中小企業向けのクラウド会計の6つの利点の説明

公開: 2022-10-07

Female entrepreneur working in her home office on cloud accounting software and exploring her financials.

クラウドコンピューティングへの移行は、過去数年間で最も重要な技術トレンドの 1 つです。歴史的に、企業は独自のデータセンターを所有して運用してきましたが、従来のサーバーで実行されるビジネスソフトウェアの量は、2022 年までにすべてのエンタープライズアプリケーションの 32% に縮小するように設定されており、2019 年の約半分です。

特に検討する価値のあるソリューションの 1 つは、クラウド会計ソフトウェアです。クラウドへの移行は、企業に多くのメリットをもたらします。 IT コストが削減され、柔軟性と効率が向上し、セキュリティが向上し、パフォーマンスが向上し、イノベーションと開発の可能性が広がります。

クラウド会計の基本、クラウド会計とデスクトップソフトウェアの違い、利用可能なオプションについて見ていきましょう。

クラウド会計とは？

クラウド会計とは、データストレージと一般的な計算を外部システムまたはネットワークにアウトソーシングするコンピュータープログラムを指します。

クラウドにより、いつでも、どこでも、どのデバイスからでもデータとソフトウェアにオンラインでアクセスできます。クラウド会計ソフトウェアは、収入と支出、資産、負債の記録を含むビジネス帳簿をオンラインで維持するように設計されています。すべて暗号化されているため、ログイン資格情報を持つ人だけがデータを表示できます。

クラウド会計ソフトを使うメリットとは？

では、クラウド会計ソフトのメリットとは？ただの簿記ですよね？スプレッドシートやデスクトップアプリケーションよりもはるかに優れているのはなぜでしょうか? クラウド会計に投資することで期待できるメリットのいくつかを次に示します。

1.アクセシビリティ

クラウド会計ソフトウェアを使用すると、ビジネスオーナーは、時間のかかるソフトウェアのインストール、バックアップ、およびその他の管理タスクに取り組む必要がなくなります。ソフトウェアはインターネット経由でアクセスできるようになり、クラウド上にあるため、常に最新バージョンを利用できます。

クラウド会計システムは、すべての財務情報を 1 つのデータベースに保存するため、組織内の全員がまったく同じ情報を使用して作業します。チームがスプレッドシートのどのバージョンが正しいかを判断しようとして無駄な時間を費やすことはもうありません。

2. 自動化

クラウドベースの会計プラットフォームには、会計および銀行業務を自動化する機能があり、手作業を削減します。このソフトウェアは、銀行やクレジットカードの取引を自動的にインポートし、レポートをスケジュールし、サブスクリプションを支払い、取引を正しい元帳に転記し、定期的な請求書を作成することができます。また、割引と税金を自動的に計算し、請求書が注文書と一致しない場合に例外にフラグを立てることもできます。

さらに、クラウドソフトウェアは調整プロセスを自動化できます。内部トランザクションを銀行の記録と照合し、エラーにフラグを立て、受け取った請求書を支払いと出荷と照合します。

3. 安定性

信頼できる一元化された単一のデータセットにより、すべての会計プロセスと財務報告の一貫性が保証されます。これにより、スプレッドシートを使用する際に必要となる定期的なデータバックアップなど、エラーが発生しやすい手動の手順の多くが不要になり、精度が向上します。管理に費やす時間が減るため、ビジネスを成長させる生産的な活動により多くの時間を割くことができます。

4. スケーラビリティ

クラウドの最も魅力的な利点の 1 つはスケーラビリティです。通常、デスクトップベースの会計システムは機能が制限されており、ビジネスの成長を妨げています。また、スプレッドシートを使用して財務を管理することは、ビジネスが拡大するにつれて扱いにくくなります。

包括的なクラウドベースの会計ソフトウェアは、ビジネスニーズに合わせて拡張および柔軟に対応できます。需要に基づいてリソースを増減できるため、会計システムを手動で調整する必要がなくなります。基本的な会計機能から始めて、ビジネスの成長に合わせて機能やユーザーを追加してください。

