ما هو المساعد الافتراضي - و 47 مهمة يمكنهم القيام بها من أجلك

نشرت: 2019-09-20

يسأل القارئ:

ماذا يفعل المساعد الافتراضي؟ وكيف يمكن للمرء أن يساعد عملي؟ أدير شركة صغيرة ولكن حجم رسائل البريد الإلكتروني واستفسارات العملاء قد انفجر. من الصعب أن تظل منظمًا. ومع ذلك ، لا يمكننا تحمل تكاليف توظيف مساعد إداري بدوام كامل أو مدير مكتب - ولا توجد لدينا مساحة ، لأن مكتبنا صغير جدًا. اقترح علي أحد الزملاء توظيف مساعد افتراضي. هل يمكن أن تعطيني فكرة عن أنواع المهام التي يمكن أن يقوم بها المساعد الافتراضي؟

- هوارد من البوكيرك ، نيو مكسيكو

هوارد ، هذا سؤال رائع. نعم ، سنشرح بالضبط ما يفعله المساعد الافتراضي. سنذهب أفضل لك. في نهاية هذا المقال ، حددنا 42 مهمة مختلفة يمكن للمساعد الظاهري (VA) القيام بها في شركة صغيرة ، بحيث يكون لديك أمثلة للاستفادة منها. لكن أولاً ، دعنا نجيب على بعض المعلومات الأساسية.

ما هو المساعد الافتراضي؟

المساعد الافتراضي هو عامل مستقل يساعد في الإدارة أو تطوير الأعمال أو وسائل التواصل الاجتماعي أو التسويق أو المهام الأخرى. من خلال تولي المهام المتكررة والعمل الإداري ، فإنها توفر الوقت لأصحاب الأعمال الصغيرة ورجال الأعمال والمديرين.

يعمل المساعد الافتراضي عن بُعد ، غالبًا من مكتب منزلي. قد يكون المساعدون الافتراضيون في الولايات المتحدة ولكن قد يكونون موجودين في بلد آخر.

أصبحت VA شائعة بشكل لا يصدق مع الشركات الصغيرة على مدى العقد الماضي لأنها قوة عاملة مرنة. يمكن أن يكون المساعد الافتراضي بدوام جزئي أو بدوام كامل ، حسب متطلباتك. تحتاج 20 ساعة في الأسبوع؟ لا مشكلة. تحتاج 30 ساعة؟ ماذا عن 40؟ VAs متوفرة.

قد يتم دفع أجر لكل ساعة مساعدين افتراضيين. أو يمكنهم الحصول على رسوم ثابتة أسبوعيًا أو شهريًا.

غالبًا ما يمكنك الحصول على صفقة أفضل ومزايا أعمق من خلال تعيين مساعد افتراضي بدوام كامل ، وذلك لعدة أسباب:

  • يمكن أن تكون الأسعار معقولة بشكل مدهش ، خاصة بالنسبة للعاملين في الخارج.
  • من الأسهل دمج مساعد بدوام كامل في مهام سير العمل المنتظمة والاستفادة بشكل أعمق من الترتيب.
  • سيكون المساعد الافتراضي بدوام كامل في وضع أفضل لتعلم أي تطبيقات برمجية خاصة تحتاجها ، وتطوير علاقات ودية مع زملاء العمل والعملاء ، والنمو معك مع نمو الأعمال.

يعمل بعض المساعدين الافتراضيين كعاملين مستقلين. البعض الآخر جزء من شركة أو وكالة حيث تقوم بتوظيف الشركة لتوفير قوة عاملة مرنة. عندما تعمل مع شركة مساعدة افتراضية ، فإنك تتعامل مع مدير يناقش احتياجاتك ويجد أنسبها.

فوائد المساعد الافتراضي

يمكن للمساعدين الظاهريين فعل الكثير لتعزيز إنتاجية عملك. أعتقد أنه من هذا الطريق. قد تكون الطريقة التي يقضي بها المالك وقته هي العامل الأكبر في نجاح العمل. لذلك يحتاج أصحاب الأعمال (والمديرون الرئيسيون) إلى قضاء وقتهم في أنشطة عالية القيمة.

