6 Spiegazione dei vantaggi della contabilità cloud per le piccole imprese

Il passaggio al cloud computing è stata una delle tendenze tecnologiche più significative degli ultimi anni. Sebbene, storicamente, le aziende abbiano posseduto e gestito i propri data center, la quantità di software aziendale in esecuzione sui server tradizionali è destinata a ridursi al 32% di tutte le applicazioni aziendali entro il 2022, circa la metà rispetto al 2019.

Una soluzione che vale particolarmente la pena esplorare è il software di contabilità cloud. Il passaggio al cloud può creare una serie di vantaggi per le aziende. I costi IT vengono ridotti, vengono create maggiore flessibilità ed efficienza, la sicurezza migliora, le prestazioni vengono potenziate e il potenziale di innovazione e sviluppo si espande.

Esaminiamo le basi dell'accounting cloud, la differenza tra esso e il software desktop e quali opzioni sono disponibili per te.

Che cos'è la contabilità cloud?

L'accounting cloud si riferisce a un programma per computer che esternalizza l'archiviazione dei dati e i calcoli generali a un sistema o una rete esterni.

Il cloud rende i dati e il software accessibili online sempre, ovunque e da qualsiasi dispositivo. Il software di contabilità cloud è progettato per mantenere i libri aziendali online, inclusi i record di entrate e spese, attività e passività, il tutto crittografato in modo che solo chi dispone delle credenziali di accesso possa visualizzare i dati.

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo del software di contabilità cloud?

Quindi, quali sono i vantaggi del software di contabilità cloud? È solo contabilità, giusto? Come può essere molto meglio di un foglio di calcolo o di un'applicazione desktop? Ecco alcuni dei vantaggi che puoi aspettarti quando investi nella contabilità cloud.

1. Accessibilità

Con il software di contabilità cloud, gli imprenditori eliminano la necessità di far fronte a lunghe installazioni di software, backup e altre attività amministrative. Il software è ora accessibile tramite Internet e, poiché è nel cloud, hai sempre la versione più aggiornata.

I sistemi di contabilità cloud archiviano tutte le informazioni finanziarie in un unico database, in modo che tutti nell'organizzazione lavorino esattamente con le stesse informazioni. Non c'è più tempo perso mentre i team cercano di capire quale versione di un foglio di calcolo è corretta.

2. Automazione

Le piattaforme di contabilità basate su cloud hanno la capacità di automatizzare le attività contabili e bancarie, riducendo il lavoro manuale. Il software può importare automaticamente transazioni bancarie e con carte di credito, pianificare report, pagare abbonamenti e registrare transazioni nel registro corretto, oltre a produrre fatture ricorrenti. Può anche calcolare automaticamente sconti e tasse e segnalare eccezioni in cui le fatture non corrispondono agli ordini di acquisto.

Inoltre, il software cloud può automatizzare i processi di riconciliazione. Abbina le transazioni interne ai record bancari, segnala gli errori e abbina le fatture ricevute ai pagamenti e alle spedizioni.

3. Stabilità

Un unico set di dati centrale e autorevole garantisce la coerenza tra tutti i processi contabili e i report finanziari. Ciò migliora la precisione eliminando molti dei passaggi manuali soggetti a errori, come i normali backup dei dati, richiesti quando si utilizzano fogli di calcolo. Meno tempo dedicato all'amministrazione ti consente di dedicare più tempo alle attività produttive che fanno crescere il tuo business.

4. Scalabilità

Uno dei vantaggi più interessanti del cloud è la scalabilità. I sistemi di contabilità basati su desktop in genere offrono funzionalità limitate che soffocano la crescita aziendale. E la gestione delle finanze con i fogli di calcolo diventa ingombrante man mano che l'azienda si espande.

Un software di contabilità completo basato su cloud può essere ridimensionato e flessibile per soddisfare le tue esigenze aziendali. Puoi aumentare o diminuire le risorse in base alla domanda ed evitare di dover modificare manualmente il tuo sistema contabile. Inizia con le funzioni di contabilità di base e aggiungi funzionalità e utenti man mano che la tua attività cresce.

