Ce este un asistent virtual și 47 de sarcini pe care le pot face pentru tine

Publicat: 2019-09-20

Un cititor întreabă:

Ce face un asistent virtual? Și cum poate cineva să-mi ajute afacerea? Conduc o afacere mică, dar volumul de e-mailuri și întrebări ale clienților a explodat. Este o provocare să rămâi organizat. Cu toate acestea, nu ne putem permite să angajăm un asistent administrativ cu normă întreagă sau un manager de birou – și nici nu avem spațiu, deoarece biroul nostru este mic. Un coleg mi-a sugerat să angajez un asistent virtual. Îmi puteți da o idee despre tipurile de sarcini pe care le poate face un asistent virtual?

— Howard din Albuquerque, New Mexico

Howard, aceasta este o întrebare grozavă. Da, vom explica exact ce face un asistent virtual. Vom merge unul mai bun pentru tine. La sfârșitul acestui articol, schițăm 42 de sarcini diferite pe care un asistent virtual (VA) le poate face pentru o afacere mică, astfel încât să aveți exemple de care să vă bazați. Dar mai întâi, să răspundem la câteva informații de bază.

Ce este un asistent virtual?

Un asistent virtual este un lucrător independent care ajută la administrare, dezvoltarea afacerii, social media, marketing sau alte sarcini. Asumând sarcini recurente și munca administrativă, ei eliberează timp pentru proprietarii de afaceri mici, antreprenori și manageri.

Asistentul virtual lucrează de la distanță, adesea de la un birou de acasă. Asistenții virtuali pot avea sediul în SUA, dar pot fi localizați și în altă țară.

VA au devenit incredibil de populare în rândul întreprinderilor mici în ultimul deceniu, deoarece reprezintă o forță de muncă flexibilă. Un asistent virtual poate fi part-time sau full-time, în funcție de cerințele dumneavoastră. Ai nevoie de 20 de ore pe săptămână? Nici o problema. Ai nevoie de 30 de ore? Ce zici de 40? VA sunt disponibile.

Asistenții virtuali pot fi plătiți cu o rată orară. Sau pot fi plătiți cu o taxă fixă pe săptămână sau lună.

Adesea, puteți obține o ofertă mai bună și un beneficiu mai profund prin angajarea unui asistent virtual cu normă întreagă, din mai multe motive:

Prețurile pot fi surprinzător de accesibile, în special pentru lucrătorii offshore.
Este mai ușor să integrați un asistent cu normă întreagă în fluxurile de lucru obișnuite și să obțineți beneficii mai profunde din aranjament.
Un VA cu normă întreagă va fi mai bine poziționat pentru a învăța orice aplicație software specială de care aveți nevoie, pentru a dezvolta relații cordiale cu colegii de muncă și clienții și pentru a crește împreună cu dvs. pe măsură ce afacerea crește.

Unii asistenți virtuali lucrează ca liber profesioniști independenți. Alții fac parte dintr-o companie sau agenție în care angajați compania pentru a oferi o forță de muncă flexibilă. Când lucrezi cu o companie de asistent virtual, ai de-a face cu un manager care va discuta despre nevoile tale și va găsi cea mai potrivită.

Beneficiile unui asistent virtual

Asistenții virtuali pot face multe pentru a crește productivitatea afacerii dvs. Gândește-te așa. Modul în care un proprietar își petrece timpul ar putea fi cel mai mare factor în succesul afacerii. Prin urmare, proprietarii de afaceri (și managerii cheie) trebuie să-și petreacă timpul în activități de mare valoare.

Rob Levin, președintele Work Better Now, spune așa, pornind din propria sa experiență.

„Pentru a petrece timp activităților de mare valoare, a fost important pentru mine să petrec mai puțin timp activităților de valoare mai mică. Acesta este motivul pentru care nu numai că am angajat un asistent virtual acum 5 ani, dar am co-fondat o companie, Work Better Now, pentru a oferi asistenți virtuali altor proprietari de afaceri.”