يقول روب ليفين ، رئيس "Work Better Now" ، على هذا النحو ، مستمدًا من تجربته الخاصة.

"من أجل قضاء الوقت في الأنشطة عالية القيمة ، كان من المهم بالنسبة لي أن أقضي وقتًا أقل في الأنشطة ذات القيمة الأقل. هذا هو السبب في أنني لم أقم بتعيين مساعد افتراضي منذ 5 سنوات فحسب ، بل سبب مشاركتي في تأسيس شركة ، Work Better Now ، لتوفير مساعدين افتراضيين لأصحاب الأعمال الآخرين ".

يقول أندرو كوهين ، شريك ليفين والمدير التنفيذي لشركة Work Better Now ، إن السؤال الأكثر شيوعًا الذي يطرحه عملاء الشركة المحتملين هو "ما الذي يمكن أن يفعله المساعد الافتراضي من أجلي؟"

للإجابة على هذا السؤال ، يقدم كوهين قائمة من 47 مهمة يمكن أن يقوم بها المساعد الافتراضي.

47 مهام يمكن للمساعد الظاهري القيام بها

يؤدي المساعد الافتراضي مجموعة متنوعة من المهام. وتتراوح هذه من تحديد المواعيد إلى فحص رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها. لكن الجدولة ورسائل البريد الإلكتروني ليست سوى غيض من فيض. إذا كان من الممكن القيام بذلك عبر الإنترنت ، فمن المحتمل أن يقوم المساعد الافتراضي بذلك.

هذا هو دليلك النهائي للمساعدين الافتراضيين ، من هم وماذا يفعلون.

إدارة التقويم

تعد إدارة التقويم الخاص بك ، المهني والشخصي ، أحد أكبر التحديات التي يواجهها رجل الأعمال. من تقديم التذكيرات إلى جدولة المواعيد ، يمكن للمساعدين الظاهريين جعل ذلك أمرًا يسيرًا بالنسبة لك. يستطيعون:

1. تنسيق وجدولة المكالمات والمواعيد. هذا وحده يوفر عادة للمالكين حوالي 10 ساعات في الأسبوع ويمنعهم من القيام بهذه المهام التي لا يحبونها. المفتاح هو إعطاء القواعد لمساعدك حول متى ومن. كما يقوم المساعدون المساعدون بجدولة المكالمات لبعض أعضاء الفريق.

2. تأكيد المواعيد. من أفضل الممارسات إعطاء المساعد الافتراضي قائمة بالمواعيد التي يجب تأكيدها ، مثل مواعيد اليوم التالي. هذا يلغي إضاعة الوقت عندما ينسى الطرف الآخر أو ينتظر حتى اللحظة الأخيرة للإلغاء.

3. توفير تذكير بالمكالمات والمواعيد. هناك أوقات قد تنسى فيها إجراء مكالمة ، خاصة عندما تكون خارج المكتب أو في اجتماعات متتالية. يمكن للمساعد الافتراضي الاتصال بك أو إرسال رسائل نصية إليك قبل بضع دقائق للتأكد من أنك لن تنسى.

4. إعادة جدولة المكالمات والمواعيد. بينما قد تحاول تجنب ذلك ، في بعض الأحيان ، تحتاج إلى إعادة الجدولة. يمكن لجهاز VA الخاص بك التعامل مع هذا نيابة عنك.

5. تقديم إشعار بتغييرات الجدول الزمني للآخرين. سيقدم المساعد الافتراضي أيضًا إشعارًا للطرف الآخر وتأكيد الوقت الذي تمت إعادة جدولته.

6. حماية الوقت. قد يكون من الصعب على أصحاب الأعمال أن يرفضوا أي شخص يريد أن يجتمع لاحتساء فنجان من القهوة لكي "يلحق". يمكن أن يكون VA الشرطي السيئ.

