バーチャルアシスタントとは何ですか–そして彼らがあなたのためにできる47のタスク

公開: 2019-09-20

読者は尋ねます：

バーチャルアシスタントは何をしますか？ そして、どのように私のビジネスを助けることができますか？ 私は中小企業を経営していますが、メールや顧客からの問い合わせの量は爆発的に増えています。 整理された状態を維持することは困難です。 それでも、フルタイムの管理アシスタントやオフィスマネージャーを雇う余裕はありません。また、オフィスが小さいため、スペースもありません。 同僚は私がバーチャルアシスタントを雇うことを提案しました。 バーチャルアシスタントが実行できるタスクの種類について教えてください。

—ニューメキシコ州アルバカーキ出身のハワード

ハワード、これは素晴らしい質問です。はい、仮想アシスタントが何をするかを正確に説明します。私たちはあなたのために1つ良くなります。この記事の最後に、仮想アシスタント（VA）が中小企業のために実行できる42の異なるタスクの概要を説明します。これにより、参考になる例が得られます。しかし、最初に、いくつかの基本的な情報に答えましょう。

バーチャルアシスタントとは何ですか？

バーチャルアシスタントは、管理、事業開発、ソーシャルメディア、マーケティング、またはその他のタスクを支援する独立したワーカーです。定期的なタスクと管理作業を引き受けることにより、中小企業の所有者、起業家、および管理者のための時間を解放します。

仮想アシスタントは、多くの場合ホームオフィスからリモートで動作します。バーチャルアシスタントは米国を拠点としている場合もありますが、別の国にいる場合もあります。

VAは柔軟な労働力であるため、過去10年間で中小企業に非常に人気があります。仮想アシスタントは、要件に応じて、パートタイムまたはフルタイムにすることができます。週に20時間が必要ですか？問題ない。 30時間必要ですか？ 40はどうですか？ VAが利用可能です。

バーチャルアシスタントには時給が支払われる場合があります。または、週または月ごとに固定料金を支払うこともできます。

多くの場合、いくつかの理由から、フルタイムの仮想アシスタントを雇うことで、より良い取引とより深い利益を得ることができます。

特にオフショア労働者にとって、価格は驚くほど手頃な価格になる可能性があります。
フルタイムのアシスタントを通常のワークフローに統合する方が簡単で、アレンジメントからより深い利益を得ることができます。
フルタイムのVAは、必要な特別なソフトウェアアプリを学習し、同僚や顧客との心のこもった関係を築き、ビジネスの成長に合わせて成長するためのより良い立場にあります。

一部のバーチャルアシスタントは、独立したフリーランサーとして働いています。その他は、柔軟な労働力を提供するために会社を雇う会社または代理店の一部です。バーチャルアシスタント会社と仕事をするときは、あなたのニーズについて話し合い、最適なものを見つけるマネージャーと取引します。

バーチャルアシスタントのメリット

バーチャルアシスタントは、ビジネスの生産性を高めるために多くのことを行うことができます。このように考えてください。所有者が自分の時間をどのように過ごすかは、ビジネスの成功の最大の要因かもしれません。したがって、事業主（および主要な管理者）は、価値の高い活動に時間を費やす必要があります。

Work BetterNowの会長であるRobLevinは、彼自身の経験から、このように述べています。

「価値の高い活動に時間を費やすためには、価値の低い活動に費やす時間を減らすことが重要でした。これが、私が5年前に仮想アシスタントを雇っただけでなく、他の事業主に仮想アシスタントを提供するために、WorkBetterNowという会社を共同設立した理由です。」

LevinのパートナーであるAndrewCohenとWorkBetterNowのCEOは、同社の見込み顧客から寄せられる最も一般的な質問は、「仮想アシスタントが私のために何ができるか」だと述べています。

その質問に答えるために、コーエンは仮想アシスタントが実行できる47のタスクのリストを提供します。

バーチャルアシスタントが実行できる47のタスク

仮想アシスタントはさまざまなタスクを実行します。これらは、予定のスケジュールから、電子メールのスクリーニングと応答にまで及びます。しかし、スケジュールと電子メールは氷山の一角にすぎません。オンラインで実行できる場合は、仮想アシスタントで実行できる可能性があります。

