Apa itu Asisten Virtual – dan 47 Tugas yang Dapat Mereka Lakukan untuk Anda

Diterbitkan: 2019-09-20

Seorang pembaca bertanya:

Apa yang dilakukan asisten virtual? Dan bagaimana seseorang dapat membantu bisnis saya? Saya menjalankan bisnis kecil tetapi volume email dan pertanyaan pelanggan telah meledak. Ini menantang untuk tetap terorganisir. Namun kami tidak mampu menyewa asisten administrasi penuh waktu atau manajer kantor — kami juga tidak memiliki tempat, karena kantor kami kecil. Seorang rekan menyarankan saya menyewa asisten virtual. Bisakah Anda memberi saya gambaran tentang jenis tugas yang dapat dilakukan oleh asisten virtual?

— Howard dari Albuquerque, New Mexico

Howard, ini pertanyaan yang bagus. Ya, kami akan menjelaskan dengan tepat apa yang dilakukan asisten virtual. Kami akan memilih yang lebih baik untuk Anda. Di akhir artikel ini kami menguraikan 42 tugas berbeda yang dapat dilakukan asisten virtual (VA) untuk bisnis kecil, sehingga Anda memiliki contoh untuk digunakan. Tapi pertama-tama, mari kita jawab beberapa informasi dasar.

Apa itu Asisten Virtual?

Asisten virtual adalah pekerja independen yang membantu administrasi, pengembangan bisnis, media sosial, pemasaran, atau tugas lainnya. Dengan mengambil tugas berulang dan pekerjaan administratif, mereka membebaskan waktu bagi pemilik usaha kecil, pengusaha, dan manajer.

Asisten virtual bekerja dari jarak jauh, seringkali dari kantor pusat. Asisten virtual mungkin berbasis di AS tetapi mungkin juga berlokasi di negara lain.

VA telah menjadi sangat populer di kalangan usaha kecil selama dekade terakhir karena mereka adalah tenaga kerja yang fleksibel. Asisten virtual dapat bekerja paruh waktu atau penuh waktu, tergantung pada kebutuhan Anda. Butuh 20 jam seminggu? Tidak masalah. Butuh 30 jam? Bagaimana dengan 40? VA tersedia.

Asisten virtual dapat dibayar dengan tarif per jam. Atau mereka bisa mendapatkan bayaran tetap per minggu atau bulan.

Seringkali Anda bisa mendapatkan kesepakatan yang lebih baik dan manfaat yang lebih dalam dengan menyewa asisten virtual penuh waktu, karena beberapa alasan:

Harga bisa sangat terjangkau, terutama untuk pekerja lepas pantai.
Lebih mudah untuk mengintegrasikan asisten penuh waktu ke dalam alur kerja reguler dan mendapatkan manfaat yang lebih dalam dari pengaturan tersebut.
VA penuh waktu akan diposisikan lebih baik untuk mempelajari aplikasi perangkat lunak khusus apa pun yang Anda perlukan, mengembangkan hubungan baik dengan rekan kerja dan pelanggan, dan tumbuh bersama Anda seiring pertumbuhan bisnis.

Beberapa asisten virtual bekerja sebagai pekerja lepas independen. Lainnya adalah bagian dari perusahaan atau agensi tempat Anda mempekerjakan perusahaan untuk menyediakan tenaga kerja yang fleksibel. Ketika Anda bekerja dengan perusahaan asisten virtual, Anda berurusan dengan seorang manajer yang akan mendiskusikan kebutuhan Anda dan menemukan yang paling cocok.

Manfaat Asisten Virtual

Asisten virtual dapat melakukan banyak hal untuk meningkatkan produktivitas bisnis Anda. Pikirkan seperti ini. Bagaimana seorang pemilik menghabiskan waktunya mungkin menjadi faktor terbesar dalam keberhasilan bisnis. Jadi pemilik bisnis (dan manajer kunci) perlu menghabiskan waktu mereka untuk aktivitas bernilai tinggi.

Rob Levin, Ketua Work Better Now, mengatakan demikian, berdasarkan pengalamannya sendiri.

