내부 고객 서비스: 알아야 할 사항

내부 고객 서비스에는 직원이 의무를 완수하고 목표를 달성하며 업무를 즐길 수 있도록 조직이 할 수 있는 모든 것이 포함됩니다. 다른 부서가 서로 의사 소통하는 방법과 개인이 동료, 부하 직원 및 상사와 상호 작용하는 방법을 다룹니다. 기업이 성공할 가능성이 가장 높은 환경을 조성하기 때문에 현대 비즈니스의 중요한 측면입니다.

다음은 내부 고객 서비스에 대해 알아야 할 모든 것에 대한 완전한 안내서입니다.

내부 고객 서비스가 왜 중요한가요?

내부 고객 서비스의 중요성은 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 특히 내부 상호 작용이 일상 업무의 일부인 인적 자원과 같은 부서의 경우 더욱 그렇습니다. 우수한 내부 고객 서비스를 비즈니스 목표 중 하나로 육성하는 데는 여러 가지 이점이 있으므로 이것이 현대 비즈니스의 가치 있는 측면인 이유는 쉽습니다.

이점은 다음과 같습니다.

• 직원 생산성 향상.
• 직원의 업무 경험에 대한 만족도를 높입니다.
• 명확한 커뮤니케이션 채널을 만듭니다.
• 직원 충성도를 장려합니다.
• 문제를 더 빨리 해결합니다.
• 외부 고객 서비스 개선.

18 내부 고객 서비스 팁

우수한 내부 고객 서비스를 개발하기 위해 회사 내에서 구현할 수 있는 많은 팁과 고객 서비스 모범 사례가 있습니다. 이러한 요소의 전부 또는 대부분으로 구성된 프로그램을 만드는 것은 생산성과 직원 사기에 큰 영향을 미칠 수 있습니다.

내부 고객 서비스가 최상의 상태인지 확인하는 가장 신뢰할 수 있는 방법 18가지를 소개합니다.

1. 직원을 내부 고객으로 분류

모든 직원은 커뮤니케이션 교육 프로토콜을 개선할 수 있으므로 내부 고객으로 간주되어야 합니다. 이는 채용, 커뮤니케이션 또는 징계를 통해 다른 부서에 봉사하는 것이 HR의 역할이기 때문에 HR에 특히 중요합니다. 그들은 또한 교육 및 직원 혜택뿐만 아니라 중재 및 기타 직원 관계와 같은 서비스를 제공합니다.

2. 존경심을 나타내십시오

존중은 존중을 불러일으키고 조직 전체에 이러한 측면을 공개적으로 표시하면 회사의 커뮤니케이션 및 팀워크의 품질이 크게 향상됩니다. 각 개인과 부서의 요구 사항을 존중하는 프로그램을 통해 직원들이 서로 제공하는 응집력과 지원 덕분에 비즈니스가 번창할 수 있습니다.

3. 양 당사자에게 맞는 통신 일정을 결정합니다.

직원의 사기는 자신의 말을 듣지 않는다고 느낄 때 급격히 떨어질 수 있습니다. 개인과 부서가 해결해야 하는 문제는 결과적으로 최우선 순위가 아니라는 이유로 무시되어서는 안 됩니다. 훌륭한 고객 서비스에는 모든 사람이 들을 수 있는 의사소통 일정을 만드는 것이 포함됩니다.

4. 내부 고객 서비스 부서에 연락할 수 있는 여러 커뮤니케이션 채널을 보유하십시오.

커뮤니케이션은 훌륭한 내부 고객 서비스의 핵심이므로 직원들이 중요한 문제를 논의하는 데 사용할 수 있는 여러 커뮤니케이션 채널을 프로그램하는 것도 중요합니다. 이것은 이메일, 전화번호는 물론이고 문제를 논의할 상사를 선택할 수 있을 뿐만 아니라 대면 접촉에 대한 개방성을 의미합니다.

5. 조직 구조를 알고 차트로 시각화

조직 구조를 통해 직원은 조직에서 할당된 팀에 관계없이 주어진 문제에 대해 누구와 이야기해야 하는지 정확히 알 수 있습니다. 예를 들어, 메일 룸 교환원은 메일 분류 문제에 대해 누구와 이야기할 수 있는지 알아야 하는 반면, 같은 회사의 마케팅 팀이나 영업 부서는 특정 문제에 대해 다른 커뮤니케이션 채널이 필요합니다. CEO가 가장 권위 있는 역할일 수 있지만 하위 직원이 전달하는 업무 문제를 처리하는 데 만족하는 하위 관리자가 있으므로 모든 내부 문제에 관여할 필요는 없습니다.