これがバーチャルアシスタントへのあなたの究極のガイド、彼らが何であるか、そして彼らが何をするかです。

カレンダー管理

カレンダーの管理は、専門家と個人の両方で、起業家の最大の課題の1つです。リマインダーの提供から予定のスケジュール設定まで、仮想アシスタントはあなたのためにそれを楽にすることができます。彼らはできる：

1.電話と予定を調整してスケジュールします。 これだけで、通常、所有者は1週間に約10時間節約でき、嫌いなタスクを実行できなくなります。重要なのは、いつ誰がアシスタントにルールを与えるかです。 VAは、一部のチームメンバーの呼び出しもスケジュールします。

2.予定を確認します。 ベストプラクティスは、翌日の予定など、確認する予定のリストを仮想アシスタントに提供することです。これにより、相手がキャンセルを忘れたり、最後の最後まで待つ時間を無駄にすることがなくなります。

3.電話と予定についてのリマインダーを提供します。 特に不在時や連続した会議では、電話をかけるのを忘れる場合があります。バーチャルアシスタントは、数分前に電話またはテキストメッセージを送信して、忘れないようにすることができます。

4.通話と予定を再スケジュールします。 あなたはそれを避けようとするかもしれませんが、時々、あなたはスケジュールを変更する必要があります。あなたのVAはあなたのためにこれを処理することができます。

5.スケジュール変更の通知を他の人に提供します。 バーチャルアシスタントはまた、相手に通知を提供し、再スケジュールされた時間を確認します。

6.時間を保護します。 「追いつく」ためにコーヒーを飲みに会いたい人に、ビジネスオーナーがノーと言うのは難しいかもしれません。 VAは悪い警官である可能性があります。

7.「保留リスト」を送信して維持します。 毎週、仮想アシスタントは、会議や電話の設定の要求に応答していない人のリストを送信できるので、いつ参加する必要があるかがわかります。

8.町を離れるときは、大切な人に知らせてください。 旅行プロセスの一環として、退役軍人省は重要な他の人々に、フライトやホテルの詳細とともに、町外の日付を含むカレンダーの招待状を提供します。これは彼らに情報を提供し続けます。

電子メールと連絡先の管理とコミュニケーション

大量のメールに埋もれている場合、または連絡先リストを更新する人が必要な場合は、注意してください。優れた仮想アシスタントは、次のアクティビティを実行することで時間を節約できます。

9.スクリーンメール。 設定したルールに基づいて、VAは電子メールを削除、応答、転送、またはフラグ付けして注意を促します。

10.連絡先に人を追加します。 新しい人との電話、会議、またはその他の形式のエンゲージメントがある場合、仮想アシスタントはその人の詳細を連絡先に追加できます。

11.人の情報を連絡先に更新します。 連絡先の電話番号やその他の情報がすぐにわからない場合があります。 VAは、連絡先が利用可能になったときに、たとえば電子メールの署名から情報を追加できます。

12.連絡先をCRMに追加します。 中小企業がCRMアプリを使用しない主な理由の1つは、データの入力にかかる時間によるものです。仮想アシスタントは、CRMシステムに追加して整理することができます。

電話タスク

軽い受付作業や電話でのやり取りが必要な場合は、仮想アシスタントが特定のタスクを実行できます。

13.軽い受付業務を行います。 応答できない可能性のある重要な通話を予期している場合、通話は仮想アシスタントに転送されます。

14.ボイスメールを転記します。 現在、ほとんどのボイスメールは電子メールで受信できるため、これらは音声文字変換のためにVAに転送されます。そして、必要なフォローアップ活動。

旅行

出張用のフライトやホテルを手配すると、想像以上に時間がかかる可能性があります。その時はあなたのビジネスに取り組むのにもっとよく費やすことができませんか？仮想アシスタントは次のことができます。

15.リサーチフライト。 バーチャルアシスタントは、フライトを選別して基準を満たし、オプションを提示することができます。航空会社、座席、その他の設定を提供することで、VAは1年間で驚くほどの時間を節約できます。

