益
兩種軟件模型的定價模型差別很大。 簡而言之，購買和管理桌面會計軟件的成本通常要高得多。
例如，最廣泛認可的雲會計軟件 QuickBooks Online 每月訂閱提供每月 25 至 180 美元之間的計劃。 Wave等其他在線選項有一個基本的免費計劃。 Sage Accounting、Xero 和 FreshBooks 的基本計劃約為 5 至 10 美元，而更高級的計劃則每月約 25 至 30 美元。
另一方面，QuickBooks Desktop 用戶每年支付軟件許可費才能在計算機上安裝產品。 這包括升級許可證的選項，包括年度支持。 Desktop 的費用從 300 美元到 1,275 美元不等，具體取決於您高效運營業務所需的功能級別。
其他桌面選擇包括 Sage 的 50cloud Accounting，這是一個支持雲的基於桌面的程序。 Sage 50cloud Pro Accounting 的起價為每年 340 美元，Quantum 會計的起價為每年 876 美元。 此外，傳統的會計軟件需要您支持網絡、服務器和工作站，與雲計算相比，這可能是一筆可觀的開支。
數據備份和安全
公司財務數據的安全性對於任何規模的企業都至關重要。 丟失重要數據可能會造成嚴重後果，而且通常發生在最不期望的時候。
在使用傳統會計軟件時，出現故障的計算機或火災等意外事件可能會使毫無準備的企業不堪重負。 數據也可能被黑客入侵或設備被盜，使其成為最後一次安全更新的犧牲品。 通過電子郵件或記憶棒傳輸文件也會引起安全問題。
在線軟件通常包括自動備份數據的數據安全功能，而且通常可以將公司數據恢復到特定的日期和時間。 一些桌面用戶也有自動數據備份。 但是，這通常是附帶溢價的附加服務。
您的整個辦公室可能會被燒毀，每位員工的設備都可能丟失或被盜——您仍然可以訪問所有數據。 安全地包含在雲中，在多個位置的多個服務器上。
您只需訪問支持互聯網的設備即可再次完全控制您的數據。 至於安全性，這是您的雲會計軟件提供商的責任。 確保客戶數據的安全不僅符合他們的利益，也是他們的主要工作和技能組合。
可用性和敏捷性
使用雲技術的能力可能是雲會計與傳統會計最顯著的區別。
桌面用戶將軟件下載到個人計算機上，並且需要使用這些計算機來更新財務信息。 無法遠程訪問數據，因為它可以在雲中。 雖然這看起來很有限，但當互聯網速度和可靠性受到關注時，它有時可能是最佳選擇。
在線用戶可以使用任何設備從任何地方檢索他們的帳戶並實時更新信息。 雲技術的實施允許與註冊會計師進行持續的溝通和協作，並減少創建和共享單個文件或紙質文檔的需要。
用戶的靈活性
您通常可以在用戶數量和使用基於雲的軟件時訪問配置文件的位置方面獲得更大的靈活性。 桌面服務利用與唯一設備關聯的唯一激活密鑰。 安裝後，如果不購買額外的許可證，可能很難在其他地方訪問該帳戶。
QuickBooks Desktop 和 Sage 50cloud Accounting 等桌面產品是唯一安裝在個人計算機上的。 QuickBooks Desktop Pro 用戶可以將產品安裝到三台計算機上，而 Premier 最多可以安裝在五台計算機上。
較大的公司可以為多達 40 台計算機購買 Enterprise 產品。 Sage 50cloud 在其 Pro Accounting 計劃中支持一位用戶，在其最高 Quantum Accounting 計劃中支持多達 40 位用戶。
基於雲的 QuickBooks Online 計劃對用戶有類似的限制，但高級計劃的用戶數量上限為 25 個。 其他在線選項，例如 Wave 和 Sage Accounting，可以支持無限用戶。
維護和更新
舊版軟件利用舊代碼，使開發人員難以更新。 它通常需要 IT 專業人員提供支持，並且在執行升級時可能需要停機。
在在線世界中，自動更新的發生使其更加方便。 不幸的是，當最終用戶遇到無法預料的 UI 或功能更改時，這可能會讓最終用戶感到困惑。
很少有第三方供應商會與傳統軟件集成，通常會選擇基於傳統的日落集成。 最終，隨著軟件越來越過時，提供商將不再支持該版本並需要升級。
基於雲的解決方案的主要缺點是您確實依賴供應商來維護數據、提取數據等。如果在推出更新時出現問題，可能會導致無法預料的停機時間、數據丟失或重置功能。 通常有故障保險可以防止這些問題，但它仍然是可能的。
雲會計常見問題
對雲會計軟件還有疑問嗎？ 以下是像您這樣的小企業主對一些最常見問題的回答。
雲會計如何運作？