5.統合

多くのクラウド会計ソリューションプロバイダーは、同じ中央データベースを共有する多数の統合ビジネスアプリケーションを提供しています。会社が成長するにつれて、ビジネスのほぼすべての側面を処理するソフトウェアツールを組み込むことができます。これには、給与計算と在庫管理、事業計画、マーケティング、e コマース、およびその他の多くのビジネス機能を支援するツールが含まれます。

QuickBooks などの主要なクラウド会計プラットフォームは、何百ものサプライヤーを含むエコシステムを構築しています。これにより、オンラインの請求および支払いプラットフォームに接続する機能など、専門的な会計機能や追加の自動化を追加する一連の補完的な製品にすぐにアクセスできます。

6. イノベーション

すべてのビジネスは異なります。組織の個々のニーズに合わせてカスタマイズできるツールを選択することが重要です。デスクトップの会計ソフトウェアやスプレッドシートでは、特定のニーズに合わせてワークフローをカスタマイズする機能が制限されることがよくあります。ただし、最高のクラウドビジネス会計ソリューションの一部は、それに特化しています。

各ユーザーが最も重要な指標を一目で確認できるパーソナライズされたダッシュボード。最新の会計情報を取り込む自動更新。独自のブランディングと会社固有の用語を追加する機能。これらは、クラウド会計ソフトウェアを活用する際に期待できる機能のほんの一部です。

クラウド会計と従来の会計ソフトの違いは？

非常に多くの異なる会計ソフトウェアオプションから選択できるため、企業がオンラインとデスクトップのどちらを選択するかを決めるのは非常に困難です。クラウド会計ソフトウェアと従来の会計製品の間の主要な製品の多くは似ています。どちらのサービスも、売上レポートと税レポートの編集、在庫の追跡、買掛金の管理を支援します。

クラウド会計が従来の会計ソフトウェアと異なる点は次のとおりです。

費用対効果

2 つのソフトウェアモデルの価格モデルは大きく異なります。簡単に言えば、デスクトップ会計ソフトウェアを購入して管理するには、はるかに費用がかかることがよくあります。

たとえば、最も広く認知されているクラウド会計ソフトウェアである QuickBooks Online の月額サブスクリプションは、毎月 25 ～ 180 ドルのプランを提供しています。 Wave などの他のオンラインオプションには、基本的な無料プランがあります。 Sage Accounting、Xero、および FreshBooks は基本プランで約 5 ドルから 10 ドルですが、月額約 25 ドルから 30 ドルでより高度なプランを提供しています。

一方、QuickBooks デスクトップのユーザーは、製品をコンピューターにインストールするために年間ソフトウェアライセンス料金を支払います。これには、年間サポート付きでライセンスをアップグレードするオプションが含まれます。デスクトップの料金は、ビジネスを効率的に運営するために必要な機能レベルセットに応じて、300 ドルから 1,275 ドルの範囲です。

その他のデスクトップの選択肢には、クラウドをサポートするデスクトップベースのプログラムである Sage の 50cloud Accounting があります。 Sage 50cloud は、Pro Accounting の場合は年間 $340 から、Quantum Accounting の場合は年間 $876 までです。さらに、従来の会計ソフトウェアでは、ネットワーク、サーバー、およびワークステーションをサポートする必要があり、クラウドコンピューティングと比較してかなりの費用がかかる可能性があります。

データのバックアップとセキュリティ

企業の財務データのセキュリティは、あらゆる規模の企業にとって重要です。重要なデータを失うことは大きな損害を与える可能性があり、予期せぬときに発生することがよくあります。

