Sanal Asistan Nedir – ve Sizin İçin Yapabilecekleri 47 Görev

Yayınlanan: 2019-09-20

Bir okuyucu soruyor:

Sanal asistan ne iş yapar? Ve biri işime nasıl yardımcı olabilir? Küçük bir işletme işletiyorum ama e-postaların ve müşteri sorgularının hacmi patladı. Düzenli kalmak zordur. Yine de tam zamanlı bir yönetici asistanı veya ofis müdürü tutamayız - ayrıca ofisimiz küçük olduğu için yerimiz de yok. Bir meslektaşım sanal bir asistan tutmamı önerdi. Bir sanal asistanın yapabileceği görev türleri hakkında bana biraz fikir verebilir misiniz?

— Howard, Albuquerque, New Mexico'dan

Howard, bu harika bir soru. Evet, bir sanal asistanın tam olarak ne yaptığını anlatacağız. Senin için daha iyisine gideceğiz. Bu makalenin sonunda, bir sanal asistanın (VA) küçük bir işletme için yapabileceği 42 farklı görevi özetliyoruz, böylece üzerinde çizim yapabileceğiniz örnekler var. Ama önce, bazı temel bilgilere cevap verelim.

Sanal Asistan nedir?

Sanal asistan, idari, iş geliştirme, sosyal medya, pazarlama veya diğer görevlerde yardımcı olan bağımsız bir çalışandır. Yinelenen görevleri ve idari işleri üstlenerek küçük işletme sahipleri, girişimciler ve yöneticiler için zaman kazanırlar.

Sanal asistan, genellikle bir ev ofisinden uzaktan çalışır. Sanal asistanlar ABD merkezli olabilir ancak başka bir ülkede de bulunabilir.

VA'lar, esnek bir işgücü oldukları için son on yılda küçük işletmeler arasında inanılmaz derecede popüler hale geldi. Bir sanal asistan, gereksinimlerinize bağlı olarak yarı zamanlı veya tam zamanlı olabilir. Haftada 20 saate mi ihtiyacınız var? Sorun yok. 30 saate mi ihtiyacınız var? 40'a ne dersin? VA'lar mevcuttur.

Sanal asistanlara saatlik ücret ödenebilir. Veya haftalık veya aylık sabit bir ücret alabilirler.

Çoğu zaman, çeşitli nedenlerle tam zamanlı bir sanal asistan kiralayarak daha iyi bir anlaşma ve daha derin bir fayda elde edebilirsiniz:

  • Fiyatlar, özellikle açık deniz çalışanları için şaşırtıcı derecede uygun olabilir.
  • Tam zamanlı bir asistanı normal iş akışlarına entegre etmek ve düzenlemeden daha fazla fayda sağlamak daha kolaydır.
  • Tam zamanlı bir VA, ihtiyaç duyduğunuz tüm özel yazılım uygulamalarını öğrenmek, iş arkadaşlarınız ve müşterilerinizle samimi ilişkiler geliştirmek ve iş büyüdükçe sizinle birlikte büyümek için daha iyi bir konumda olacaktır.

Bazı sanal asistanlar bağımsız serbest çalışanlar olarak çalışır. Diğerleri, esnek bir işgücü sağlamak için şirketi kiraladığınız bir şirketin veya ajansın parçasıdır. Sanal bir asistan şirketle çalıştığınızda, ihtiyaçlarınızı tartışacak ve en uygun olanı bulan bir yönetici ile ilgilenirsiniz.

Sanal Asistanın Faydaları

Sanal asistanlar, işletmenizin üretkenliğini artırmak için çok şey yapabilir. Bu şekilde düşün. Bir işletme sahibinin zamanını nasıl harcadığı, işletmenin başarısındaki en büyük faktör olabilir. Bu nedenle işletme sahipleri (ve kilit yöneticiler) zamanlarını yüksek değerli faaliyetlere harcamalıdır.

Work Better Now'ın Başkanı Rob Levin, kendi deneyimlerinden yola çıkarak bunu şöyle ifade ediyor.

“Yüksek değerli faaliyetlere zaman harcamak için, düşük değerli faaliyetlere daha az zaman harcamak benim için önemliydi. Bu yüzden 5 yıl önce sadece bir sanal asistan kiralamakla kalmadım, aynı zamanda diğer işletme sahiplerine sanal asistanlar sağlamak için Work Better Now adlı bir şirket kurdum.”