Partenerul lui Levin, Andrew Cohen și CEO-ul Work Better Now, spune că cea mai frecventă întrebare adresată de potențialii clienți ai companiei este „ce poate face un asistent virtual pentru mine?”

Pentru a răspunde la această întrebare, Cohen oferă o listă de 47 de sarcini pe care le poate face un asistent virtual.

47 de sarcini pe care le poate face un asistent virtual

Un asistent virtual îndeplinește o varietate de sarcini. Acestea variază de la programarea întâlnirilor la screening și răspunsul la e-mailuri. Dar programarea și e-mailurile sunt doar vârful aisbergului. Dacă se poate face online, probabil că o poate face un asistent virtual.

Iată ghidul tău suprem pentru asistenții virtuali, ce sunt aceștia și ce fac.

Managementul calendarului

Gestionarea calendarului dvs., atât profesional, cât și personal, este una dintre cele mai mari provocări ale unui antreprenor. De la oferirea de mementouri până la programarea întâlnirilor, asistenții virtuali vă pot face fără efort. Ei pot:

1. Coordonați și programați apeluri și întâlniri. Numai acest lucru îi salvează de obicei pe proprietari aproximativ 10 ore pe săptămână și îi împiedică să facă aceste sarcini care nu le plac. Cheia este să oferi asistentului tău reguli despre când și cine. VA programează și apeluri pentru unii membri ai echipei.

2. Confirmați programările. O bună practică este să oferi asistentului virtual o listă de întâlniri de confirmat, cum ar fi întâlnirile de a doua zi. Acest lucru elimină pierderea de timp atunci când cealaltă parte uită sau așteaptă până în ultimul minut pentru a anula.

3. Oferiți mementouri despre apeluri și întâlniri. Există momente în care s-ar putea să uitați să efectuați un apel, mai ales când sunteți în afara biroului sau în întâlniri consecutive. Asistentul virtual vă poate suna sau vă poate trimite mesaje cu câteva minute înainte pentru a se asigura că nu uitați.

4. Reprogramați apelurile și întâlnirile. Deși puteți încerca să o evitați, uneori, trebuie să reprogramați. VA se poate ocupa de asta pentru tine.

5. Furnizați altora o notificare cu privire la modificările de program. Asistentul virtual va anunța, de asemenea, celeilalte părți și va primi confirmarea orei reprogramate.

6. Protejați timpul. Poate fi greu pentru proprietarii de afaceri să spună nu cuiva care vrea să se întâlnească la o cafea pentru a „prinde din urmă”. VA poate fi polițistul rău.

7. Trimiteți și mențineți o „listă în așteptare”. În fiecare săptămână, asistenții virtuali vă pot trimite o listă de persoane care nu au răspuns la solicitările de stabilire a unei întâlniri sau a unui apel, astfel încât să știți când trebuie să vă implicați.

8. Informați-i pe alții semnificativi când veți pleca în oraș. Ca parte a unui proces de călătorie, VA oferă celorlalți semnificativi o invitație în calendar cu datele din afara orașului, împreună cu detaliile zborului și hotelului. Acest lucru îi ține informați.

Gestionarea e-mailurilor și a contactelor și comunicații

Dacă ești îngropat sub o mulțime de e-mailuri – sau dacă ai nevoie de cineva care să-ți actualizeze lista de contacte – ia notă. Un asistent virtual bun poate economisi ore de timp făcând următoarele activități:

9. E-mailuri de ecran. Pe baza regulilor pe care le-ați stabilit, VA vor șterge, vor răspunde, redirecționa sau semnaliza e-mailurile pentru atenția dvs.

10. Adăugați persoane la contacte. Când aveți un apel, o întâlnire sau o altă formă de interacțiune cu cineva nou, asistentul virtual poate adăuga detaliile acelei persoane la persoanele de contact.