従来の会計ソフトウェアを使用している場合、コンピューターの誤動作、または火災などの予期しない出来事により、準備ができていないビジネスが圧倒される可能性があります。また、データがハッキングされたり、デバイスが盗まれたりして、最後に実行されたセキュリティアップデートの犠牲になる可能性もあります。電子メールまたはメモリスティックを介してファイルを転送することも、セキュリティ上の懸念を引き起こします。

オンラインソフトウェアには通常、データを自動的にバックアップするデータセキュリティ機能が含まれており、さらに多くの場合、会社のデータを特定の日時に復元することができます。一部のデスクトップユーザーは、自動データバックアップも利用できます。ただし、これは通常、プレミアムが付属するアドオンサービスです。

オフィス全体が全焼し、すべてのスタッフメンバーのデバイスが紛失または盗難に遭う可能性があります。それでも、すべてのデータにアクセスできます。複数の場所にある複数のサーバー上のクラウドに安全に含まれています。

インターネット対応デバイスにアクセスするだけで、データを完全に制御できます。セキュリティに関しては、クラウド会計ソフトウェアプロバイダーの責任です。クライアントのデータを確実に保護することは、彼らの利益になるだけでなく、彼らの主要な仕事でありスキルセットでもあります。

可用性と俊敏性

クラウド会計と従来の会計との最も大きな違いは、クラウド技術を使用できることかもしれません。

デスクトップユーザーはソフトウェアを個々のコンピューターにダウンロードし、それらのコンピューターを使用して財務情報を更新する必要があります。データはクラウドにあるため、リモートでアクセスすることはできません。これは制限のように思えるかもしれませんが、インターネットの速度と信頼性が懸念される場合に最適な場合があります.

オンラインユーザーは、任意のデバイスを使用してどこからでも自分のアカウントを取得し、情報をリアルタイムで更新できます。クラウドテクノロジーの実装により、CPA との継続的なコミュニケーションとコラボレーションが可能になり、個々のファイルや紙のドキュメントを作成して共有する必要性が減少します。

ユーザーの柔軟性

通常、クラウドベースのソフトウェアを使用する場合、ユーザー数とプロファイルにアクセスできる場所に関して、より高い柔軟性が期待できます。デスクトップサービスは、一意のデバイスに関連付けられる一意のアクティベーションキーを利用します。一度インストールすると、追加のライセンスを購入しないと、別の場所でアカウントにアクセスするのが難しくなる場合があります。

QuickBooks Desktop や Sage 50cloud Accounting などのデスクトップ製品は、個々のコンピューターに個別にインストールされます。 QuickBooks Desktop Pro ユーザーは製品を 3 台のコンピューターにインストールできますが、Premier は最大 5 台のコンピューターにインストールできます。

大企業は、最大 40 台のコンピューターに対して Enterprise 製品を購入できます。 Sage 50cloud は、Pro Accounting プランで 1 人のユーザーをサポートし、最高の Quantum Accounting プランで最大 40 人のユーザーをサポートします。

クラウドベースの QuickBooks Online プランにも同様のユーザー制限がありますが、上級プランの場合、ユーザー数は 25 人に制限されています。 Wave や Sage Accounting などの他のオンラインオプションでは、無制限のユーザーをサポートできます。

維持と更新

レガシーソフトウェアは古いコードを利用しているため、開発者が更新するのが難しくなっています。通常、IT プロフェッショナルによるサポートが必要であり、アップグレードの実行中にダウンタイムが発生する可能性があります。

オンラインの世界では、自動更新が発生してより便利になります。残念ながら、予期しない UI や機能の変更が発生した場合、エンドユーザーが混乱する可能性があります。

多くの場合、レガシーベースの統合を廃止することを選択して、レガシーソフトウェアと統合するサードパーティベンダーはほとんどありません。最終的に、ソフトウェアがさらに古くなると、プロバイダーはそのバージョンをサポートしなくなり、アップグレードが必要になります。

クラウドベースのソリューションの主な欠点は、データの維持やデータの抽出などを実際にベンダーに依存していることです。更新のロールアウト時にベンダー側で問題が発生した場合、予期しないダウンタイム、データ損失、または機能のリセット。通常、この種の問題から保護するためのフェールセーフがありますが、それでも可能性はあります。

クラウド会計に関するよくある質問

クラウド会計ソフトウェアについてまだ質問がありますか? ここでは、あなたのような中小企業の経営者からの最も一般的な質問のいくつかに対する回答を示します。

クラウド会計はどのように機能しますか?

