Что такое виртуальный помощник и 47 задач, которые он может выполнить за вас

Опубликовано: 2019-09-20

Читатель спрашивает:

Что делает виртуальный помощник? И как можно помочь моему бизнесу? У меня небольшой бизнес, но количество писем и запросов клиентов резко возросло. Трудно оставаться организованным. Тем не менее, мы не можем позволить себе нанять помощника по административным вопросам или офис-менеджера на полную ставку — у нас нет места, потому что наш офис крошечный. Коллега предложил мне нанять виртуального помощника. Можете ли вы дать мне некоторое представление о типах задач, которые может выполнять виртуальный помощник?

— Говард из Альбукерке, Нью-Мексико.

Говард, это отличный вопрос. Да, мы объясним, что именно делает виртуальный помощник. Мы пойдем лучше для вас. В конце этой статьи мы описываем 42 различных задачи, которые виртуальный помощник (ВА) может выполнять для малого бизнеса, чтобы у вас были примеры для использования. Но сначала давайте ответим на некоторые основные вопросы.

Что такое виртуальный помощник?

Виртуальный помощник — это независимый работник, который помогает с административными задачами, развитием бизнеса, социальными сетями, маркетингом или другими задачами. Беря на себя повторяющиеся задачи и административную работу, они высвобождают время для владельцев малого бизнеса, предпринимателей и менеджеров.

Виртуальный помощник работает удаленно, часто из домашнего офиса. Виртуальные помощники могут находиться в США, но также могут находиться в другой стране.

За последнее десятилетие виртуальные активы стали невероятно популярными среди малого бизнеса, потому что они являются гибкой рабочей силой. Виртуальный помощник может работать неполный или полный рабочий день, в зависимости от ваших требований. Нужно 20 часов в неделю? Без проблем. Нужно 30 часов? А 40? Доступны ВА.

Виртуальные помощники могут получать почасовую оплату. Или они могут получать фиксированную плату в неделю или месяц.

Часто вы можете получить более выгодную сделку и большую выгоду, наняв виртуального помощника на полный рабочий день по нескольким причинам:

Цены могут быть на удивление доступными, особенно для оффшорных рабочих.
Легче интегрировать штатного ассистента в обычные рабочие процессы и получить более глубокую выгоду от такой договоренности.
У штатного VA будет больше возможностей для изучения любых специальных программных приложений, которые вам нужны, развития теплых отношений с коллегами и клиентами и роста вместе с вами по мере роста бизнеса.

Некоторые виртуальные помощники работают как независимые фрилансеры. Другие являются частью компании или агентства, где вы нанимаете компанию для предоставления гибкой рабочей силы. Когда вы работаете с компанией виртуальных помощников, вы имеете дело с менеджером, который обсудит ваши потребности и подберет наиболее подходящего.

Преимущества виртуального помощника

Виртуальные помощники могут многое сделать для повышения производительности вашего бизнеса. Подумайте об этом так. То, как владелец тратит свое время, может быть самым большим фактором успеха бизнеса. Таким образом, владельцы бизнеса (и ключевые менеджеры) должны тратить свое время на деятельность с высокой ценностью.

Роб Левин, председатель Work Better Now, говорит об этом, исходя из собственного опыта.

«Чтобы тратить время на высокоценные занятия, мне было важно тратить меньше времени на малоценные занятия. Вот почему я не только нанял виртуального помощника 5 лет назад, но и стал соучредителем компании Work Better Now, чтобы предоставлять виртуальных помощников другим владельцам бизнеса».

Партнер Левина Эндрю Коэн и генеральный директор Work Better Now говорят, что наиболее частый вопрос, который задают потенциальные клиенты компании: «Что может сделать для меня виртуальный помощник?»

Чтобы ответить на этот вопрос, Коэн приводит список из 47 задач, которые может выполнять виртуальный помощник.

47 задач, которые может выполнять виртуальный помощник

Виртуальный помощник выполняет множество задач. Они варьируются от планирования встреч до просмотра и ответа на электронные письма. Но планирование и электронная почта — это лишь верхушка айсберга. Если это можно сделать онлайн, вероятно, это сможет сделать и виртуальный помощник.

Вот ваш окончательный путеводитель по виртуальным помощникам, что они из себя представляют и что они делают.