11. Actualizați informațiile despre persoane la contacte. Uneori, numărul de telefon al unei persoane de contact sau alte informații nu sunt cunoscute imediat. Un VA poate adăuga informații la persoanele de contact pe măsură ce acestea devin disponibile - să zicem dintr-o semnătură de e-mail.

12. Adăugați contacte la CRM. Unul dintre principalele motive pentru care întreprinderile mici nu își folosesc aplicația CRM se datorează timpului implicat în introducerea datelor. Asistenții virtuali pot adăuga și organiza sistemul dvs. CRM.

Sarcini la telefon

Dacă aveți nevoie de o muncă ușoară de recepționer sau de interacțiuni telefonice, un asistent virtual poate face anumite sarcini.

13. Îndeplinește sarcini ușoare de recepționer. Când vă așteptați la apeluri importante la care este posibil să nu fiți disponibil pentru a răspunde, apelurile sunt redirecționate către asistentul virtual.

14. Transcrie mesajele vocale. Deoarece majoritatea mesajelor vocale pot fi primite acum prin e-mail, acestea sunt redirecționate către VA pentru transcriere. Și orice activități ulterioare necesare.

Voiaj

Aranjarea zborurilor și a hotelurilor pentru călătorii de afaceri ar putea consuma mult mai mult timp decât îți dai seama. Nu este timpul pe care l-ai petrece mai bine lucrând la afacerea ta? Un asistent virtual poate:

15. Zboruri de cercetare. Un asistent virtual poate analiza zborurile pentru a vă îndeplini criteriile și vă poate prezenta opțiuni. Oferându-le preferințe pentru compania aeriană, scaun și alte preferințe, VA va economisi o cantitate uimitoare de timp pe parcursul unui an.

16. Cercetare hoteluri. Similar cu călătoriile cu avionul, oferind asistentului virtual preferințele hoteliere, inclusiv orice tarife speciale pe care le obțineți, acesta vă poate prezenta o listă scurtă.

17. Rezervați zboruri și hoteluri. Oferind VA carduri de credit și informații pentru călător frecvent, aceștia pot rezerva călătorii după ce te-ai hotărât.

18. Căutați opțiunile de transport. Aceasta include mașini de închiriat, partajare și uneori chiar transport public.

19. Transport de carte. Dincolo de cercetarea acestor opțiuni, asistentul dvs. virtual vă poate rezerva și restul transportului, așa cum vă face zborurile.

20. Aranjați evenimente. Fie că este vorba despre un restaurant special sau spațiu de întâlnire sau chiar un concert, asistentul virtual cercetează și face aranjamente pentru tine.

21. Suspendați ziarul sau poșta. Asistentul dvs. virtual poate întrerupe aceste servicii obișnuite atunci când călătoriți.

Dezvoltarea afacerii

Indiferent dacă căutați clienți potențiali pe LinkedIn sau găsiți adrese de e-mail, există multă muncă în dezvoltarea afacerii. Un asistent virtual poate face aceste activități, permițându-vă să vă concentrați pe interacțiunile personale implicate în realizarea vânzărilor.

22. Cercetări conducători pe LinkedIn. Afacerile B2B (și unele companii B2C) trebuie să păstreze o listă cu clienții ideali. Un asistent virtual, urmând îndrumările dvs., poate cerceta LinkedIn și poate crea o listă de clienți potențiali.

23. Găsiți adrese de e-mail. Folosind bazele de date împreună cu Google, un VA poate găsi adrese de e-mail ale clienților potențiali pe care trebuie să îi contactați.

24. Prezentări de design. Un VA poate îmbunătăți propunerile prin găsirea și inserarea logo-ului unui client potențial și schimbând culoarea textului pentru a se potrivi. De asemenea, pot anima diapozitive după caz.

management

Pe măsură ce vă extindeți afacerea, vor exista o mulțime de funcții de management care trebuie realizate. Poate fi necesar să adunați rapoarte pentru clienți. Acest lucru poate însemna pur și simplu reunirea multor date pe care este posibil să le aveți deja. Există și alte funcții de management, cum ar fi recrutarea mai multor oameni în echipa ta. Puteți delega cu ușurință o parte din acestea asistentului dvs. virtual.