“Untuk menghabiskan waktu pada aktivitas bernilai tinggi, penting bagi saya untuk menghabiskan lebih sedikit waktu pada aktivitas bernilai rendah. Inilah mengapa saya tidak hanya mempekerjakan asisten virtual 5 tahun yang lalu, tetapi juga alasan saya mendirikan perusahaan, Work Better Now , untuk menyediakan asisten virtual bagi pemilik bisnis lain.”

Rekan Levin, Andrew Cohen dan CEO Work Better Now, mengatakan pertanyaan paling umum yang diajukan oleh calon klien perusahaan adalah "apa yang dapat dilakukan asisten virtual untuk saya?"

Untuk menjawab pertanyaan itu, Cohen memberikan daftar 47 tugas yang bisa dilakukan oleh asisten virtual.

47 Tugas yang Dapat Dilakukan Asisten Virtual

Seorang asisten virtual melakukan berbagai tugas. Ini berkisar dari menjadwalkan janji temu hingga penyaringan dan menanggapi email. Tetapi penjadwalan dan email hanyalah puncak gunung es. Jika bisa dilakukan secara online, asisten virtual mungkin bisa melakukannya.

Inilah panduan utama Anda untuk asisten virtual, apa itu dan apa yang mereka lakukan.

Manajemen Kalender

Mengelola kalender Anda, baik profesional maupun pribadi, adalah salah satu tantangan terbesar pengusaha. Dari memberikan pengingat hingga menjadwalkan janji temu, asisten virtual dapat mempermudah Anda. Mereka bisa:

1. Mengkoordinasikan dan menjadwalkan panggilan dan janji temu. Ini saja biasanya menghemat pemilik sekitar 10 jam seminggu dan membuat mereka dari melakukan tugas-tugas yang mereka tidak suka. Kuncinya adalah memberikan aturan kepada asisten Anda tentang kapan dan siapa. VA juga menjadwalkan panggilan untuk beberapa anggota tim.

2. Konfirmasi janji. Praktik terbaik adalah memberikan asisten virtual daftar janji untuk dikonfirmasi, seperti janji hari berikutnya. Ini menghilangkan pemborosan waktu ketika pihak lain lupa atau menunggu hingga menit terakhir untuk membatalkan.

3. Memberikan pengingat tentang panggilan dan janji. Ada kalanya Anda mungkin lupa menelepon, terutama saat di luar kantor atau saat rapat. Asisten virtual dapat menelepon atau mengirimi Anda pesan beberapa menit sebelumnya untuk memastikan Anda tidak lupa.

4. Jadwalkan ulang panggilan dan janji temu. Meskipun Anda mungkin mencoba menghindarinya, terkadang Anda perlu menjadwal ulang. VA Anda dapat menangani ini untuk Anda.

5. Memberikan pemberitahuan perubahan jadwal kepada orang lain. Asisten virtual juga akan memberikan pemberitahuan kepada pihak lain dan memastikan waktu yang dijadwalkan ulang.

6. Lindungi waktu. Mungkin sulit bagi pemilik bisnis untuk mengatakan tidak kepada seseorang yang ingin bertemu untuk minum kopi untuk “mengejar”. VA bisa menjadi polisi yang buruk.

7. Kirim dan pertahankan "daftar tertunda". Setiap minggu, asisten virtual dapat mengirimi Anda daftar orang yang belum menanggapi permintaan untuk mengatur rapat atau panggilan sehingga Anda tahu kapan Anda harus terlibat.

8. Menginformasikan orang penting lainnya ketika Anda akan keluar kota. Sebagai bagian dari proses perjalanan, VA memberi orang penting undangan kalender dengan tanggal luar kota bersama dengan detail penerbangan dan hotel. Ini membuat mereka mendapat informasi.

Manajemen dan Komunikasi Email dan Kontak

Jika Anda terkubur di bawah banyak email — atau jika Anda membutuhkan seseorang untuk memperbarui daftar kontak Anda — perhatikan. Asisten virtual yang baik dapat menghemat waktu berjam-jam dengan melakukan aktivitas berikut:

9. Layar email. Berdasarkan aturan yang Anda tetapkan, VA akan menghapus, menanggapi, meneruskan, atau menandai email untuk perhatian Anda.