7. إرسال والاحتفاظ بقائمة معلقة. في كل أسبوع ، يمكن للمساعدين الظاهريين إرسال قائمة بالأشخاص الذين لم يستجيبوا لطلبات إعداد اجتماع أو مكالمة حتى تعرف متى تحتاج إلى المشاركة.

8. أبلغ الآخرين المهمين عندما تكون خارج المدينة. كجزء من عملية السفر ، يمنح VA الآخرين المهمين دعوة تقويم مع تواريخ خارج المدينة جنبًا إلى جنب مع تفاصيل الرحلة والفندق. هذا يبقيهم على اطلاع.

إدارة البريد الإلكتروني والاتصالات والاتصالات

إذا كنت مدفونًا تحت عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني - أو إذا كنت بحاجة إلى شخص ما لتحديث قائمة جهات الاتصال الخاصة بك - فقم بتدوين ملاحظة. يمكن أن يوفر المساعد الافتراضي الجيد ساعات من الوقت عن طريق القيام بالأنشطة التالية:

9. شاشة رسائل البريد الإلكتروني. استنادًا إلى القواعد التي تحددها ، ستقوم VAs بحذف رسائل البريد الإلكتروني أو الرد عليها أو إعادة توجيهها أو الإبلاغ عنها لاهتمامك.

10. إضافة أشخاص إلى جهات الاتصال. عندما يكون لديك مكالمة أو اجتماع أو أي شكل آخر من أشكال التفاعل مع شخص جديد ، يمكن للمساعد الافتراضي إضافة تفاصيل هذا الشخص إلى جهات الاتصال الخاصة بك.

11. تحديث معلومات الأشخاص إلى جهات الاتصال. في بعض الأحيان ، لا يُعرف رقم هاتف جهة الاتصال أو المعلومات الأخرى على الفور. يمكن لـ VA إضافة معلومات إلى جهات الاتصال عندما تصبح متاحة - على سبيل المثال من توقيع البريد الإلكتروني.

12. إضافة جهات اتصال إلى CRM. أحد الأسباب الرئيسية لعدم استخدام الشركات الصغيرة لتطبيق CRM هو الوقت الذي يستغرقه إدخال البيانات. يمكن للمساعدين الظاهريين إضافة وتنظيم نظام CRM الخاص بك.

مهام الهاتف

إذا كنت بحاجة إلى بعض أعمال موظف الاستقبال الخفيف أو التفاعلات الهاتفية ، فيمكن للمساعد الظاهري القيام بمهام معينة.

13. أداء واجبات الاستقبال الخفيفة. عند توقع مكالمات مهمة قد لا تكون متاحًا للرد عليها ، يتم إعادة توجيه المكالمات إلى المساعد الافتراضي.

14. نسخ رسائل البريد الصوتي. نظرًا لأنه يمكن الآن تلقي معظم رسائل البريد الصوتي عبر البريد الإلكتروني ، يتم إعادة توجيهها إلى VA للنسخ. وأي أنشطة متابعة لازمة.

السفر

قد يستغرق ترتيب الرحلات الجوية والفنادق لسفر العمل وقتًا أطول مما تدرك. أليس هذا الوقت الذي يمكن أن تقضيه بشكل أفضل في عملك؟ يمكن للمساعد الافتراضي:

15. الرحلات البحثية. يمكن للمساعد الافتراضي فحص الرحلات الجوية لتلبية معاييرك وتقديم الخيارات لك. من خلال تزويدهم بشركات الطيران والمقاعد والتفضيلات الأخرى ، ستوفر VA قدرًا مذهلاً من الوقت على مدار العام.

16. الفنادق البحثية. على غرار السفر الجوي ، من خلال تزويد المساعد الافتراضي بتفضيلات الفنادق ، بما في ذلك أي أسعار خاصة تحصل عليها ، يمكنه تقديم قائمة مختصرة لك.