16.ホテルを調査します。 空の旅と同様に、バーチャルアシスタントにホテルの好みを提供することで、特別料金を含めて、候補者リストを提示することができます。

17.フライトとホテルを予約します。 VAにクレジットカードとマイレージ情報を提供することで、決定した旅行を予約できます。

18.輸送オプションを調査します。 これには、レンタカー、ライドシェア、場合によっては公共交通機関も含まれます。

19.交通機関を予約します。 これらのオプションを調査するだけでなく、バーチャルアシスタントは、フライトと同じように、残りの交通機関を予約することもできます。

20.イベントを手配します。 特別なレストランであれ、会議スペースであれ、コンサートであれ、バーチャルアシスタントはあなたのために調査と手配を行います。

21.新聞または郵便を一時停止します。 あなたが旅行しているとき、あなたのバーチャルアシスタントはこれらの通常のサービスを遮断することができます。

事業開発

LinkedInでリードを調査する場合でも、電子メールアドレスを見つける場合でも、ビジネス開発には多くの手間がかかります。バーチャルアシスタントはこれらの活動を行うことができ、販売に関わる個人的なやりとりに集中することができます。

22.LinkedInのリサーチリード。 B2Bビジネス（および一部のB2Cビジネス）は、理想的なクライアントのリストを保持する必要があります。あなたからのガイダンスに従って、仮想アシスタントはLinkedInを調査し、見込み客のリストを作成することができます。

23.メールアドレスを検索します。 VAは、データベースとGoogleを使用して、連絡する必要のある見込み顧客のメールアドレスを見つけることができます。

24.デザインプレゼンテーション。 VAは、見込み客のロゴを見つけて挿入し、それに合わせてテキストの色を変更することで、提案を強化できます。必要に応じて、スライドをアニメーション化することもできます。

管理

あなたがあなたのビジネスを拡大するにつれて、成し遂げる必要があるたくさんの管理機能があります。クライアントのレポートを作成する必要がある場合があります。これは単に、すでに持っている可能性のある多くのデータをまとめることを意味する場合があります。チームにさらに多くの人を採用するなど、他の管理機能もあります。この一部を仮想アシスタントに簡単に委任できます。

25.レポートを組み立てます。 VAは、進行状況を追跡するために、事前に決定された間隔でKPIレポートを作成できます。

26.従業員の採用を支援します。 善良な人々をめぐる競争は、従業員をめぐる競争よりも厳しいものです。 VAは、指定した基準に基づいて、将来の従業員についてLinkedInを選別します。

会計

本を書いたり、請求書を送ったりすることはあなたを恐怖で満たしますか？代わりに、VAにこのようなことをさせてみませんか。

27.本を維持します。 少しのトレーニングで、仮想アシスタントはトランザクションを確認して照合し、毎月の調整を処理できます。

28.請求書を作成して送信します。 テンプレートの助けを借りて、VAは請求書を作成してクライアントに送信できます。

29.頭金を追跡します。 すべての会社は売掛金プロセスを持っている必要があります。仮想アシスタントはそのプロセスに従い、A/Rを収集できます。このプロセスには、必要に応じて事業主または他の誰かへのエスカレーションを含めることができます。

個人的な用事

あなたにも私生活があります。レストランの予約やプレゼントの発送には時間がかかります。しかし、彼らはあなたの個人的な関係を維持するために非常に重要です。そして、あなたは同時に事業を営むことになっていますか？バーチャルアシスタントに助けを求めましょう。

30.個人的なレストランの予約をします。 個人的な好みとOpenTableなどの予約サイトのログイン詳細を備えたVAは、レストランの予約をしてからゲストを招待できます。

31.購入します。 アマゾンでさえあなたが必要とするものを持っておらず、購入プロセスは時間がかかりすぎることがあります。バーチャルアシスタントはオンラインで買い物をして、必要なものを手に入れることができます。

32.調査して贈り物を送る。 ギフトカードが機能しない場合、アシスタントは何かユニークなものを探してそれを実現することができます。

33.趣味のロジスティクスを管理します。 ガレージバンドのスタジオを見つけてアレンジする場合でも、ブッククラブの詳細をアレンジする場合でも、VAを使用すると、面倒な詳細をプレートから削除して、ロック（または読み取り）を行うことができます。

34.問題のある注文を追跡します。 注文が時間どおりに到着しない場合、仮想アシスタントは待機を実行し、最新の状態を維持しながら注文の最下部に到達することができます。

35.家族のカレンダーを管理します。 これは、仮想アシスタントがプレートから外すことができるもう1つの簡単な個人的なタスクです。

36.医療の予約をスケジュールします。 生年月日と保険の詳細を使用して、退役軍人省は医師の診察をスケジュールし、それらの迷惑なフォームへの記入を開始することもできます。