10. Tambahkan orang ke kontak. Saat Anda melakukan panggilan, rapat, atau bentuk interaksi lainnya dengan seseorang yang baru, asisten virtual dapat menambahkan detail orang tersebut ke kontak Anda.

11. Perbarui info orang ke kontak. Terkadang, nomor telepon kontak atau informasi lainnya tidak langsung diketahui. VA dapat menambahkan informasi ke kontak saat tersedia — katakanlah dari tanda tangan email.

12. Tambahkan kontak ke CRM. Salah satu alasan utama mengapa usaha kecil tidak menggunakan aplikasi CRM mereka adalah karena waktu yang terlibat dalam memasukkan data. Asisten virtual dapat menambah dan mengatur sistem CRM Anda.

Tugas Telepon

Jika Anda membutuhkan pekerjaan resepsionis yang ringan, atau interaksi telepon, asisten virtual dapat melakukan tugas-tugas tertentu.

13. Melakukan tugas resepsionis yang ringan. Saat mengharapkan panggilan penting yang mungkin tidak tersedia untuk Anda jawab, panggilan akan diteruskan ke asisten virtual.

14. Transkripsikan pesan suara. Karena sebagian besar pesan suara sekarang dapat diterima melalui email, ini diteruskan ke VA untuk transkripsi. Dan kegiatan tindak lanjut yang diperlukan.

Bepergian

Mengatur penerbangan dan hotel untuk perjalanan bisnis bisa menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang Anda sadari. Bukankah waktu itu lebih baik Anda habiskan untuk mengerjakan bisnis Anda? Asisten virtual dapat:

15. Penerbangan penelitian. Asisten virtual dapat menyaring penerbangan untuk memenuhi kriteria Anda dan memberikan opsi kepada Anda. Dengan menyediakan maskapai penerbangan, kursi, dan preferensi lainnya, VA akan menghemat banyak waktu selama setahun.

16. Hotel penelitian. Mirip dengan perjalanan udara, dengan menyediakan asisten virtual dengan preferensi hotel, termasuk tarif khusus yang Anda dapatkan, mereka dapat menyajikan daftar pilihan kepada Anda.

17. Pesan penerbangan dan hotel. Dengan memberikan kartu kredit dan informasi frequent flyer VA, mereka dapat memesan perjalanan setelah Anda memutuskan.

18. Riset pilihan transportasi. Ini termasuk mobil sewaan, rideshare dan kadang-kadang bahkan transportasi umum.

19. Pesan transportasi. Selain meneliti opsi-opsi ini, asisten virtual Anda juga dapat memesan sisa transportasi Anda — seperti halnya penerbangan Anda.

20. Mengatur acara. Baik itu restoran khusus atau ruang pertemuan atau bahkan konser, asisten virtual meneliti dan membuat pengaturan untuk Anda.

21. Tangguhkan koran atau surat. Asisten virtual Anda dapat menghentikan layanan reguler ini saat Anda bepergian.

Pengembangan Bisnis

Apakah meneliti prospek di LinkedIn atau menemukan alamat email, ada banyak pekerjaan kaki dalam pengembangan bisnis. Asisten virtual dapat melakukan aktivitas ini, memungkinkan Anda fokus pada interaksi pribadi yang terlibat dalam melakukan penjualan.

22. Riset prospek di LinkedIn. Bisnis B2B (dan beberapa bisnis B2C) harus menyimpan daftar klien yang ideal. Seorang asisten virtual, mengikuti panduan dari Anda, dapat meneliti LinkedIn dan membuat daftar calon klien.

23. Temukan alamat email. Menggunakan database bersama dengan Google, VA dapat menemukan alamat email calon klien yang perlu Anda hubungi.

24. Desain presentasi. VA dapat meningkatkan proposal dengan menemukan dan menyisipkan logo prospek dan mengubah warna teks agar sesuai. Mereka juga dapat menganimasikan slide yang sesuai.

Pengelolaan

Saat Anda menskalakan bisnis Anda, akan ada banyak fungsi manajemen yang perlu diselesaikan. Anda mungkin perlu mengumpulkan laporan untuk klien. Ini mungkin berarti mengumpulkan banyak data yang mungkin sudah Anda miliki. Ada fungsi manajemen lainnya — seperti merekrut lebih banyak orang ke tim Anda. Anda dapat dengan mudah mendelegasikan beberapa ini ke asisten virtual Anda.