6. 모든 사람이 자신의 역할과 책임을 완전히 이해하도록 하십시오

내부 고객 서비스의 덜 분명한 부분은 선제적 문제 해결 프로그램을 개발하는 것입니다. 이는 모든 직원이 자신의 역할과 책임의 전체 내용을 인식하고 있는지 확인하는 것을 의미합니다. 이것은 누가 어떤 작업을 수행해야 하는지에 대한 혼란과 충돌을 방지합니다.

7. 양방향 투명성 유지

직장에서 투명하게 행동해야 하는 것은 부하 직원뿐만 아니라 관리자와 이사도 회사에 자신의 가치를 보여주는 것이 좋습니다. 상사 역할의 고유한 내용을 이해하지 못하는 직원은 의식적 또는 무의식적으로 해당 역할의 권위에 대한 존경심을 잃을 수 있습니다.

8. 보람 있는 서비스 기업 문화 조성

사람들은 커뮤니티와 팀을 구축하려는 우리의 자연스러운 성향의 일부이기 때문에 가치를 느낄 필요가 있습니다. 이러한 본능은 직장에서 크게 향상되기 때문에 고객 충성도를 최우선으로 하는 기업 문화는 노력과 일에 대한 보상 프로그램이 있다는 것을 의미합니다. 임직원의 사기를 높이는 문화 프로그램은 동료들과 함께 회사의 발전을 위해 최선을 다하는 생산적인 직원들에게 더 행복한 직장 경험을 제공합니다.

9. 항상 긍정적인 태도를 가지세요

긍정은 단순히 미소와 격려의 말에 관한 것이 아니라 문제에 대한 시기적절한 해결책을 제공하고 각 팀과 개별 직원이 최선을 다하는 데 필요한 모든 것을 갖추도록 하는 프로그램을 만드는 것입니다. 불가피한 문제가 발생할 때 좋은 서비스는 작업 경험을 개선하기 위한 솔루션을 찾는 데 능동적입니다.

10. 내부 고객의 피드백을 받고 그에 따라 행동하십시오.

커뮤니케이션 채널이 이미 구축되어 있으므로 직원 팀의 피드백과 정보 및 직장에서의 경험을 듣는 것이 중요합니다. 그들은 내부 고객이자 가장 소중한 의견을 듣는 청중이므로 경험으로 인해 제안하는 절차와 프로세스에 대한 조정은 담당자가 진지하게 받아들여야 합니다. 이러한 피드백 응답은 행복하고 생산적인 직장의 중요한 구성 요소입니다.

11. 명확한 기대치와 서비스 표준을 갖출 것

특히 고객 상호 작용과 관련하여 내부 고객이 예상한 내용을 이해하지 못했다고 주장할 수 있는 가능성을 제거해야 합니다. 모든 유형의 표준에는 명확한 정의가 있어야 하며 모든 직원은 해당 표준을 유지해야 하는 자신의 책임을 완전히 인식해야 합니다.

12. 기대치를 자주 반복하라

직원에 대한 기대치와 회사 표준을 명확하게 하는 데 이어 관련 표준을 정기적으로 반복합니다. 일부 기본 공통 표준은 반드시 정기적으로 상기시킬 필요는 없지만 고객과 대화할 때 영업 팀의 태도 및 태도와 같은 일부는 필요할 것입니다. 그것은 또한 모든 내부 고객의 마음의 최전선에 유지되어야 하는 앞서 언급한 긍정적이고 능동적인 문제 해결과 같은 것일 수 있습니다.

13. 이메일을 받았다는 사실을 팀원들에게 알리기

직원 팀 간의 커뮤니케이션 채널 중 하나가 이메일 주소를 통하는 경우 내부 고객 쿼리에 대한 응답이 오지 않을 경우 문제가 발생할 수 있습니다. 그렇기 때문에 회사의 이메일 주소에서 보낸 모든 이메일은 문의에 대한 답변이 아직 되지 않더라도 최대한 빨리 답변을 드려야 합니다. 이메일을 보낸 사람에게 메시지가 수신되었으며 처리되고 있음을 알리는 것만으로도 내부 고객 만족도가 향상됩니다.

14. 빠르고 효율적으로 문제 해결

모든 회사에 대한 우수한 내부 고객 서비스의 모범 사례 중 하나는 신속한 문제 해결입니다. 팀 또는 단일 내부 고객에게 불만 사항이 있는 경우 이를 듣고 가능한 한 빨리 정보에 조치를 취해야 합니다. 직원들이 강조하는 이러한 문제를 미해결 상태로 방치함으로써 나쁜 분위기를 조성하고 직원의 사기를 저하시킵니다.