37.個人的な請求書を支払います。 定期的に購入していないベンダーやオンライン支払いオプションがないベンダーの場合、仮想アシスタントが請求書を支払うことができます。

38.情報を得るために店に電話してください。 見つけにくいスコッチのボトルやギフトを探しているかどうかにかかわらず、VAはあなたが探しているものを持っている店を見つけるために電話をかけます。

オペレーション

中小企業の所有者としてのあなたの仕事はあなたの会社の将来のために計画しています。その結果、新しい製品やサービスの作成、およびビジネスを次のレベルに引き上げるその他のプロジェクトに集中する必要があります。したがって、オンラインフォームへの入力やファイル管理の処理などの仕事は、他の人に任せるべきかもしれません。

39.オンラインフォームに記入します。 会社情報を備えた仮想アシスタントは、SaaS製品の購読を含むフォームに記入できます。

40.ウェビナーからメモを取ります。 ウェビナーからの情報が欲しいが、オンデマンドであっても、視聴する時間を費やしたくない場合があります。 VAは「出席」し、メモを提供します。

41.ファイルを変換します。 PDFを持っていますが、jpegが必要ですか？ VAはあなたのためにそれを変換することができます。

42.調査を実施します。 仮想アシスタントは、どのSaaS製品を選択するかなど、行う必要のある決定について第1レベルの調査を行うことができます。

43.プロジェクト管理システムでプロジェクトを設定します。 VAはプロジェクトを設定し、適切な参加者を招待できます。

44.ファイル管理を処理します。 Dropboxを使用する場合でも、ファイル管理にローカルサーバーを使用する場合でも、仮想アシスタントにより、ファイルが適切な場所に適切なファイル名で配置されます。彼または彼女はまた、適切な人々がアクセスできるようにします。

45.ソーシャルメディアをスケジュールします。 VAは、ソーシャルメディアの投稿を受け取り、プロセスごとにスケジュールします。

46.手紙、ブログ、プレゼンテーションを校正して編集します。 過負荷になったときに実行する大きなリスクの1つは、ミスが作業に忍び寄る可能性があることです。だからあなたの仮想アシスタントはそれであなたを助けることができます。

47.バーチャルアシスタントのマニュアルを維持します。 ほとんどのビジネスオーナーはプロセスを愛していますが、プロセスを作成したり、それに固執したりすることは嫌いです。 VAは、タスクの実行方法のマニュアルを保持しています。これは、仮想アシスタントが病気のときに非常に便利です。

バーチャルアシスタントがしないこと

もちろん、仮想アシスタントが実行しないことがいくつかあります。あなたが彼らに何かをするように頼むならば、あなたは仮想助手の態度について心配する必要はありません。 VAは次のことを行いません。

彼または彼女の目をあなたに向けてください。 少なくとも、それが起こった場合、あなたはそれを見ることはありません！そして、あなたはどんなコミュニケーションにおいてもそれを「聞く」ことはありません。
より大きなオフィスまたは別のデスクが必要です。 これらの人々はあなたのオフィススペースを共有しないので、余分なスペースを作る必要はありません。
ドラマを挿入します。 バーチャルアシスタントを使用すると、大きなエゴを抱えることはありません。卵殻の上を歩いたり、プロ意識を覆すゴシップについて心配したりする必要はありません。長距離の関係の性質は、オフィスドラマが存在しないことを意味します。

バーチャルアシスタントを取得するための次のステップ

アウトソーシングするのに最適なビジネスのタスクを特定します。 ヒント：専門知識を必要としないタスクに焦点を合わせます。 その仕事があなたの時間を最大限に活用するのか、それとも他の誰かによってよりよく行われるのかを自問してみてください。
Work Better Nowなどのサービスを使用して、ニーズに合った仮想アシスタントを特定します。

ビジネスを拡大したい場合でも、煩わしいタスクをやめたい場合でも、もっと自由な時間を過ごしたい場合でも、VAはゲームチェンジャーです。バーチャルアシスタントを雇うことがあなたの成功の鍵になるかもしれないことがわかると思います。これが、VAがビジネスに適しているかどうかを判断するのに役立つことを願っています。

幸運を！

仮想アシスタントの詳細については、以下をお読みください。

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読者の質問に対するすべての回答は、50年以上のビジネス経験を組み合わせたスモールビジネストレンド編集委員会からのものです。 質問を送信したい場合は、こちらから送信してください。

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