25. Merakit laporan. VA dapat membuat laporan KPI pada interval yang telah ditentukan sebelumnya untuk melacak kemajuan.

26. Membantu merekrut karyawan. Persaingan untuk orang baik lebih ketat daripada persaingan untuk karyawan. VA menyaring LinkedIn untuk calon karyawan berdasarkan kriteria yang Anda berikan.

Akuntansi

Apakah mengerjakan pembukuan atau mengirim faktur membuat Anda takut? Mengapa VA Anda tidak melakukan hal ini saja.

27. Memelihara buku. Dengan sedikit pelatihan, asisten virtual dapat meninjau dan mencocokkan transaksi dan menangani rekonsiliasi bulanan.

28. Membuat dan mengirim faktur. Dengan bantuan template, VA dapat membuat faktur dan mengirimkannya ke klien.

29. Mengejar uang muka. Semua perusahaan harus memiliki proses piutang. asisten virtual dapat mengikuti proses itu dan mengumpulkan A/R. Prosesnya dapat mencakup eskalasi ke pemilik bisnis atau orang lain bila perlu.

Tugas Pribadi

Anda juga punya kehidupan pribadi. Membuat reservasi restoran dan mengirim hadiah membutuhkan waktu. Tapi mereka sangat penting untuk menjaga hubungan pribadi Anda. Dan Anda seharusnya menjalankan bisnis pada saat yang sama? Dapatkan asisten virtual Anda untuk membantu.

30. Membuat reservasi restoran pribadi. Berbekal preferensi pribadi dan detail login untuk situs pemesanan seperti Open Table, VA dapat memesan reservasi restoran dan kemudian mengundang para tamu.

31. Melakukan pembelian. Terkadang bahkan Amazon tidak memiliki apa yang Anda butuhkan dan proses pembeliannya terlalu memakan waktu. Asisten virtual dapat berbelanja online dan mendapatkan apa yang Anda butuhkan.

32. Riset dan kirim hadiah. Jika kartu hadiah tidak dapat digunakan, asisten Anda dapat mencari sesuatu yang unik dan mewujudkannya.

33. Kelola logistik untuk hobi Anda. Apakah mencari dan mengatur studio untuk band garasi Anda atau mengatur detail klub buku Anda, VA dapat menghilangkan detail membosankan dari piring Anda yang memungkinkan Anda untuk rock (atau membaca).

34. Lacak pesanan masalah. Saat pesanan tidak tiba tepat waktu, asisten virtual dapat melakukan penangguhan dan menyelesaikannya sambil memberi Anda informasi terbaru.

35. Kelola kalender keluarga. Ini adalah tugas pribadi sederhana lainnya yang dapat dilakukan oleh asisten virtual Anda.

36. Jadwalkan janji temu medis. Dengan tanggal lahir dan perincian asuransi, VA dapat menjadwalkan kunjungan dokter dan bahkan mulai mengisi formulir yang mengganggu itu.

37. Bayar tagihan pribadi. Untuk vendor yang tidak Anda beli secara teratur atau yang tidak memiliki opsi pembayaran online, asisten virtual dapat membayar tagihan.

38. Hubungi toko untuk mendapatkan informasi. Apakah Anda mencari sebotol scotch yang sulit ditemukan atau hadiah, VA akan menelepon untuk menemukan toko yang memiliki apa yang Anda cari.

Operasi

Pekerjaan Anda sebagai pemilik usaha kecil adalah merencanakan masa depan perusahaan Anda. Akibatnya, Anda ingin fokus pada pembuatan produk dan layanan baru — dan proyek lain yang akan membawa bisnis Anda ke tingkat berikutnya. Jadi mungkin Anda harus meninggalkan pekerjaan seperti mengisi formulir online dan menangani manajemen file kepada orang lain.

39. Mengisi formulir online. Seorang asisten virtual yang dilengkapi dengan informasi perusahaan dapat mengisi formulir termasuk berlangganan produk SaaS.