Управление календарем

Управление своим календарем, как профессиональным, так и личным, является одной из самых больших проблем предпринимателя. От предоставления напоминаний до планирования встреч, виртуальные помощники могут упростить вам задачу. Они могут:

1. Координируйте и планируйте звонки и встречи. Одно только это обычно экономит владельцам около 10 часов в неделю и удерживает их от выполнения тех задач, которые им не нравятся. Ключ в том, чтобы дать вашему помощнику правила о том, когда и кто. Виртуальные помощники также планируют звонки для некоторых членов команды.

2. Подтвердите встречи. Лучше всего дать виртуальному помощнику список встреч для подтверждения, например, встречи на следующий день. Это исключает трату времени, когда другая сторона забывает или ждет до последней минуты, чтобы отменить.

3. Предоставляйте напоминания о звонках и встречах. Бывают случаи, когда вы можете забыть позвонить, особенно когда вы находитесь вне офиса или на совещаниях. Виртуальный помощник может позвонить или написать вам за несколько минут, чтобы вы не забыли.

4. Перенесите звонки и встречи. Хотя вы можете попытаться избежать этого, иногда вам нужно перенести дату. Ваш VA может справиться с этим для вас.

5. Уведомлять других об изменениях в расписании. Виртуальный помощник также уведомит другую сторону и подтвердит перенесенное время.

6. Берегите время. Владельцам бизнеса может быть трудно отказать кому-то, кто хочет встретиться за чашечкой кофе, чтобы «наверстать упущенное». VA может быть плохим полицейским.

7. Отправляйте и поддерживайте «список ожидающих рассмотрения». Каждую неделю виртуальные помощники могут присылать вам список людей, которые не ответили на просьбы о встрече или звонке, чтобы вы знали, когда вам нужно вмешаться.

8. Сообщите значимым другим, когда вас не будет в городе. В рамках процесса путешествия VA дает значимым другим людям приглашение в календаре с датами выезда за город, а также информацией о рейсе и отеле. Это держит их в курсе.

Электронная почта и управление контактами и коммуникации

Если вы завалены кучей электронных писем или вам нужно, чтобы кто-то обновил ваш список контактов, примите к сведению. Хороший виртуальный помощник может сэкономить часы времени, выполняя следующие действия:

9. Экранируйте электронные письма. В соответствии с установленными вами правилами виртуальные помощники будут удалять, отвечать, пересылать или помечать электронные письма, привлекая ваше внимание.

10. Добавляйте людей в контакты. Когда у вас есть звонок, встреча или другая форма взаимодействия с кем-то новым, виртуальный помощник может добавить данные этого человека в ваши контакты.

11. Обновите информацию о людях в контактах. Иногда номер телефона контакта или другая информация не известны сразу. Виртуальный помощник может добавлять информацию к контактам по мере ее появления — например, из подписи электронной почты.

12. Добавьте контакты в CRM. Одна из основных причин, по которой малые предприятия не используют свои CRM-приложения, связана со временем, затрачиваемым на ввод данных. Виртуальные помощники могут дополнять и организовывать вашу CRM-систему.

Телефонные задачи

Если вам нужна небольшая работа администратора или общение по телефону, виртуальный помощник может выполнять определенные задачи.

13. Выполнять легкие обязанности портье. При ожидании важных звонков, на которые вы, возможно, не сможете ответить, звонки перенаправляются на виртуального помощника.

14. Расшифруйте голосовые сообщения. Поскольку большинство голосовых сообщений теперь можно получить по электронной почте, они перенаправляются в VA для расшифровки. И любые необходимые последующие действия.

Путешествовать

Организация рейсов и гостиниц для деловых поездок может занять гораздо больше времени, чем вы думаете. Разве это время не лучше потратить на работу над своим бизнесом? Виртуальный помощник может:

15. Исследовательские полеты. Виртуальный помощник может просматривать рейсы в соответствии с вашими критериями и предлагать вам варианты. Предоставив им информацию об авиакомпании, месте и другие предпочтения, VA сэкономит огромное количество времени в течение года.

16. Исследуйте отели. Как и в случае авиаперелетов, предоставляя виртуальному помощнику информацию о предпочтениях в отелях, включая любые специальные тарифы, которые вы получаете, они могут представить вам короткий список.

17. Бронируйте авиабилеты и гостиницы. Предоставив VA кредитные карты и информацию для часто летающих пассажиров, они могут забронировать поездку, как только вы решите.

18. Исследуйте варианты транспорта. Это включает в себя аренду автомобилей, совместное использование и иногда даже общественный транспорт.