17. حجز الرحلات والفنادق. من خلال تزويد VA ببطاقات الائتمان ومعلومات المسافر الدائم ، يمكنهم حجز السفر بمجرد أن تقرر ذلك.

18. البحث في خيارات النقل. وهذا يشمل تأجير السيارات ومشاركة الرحلات وأحيانًا وسائل النقل العام.

19. كتاب النقل. بالإضافة إلى البحث عن هذه الخيارات ، يمكن لمساعدك الافتراضي أيضًا حجز بقية وسائل النقل الخاصة بك - كما يفعلون لرحلاتك.

20. رتِّب للأحداث. سواء كان مطعمًا خاصًا أو مكانًا للاجتماعات أو حتى حفلة موسيقية ، يقوم المساعد الافتراضي بالبحث وإجراء الترتيبات لك.

21. تعليق الجريدة أو البريد. يمكن لمساعدك الافتراضي قطع هذه الخدمات العادية أثناء السفر.

تطوير الاعمال

سواء كنت تبحث عن عملاء متوقعين على LinkedIn أو تبحث عن عناوين بريد إلكتروني ، فهناك الكثير من العمل في تطوير الأعمال. يمكن للمساعد الافتراضي القيام بهذه الأنشطة ، مما يتيح لك التركيز على التفاعلات الشخصية المتضمنة في إجراء المبيعات.

22. البحث يؤدي على LinkedIn. يجب أن تحتفظ شركات B2B (وبعض شركات B2C) بقائمة من العملاء المثاليين. يمكن لمساعد افتراضي ، باتباع إرشادات منك ، البحث في LinkedIn وإنشاء قائمة بالعملاء المحتملين.

23. البحث عن عناوين البريد الإلكتروني. باستخدام قواعد البيانات جنبًا إلى جنب مع Google ، يمكن لـ VA العثور على عناوين البريد الإلكتروني للعملاء المحتملين الذين تحتاج إلى الاتصال بهم.

24. عروض التصميم. يمكن لـ VA تحسين العروض من خلال البحث عن شعار العميل المحتمل وإدخاله وتغيير لون النص ليتناسب. يمكنهم أيضًا تحريك الشرائح حسب الاقتضاء.

إدارة

أثناء قيامك بتوسيع نطاق عملك ، سيكون هناك الكثير من وظائف الإدارة التي تحتاج إلى إنجازها. قد تحتاج إلى تجميع التقارير للعملاء. قد يعني هذا ببساطة تجميع الكثير من البيانات التي قد تكون لديك بالفعل. هناك وظائف إدارية أخرى - مثل تجنيد المزيد من الأشخاص في فريقك. يمكنك بسهولة تفويض بعض من هذا إلى مساعدك الافتراضي.

25. تجميع التقارير. يمكن لـ VA إنشاء تقارير KPI على فترات زمنية محددة مسبقًا لتتبع التقدم.

26. المساعدة في تعيين الموظفين. المنافسة على الأشخاص الطيبين أصعب من المنافسة على الموظفين. تقوم VAs بفحص LinkedIn للموظفين المحتملين بناءً على المعايير التي تقدمها.

محاسبة

هل تملأك كتابة الكتب أو إرسال الفواتير بالرهبة؟ لماذا لا تجعل VA الخاص بك تفعل هذه الأشياء بدلا من ذلك.

27. المحافظة على الكتب. مع القليل من التدريب ، يمكن للمساعدين الظاهريين مراجعة المعاملات ومطابقتها والتعامل مع التسويات الشهرية.

28. إنشاء وإرسال الفواتير. بمساعدة القوالب ، يمكن لـ VA إنشاء فواتير وإرسالها إلى العملاء.

29- مطاردة المدفوعات. يجب أن يكون لدى جميع الشركات عملية حسابات القبض. يمكن للمساعدين الظاهريين متابعة هذه العملية وجمع A / R. يمكن أن تتضمن العملية تصعيدًا إلى صاحب العمل أو شخص آخر عند الاقتضاء.

