Co to jest wirtualny asystent – ​​i 47 zadań, które mogą dla Ciebie wykonać

Opublikowany: 2019-09-20

Czytelnik pyta:

Czym zajmuje się wirtualny asystent? A jak można pomóc mojej firmie? Prowadzę małą firmę, ale liczba e-maili i zapytań klientów gwałtownie wzrosła. Trudno jest być zorganizowanym. Nie stać nas jednak na zatrudnienie pełnoetatowego asystenta administracyjnego lub kierownika biura — nie mamy też miejsca, ponieważ nasze biuro jest małe. Kolega zasugerował, żebym zatrudnił wirtualnego asystenta. Czy możesz dać mi wyobrażenie o rodzajach zadań, które może wykonywać wirtualny asystent?

— Howard z Albuquerque w Nowym Meksyku

Howard, to świetne pytanie. Tak, wyjaśnimy dokładnie, czym zajmuje się wirtualny asystent. Pojedziemy dla ciebie o jeden lepszy. Na końcu tego artykułu przedstawiamy 42 różne zadania, które wirtualny asystent (VA) może wykonać dla małej firmy, abyś miał przykłady, z których możesz czerpać. Ale najpierw odpowiedzmy na kilka podstawowych informacji.

Co to jest wirtualny asystent?

Wirtualny asystent to samodzielny pracownik, który pomaga w pracach administracyjnych, rozwoju biznesu, mediach społecznościowych, marketingu lub innych zadaniach. Podejmując się powtarzających się zadań i prac administracyjnych, zwalniają czas dla właścicieli małych firm, przedsiębiorców i menedżerów.

Wirtualny asystent pracuje zdalnie, często z domowego biura. Wirtualni asystenci mogą mieć siedzibę w Stanach Zjednoczonych, ale mogą również znajdować się w innym kraju.

VA stały się niezwykle popularne wśród małych firm w ciągu ostatniej dekady, ponieważ są elastyczną siłą roboczą. Wirtualny asystent może pracować w niepełnym lub pełnym wymiarze godzin, w zależności od Twoich wymagań. Potrzebujesz 20 godzin tygodniowo? Nie ma problemu. Potrzebujesz 30 godzin? A co z 40? Dostępne są VA.

Wirtualni asystenci mogą otrzymywać stawkę godzinową. Lub mogą otrzymać stałą opłatę tygodniową lub miesięczną.

Często możesz uzyskać lepszą ofertę i większe korzyści, zatrudniając pełnoetatowego wirtualnego asystenta, z kilku powodów:

  • Ceny mogą być zaskakująco przystępne, zwłaszcza dla pracowników offshore.
  • Łatwiej jest zintegrować pełnoetatowego asystenta ze zwykłymi przepływami pracy i uzyskać głębsze korzyści z aranżacji.
  • Pełnoetatowy VA będzie lepiej przygotowany do nauki wszelkich specjalnych aplikacji, których potrzebujesz, rozwijania serdecznych relacji ze współpracownikami i klientami oraz rozwijania się wraz z rozwojem firmy.

Niektórzy wirtualni asystenci pracują jako niezależni freelancerzy. Inni są częścią firmy lub agencji, w której zatrudniasz firmę, aby zapewnić elastyczną siłę roboczą. Kiedy pracujesz z firmą wirtualną asystentów, masz do czynienia z menedżerem, który omówi Twoje potrzeby i znajdzie najlepsze dopasowanie.

Korzyści Wirtualnego Asystenta

Wirtualni asystenci mogą wiele zrobić, aby zwiększyć produktywność Twojej firmy. Pomyśl o tym w ten sposób. To, jak właściciel spędza czas, może być największym czynnikiem sukcesu firmy. Dlatego właściciele firm (i kluczowi menedżerowie) muszą spędzać czas na działaniach o wysokiej wartości.

Rob Levin, prezes Work Better Now, ujął to w ten sposób, czerpiąc z własnego doświadczenia.

„Aby spędzać czas na czynnościach o dużej wartości, ważne było dla mnie, aby spędzać mniej czasu na czynnościach o mniejszej wartości. Dlatego 5 lat temu nie tylko zatrudniłem wirtualnego asystenta, ale także współzałożyłem firmę Work Better Now, która zapewnia wirtualnych asystentów innym właścicielom firm.”