5. Integrazione

Molti fornitori di soluzioni di contabilità cloud offrono una moltitudine di applicazioni aziendali integrate che condividono lo stesso database centrale. Man mano che la tua azienda cresce, puoi incorporare strumenti software che gestiscono quasi ogni aspetto della tua attività. Ciò include strumenti che aiutano con la gestione delle buste paga e dell'inventario, la pianificazione aziendale, il marketing, l'e-commerce e molte altre funzioni aziendali.

Le principali piattaforme di contabilità cloud, come QuickBooks, hanno costruito ecosistemi che includono centinaia di fornitori. Ciò fornisce l'accesso immediato a una suite di prodotti complementari che aggiungono funzioni di contabilità specializzate o automazione aggiuntiva, come la possibilità di connettersi a piattaforme di fatturazione e pagamento online.

6. Innovazione

Ogni attività è diversa. È fondamentale scegliere strumenti che possono essere personalizzati in base alle esigenze individuali della tua organizzazione. I software di contabilità desktop e i fogli di calcolo spesso limitano la tua capacità di personalizzare i flussi di lavoro in base alle tue esigenze specifiche. Ma alcune delle migliori soluzioni di contabilità aziendale cloud sono specializzate in questo.

Dashboard personalizzati che offrono a ciascun utente una visione a colpo d'occhio delle metriche più importanti. Aggiornamenti automatici che portano le tue informazioni contabili più recenti. La possibilità di aggiungere il proprio marchio e la terminologia specifica dell'azienda. Queste sono solo alcune delle funzionalità che puoi aspettarti di trovare sfruttando il software di contabilità cloud.

Quali sono le differenze tra la contabilità cloud e il software di contabilità tradizionale?

Con così tante diverse opzioni di software di contabilità tra cui scegliere, può essere difficile per un'azienda decidere tra online o desktop. Molte delle offerte principali tra il software di contabilità cloud e i prodotti di contabilità tradizionali sono simili. Entrambi i servizi aiutano nella compilazione di rapporti fiscali e di vendita, nel monitoraggio dell'inventario e nella gestione dei conti da pagare.

Ecco cosa distingue la contabilità cloud dal software di contabilità tradizionale.

Efficacia dei costi

I modelli di prezzo dei due modelli software variano considerevolmente. Per dirla semplicemente, è spesso molto più costoso acquistare e gestire software di contabilità desktop.

Ad esempio, gli abbonamenti mensili di QuickBooks Online, il software di contabilità cloud più ampiamente riconosciuto, offre piani compresi tra $ 25 e $ 180 al mese. Altre opzioni online come Wave hanno un piano gratuito di base. Mentre Sage Accounting, Xero e FreshBooks costano da $ 5 a $ 10 per i loro piani di base e forniscono piani più avanzati per circa $ 25 a $ 30 al mese.

Gli utenti di QuickBooks Desktop, invece, pagano un canone annuale per la licenza del software per installare il prodotto su un computer. Ciò include le opzioni per aggiornare la licenza con il supporto annuale incluso. Le tariffe per Desktop variano da $ 300 a $ 1.275, a seconda del livello di funzionalità impostato per gestire la tua attività in modo efficiente.

Altre scelte desktop includono 50cloud Accounting di Sage, un programma basato su desktop con supporto cloud. Sage 50cloud parte da $ 340 all'anno per Pro Accounting e fino a $ 876 all'anno per Quantum Accounting. Inoltre, il software di contabilità tradizionale richiede il supporto di reti, server e workstation e può essere una spesa considerevole rispetto al cloud computing.

Backup e sicurezza dei dati

La sicurezza dei dati finanziari di un'azienda è fondamentale per le aziende di qualsiasi dimensione. La perdita di dati importanti può essere paralizzante e spesso accade quando meno è previsto.