المهمات الشخصية

لديك حياة شخصية أيضًا. يستغرق إجراء حجوزات المطاعم وإرسال الهدايا وقتًا. لكنها مهمة للغاية للحفاظ على علاقاتك الشخصية. ومن المفترض أن تدير عملاً في نفس الوقت؟ احصل على مساعدك الافتراضي للمساعدة.

30. إبداء تحفظات شخصية في المطعم. مسلحين بالتفضيلات الشخصية وتفاصيل تسجيل الدخول لمواقع الحجز مثل Open Table ، يمكن لـ VAs حجز حجوزات المطاعم ثم دعوة الضيوف.

31. إجراء عمليات شراء. في بعض الأحيان ، حتى أمازون ليس لديه ما تحتاجه وعملية الشراء تستغرق وقتًا طويلاً. يمكن للمساعد الافتراضي التسوق عبر الإنترنت والحصول على ما تحتاجه.

32. البحث وإرسال الهدايا. عندما لا تعمل بطاقة الهدايا ، يمكن لمساعدك البحث عن شيء فريد وتحقيقه.

33. إدارة الخدمات اللوجستية لهواية الخاص بك. سواء كنت تبحث عن استوديو وترتيبه لفرقة المرآب الخاصة بك أو ترتب تفاصيل نادي الكتاب الخاص بك ، يمكن لـ VA إزالة التفاصيل المملة من صحنك مما يتيح لك التأرجح (أو القراءة).

34. تعقب أوامر المشكلة. عندما لا يصل الطلب في الوقت المحدد ، يمكن للمساعد الافتراضي القيام بعملية الانتظار قيد الانتظار والوصول إلى الجزء السفلي منه مع إبقائك على اطلاع دائم.

35. إدارة تقويم الأسرة. هذه مهمة شخصية بسيطة أخرى يمكن أن يخلعها مساعدك الافتراضي.

36. جدولة المواعيد الطبية. مع تواريخ الميلاد وتفاصيل التأمين ، يمكن لـ VA تحديد مواعيد زيارات الطبيب وحتى البدء في ملء تلك النماذج المزعجة.

37. دفع الفواتير الشخصية. بالنسبة للبائعين الذين لا تشتري منهم بانتظام أو الذين ليس لديهم خيارات للدفع عبر الإنترنت ، يمكن للمساعد الافتراضي دفع الفواتير.

38. اتصل بالمخازن للحصول على المعلومات. سواء كنت تبحث عن زجاجة سكوتش أو هدية يصعب العثور عليها ، فسيقوم المساعد الافتراضي بإجراء المكالمات للعثور على المتجر الذي يحتوي على ما تبحث عنه.

عمليات

عملك كصاحب عمل صغير يخطط لمستقبل شركتك. نتيجة لذلك ، تريد التركيز على إنشاء منتجات وخدمات جديدة - ومشاريع أخرى ستنقل عملك إلى المستوى التالي. لذلك ربما يجب عليك ترك وظائف مثل ملء النماذج عبر الإنترنت والتعامل مع إدارة الملفات لشخص آخر.

39. املأ الاستمارات عبر الإنترنت. يمكن للمساعد الافتراضي المجهز بمعلومات الشركة ملء النماذج بما في ذلك الاشتراك في منتجات SaaS.

40. تدوين الملاحظات من الندوات عبر الإنترنت. في بعض الأحيان ، قد ترغب في الحصول على المعلومات من ندوة عبر الإنترنت ولكن لا ترغب في استثمار الوقت لمشاهدتها - حتى عند الطلب! A VA "يحضر" ويقدم الملاحظات.

41. تحويل الملفات. هل لديك ملف PDF ولكنك بحاجة إلى ملف jpeg؟ يمكن لـ VA تحويلها لك.

42. إجراء البحوث. يمكن للمساعد الافتراضي إجراء بحث من المستوى الأول للقرارات التي يجب اتخاذها ، مثل اختيار منتج SaaS.