Partner Levina, Andrew Cohen i dyrektor generalny Work Better Now, twierdzą, że najczęstszym pytaniem zadawanym przez potencjalnych klientów firmy jest „co może dla mnie zrobić wirtualna asystentka?”.

Aby odpowiedzieć na to pytanie, Cohen przedstawia listę 47 zadań, które może wykonać wirtualny asystent.

47 zadań, które może wykonać wirtualny asystent

Wirtualny asystent wykonuje różnorodne zadania. Obejmują one od planowania spotkań po badania przesiewowe i odpowiadanie na e-maile. Ale planowanie i e-maile to tylko wierzchołek góry lodowej. Jeśli można to zrobić online, prawdopodobnie zrobi to wirtualny asystent.

Oto Twój ostateczny przewodnik po wirtualnych asystentach, czym są i czym się zajmują.

Zarządzanie kalendarzem

Zarządzanie kalendarzem, zarówno zawodowym, jak i osobistym, to jedno z największych wyzwań przedsiębiorcy. Wirtualni asystenci mogą sprawić, że będzie to dla Ciebie bezproblemowe, od dostarczania przypomnień po planowanie terminów. Mogą:

1. Koordynuj i planuj rozmowy i spotkania. Samo to zwykle oszczędza właścicielom około 10 godzin tygodniowo i uniemożliwia im wykonywanie tych zadań, które im się nie podobają. Kluczem jest podanie Twojemu asystentowi zasad dotyczących tego, kiedy i kto. VA również planują rozmowy dla niektórych członków zespołu.

2. Potwierdź spotkania. Najlepszą praktyką jest przekazanie wirtualnemu asystentowi listy spotkań do potwierdzenia, takich jak spotkania następnego dnia. Eliminuje to marnowanie czasu, gdy druga strona zapomina lub czeka do ostatniej chwili z anulowaniem.

3. Podaj przypomnienia o połączeniach i spotkaniach. Są chwile, w których możesz zapomnieć o wykonaniu połączenia, zwłaszcza gdy jesteś poza biurem lub podczas spotkań plenarnych. Wirtualny asystent może zadzwonić lub wysłać SMS-a kilka minut wcześniej, aby upewnić się, że nie zapomnisz.

4. Przełóż rozmowy i spotkania. Chociaż możesz próbować tego uniknąć, czasami musisz zmienić termin. Twój VA poradzi sobie z tym za Ciebie.

5. Poinformuj innych o zmianach harmonogramu. Wirtualny asystent powiadomi również drugą stronę i potwierdzi przełożony czas.

6. Chroń czas. Właścicielom firm może być trudno odmówić komuś, kto chce spotkać się na kawę, aby „nadrobić zaległości”. VA może być złym gliną.

7. Wyślij i utrzymuj „listę oczekujących”. Co tydzień wirtualni asystenci mogą wysyłać Ci listę osób, które nie odpowiedziały na prośby o umówienie spotkania lub rozmowy telefonicznej, dzięki czemu wiesz, kiedy musisz się zaangażować.

8. Poinformuj bliskich, kiedy będziesz poza miastem. Jako część procesu podróży, VA daje znaczącym innym zaproszenie z kalendarza z datami poza miastem oraz szczegółami lotu i hotelu. Dzięki temu są informowani.

Zarządzanie pocztą e-mail i kontaktami oraz komunikacja

Jeśli zakopałeś się pod mnóstwem e-maili — lub potrzebujesz kogoś, kto zaktualizuje swoją listę kontaktów — zwróć uwagę. Dobry wirtualny asystent może zaoszczędzić wiele godzin, wykonując następujące czynności:

9. E-maile ekranowe. Na podstawie ustawionych przez Ciebie reguł wirtualne urządzenia wirtualne będą usuwać, odpowiadać, przesyłać dalej lub oznaczać e-maile, aby zwrócić Twoją uwagę.

10. Dodaj osoby do kontaktów. Kiedy masz rozmowę telefoniczną, spotkanie lub inną formę zaangażowania z kimś nowym, wirtualny asystent może dodać dane tej osoby do Twoich kontaktów.