Quando si utilizza un software di contabilità tradizionale, un computer malfunzionante o eventi imprevisti come un incendio possono sopraffare un'azienda impreparata. I dati possono anche essere violati o rubato un dispositivo, lasciandolo preda dell'ultimo aggiornamento di sicurezza eseguito. Anche il trasferimento di file tramite e-mail o tramite memory stick solleva problemi di sicurezza.

Il software online generalmente include funzionalità di sicurezza dei dati che eseguono automaticamente il backup dei dati e inoltre spesso possono far ripristinare i dati aziendali a una data e un'ora specifiche. Alcuni utenti desktop dispongono anche di backup automatici dei dati. Tuttavia, questo è in genere un servizio aggiuntivo che viene fornito con un premio.

L'intero ufficio potrebbe bruciare e i dispositivi di ogni membro del personale potrebbero essere persi o rubati, e tu avresti comunque accesso a tutti i tuoi dati. Contenuti in modo sicuro nel cloud, su più server in più posizioni.

Devi solo raggiungere un dispositivo abilitato a Internet per avere di nuovo il pieno controllo dei tuoi dati. Per quanto riguarda la sicurezza, questa è responsabilità del tuo fornitore di software di contabilità cloud. Non è solo nel loro interesse garantire la sicurezza dei dati dei clienti, ma è anche il loro lavoro principale e le loro competenze.

Disponibilità e agilità

La capacità di utilizzare la tecnologia cloud può essere la differenza più significativa tra la contabilità cloud e la contabilità tradizionale.

Gli utenti desktop scaricano software su singoli computer e sono tenuti a utilizzare tali computer per aggiornare le informazioni finanziarie. Non è possibile accedere ai dati da remoto poiché potrebbe essere nel cloud. Anche se questo può sembrare limitante, a volte può essere ottimale quando la velocità e l'affidabilità di Internet sono un problema.

Gli utenti online hanno la possibilità di recuperare i propri account da qualsiasi luogo utilizzando qualsiasi dispositivo e aggiornare le informazioni in tempo reale. L'implementazione della tecnologia cloud consente una comunicazione e una collaborazione costanti con i CPA e riduce la necessità di creare e condividere singoli file o documenti cartacei.

Flessibilità degli utenti

In genere puoi aspettarti una maggiore flessibilità con il numero di utenti e dove è possibile accedere ai profili quando si utilizza un software basato su cloud. I servizi desktop sfruttano chiavi di attivazione univoche che vengono associate a un dispositivo univoco. Una volta installato, potrebbe essere difficile accedere all'account altrove senza acquistare licenze aggiuntive.

I prodotti desktop come QuickBooks Desktop e Sage 50cloud Accounting vengono installati in modo univoco su singoli computer. Gli utenti di QuickBooks Desktop Pro possono installare il prodotto su tre computer, mentre Premier può essere installato su un massimo di cinque computer.

Le aziende più grandi possono acquistare il prodotto Enterprise per un massimo di 40 computer. Sage 50cloud supporta un utente nel suo piano di contabilità Pro e fino a 40 nel suo piano di contabilità quantistica più alto.

I piani QuickBooks Online basati su cloud hanno limiti simili per gli utenti, sebbene il numero si limiti a 25 utenti per il piano avanzato. Altre opzioni online, come Wave e Sage Accounting, possono supportare utenti illimitati.

Mantenimento e aggiornamento

Il software legacy sfrutta il codice precedente rendendo difficile l'aggiornamento per gli sviluppatori. In genere richiede il supporto di un professionista IT e potrebbe richiedere tempi di inattività durante l'esecuzione di un aggiornamento.

Nel mondo online, si verificano aggiornamenti automatici che lo rendono più conveniente. Sfortunatamente, questo può creare confusione per l'utente finale quando si verificano modifiche all'interfaccia utente o alle funzionalità impreviste.

Pochissimi fornitori di terze parti si integreranno con il software legacy, spesso optando per integrazioni al tramonto basate su legacy. Alla fine, poiché il software diventa sempre più obsoleto, il provider non supporterà più la versione e richiederà un aggiornamento.