43. قم بإعداد المشاريع في نظام إدارة المشروع الخاص بك. يمكن لـ VA إعداد المشروع ثم دعوة المشاركين المناسبين.

44. التعامل مع إدارة الملفات. سواء كنت تستخدم Dropbox أو خادمًا محليًا لإدارة الملفات ، يضمن المساعد الافتراضي وضع الملفات في المكان المناسب باستخدام اسم الملف الصحيح. هو أو هي يضمن أيضًا وصول الأشخاص المناسبين.

45. جدولة وسائل التواصل الاجتماعي. يأخذ VA منشوراتك على وسائل التواصل الاجتماعي وجدولتها حسب العملية التي تقوم بها.

46. ​​تدقيق وتحرير الرسائل والمدونات والعروض التقديمية. أحد أكبر المخاطر التي تتعرض لها عندما تكون مثقلًا بك هو أن الأخطاء قد تتسلل إلى عملك. لذلك يمكن أن يساعدك مساعدك الافتراضي في ذلك.

47. الاحتفاظ بدليل مساعد افتراضي. يحب معظم أصحاب الأعمال العمليات لكنهم يكرهون صنعها أو التمسك بها. يحتفظ VA بدليل لكيفية القيام بمهامهم. يكون هذا مفيدًا جدًا عندما يكون المساعد الافتراضي مريضًا.

أشياء لا يفعلها المساعد الافتراضي

بالطبع ، هناك بعض الأشياء التي لن يفعلها المساعد الافتراضي. لا داعي للقلق بشأن موقف المساعد الافتراضي إذا طلبت منه القيام بشيء ما. لا يقوم VA بما يلي:

  • حرك عينيه نحوك. على الأقل لن ترى ذلك إذا حدث! ولن "تسمعه" في أي اتصال.
  • تتطلب مكتبًا أكبر أو مكتبًا آخر . لن يشارك هؤلاء الأشخاص مساحة مكتبك ، لذلك ليست هناك حاجة لتوفير مساحة إضافية.
  • تدخل الدراما. مع المساعدين الافتراضيين ، لن يكون لديك غرور كبير للتدليل. لن تحتاج إلى السير على قشر البيض أو القلق بشأن احتراف القيل والقال. طبيعة العلاقة التي تكون بعيدة المدى تعني أن الدراما المكتبية غير موجودة.

الخطوات التالية للحصول على مساعد افتراضي

  • حدد المهام في عملك الأفضل للاستعانة بمصادر خارجية. تلميح: ركز على المهام التي لا تتطلب خبرتك. اسأل نفسك ما إذا كانت المهمة هي أفضل استخدام لوقتك أم أنه من الأفضل أن يقوم بها شخص آخر؟
  • استخدم خدمات مثل Work Better Now لتحديد المساعدين الافتراضيين الذين يناسبون احتياجاتك.

سواء كنت ترغب في توسيع نطاق عملك ، أو التوقف عن القيام بالمهام التي تزعجك أو تريد فقط المزيد من وقت الفراغ ، فإن المساعد الافتراضي هو تغيير قواعد اللعبة. أعتقد أنه يمكنك أن ترى أن تعيين مساعد افتراضي يمكن أن يكون مفتاح نجاحك. آمل أن يساعدك هذا في تحديد ما إذا كان VA مناسبًا لعملك.

حظا طيبا وفقك الله!

لمزيد من المعلومات حول المساعدين الافتراضيين ، اقرأ:

  • كيف تنجح في مشروعك الصغير بينما تفعل أقل مع المساعدين الافتراضيين؟
  • 22 أسرار لتوظيف المساعد الظاهري المناسب

تأتي جميع الإجابات على أسئلة القراء من هيئة تحرير Small Business Trends ، التي تتمتع بأكثر من 50 عامًا من الخبرة المشتركة في مجال الأعمال. إذا كنت ترغب في إرسال سؤال ، يرجى إرساله هنا .

الصورة: Depositphotos.com