Levin'in ortağı Andrew Cohen ve Work Better Now'ın CEO'su, şirketin potansiyel müşterilerinin sorduğu en yaygın sorunun “bir sanal asistan benim için ne yapabilir?” olduğunu söylüyor.

Bu soruyu cevaplamak için Cohen, bir sanal asistanın yapabileceği 47 görevin bir listesini sunuyor.

Bir Sanal Asistanın Yapabileceği 47 Görev

Bir sanal asistan çeşitli görevleri yerine getirir. Bunlar, randevuları planlamaktan taramaya ve e-postalara yanıt vermeye kadar uzanır. Ancak zamanlama ve e-postalar buzdağının sadece görünen kısmı. Çevrimiçi olarak yapılabiliyorsa, muhtemelen bir sanal asistan yapabilir.

İşte sanal asistanlar, ne oldukları ve ne yaptıkları konusunda nihai rehberiniz.

Takvim Yönetimi

Hem profesyonel hem de kişisel takviminizi yönetmek, bir girişimcinin en büyük zorluklarından biridir. Sanal asistanlar, hatırlatıcı sağlamaktan randevu planlamaya kadar her şeyi sizin için zahmetsiz hale getirebilir. Yapabilirler:

1. Çağrıları ve randevuları koordine edin ve planlayın. Bu tek başına genellikle sahiplerine haftada yaklaşık 10 saat kazandırır ve sevmedikleri bu görevleri yapmalarını engeller. Anahtar, asistanınıza ne zaman ve kim hakkında kurallar vermektir. VA'lar ayrıca bazı ekip üyeleri için aramalar planlar.

2. Randevuları onaylayın. En iyi uygulama, sanal asistana ertesi günün randevuları gibi onaylanacak bir randevu listesi vermektir. Bu, karşı taraf unuttuğunda veya iptal etmek için son dakikaya kadar beklediğinde boşa harcanan zamanı ortadan kaldırır.

3. Çağrılar ve randevular hakkında hatırlatıcılar sağlayın. Özellikle ofis dışındayken veya arka arkaya toplantılarda arama yapmayı unutabileceğiniz zamanlar olabilir. Sanal asistan, unutmadığınızdan emin olmak için birkaç dakika önce sizi arayabilir veya mesaj atabilir.

4. Aramaları ve randevuları yeniden planlayın. Bundan kaçınmaya çalışsanız da, bazen yeniden planlamanız gerekir. VA'nız bunu sizin için halledebilir.

5. Diğerlerine program değişikliklerinin bildirimini sağlayın. Sanal asistan ayrıca diğer tarafa bildirimde bulunacak ve yeniden planlanan sürenin onaylanmasını sağlayacaktır.

6. Zamanı koruyun. Bir kahve içmek için buluşmak isteyen birine “aramamak” için hayır demek işletme sahipleri için zor olabilir. VA kötü polis olabilir.

7. Bir “bekleme listesi” gönderin ve saklayın. Her hafta sanal asistanlar, ne zaman katılmanız gerektiğini bilmeniz için size bir toplantı veya arama ayarlama isteklerine yanıt vermeyen kişilerin bir listesini gönderebilir.

8. Şehir dışında olacağınızı önemli kişilere bildirin. Seyahat sürecinin bir parçası olarak, VA önemli kişilere şehir dışı tarihlerin yanı sıra uçuş ve otel detaylarıyla birlikte bir takvim daveti verir. Bu onları bilgilendirir.

E-posta ve İletişim Yönetimi ve İletişim

Bir sürü e-postanın altında kaldıysanız - veya kişi listenizi güncellemek için birine ihtiyacınız varsa - not alın. İyi bir sanal asistan aşağıdaki aktiviteleri yaparak zamandan tasarruf edebilir:

9. Ekran e-postaları. VA'lar, belirlediğiniz kurallara göre e-postaları silecek, yanıtlayacak, iletecek veya dikkatinizi çekecek şekilde işaretleyecektir.

10. Kişilere kişi ekleyin. Yeni biriyle bir aramanız, toplantınız veya başka bir etkileşim biçiminiz olduğunda, sanal asistan o kişinin ayrıntılarını kişilerinize ekleyebilir.