25. Asamblați rapoarte. Un VA poate crea rapoarte KPI la intervale prestabilite pentru a urmări progresul.

26. Ajută la recrutarea angajaților. Competiția pentru oamenii buni este mai dură decât concurența pentru angajați. VA analizează LinkedIn pentru potențialii angajați pe baza criteriilor pe care le furnizați.

Contabilitate

Să faci cărțile sau să trimiți facturi te umple de groază? De ce nu-l puneți pe VA să facă aceste lucruri în schimb.

27. Întreține cărțile. Cu puțină pregătire, asistenții virtuali pot revizui și potrivi tranzacțiile și se pot ocupa de reconcilieri lunare.

28. Creați și trimiteți facturi. Cu ajutorul șabloanelor, un VA poate crea facturi și le poate trimite clienților.

29. Urmăriți plățile în avans. Toate companiile ar trebui să aibă un proces de conturi de încasat. asistenții virtuali pot urma acest proces și pot colecta A/R. Procesul poate include escaladarea către proprietarul afacerii sau altcineva, atunci când este cazul.

Comisii personale

Ai și o viață personală. Efectuarea rezervărilor la restaurant și trimiterea de cadouri necesită timp. Dar sunt extrem de importante pentru menținerea relațiilor tale personale. Și ar trebui să conduci o afacere în același timp? Solicitați ajutor asistentului dvs. virtual.

30. Faceți rezervări personale la restaurant. Înarmați cu preferințe personale și detalii de conectare pentru site-uri de rezervare precum Open Table, VA pot rezerva rezervări la restaurante și apoi pot invita oaspeții.

31. Faceți cumpărături. Uneori, nici măcar Amazon nu are ceea ce aveți nevoie, iar procesul de cumpărare necesită prea mult timp. Un asistent virtual poate face cumpărături online și vă poate obține ceea ce aveți nevoie.

32. Cercetați și trimiteți cadouri. Atunci când un card cadou nu funcționează, asistentul tău poate căuta ceva unic și poate să se întâmple.

33. Gestionează logistica pentru hobby-ul tău. Indiferent dacă găsește și aranjează un studio pentru trupa ta de garaj sau aranjează detaliile clubului tău de carte, un VA poate elimina detaliile plictisitoare din farfurie, permițându-ți să te balansezi (sau să citești).

34. Urmăriți comenzile cu probleme. Când o comandă nu sosește la timp, un asistent virtual poate face așteptarea în așteptare și poate ajunge la capătul acesteia în timp ce te ține la curent.

35. Gestionați calendarul familiei. Aceasta este o altă sarcină personală simplă pe care asistentul dvs. virtual o poate lua din farfurie.

36. Programează întâlniri medicale. Cu date de naștere și detalii de asigurare, un VA poate programa vizite la medic și chiar poate începe să completeze acele formulare enervante.

37. Plătiți facturile personale. Pentru acei furnizori de la care nu cumpărați în mod regulat sau care nu au opțiuni de plată online, un asistent virtual poate plăti facturile.

38. Apelați la magazine pentru a obține informații. Fie că cauți o sticlă de scotch greu de găsit sau un cadou, un VA va face apeluri pentru a găsi magazinul care are ceea ce cauți.

Operațiuni

Jobul tău ca proprietar de mică afacere este de planificare pentru viitorul companiei tale. Ca rezultat, doriți să vă concentrați pe crearea de noi produse și servicii - și alte proiecte care vă vor duce afacerea la următorul nivel. Deci, poate ar trebui să lăsați altcuiva locuri de muncă precum completarea formularelor online și gestionarea fișierelor.

39. Completați formulare online. Un asistent virtual echipat cu informații despre companie poate completa formulare, inclusiv abonarea la produse SaaS.