従来の、オンプレミスの、または自己インストールの会計ソフトウェアに似ていますが、クラウド会計ソフトウェアはリモートサーバーでホストされています。データは「クラウド」に送信され、そこで処理されてユーザーに返されます。クラウド会計ソリューションは通常、年間ライセンスではなくサブスクリプションモデルを通じて提供され、新機能、更新、およびカスタマーサポートにすぐにアクセスできます。

クラウド会計はお金を節約できますか?

クラウド会計システムに移行すると、お金を節約できます。これは通常、生産性の向上と、ハードウェア、人件費、および保守コストの削減につながります。クラウドソリューションの経済的影響は否定できず、検討する価値があります。

クラウド会計ソフトは使いにくい？

クラウドベースのソフトウェアは、インターネット接続があればどのデバイスからでもアクセスできます。オンライン会計ソフトウェアは、中小企業の経営者をデータと会計士にリアルタイムで接続させます。 QuickBooks Online などの会計ソフトウェアは、サードパーティのビジネスアプリのエコシステム全体と統合できます。スケーラブルで、費用対効果が高く、使いやすいです。

会計ソフトは時間を節約してくれますか?

オンライン会計ソフトウェアの利点は、職場、自宅、または外出先からビジネスを運営できる柔軟性です。ソフトウェアの更新はクラウドでより迅速かつ効率的に配信できるため、最新バージョンのソフトウェアをインストールすることを気にすることなく、新しい機能にすぐにアクセスできます。クラウド会計ソフトウェアを使用すると、世界中のどこからでもビジネスをリモートで実行できます。

クラウド会計ソフトの例

デスクトップ会計ソフトウェアとクラウド会計ソフトウェアの違いを理解することは、最初のステップにすぎません。機能、機能、および価格が異なるいくつかのオプションから選択できます。ここでは、中小企業向けの最も一般的な会計ソフトウェアの内訳を示します。

QuickBooksオンライン

Intuit の QuickBooks Online は、中小企業とその簿記および税務の専門家が使用する最も一般的な会計ソフトウェアの 1 つです。このソフトウェアはクラウドベースであり、Web ブラウザーまたはモバイルアプリからアクセスできます。

このソフトウェアの月額サブスクリプションは、ビジネスの成長に合わせてアップグレードできます。モバイルアプリには、支払いの受け取り、レポートの確認、領収書の画像のキャプチャ、ビジネスマイレージの追跡に使用できる多くのカスタマイズオプションがあります。給与計算ソリューションを探している企業の場合、QuickBooks Payroll は QuickBooks Online と完全に統合されています。

上位プランでは、在庫管理、タイムトラッキング、追加ユーザー、予算編成などの高度な機能を利用できます。製品ベースの中小企業の場合、Essentials または Plus には、在庫とカスタマイズのためのより多くのオプションがあります。 Advanced サブスクリプションは新しいオファリングであり、堅牢な財務レポートを提供します。

ゼロ

Xero は、3 つの月次サブスクリプションオプションとフルサービスの給与アドオンを提供しています: Early、Growing、Established。フルサービスの給与計算オプションは、Gusto を通じて追加料金で提供されます。

アーリープランでは使用量が制限され、1 か月あたり 20 件の請求書または見積書と 5 件の請求書しか入力できません。

この限定プランは、コンサルティングや小規模なサービスプロバイダーなど、高額な取引を行うマイクロビジネスに適している可能性がありますが、月に数件しかありません。成長プランと確立プランの両方で、無制限の請求書と請求書が提供されます。 3 つのプランすべてに、請求書と領収書のキャプチャソリューションである Hubdoc が含まれています。