11. Zaktualizuj informacje o osobach do kontaktów. Czasami numer telefonu kontaktu lub inne informacje nie są od razu znane. Urządzenie wirtualne może dodawać informacje do kontaktów, gdy stają się dostępne — na przykład z podpisu wiadomości e-mail.

12. Dodaj kontakty do CRM. Jednym z głównych powodów, dla których małe firmy nie korzystają z aplikacji CRM, jest czas poświęcony na wprowadzanie danych. Wirtualni asystenci mogą dodawać i organizować Twój system CRM.

Zadania telefoniczne

Jeśli potrzebujesz lekkiej pracy recepcjonisty lub interakcji telefonicznych, wirtualny asystent może wykonać pewne zadania.

13. Wykonywać lekkie obowiązki recepcjonisty. Gdy oczekujesz ważnych połączeń, których możesz nie być w stanie odebrać, połączenia są przekazywane do wirtualnego asystenta.

14. Transkrybuj wiadomości głosowe. Ponieważ większość wiadomości głosowych można teraz odbierać pocztą e-mail, są one przekazywane do VA w celu transkrypcji. Oraz wszelkie niezbędne działania następcze.

Podróż

Organizowanie lotów i hoteli do podróży służbowych może zająć znacznie więcej czasu, niż myślisz. Czy to nie czas, który mógłbyś lepiej poświęcić na pracę nad swoim biznesem? Wirtualny asystent może:

15. Loty badawcze. Wirtualny asystent może sprawdzać loty, aby spełnić Twoje kryteria i przedstawiać Ci opcje. Zapewniając im preferencje dotyczące linii lotniczych, miejsca i inne, VA zaoszczędzi niesamowitą ilość czasu w ciągu roku.

16. Hotele badawcze. Podobnie jak w przypadku podróży lotniczych, udostępniając wirtualnemu asystentowi preferencje hotelowe, w tym wszelkie specjalne stawki, które otrzymasz, może przedstawić Ci krótką listę.

17. Rezerwuj loty i hotele. Dostarczając VA karty kredytowe i informacje dla osób często podróżujących, mogą zarezerwować podróż, gdy już zdecydujesz.

18. Zbadaj opcje transportu. Obejmuje to wynajem samochodów, wspólne przejazdy, a czasem nawet transport publiczny.

19. Zarezerwuj transport. Oprócz zbadania tych opcji, Twój wirtualny asystent może również zarezerwować resztę transportu — tak jak robią to Twoje loty.

20. Umów się na imprezy. Niezależnie od tego, czy jest to specjalna restauracja, miejsce spotkań, czy nawet koncert, wirtualny asystent wyszukuje i przygotowuje dla Ciebie przygotowania.

21. Zawieś gazetę lub pocztę. Twój wirtualny asystent może odciąć te regularne usługi podczas podróży.

Rozwój biznesu

Niezależnie od tego, czy szukamy potencjalnych klientów na LinkedIn, czy znajdujemy adresy e-mail, w rozwoju biznesu jest dużo pracy. Wirtualny asystent może wykonywać te czynności, co pozwala skupić się na osobistych interakcjach związanych z dokonywaniem sprzedaży.

22. Badania leadów na LinkedIn. Firmy B2B (i niektóre firmy B2C) muszą prowadzić listę idealnych klientów. Wirtualny asystent, postępując zgodnie z Twoimi wskazówkami, może zbadać LinkedIn i stworzyć listę potencjalnych klientów.

23. Znajdź adresy e-mail. Korzystając z baz danych wraz z Google, VA może znaleźć adresy e-mail potencjalnych klientów, z którymi musisz się skontaktować.

24. Prezentacje projektowe. Wirtualny agent może ulepszyć oferty, wyszukując i wstawiając logo potencjalnego klienta oraz zmieniając kolor tekstu w celu dopasowania. Mogą również odpowiednio animować slajdy.

Kierownictwo

Gdy skalujesz swój biznes, będziesz musiał wykonać wiele funkcji zarządzania. Może być konieczne zebranie raportów dla klientów. Może to po prostu oznaczać zebranie dużej ilości danych, które już posiadasz. Istnieją inne funkcje zarządzania — takie jak rekrutacja większej liczby osób do swojego zespołu. Możesz z łatwością przekazać część tego swojemu wirtualnemu asystentowi.