11. Kişilerin bilgilerini kişilere güncelleyin. Bazen bir kişinin telefon numarası veya diğer bilgileri hemen bilinmeyebilir. Bir VA, kullanılabilir olduğunda, örneğin bir e-posta imzasından, kişilere bilgi ekleyebilir.

12. Kişileri CRM'ye ekleyin. Küçük işletmelerin CRM uygulamalarını kullanmamalarının ana nedenlerinden biri, veri girme süresinden kaynaklanmaktadır. Sanal asistanlar, CRM sisteminize ekleme yapabilir ve düzenleyebilir.

Telefon Görevleri

Bazı hafif resepsiyonist işlerine veya telefon etkileşimlerine ihtiyacınız varsa, sanal bir asistan belirli görevleri yapabilir.

13. Hafif resepsiyonist görevlerini yerine getirin. Cevaplayamayacağınız önemli aramalar beklerken, aramalar sanal asistana yönlendirilir.

14. Sesli mesajları kopyalayın. Çoğu sesli mesaj artık e-posta ile alınabildiğinden, bunlar transkripsiyon için VA'ya iletilir. Ve gerekli takip faaliyetleri.

Yolculuk

İş seyahati için uçak ve otel ayarlamak, düşündüğünüzden çok daha fazla zaman alabilir. İşiniz üzerinde çalışarak daha iyi harcayabileceğiniz bir zaman değil mi? Bir sanal asistan şunları yapabilir:

15. Uçuşları araştırın. Bir sanal asistan, kriterlerinizi karşılamak ve size seçenekler sunmak için uçuşları görüntüleyebilir. VA, onlara havayolu, koltuk ve diğer tercihleri ​​sağlayarak bir yıl boyunca inanılmaz miktarda zaman kazandıracak.

16. Otelleri araştırın. Hava yolculuğuna benzer şekilde, sanal asistana otel tercihlerini, aldığınız özel fiyatlar da dahil olmak üzere sağlayarak, size bir kısa liste sunabilirler.

17. Uçuş ve otel rezervasyonu yapın. VA'ya kredi kartları ve sık uçan yolcu bilgileri sağlayarak, siz karar verdikten sonra seyahat rezervasyonu yapabilirler.

18. Ulaşım seçeneklerini araştırın. Buna kiralık arabalar, araç paylaşımı ve hatta bazen toplu taşıma dahildir.

19. Kitap ulaşımı. Bu seçenekleri araştırmanın ötesinde, sanal asistanınız, uçuşlarınızı yaparken ulaşımınızın geri kalanını da rezerve edebilir.

20. Etkinlikler için düzenleme yapın. İster özel bir restoran, ister toplantı alanı, hatta bir konser olsun, sanal asistan sizin için araştırır ve düzenlemeler yapar.

21. Gazete veya postayı askıya alın. Sanal asistanınız, seyahat ederken bu normal hizmetleri kesebilir.

İş Geliştirme

LinkedIn'de müşteri adaylarını araştırmak veya e-posta adreslerini bulmak olsun, iş geliştirmede çok fazla bacak çalışması vardır. Bir sanal asistan, bu aktiviteleri gerçekleştirerek satış yapmakla ilgili kişisel etkileşimlere odaklanmanızı sağlar.

22. LinkedIn'de araştırma liderleri. B2B işletmeleri (ve bazı B2C işletmeleri) ideal müşterilerin bir listesini tutmalıdır. Sizden gelen rehberliği takip eden bir sanal asistan, LinkedIn'i araştırabilir ve potansiyel müşterilerin bir listesini oluşturabilir.

23. E-posta adreslerini bulun. Bir VA, Google ile birlikte veritabanlarını kullanarak, iletişim kurmanız gereken potansiyel müşterilerin e-posta adreslerini bulabilir.

24. Tasarım sunumları. Bir VA, bir potansiyel müşterinin logosunu bulup ekleyerek ve metin rengini eşleşecek şekilde değiştirerek teklifleri iyileştirebilir. Ayrıca slaytları uygun şekilde canlandırabilirler.

Yönetmek

İşletmenizi ölçekledikçe, yapılması gereken çok sayıda yönetim işlevi olacaktır. Müşteriler için raporlar oluşturmanız gerekebilir. Bu, zaten sahip olabileceğiniz birçok veriyi bir araya getirmek anlamına gelebilir. Ekibinize daha fazla insan almak gibi başka yönetim işlevleri de vardır. Bunların bir kısmını kolayca sanal asistanınıza devredebilirsiniz.