Lo svantaggio principale di una soluzione basata su cloud è che dipendi davvero dal fornitore per mantenere i tuoi dati, estrarre i tuoi dati, ecc. Se qualcosa va storto durante l'implementazione di un aggiornamento, può portare a tempi di inattività imprevisti, dati perdita o ripristino della funzionalità. In genere ci sono dispositivi di sicurezza per proteggere da questo tipo di problemi, ma può comunque essere una possibilità.

Domande comuni sulla contabilità cloud

Hai ancora domande sul software di contabilità cloud? Ecco le risposte ad alcune delle domande più comuni dei piccoli imprenditori come te.

Come funziona la contabilità cloud?

Sebbene sia simile al software di contabilità tradizionale, locale o autoinstallante, il software di contabilità cloud è ospitato su server remoti. I dati vengono inviati nel "cloud", dove vengono elaborati e restituiti all'utente. Le soluzioni di contabilità cloud sono generalmente offerte tramite un modello di abbonamento anziché una licenza annuale, che fornisce accesso istantaneo a nuove funzionalità, aggiornamenti e assistenza clienti.

La contabilità cloud mi farà risparmiare denaro?

Il passaggio ai sistemi di contabilità cloud ti farà risparmiare denaro. In genere porta a una maggiore produttività e a una riduzione dei costi di hardware, manodopera e manutenzione. Gli impatti finanziari delle soluzioni cloud sono innegabili e meritano di essere presi in considerazione.

Quanto è difficile utilizzare il software di contabilità cloud?

È possibile accedere al software basato su cloud da qualsiasi dispositivo con una connessione Internet. Il software di contabilità online mantiene i proprietari di piccole imprese connessi ai loro dati e ai loro contabili in tempo reale. I software di contabilità, come QuickBooks Online, possono integrarsi con un intero ecosistema di app aziendali di terze parti. È scalabile, conveniente e facile da usare.

Il software di contabilità mi farà risparmiare tempo?

Il vantaggio del software di contabilità online è la flessibilità che ti offre per gestire la tua attività dal lavoro, da casa o in viaggio. Gli aggiornamenti software possono essere forniti in modo più rapido ed efficiente nel cloud, consentendoti di accedere istantaneamente a nuove funzionalità senza doversi preoccupare di installare l'ultima versione del software. Con il software di contabilità cloud, hai la possibilità di gestire la tua attività da remoto, da qualsiasi parte del mondo.

Esempi di software di contabilità cloud

Comprendere la differenza tra software di contabilità desktop e cloud è solo il primo passo. Sono disponibili diverse opzioni tra cui scegliere che differiscono per funzionalità, caratteristiche e prezzi. Ecco una ripartizione del software di contabilità più comune per le piccole imprese.

QuickBook in linea

QuickBooks Online di Intuit è uno dei software di contabilità più comuni utilizzati dalle piccole imprese e dai loro professionisti della contabilità e delle tasse. Il software è basato su cloud ed è accessibile tramite un browser web o tramite un'app mobile.

L'abbonamento mensile per questo software può essere aggiornato man mano che l'azienda cresce. Ci sono molte opzioni di personalizzazione con l'app mobile che possono essere utilizzate per ricevere pagamenti, rivedere rapporti, acquisire un'immagine di una ricevuta e tenere traccia del chilometraggio aziendale. Per le aziende che cercano una soluzione per le buste paga, QuickBooks Payroll si integra completamente con QuickBooks Online.

Funzionalità avanzate come gestione dell'inventario, monitoraggio del tempo, utenti aggiuntivi e budgeting sono disponibili nei piani di livello superiore. Per le piccole imprese basate sui prodotti, Essentials o Plus avranno più opzioni per l'inventario e le personalizzazioni. L'abbonamento Advanced è una nuova offerta e fornisce una solida rendicontazione finanziaria.

Xero

Xero offre tre opzioni di abbonamento mensile e un componente aggiuntivo per le buste paga a servizio completo: Early, Growing e Established. L'opzione di busta paga a servizio completo è offerta tramite Gusto a un costo aggiuntivo.