40. Buat catatan dari webinar. Terkadang Anda menginginkan informasi dari webinar tetapi tidak ingin menginvestasikan waktu untuk menonton — bahkan untuk permintaan! A VA "menghadiri" dan memberikan catatan.

41. Konversi file. Punya PDF tapi butuh jpeg? VA dapat mengubahnya untuk Anda.

42. Melakukan penelitian. Asisten virtual dapat melakukan penelitian tingkat pertama untuk keputusan yang perlu dibuat, seperti produk SaaS mana yang harus dipilih.

43. Mengatur proyek dalam sistem manajemen proyek Anda. Seorang VA dapat mengatur proyek dan kemudian mengundang peserta yang sesuai.

44. Menangani manajemen file. Baik Anda menggunakan Dropbox atau server lokal untuk manajemen file, asisten virtual memastikan bahwa file diletakkan di tempat yang tepat dengan nama file yang tepat. Dia juga memastikan bahwa orang yang tepat memiliki akses.

45. Jadwalkan media sosial. VA mengambil posting media sosial Anda dan menjadwalkannya sesuai proses Anda.

46. Mengoreksi dan mengedit surat, blog, dan presentasi. Salah satu risiko besar yang Anda hadapi ketika Anda kelebihan beban adalah bahwa kesalahan dapat menyusup ke dalam pekerjaan Anda. Jadi asisten virtual Anda dapat membantu Anda dengan itu.

47. Memelihara manual asisten virtual. Sebagian besar pemilik bisnis menyukai proses tetapi tidak suka membuat atau mempertahankannya. Seorang VA menyimpan manual tentang bagaimana melakukan tugas-tugas mereka. Ini sangat berguna ketika asisten virtual sedang sakit.

Hal-hal yang Tidak Dilakukan Asisten Virtual

Tentu saja, ada beberapa hal yang tidak akan dilakukan oleh asisten virtual Anda. Anda tidak perlu khawatir dengan sikap asisten virtual jika Anda meminta mereka melakukan sesuatu. Sebuah VA tidak:

Putar matanya ke arah Anda. Setidaknya Anda tidak akan melihatnya jika itu terjadi! Dan Anda tidak akan "mendengarnya" dalam komunikasi apa pun.
Membutuhkan kantor yang lebih besar atau meja lain . Orang-orang ini tidak akan berbagi ruang kantor Anda, jadi tidak perlu membuat ruang ekstra.
Drama interupsi. Dengan asisten virtual Anda tidak akan memiliki ego besar untuk dimanjakan. Anda tidak perlu berjalan di atas kulit telur atau khawatir tentang gosip yang mengesampingkan profesionalisme. Sifat hubungan jarak jauh berarti drama kantor tidak ada.

Langkah Selanjutnya untuk Mendapatkan Asisten Virtual

Identifikasi tugas-tugas dalam bisnis Anda yang paling baik untuk dialihdayakan. Petunjuk: Fokus pada tugas yang tidak membutuhkan keahlian Anda. Tanyakan pada diri Anda apakah tugas itu adalah penggunaan waktu Anda yang terbaik atau akan lebih baik dilakukan oleh orang lain?
Gunakan layanan seperti Work Better Now untuk mengidentifikasi asisten virtual yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Baik Anda ingin meningkatkan skala bisnis Anda, berhenti melakukan tugas yang mengganggu Anda, atau hanya ingin lebih banyak waktu luang, VA adalah pengubah permainan. Saya pikir Anda dapat melihat mempekerjakan asisten virtual bisa menjadi kunci kesuksesan Anda. Semoga ini membantu Anda memutuskan apakah VA tepat untuk bisnis Anda.

Semoga berhasil!

Untuk informasi lebih lanjut tentang asisten virtual, baca:

Bagaimana Sukses dalam Bisnis Kecil Anda Saat Melakukan Lebih Sedikit dengan Asisten Virtual?
22 Rahasia Mempekerjakan Asisten Virtual yang Tepat

Semua jawaban atas pertanyaan pembaca berasal dari Dewan Editorial Tren Bisnis Kecil, dengan lebih dari 50 tahun pengalaman bisnis gabungan. Jika Anda ingin mengajukan pertanyaan, silakan kirimkan di sini .

Gambar: Depositphotos.com