25. Raporları bir araya getirin. Bir VA, ilerlemeyi izlemek için önceden belirlenmiş aralıklarla KPI raporları oluşturabilir.

26. Çalışanları işe almaya yardımcı olun. İyi insanlar için rekabet, çalışanlar için rekabetten daha zordur. VA'lar, sağladığınız kriterlere göre potansiyel çalışanlar için LinkedIn'i tarar.

Muhasebe

Kitapları yapmak veya fatura göndermek sizi korkutuyor mu? Bunun yerine neden VA'nızın bu şeyleri yapmasına izin vermiyorsunuz?

27. Kitapları koruyun. Biraz eğitimle sanal asistanlar işlemleri inceleyip eşleştirebilir ve aylık mutabakatları halledebilir.

28. Fatura oluşturun ve gönderin. Bir VA, şablonların yardımıyla faturalar oluşturabilir ve bunları müşterilere gönderebilir.

29. Peşin ödemeler. Tüm şirketlerin alacak hesapları süreci olmalıdır. sanal asistanlar bu süreci takip edebilir ve A/R toplayabilir. Süreç, uygun olduğunda işletme sahibine veya başka birine iletmeyi içerebilir.

Kişisel Ayak İşleri

Senin de özel bir hayatın var. Restoran rezervasyonu yapmak ve hediye göndermek zaman alır. Ancak kişisel ilişkilerinizi sürdürmek için son derece önemlidirler. Ve aynı zamanda bir iş mi yürütmen gerekiyor? Sanal asistanınızın yardım etmesini sağlayın.

30. Kişisel restoran rezervasyonları yapın. Open Table gibi rezervasyon siteleri için kişisel tercihler ve oturum açma ayrıntılarıyla donanmış VA'lar, restoran rezervasyonları için rezervasyon yapabilir ve ardından konukları davet edebilir.

31. Alışveriş yapın. Bazen Amazon bile ihtiyacınız olan şeye sahip olmayabilir ve satın alma süreci çok zaman alır. Bir sanal asistan çevrimiçi alışveriş yapabilir ve ihtiyacınız olanı size sağlayabilir.

32. Araştırın ve hediyeler gönderin. Bir hediye kartı işe yaramazsa, asistanınız benzersiz bir şey arayabilir ve bunu gerçekleştirebilir.

33. Hobiniz için lojistiği yönetin. İster garaj grubunuz için bir stüdyo bulun ve düzenleyin, ister kitap kulübünüzün ayrıntılarını düzenleyin, bir VA sıkıcı ayrıntıları plakanızdan çıkarabilir ve rock (veya okuma) yapmanızı sağlar.

34. Sorunlu siparişleri takip edin. Bir sipariş zamanında ulaşmadığında, sanal bir asistan beklemede bekletme işlemini gerçekleştirebilir ve sizi güncel tutarken siparişin en altına inebilir.

35. Aile takvimini yönetin. Bu, sanal asistanınızın üzerinizden alabileceği başka bir basit kişisel görevdir.

36. Tıbbi randevuları planlayın. Bir VA, doğum tarihleri ​​ve sigorta detayları ile doktor ziyaretleri planlayabilir ve hatta bu can sıkıcı formları doldurmaya başlayabilir.

37. Kişisel faturaları ödeyin. Düzenli olarak satın almadığınız veya çevrimiçi ödeme seçenekleri olmayan satıcılar için faturaları sanal bir asistan ödeyebilir.

38. Bilgi almak için mağazaları arayın. Bulması zor bir şişe viski veya bir hediye arıyorsanız, bir VA aradığınızı bulabileceğiniz mağazayı bulmak için arama yapacaktır.

Operasyonlar

Küçük işletme sahibi olarak işiniz, şirketinizin geleceğini planlamaktır. Sonuç olarak, yeni ürünler ve hizmetler ve işinizi bir sonraki seviyeye taşıyacak diğer projeler yaratmaya odaklanmak istiyorsunuz. Bu yüzden belki de çevrimiçi formları doldurmak ve dosya yönetimini yapmak gibi işleri başka birine bırakmalısınız.

39. Çevrimiçi formları doldurun. Şirket bilgileriyle donatılmış bir sanal asistan, SaaS ürünlerine abone olmak da dahil olmak üzere formları doldurabilir.