25. Zbierz raporty. VA może tworzyć raporty KPI we wcześniej określonych odstępach czasu, aby śledzić postępy.

26. Pomoc w rekrutacji pracowników. Rywalizacja o dobrych ludzi jest ostrzejsza niż o pracowników. Wirtualni dostawcy sprawdzają LinkedIn pod kątem potencjalnych pracowników na podstawie podanych przez Ciebie kryteriów.

Księgowość

Czy robienie ksiąg lub wysyłanie faktur napawa Cię lękiem? Dlaczego nie zrobić tego VA?

27. Utrzymuj księgi. Po odrobinie szkolenia wirtualni asystenci mogą przeglądać i dopasowywać transakcje oraz obsługiwać comiesięczne rozliczenia.

28. Twórz i wysyłaj faktury. Za pomocą szablonów VA może tworzyć faktury i wysyłać je do klientów.

29. Pogoń za zaliczkami. Wszystkie firmy powinny mieć proces rozrachunków z odbiorcami. wirtualni asystenci mogą śledzić ten proces i pobierać A/R. W stosownych przypadkach proces może obejmować eskalację do właściciela firmy lub innej osoby.

Sprawy osobiste

Ty też masz życie osobiste. Dokonywanie rezerwacji w restauracjach i wysyłanie prezentów wymaga czasu. Ale są niezwykle ważne dla utrzymania osobistych relacji. A ty miałeś jednocześnie prowadzić biznes? Poproś o pomoc swojego wirtualnego asystenta.

30. Dokonaj osobistych rezerwacji w restauracji. Uzbrojeni w osobiste preferencje i dane logowania do stron rezerwacyjnych, takich jak Open Table, VA mogą rezerwować rezerwacje w restauracjach, a następnie zapraszać gości.

31. Dokonuj zakupów. Czasami nawet Amazon nie ma tego, czego potrzebujesz, a proces zakupu jest zbyt czasochłonny. Wirtualny asystent może robić zakupy online i dostarczać Ci to, czego potrzebujesz.

32. Badaj i wysyłaj prezenty. Gdy karta podarunkowa nie wystarczy, Twój asystent może poszukać czegoś wyjątkowego i sprawić, by to się stało.

33. Zarządzaj logistyką swojego hobby. Niezależnie od tego, czy znajdziesz i zaaranżujesz studio dla swojego garażowego zespołu, czy zaaranżujesz szczegóły swojego klubu książki, VA może usunąć żmudne szczegóły z talerza, umożliwiając ci zabawę (lub czytanie).

34. Znajdź problematyczne zamówienia. Gdy zamówienie nie dotrze na czas, wirtualny asystent może wykonać oczekiwanie i dotrzeć do sedna sprawy, jednocześnie informując Cię na bieżąco.

35. Zarządzaj kalendarzem rodzinnym. To kolejne proste osobiste zadanie, które Twój wirtualny asystent może zdjąć z Twojego talerza.

36. Zaplanuj wizyty lekarskie. Dzięki datom urodzenia i szczegółom ubezpieczenia, VA może zaplanować wizyty u lekarza, a nawet zacząć wypełniać te denerwujące formularze.

37. Płać rachunki osobiste. W przypadku sprzedawców, u których nie kupujesz regularnie lub którzy nie mają opcji płatności online, rachunki mogą opłacić wirtualny asystent.

38. Zadzwoń do sklepów, aby uzyskać informacje. Niezależnie od tego, czy szukasz trudnej do znalezienia butelki szkockiej, czy prezentu, VA zadzwoni, aby znaleźć sklep, który ma to, czego szukasz.

Operacje

Twoja praca jako właściciela małej firmy jest planowaniem przyszłości Twojej firmy. W rezultacie chcesz skupić się na tworzeniu nowych produktów i usług — oraz innych projektach, które przeniosą Twój biznes na wyższy poziom. Więc może powinieneś zostawić zadania, takie jak wypełnianie formularzy online i zarządzanie plikami, komuś innemu.

39. Wypełnij formularze online. Wirtualny asystent wyposażony w informacje o firmie może wypełniać formularze, w tym subskrybować produkty SaaS.

40. Rób notatki z webinarów. Czasami chcesz uzyskać informacje z webinaru, ale nie chcesz inwestować czasu na oglądanie — nawet na żądanie! VA „uczestniczy” i dostarcza notatki.