フレッシュブックス

FreshBooks は、他の会計ソフトウェアと比較して、請求のカスタマイズをより多く提供します。その主な機能は、請求書の送信、受信、印刷、および支払いですが、ビジネスの基本的な簿記のニーズにも対応できます。この会計ソフトウェアにより、サービスベースの企業は、提案を送信し、プロジェクトの時間を追跡し、支払いを受け取ることが容易になります。ライト、プラス、プレミアム、セレクトの4つのプランがあります。

4つのプランの主な違いは、月ごとに請求できるさまざまなクライアントの数です. ライトプランでは、1 か月あたり最大 5 クライアントまで請求できます。 Plus プランでは、1 か月あたり最大 50 クライアントまで請求できます。

プレミアムプランでは、無制限のクライアントを月単位で請求できます。また、Select プランには、1 か月あたりに請求できるクライアント数に制限はありませんが、独自の機能が追加されています。

波

多くのフリーランサーやサービスベースのビジネスにとって、Wave の無料機能はおそらくすべての会計ニーズをカバーします。収入と支出の追跡、財務報告、請求、領収書のスキャンなど、ほとんどの中小企業が必要とする基本的な会計機能はすべて、この無料ソフトウェアに含まれています。

これらの機能には、オンラインまたはモバイルアプリからアクセスできます。顧客の支払い処理と給与計算は、追加料金がかかるプレミアムサービスと見なされますが、簿記、請求、レポート機能はすべて完全に無料です。

正しいクラウド会計ソフトの選び方

すべての人にとって真に最適な会計ソフトウェアソリューションはありません。すべてのオプションには、考慮すべき独自の機能、機能、価格設定、および統合が含まれています。クラウドアカウンティングの選択を検討し始めるときは、必ず次のプロセスを実行してください。

ニーズと会計スキルを考慮してください。特定のソリューションをより魅力的にする特定の機能、支援、またはその他の機能がある場合があります。早い段階でビジネスニーズと、実際の経理能力とは何かを必ず検討してください。
クラウドベースのビジネスアプリケーションに慣れる:時間を取って、クラウドソフトウェアの基本を理解する価値があります。特に、他の製品への投資を計画している場合は、選択肢が互いに互換性があることを確認する必要があります.
予算を念頭に置く:価格は直接の決定要因であってはなりませんが、心に留めておく必要があります。機能、ユーザーの柔軟性、および互換性によっては、提供されているものに対して価格が妥当でない場合があります。
アドオン機能に注意してください:メインの製品に組み込まれているものと、追加購入が必要なものを把握しておいてください。操作のスケーリングに役立つアドオンもあれば、単純に実行する必要があるアドオンもあります。
会計士の助けを借りて決定を下す:現在、外部の会計士と協力している場合は、彼らが推奨する解決策について彼らの洞察を得るようにしてください。彼らは、あなたの最初のレビューでは明らかにならなかった特定の問題や利点を知っているかもしれません。

LivePlan をクラウド会計ソリューションに接続する

すでに LivePlan ユーザーですか? または、事業計画と財務管理のニーズに LivePlan を検討していますか? LivePlan と直接統合できるクラウド会計ソリューションがいくつかあることをご存知ですか?

QuickBooks または Xero アカウントを使用すると、財務データを簡単に同期できます。これにより、開始予算と予測を作成し、予測シナリオをすぐに更新して、パフォーマンスを業界のベンチマークと比較することができます。

LivePlan は、これらの会計ソリューションとシームレスに連携します。これにより、計画に対する財務実績を追跡し、スマートでデータ主導の意思決定を行う能力が向上します。 QuickBooks または Xero を使用した LivePlan が、ビジネスの管理を改善し、資金調達を追求し、最終的にビジネスの健全性を追跡および改善するのにどのように役立つかを調べてください。