雖然類似於傳統的本地或自行安裝的會計軟件，但云會計軟件託管在遠程服務器上。 數據被發送到“雲端”，在那裡進行處理並返回給用戶。 雲會計解決方案通常通過訂閱模式而不是年度許可證提供，後者提供對新功能、更新和客戶支持的即時訪問。
雲會計會為我省錢嗎？
過渡到雲會計系統將為您節省資金。 它通常會提高生產力並降低硬件、勞動力和維護成本。 雲解決方案的財務影響是不可否認的，值得考慮。
雲會計軟件使用起來有多難？
可以從任何具有互聯網連接的設備訪問基於雲的軟件。 在線會計軟件使小企業主能夠實時連接到他們的數據和會計師。 會計軟件，如 QuickBooks Online，可以與第三方業務應用程序的整個生態系統集成。 它具有可擴展性、成本效益和易於使用的特點。
會計軟件會節省我的時間嗎？
在線會計軟件的好處是它為您提供了在工作、家庭或旅途中經營業務的靈活性。 軟件更新可以在雲中更快、更有效地交付，讓您可以立即訪問新功能，而無需擔心安裝最新版本的軟件。 借助雲會計軟件，您可以選擇在世界任何地方遠程開展業務。
雲會計軟件示例
了解桌面和雲會計軟件之間的區別只是第一步。 有多種選項可供您選擇，它們的功能、特性和定價各不相同。 以下是小型企業最常見的會計軟件的細分。
在線快書
Intuit 的 QuickBooks Online 是小型企業及其簿記和稅務專業人員最常用的會計軟件之一。 該軟件是基於雲的，可以通過網絡瀏覽器或移動應用程序訪問。
該軟件的每月訂閱可以隨著業務的增長而升級。 移動應用程序有許多自定義選項，可用於接收付款、查看報告、捕獲收據圖像和跟踪業務里程。 對於尋求薪資解決方案的企業，QuickBooks Payroll 與 QuickBooks Online 完全集成。
高級計劃中提供庫存管理、時間跟踪、附加用戶和預算等高級功能。 對於基於產品的小型企業，Essentials 或 Plus 將有更多的庫存和定制選項。 高級訂閱是一項新產品，可提供強大的財務報告。
施樂
Xero 提供三個月度訂閱選項和一個全方位服務的工資單附加組件：早期、成長和成熟。 全方位服務工資單選項通過 Gusto 提供，但需額外付費。
Early 計劃限制使用，每月僅允許輸入 20 張發票或報價單和 5 張賬單。
這種有限的計劃可能適用於高額交易的微商，但每月只有少數，例如諮詢或小型服務提供商。 成長計劃和已建立計劃都提供無限的發票和賬單。 這三個計劃都包括 Hubdoc，一種賬單和收據捕獲解決方案。
新鮮書
與其他會計軟件相比，FreshBooks 提供了更多的發票定制。 它的主要功能是發送、接收、打印和支付發票，但它也可以處理企業的基本簿記需求。 該會計軟件使基於服務的企業更容易發送提案和跟踪項目時間以及接收付款。 他們提供四種計劃：Lite、Plus、Premium 和 Select。
這四個計劃之間的主要區別在於每月允許計費的不同客戶的數量。 在 Lite 計劃中，每月最多可以向五個客戶收費。 在 Plus 計劃中，每月最多可以向 50 個客戶收費。
在高級計劃中，可以每月向無限客戶收費。 Select 計劃對每月計費的客戶數量也沒有限制，但增加了獨特的功能。
海浪
對於許多自由職業者或基於服務的企業來說，Wave 的免費功能可能會滿足他們所有的會計需求。 大多數小型企業需要的基本會計功能，例如收入和支出跟踪、財務報告、發票和掃描收據，都包含在這個免費軟件中。
這些功能可以在線或在移動應用程序上訪問。 客戶付款處理和工資單被認為是額外收費的優質服務，但所有簿記、發票和報告功能都是完全免費的。
如何選擇合適的雲會計軟件
沒有真正適合所有人的最佳會計軟件解決方案。 每個選項都包括要考慮的獨特特性、功能、定價和集成。 當您開始審查您的雲會計選擇時，請務必完成以下過程。
- 考慮您的需求和您的會計技能：可能有特定的功能、幫助或其他特性使特定解決方案更具吸引力。 請務必儘早考慮您的業務需求以及您的會計能力。
- 熟悉基於雲的業務應用程序：值得花時間熟悉雲軟件的基礎知識。 特別是如果您計劃投資其他產品，您需要確保您的選擇相互兼容。
- 牢記您的預算：價格不應該是您的直接決定因素，但應該牢記在心。 根據功能、用戶靈活性和兼容性，您可能會發現價格點對所提供的產品沒有意義。
- 注意附加功能：確保您了解主要產品中包含的內容以及需要額外購買的內容。 您可能會發現一些附加組件有利於擴展您的操作，而其他附加組件則需要簡單地運行。
- 在會計師的幫助下做出決定：如果您目前與外部會計師合作，請確保您了解他們會推薦的解決方案。 他們可能知道一些在您的初步審查中並不明顯的具體問題或好處。
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