41. Konwertuj pliki. Masz plik PDF, ale potrzebujesz jpeg? VA może to dla Ciebie przekonwertować.

42. Prowadź badania. Wirtualny asystent może przeprowadzić badania pierwszego poziomu dotyczące decyzji, które należy podjąć, takich jak wybór produktu SaaS.

43. Skonfiguruj projekty w swoim systemie zarządzania projektami. Wirtualny asystent może skonfigurować projekt, a następnie zaprosić odpowiednich uczestników.

44. Obsługa zarządzania plikami. Niezależnie od tego, czy do zarządzania plikami używasz Dropbox, czy lokalnego serwera, wirtualny asystent zapewnia, że ​​pliki są umieszczane we właściwym miejscu o właściwej nazwie. Zapewnia również, że dostęp mają odpowiednie osoby.

45. Zaplanuj media społecznościowe. VA pobiera Twoje posty w mediach społecznościowych i planuje je zgodnie z Twoim procesem.

46. ​​Korekta i redagowanie listów, blogów i prezentacji. Jednym z największych zagrożeń, jakie podejmujesz, gdy jesteś przeciążony, jest to, że błędy mogą wkraść się do Twojej pracy. Więc Twój wirtualny asystent może Ci w tym pomóc.

47. Prowadź podręcznik wirtualnego asystenta. Większość właścicieli firm uwielbia procesy, ale nienawidzi ich tworzenia lub trzymania się ich. VA prowadzi instrukcję, jak wykonywać swoje zadania. Jest to bardzo przydatne, gdy wirtualna asystentka jest chora.

Rzeczy, których wirtualny asystent nie robi

Oczywiście jest kilka rzeczy, których Twój wirtualny asystent nie zrobi. Nie musisz się martwić o nastawienie wirtualnego asystenta, jeśli poprosisz go o zrobienie czegoś. VA nie:

  • Przewracaj oczami na ciebie. Przynajmniej nie zobaczysz tego, jeśli to się stanie! I nie „usłyszysz” tego w żadnej komunikacji.
  • Wymagaj większego biura lub innego biurka . Ci ludzie nie będą dzielić Twojej przestrzeni biurowej, więc nie ma potrzeby robienia dodatkowego miejsca.
  • Wtrącić dramat. Z wirtualnymi asystentami nie będziesz miał wielkiego ego do rozpieszczania. Nie będziesz musiał chodzić po skorupkach jajek ani martwić się plotkami, które zastąpią profesjonalizm. Charakter związku na odległość oznacza, że ​​dramat biurowy nie istnieje.

Kolejne kroki, aby uzyskać wirtualnego asystenta

  • Zidentyfikuj zadania w swojej firmie, które najlepiej byłoby zlecić na zewnątrz. Wskazówka: skup się na zadaniach, które nie wymagają Twojej wiedzy. Zadaj sobie pytanie, czy zadanie jest najlepszym sposobem wykorzystania Twojego czasu, czy też byłoby lepiej wykonane przez kogoś innego?
  • Skorzystaj z usług takich jak Pracuj lepiej teraz, aby zidentyfikować wirtualnych asystentów, którzy odpowiadają Twoim potrzebom.

Niezależnie od tego, czy chcesz skalować swój biznes, przestać wykonywać zadania, które Cię denerwują, czy po prostu chcesz mieć więcej wolnego czasu, VA zmienia zasady gry. Myślę, że zatrudnienie wirtualnego asystenta może być kluczem do Twojego sukcesu. Mam nadzieję, że pomoże Ci to zdecydować, czy urządzenie wirtualne jest odpowiednie dla Twojej firmy.

Powodzenia!

Aby uzyskać więcej informacji o wirtualnych asystentach, przeczytaj:

  • Jak odnieść sukces w małej firmie, robiąc mniej dzięki wirtualnym asystentom?
  • 22 sekrety zatrudniania odpowiedniego wirtualnego asystenta

Wszystkie odpowiedzi na pytania czytelników pochodzą od redakcji Small Business Trends, która ma ponad 50-letnie doświadczenie biznesowe. Jeśli chcesz zadać pytanie, prześlij je tutaj .

Obraz: Depositphotos.com