19. Забронируйте транспорт. Помимо изучения этих вариантов, ваш виртуальный помощник может также забронировать остальную часть вашего транспорта — так же, как и ваши рейсы.

20. Организовывать мероприятия. Будь то специальный ресторан, место для встреч или даже концерт, виртуальный помощник исследует и организует для вас.

21. Подвесьте газету или почту. Ваш виртуальный помощник может отключить эти обычные услуги, когда вы путешествуете.

Развитие бизнеса

Будь то поиск лидов в LinkedIn или поиск адресов электронной почты, в развитии бизнеса много работы. Виртуальный помощник может выполнять эти действия, позволяя вам сосредоточиться на личном взаимодействии, связанном с осуществлением продаж.

22. Исследования лидов в LinkedIn. Предприятия B2B (и некоторые предприятия B2C) должны вести список идеальных клиентов. Виртуальный помощник, следуя вашим указаниям, может изучить LinkedIn и создать список потенциальных клиентов.

23. Найдите адреса электронной почты. Используя базы данных вместе с Google, VA может найти адреса электронной почты потенциальных клиентов, с которыми вам нужно связаться.

24. Оформление презентаций. VA может улучшить предложения, найдя и вставив логотип потенциального клиента и изменив цвет текста, чтобы он соответствовал. Они также могут анимировать слайды по мере необходимости.

Управление

По мере того, как вы масштабируете свой бизнес, вам нужно будет выполнить множество функций управления. Возможно, вам потребуется собрать отчеты для клиентов. Это может просто означать сбор большого количества данных, которые у вас уже есть. Есть и другие функции управления — например, набор новых людей в команду. Вы можете легко делегировать часть этого своему виртуальному помощнику.

25. Соберите отчеты. VA может создавать отчеты KPI через заранее определенные интервалы времени для отслеживания прогресса.

26. Помогите набрать сотрудников. Конкуренция за хороших людей жестче, чем конкуренция за сотрудников. VA просматривают LinkedIn для потенциальных сотрудников на основе критериев, которые вы предоставляете.

Бухгалтерский учет

Вас пугает ведение бухгалтерского учета или отправка счетов? Почему бы вместо этого не сделать это вашему VA.

27. Ведите книги. После небольшого обучения виртуальные помощники могут просматривать и сопоставлять транзакции и проводить ежемесячные сверки.

28. Создавайте и отправляйте счета. С помощью шаблонов VA может создавать счета и отправлять их клиентам.

29. Преследуйте авансовые платежи. Все компании должны иметь процесс дебиторской задолженности. виртуальные помощники могут следить за этим процессом и собирать A/R. Процесс может включать эскалацию до владельца бизнеса или кого-либо еще, когда это уместно.

Личные поручения

У тебя тоже есть личная жизнь. Заказ столика в ресторане и отправка подарков требуют времени. Но они чрезвычайно важны для поддержания ваших личных отношений. И ты должен одновременно заниматься бизнесом? Получите ваш виртуальный помощник, чтобы помочь.

30. Делайте личные заказы в ресторане. Вооружившись личными предпочтениями и данными для входа на такие сайты бронирования, как Open Table, виртуальные активы могут бронировать столик в ресторане, а затем приглашать гостей.

31. Делайте покупки. Иногда даже на Amazon нет того, что вам нужно, и процесс покупки занимает слишком много времени. Виртуальный помощник может делать покупки в Интернете и доставлять вам то, что вам нужно.

32. Исследуйте и отправляйте подарки. Когда подарочная карта не подходит, ваш помощник может найти что-то уникальное и воплотить его в жизнь.

33. Управляйте логистикой вашего хобби. Будь то поиск и организация студии для вашей группы в гараже или организация деталей вашего книжного клуба, VA может снять утомительные детали с вашей тарелки, позволяя вам продолжать качаться (или читать).

34. Отслеживайте проблемные заказы. Когда заказ не поступает вовремя, виртуальный помощник может выполнить ожидание в ожидании и добраться до сути, а вы будете в курсе.

35. Управляйте семейным календарем. Это еще одна простая личная задача, которую ваш виртуальный помощник может взять на себя.

36. Планируйте визиты к врачу. Имея даты рождения и информацию о страховке, VA может запланировать визиты к врачу и даже начать заполнять эти надоедливые формы.