Il piano Early limita l'utilizzo e consente l'ingresso solo per 20 fatture o preventivi e cinque fatture al mese.

Questo piano limitato può essere adatto a una microimpresa con transazioni ad alto costo, ma solo poche al mese, come un fornitore di servizi di consulenza o di piccole dimensioni. Entrambi i piani Growing e Established offrono fatture e fatture illimitate. Tutti e tre i piani includono Hubdoc, una soluzione di acquisizione di fatture e ricevute.

libri freschi

FreshBooks offre più personalizzazioni per la fatturazione rispetto ad altri software di contabilità. La sua funzione principale è inviare, ricevere, stampare e pagare fatture, ma può anche occuparsi delle esigenze contabili di base di un'azienda. Questo software di contabilità rende più facile per le aziende basate sui servizi inviare proposte, tenere traccia del tempo sui progetti e ricevere pagamenti. Offrono quattro piani: Lite, Plus, Premium e Select.

La principale differenza tra i quattro piani è il numero di clienti diversi che possono essere fatturati al mese. Nel piano Lite è possibile fatturare fino a cinque clienti al mese. Nel piano Plus è possibile fatturare fino a 50 clienti al mese.

Nel piano Premium è possibile fatturare mensilmente un numero illimitato di clienti. Inoltre, il piano Select non ha limiti al numero di clienti che possono essere fatturati al mese, ma aggiunge funzionalità uniche.

Onda

Per molti liberi professionisti o aziende basate sui servizi, le funzionalità gratuite di Wave copriranno probabilmente tutte le loro esigenze contabili. Le funzionalità contabili di base di cui la maggior parte delle piccole imprese ha bisogno, come il monitoraggio delle entrate e delle spese, la rendicontazione finanziaria, la fatturazione e la scansione delle ricevute, sono tutte incluse in questo software gratuito.

È possibile accedere a queste funzionalità online o tramite l'app mobile. L'elaborazione dei pagamenti dei clienti e il libro paga sono considerati servizi premium a pagamento, ma tutte le funzionalità di contabilità, fatturazione e reporting sono completamente gratuite.

Come scegliere il giusto software di contabilità cloud

Non esiste una soluzione software di contabilità davvero migliore per tutti. Ogni opzione include caratteristiche, funzionalità, prezzi e integrazioni uniche da considerare. Quando inizi a rivedere le tue scelte di contabilità cloud, assicurati di eseguire il seguente processo.

1. Considera le tue esigenze e le tue capacità contabili: potrebbero esserci funzionalità, assistenza o altre caratteristiche specifiche che rendono una soluzione specifica più interessante. Assicurati di considerare in anticipo quali sono le tue esigenze aziendali e quali sono le tue capacità contabili.
2. Acquisisci familiarità con le applicazioni aziendali basate su cloud: vale la pena dedicare del tempo a familiarizzare con le basi del software cloud. Soprattutto se hai intenzione di investire in altri prodotti, vorrai essere sicuro che le tue scelte siano compatibili tra loro.
3. Tieni a mente il tuo budget: il prezzo non dovrebbe essere il tuo fattore decisivo immediato, ma dovrebbe essere tenuto a mente. A seconda delle funzionalità, della flessibilità dell'utente e della compatibilità, potresti scoprire che il prezzo non ha senso per ciò che viene offerto.
4. Presta attenzione alle funzionalità aggiuntive: assicurati di essere a conoscenza di ciò che è integrato nel prodotto principale e di ciò che richiede acquisti aggiuntivi. Potresti scoprire che alcuni componenti aggiuntivi sono utili per ridimensionare la tua operazione, mentre altri devono essere eseguiti semplicemente.
5. Prendi la decisione con l'aiuto del tuo commercialista: se attualmente lavori con un contabile esterno, assicurati di avere le sue informazioni su quale soluzione ti consiglierebbero. Potrebbero conoscere alcuni problemi o vantaggi specifici che non sono evidenti durante la tua revisione iniziale.

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