40. Luați notițe de la webinarii. Uneori, ați dori informațiile dintr-un webinar, dar nu doriți să investiți timp pentru a viziona - chiar și la cerere! Un VA „participă” și furnizează notele.

41. Convertiți fișiere. Ai un PDF, dar ai nevoie de un jpeg? Un VA îl poate converti pentru dvs.

42. Efectuați cercetări. Un asistent virtual poate efectua cercetări de prim nivel pentru deciziile care trebuie luate, cum ar fi ce produs SaaS să aleagă.

43. Configurați proiecte în sistemul dumneavoastră de management al proiectelor. Un VA poate configura proiectul și apoi poate invita participanții corespunzători.

44. Gestionați gestionarea fișierelor. Indiferent dacă utilizați Dropbox sau un server local pentru gestionarea fișierelor, un asistent virtual se asigură că fișierele sunt plasate la locul potrivit cu numele de fișier potrivit. El sau ea se asigură, de asemenea, că persoanele potrivite au acces.

45. Programează rețelele sociale. Un VA preia postările tale pe rețelele sociale și le programează în funcție de procesul tău.

46. Verificați și editați scrisori, bloguri și prezentări. Unul dintre marile riscuri pe care le expuneți atunci când sunteți supraîncărcat este că greșelile se pot strecura în munca dvs. Așa că asistentul tău virtual te poate ajuta cu asta.

47. Menține un manual de asistent virtual. Majoritatea proprietarilor de afaceri iubesc procesele, dar urăsc să le facă sau să se lipească de ele. Un VA păstrează un manual despre cum să-și facă sarcinile. Acest lucru este destul de util atunci când un asistent virtual este bolnav.

Lucruri pe care un asistent virtual nu le face

Desigur, există câteva lucruri pe care asistentul tău virtual nu le va face. Nu trebuie să vă faceți griji cu privire la atitudinea unui asistent virtual dacă îi cereți să facă ceva. Un VA nu:

Își aruncă ochii spre tine. Măcar nu vei vedea dacă se întâmplă! Și nu o veți „auzi” în nicio comunicare.
Necesita un birou mai mare sau un alt birou . Acești oameni nu îți vor împărți spațiul de birou, așa că nu este nevoie să faci spațiu suplimentar.
Interject dramă. Cu asistenții virtuali, nu vei avea ego-uri mari pe care să-l faci. Nu va trebui să mergeți pe coji de ouă sau să vă faceți griji că bârfa depășește profesionalismul. Natura relației fiind la distanță înseamnă că drama de birou este inexistentă.

Următorii pași pentru a obține un asistent virtual

Identificați sarcinile din afacerea dvs. pe care ar fi cel mai bine să le externalizați. Sugestie: Concentrați-vă pe sarcini care nu necesită experiența dvs. Întrebați-vă dacă sarcina este cea mai bună utilizare a timpului dvs. sau ar fi mai bine făcută de altcineva?
Utilizați servicii precum Work Better Now pentru a identifica asistenții virtuali care se potrivesc nevoilor dvs.

Indiferent dacă doriți să vă extindeți afacerea, să nu mai faceți sarcini care vă enervează sau doar doriți mai mult timp liber, un VA este un schimbător de jocuri. Cred că poți vedea că angajarea unui asistent virtual ar putea fi cheia succesului tău. Sper că acest lucru vă va ajuta să decideți dacă un VA este potrivit pentru afacerea dvs.

Noroc!

Pentru mai multe informații despre asistenții virtuali, citiți:

Cum să reușești în afacerea ta mică în timp ce faci mai puțin cu asistenții virtuali?
22 de secrete pentru a angaja asistentul virtual potrivit

Toate răspunsurile la întrebările cititorilor vin de la Consiliul de redacție Small Business Trends, cu peste 50 de ani de experiență în afaceri combinată. Dacă doriți să trimiteți o întrebare, vă rugăm să o trimiteți aici .

Imagine: Depositphotos.com