37. Оплачивайте личные счета. Для тех поставщиков, у которых вы не покупаете регулярно или у которых нет вариантов онлайн-платежей, виртуальный помощник может оплачивать счета.

38. Звоните в магазины, чтобы получить информацию. Ищете ли вы труднодоступную бутылку виски или подарок, VA сделает звонки, чтобы найти магазин, в котором есть то, что вы ищете.

Операции

Ваша работа в качестве владельца малого бизнеса заключается в планировании будущего вашей компании. В результате вы хотите сосредоточиться на создании новых продуктов и услуг, а также на других проектах, которые выведут ваш бизнес на новый уровень. Так что, возможно, вам следует оставить работу, такую как заполнение онлайн-форм и управление файлами, кому-то другому.

39. Заполните онлайн-формы. Виртуальный помощник, снабженный информацией о компании, может заполнять формы, включая подписку на продукты SaaS.

40. Делайте заметки с вебинаров. Иногда вам нужна информация с вебинара, но вы не хотите тратить время на просмотр — даже по запросу! В. А. «присутствует» и предоставляет примечания.

41. Конвертируйте файлы. Есть PDF, но нужен JPEG? VA может преобразовать его для вас.

42. Проведите исследование. Виртуальный помощник может проводить исследования первого уровня для принятия необходимых решений, например, какой продукт SaaS выбрать.

43. Настройте проекты в вашей системе управления проектами. VA может настроить проект, а затем пригласить соответствующих участников.

44. Управление файлами. Независимо от того, используете ли вы Dropbox или локальный сервер для управления файлами, виртуальный помощник гарантирует, что файлы будут помещены в нужное место с правильным именем файла. Он или она также гарантирует, что нужные люди имеют доступ.

45. Расписание социальных сетей. VA берет ваши сообщения в социальных сетях и планирует их в соответствии с вашим процессом.

46. Вычитывайте и редактируйте письма, блоги и презентации. Один из больших рисков, с которым вы сталкиваетесь, когда перегружены, заключается в том, что в вашу работу могут вкрасться ошибки. Так что ваш виртуальный помощник может помочь вам в этом.

47. Поддерживайте руководство виртуального помощника. Большинство владельцев бизнеса любят процессы, но ненавидят их создавать или придерживаться. VA хранит руководство о том, как выполнять свои задачи. Это очень удобно, когда виртуальный помощник болеет.

Вещи, которые виртуальный помощник не делает

Конечно, есть несколько вещей, которые ваш виртуальный помощник делать не будет. Вам не нужно беспокоиться об отношении виртуального помощника, если вы попросите его что-то сделать. ВА не:

Прокатите его или ее глаза на вас. По крайней мере, вы этого не увидите, если это случится! И вы не услышите его ни в каком общении.
Требуется больший офис или другой стол . Эти люди не будут делить ваш офис, поэтому нет необходимости освобождать дополнительное место.
Интерактивная драма. С виртуальными помощниками у вас не будет большого эгоизма. Вам не нужно будет ходить по яичной скорлупе или беспокоиться о сплетнях, которые важнее профессионализма. Природа отношений на расстоянии означает, что офисная драма отсутствует.

Следующие шаги, чтобы получить виртуального помощника

Определите задачи в вашем бизнесе, которые лучше всего передать на аутсорсинг. Совет: сосредоточьтесь на задачах, которые не требуют вашего опыта. Спросите себя, является ли задача наилучшим использованием вашего времени или ее лучше выполнить кому-то другому?
Используйте такие сервисы, как Work Better Now, чтобы найти виртуальных помощников, соответствующих вашим потребностям.

Если вы хотите масштабировать свой бизнес, перестать выполнять задачи, которые вас раздражают, или просто хотите больше свободного времени, VA изменит правила игры. Я думаю, вы видите, что найм виртуального помощника может стать ключом к вашему успеху. Надеюсь, это поможет вам решить, подходит ли виртуальная машина для вашего бизнеса.

Удачи!

Для получения дополнительной информации о виртуальных помощниках прочитайте:

Как добиться успеха в малом бизнесе, делая меньше с виртуальными помощниками?
22 секрета правильного найма виртуального помощника

Все ответы на вопросы читателей дает Редакция журнала «Тенденции малого бизнеса», обладающая более чем 50-летним опытом работы в бизнесе. Если вы хотите задать вопрос, пожалуйста, задайте его здесь .

Изображение: Depositphotos.com