40. Web seminerlerinden not alın. Bazen bir web seminerinden bilgi almak istersiniz, ancak isteğe bağlı olarak bile izlemek için zaman harcamak istemezsiniz! Bir VA "katılır" ve notları sağlar.

41. Dosyaları dönüştürün. Bir PDF'niz var ama bir jpeg'e mi ihtiyacınız var? Bir VA sizin için onu dönüştürebilir.

42. Araştırma yapın. Bir sanal asistan, hangi SaaS ürününün seçileceği gibi verilmesi gereken kararlar için birinci düzey araştırma yapabilir.

43. Proje yönetim sisteminizde projeleri ayarlayın. Bir VA projeyi kurabilir ve ardından uygun katılımcıları davet edebilir.

44. Dosya yönetimini yönetin. Dosya yönetimi için Dropbox veya yerel bir sunucu kullansanız da, bir sanal asistan, dosyaların doğru dosya adıyla doğru yere koyulmasını sağlar. Ayrıca, doğru kişilerin erişime sahip olmasını sağlar.

45. Sosyal medyayı programlayın. Bir VA, sosyal medya gönderilerinizi alır ve sürecinize göre planlar.

46. ​​Mektupları, blogları ve sunumları düzeltin ve düzenleyin. Aşırı yüklendiğinizde karşılaştığınız en büyük risklerden biri, hataların işinizin içine sızabilmesidir. Böylece sanal asistanınız size bu konuda yardımcı olabilir.

47. Bir sanal asistan kılavuzu bulundurun. Çoğu işletme sahibi süreçleri sever, ancak bunları yapmaktan veya bunlara bağlı kalmaktan nefret eder. Bir VA, görevlerini nasıl yapacaklarına dair bir kılavuz tutar. Bu, bir sanal asistan hasta olduğunda oldukça kullanışlı oluyor.

Sanal Asistanın Yapmadığı Şeyler

Elbette sanal asistanınızın yapmayacağı birkaç şey var. Bir sanal asistandan bir şey yapmalarını isterseniz, tavrı hakkında endişelenmenize gerek yok. Bir VA şunları yapmaz:

  • Gözlerini sana çevir. En azından olursa görmezsin! Ve hiçbir iletişimde onu “duymayacaksınız”.
  • Daha büyük bir ofis veya başka bir masa gerektirir . Bu insanlar ofis alanınızı paylaşmayacaklar, bu yüzden fazladan yer açmanıza gerek yok.
  • Ara drama. Sanal asistanlarla uğraşacak büyük egolarınız olmayacak. Yumurta kabukları üzerinde yürümenize veya profesyonelliğe üstün gelen dedikodular hakkında endişelenmenize gerek kalmayacak. İlişkinin uzun mesafeli olması, ofis dramasının olmadığı anlamına gelir.

Sanal Asistan Almak İçin Sonraki Adımlar

  • İşletmenizde dış kaynak kullanımı için en iyi olan görevleri belirleyin. İpucu: Uzmanlığınızı gerektirmeyen görevlere odaklanın. Kendinize, görevin zamanınızı en iyi şekilde kullanıp kullanmayacağını veya başka biri tarafından yapılmasının daha mı iyi olacağını sorun.
  • İhtiyaçlarınıza uygun sanal asistanları belirlemek için Şimdi Daha İyi Çalış gibi hizmetleri kullanın.

İster işinizi büyütmek, ister sizi rahatsız eden işleri yapmaktan vazgeçin, ister sadece daha fazla boş zaman isteyin, bir VA bir oyun değiştiricidir. Bir sanal asistan tutmanın başarınızın anahtarı olabileceğini görebileceğinizi düşünüyorum. Umarım bu, bir VA'nın işletmeniz için doğru olup olmadığına karar vermenize yardımcı olur.

İyi şanlar!

Sanal asistanlar hakkında daha fazla bilgi için şunu okuyun:

  • Sanal Asistanlarla Daha Az İş Yaparken Küçük İşletmenizde Nasıl Başarılı Olabilirsiniz?
  • Doğru Sanal Asistanı İşe Almanın 22 Sırrı

Okuyucu sorularına verilen tüm cevaplar, 50 yılı aşkın birleşik iş deneyimine sahip Küçük İşletme Eğilimleri Yayın Kurulu'ndan gelir. Bir soru göndermek istiyorsanız, lütfen buraya gönderin .

Resim: Depositphotos.com