Virtual Assistant คืออะไร – และ 47 งานที่พวกเขาสามารถทำได้เพื่อคุณ

18. วิจัยทางเลือกด้านการขนส่ง ซึ่งรวมถึงรถเช่า บริการแชร์รถ และบางครั้งแม้แต่การขนส่งสาธารณะ

19. หนังสือขนส่ง. นอกเหนือจากการค้นคว้าเกี่ยวกับตัวเลือกเหล่านี้แล้ว ผู้ช่วยเสมือนของคุณยังสามารถจองการเดินทางที่เหลือของคุณได้ เช่นเดียวกับเที่ยวบินของคุณ

20. จัดกิจกรรม ไม่ว่าจะเป็นร้านอาหารพิเศษ พื้นที่จัดประชุม หรือแม้แต่คอนเสิร์ต ผู้ช่วยเสมือนจะค้นหาข้อมูลและเตรียมการให้คุณ

21. ระงับหนังสือพิมพ์หรือไปรษณีย์ ผู้ช่วยเสมือนของคุณสามารถตัดบริการปกติเหล่านี้ออกเมื่อคุณกำลังเดินทาง

การพัฒนาธุรกิจ

ไม่ว่าจะค้นคว้าข้อมูลลูกค้าเป้าหมายใน LinkedIn หรือค้นหาที่อยู่อีเมล มีงานจำนวนมากในการพัฒนาธุรกิจ ผู้ช่วยเสมือนสามารถทำกิจกรรมเหล่านี้ได้ โดยให้คุณมุ่งเน้นไปที่การโต้ตอบส่วนบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการทำยอดขาย

22. ผู้นำการวิจัยใน LinkedIn ธุรกิจ B2B (และบางธุรกิจ B2C) ต้องเก็บรายชื่อลูกค้าในอุดมคติไว้ ผู้ช่วยเสมือนสามารถค้นคว้าข้อมูล LinkedIn และสร้างรายชื่อผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าได้โดยทำตามคำแนะนำจากคุณ

23. ค้นหาที่อยู่อีเมล การใช้ฐานข้อมูลร่วมกับ Google เวอร์จิเนียสามารถค้นหาที่อยู่อีเมลของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าที่คุณต้องการติดต่อได้

24. การนำเสนอการออกแบบ เวอร์จิเนียสามารถปรับปรุงข้อเสนอได้โดยการค้นหาและใส่โลโก้ของผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าและเปลี่ยนสีข้อความให้ตรงกัน พวกเขายังสามารถทำให้สไลด์เคลื่อนไหวได้ตามความเหมาะสม

การจัดการ

เมื่อคุณขยายธุรกิจของคุณ จะมีฟังก์ชันการจัดการมากมายที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จ คุณอาจต้องรวบรวมรายงานสำหรับลูกค้า นี่อาจหมายถึงการรวบรวมข้อมูลจำนวนมากที่คุณอาจมีอยู่แล้ว มีฟังก์ชันการจัดการอื่นๆ เช่น การสรรหาคนจำนวนมากขึ้นในทีมของคุณ คุณสามารถมอบหมายบางส่วนให้กับผู้ช่วยเสมือนของคุณได้อย่างง่ายดาย

25. รวบรวมรายงาน VA สามารถสร้างรายงาน KPI ในช่วงเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อติดตามความคืบหน้า

26. ช่วยในการรับสมัครพนักงาน การแข่งขันเพื่อคนดีนั้นยากยิ่งกว่าการแข่งขันสำหรับพนักงาน VAs คัดกรอง LinkedIn สำหรับพนักงานที่คาดหวังตามเกณฑ์ที่คุณระบุ

การบัญชี

การทำหนังสือหรือการส่งใบแจ้งหนี้ทำให้คุณกลัวหรือไม่? ทำไมไม่ให้ VA ของคุณทำสิ่งนี้แทน

27. ดูแลรักษาหนังสือ. ด้วยการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อย ผู้ช่วยเสมือนสามารถตรวจสอบและจับคู่ธุรกรรมและจัดการการกระทบยอดรายเดือนได้

28. สร้างและส่งใบแจ้งหนี้ ด้วยความช่วยเหลือของเทมเพลต VA สามารถสร้างใบแจ้งหนี้และส่งให้กับลูกค้าได้

29. ไล่เงินดาวน์ บริษัททั้งหมดควรมีกระบวนการบัญชีลูกหนี้ ผู้ช่วยเสมือนสามารถทำตามขั้นตอนนั้นและรวบรวม A/R กระบวนการนี้อาจรวมถึงการส่งต่อไปยังเจ้าของธุรกิจหรือบุคคลอื่นตามความเหมาะสม

ธุระส่วนตัว

คุณมีชีวิตส่วนตัวด้วย การจองร้านอาหารและการส่งของขวัญต้องใช้เวลา แต่มันสำคัญมากสำหรับการรักษาความสัมพันธ์ส่วนตัวของคุณ และคุณควรจะดำเนินธุรกิจไปพร้อม ๆ กันหรือไม่? รับผู้ช่วยเสมือนของคุณเพื่อช่วย

30. ทำการจองร้านอาหารส่วนตัว ด้วยความชอบส่วนบุคคลและรายละเอียดการเข้าสู่ระบบสำหรับเว็บไซต์จองเช่น Open Table, VA สามารถจองการจองร้านอาหารแล้วเชิญแขกได้

31. ทำการซื้อ บางครั้งแม้แต่ Amazon ก็ไม่มีสิ่งที่คุณต้องการและกระบวนการซื้อก็ใช้เวลานานเกินไป ผู้ช่วยเสมือนสามารถซื้อของออนไลน์และรับสิ่งที่คุณต้องการ

32. วิจัยและส่งของขวัญ เมื่อไม่สามารถใช้บัตรของขวัญได้ ผู้ช่วยของคุณสามารถมองหาบางอย่างที่ไม่เหมือนใครและทำให้มันเกิดขึ้นได้

33. จัดการโลจิสติกส์สำหรับงานอดิเรกของคุณ ไม่ว่าจะค้นหาและจัดสตูดิโอสำหรับวงดนตรีในโรงรถของคุณหรือจัดรายละเอียดของชมรมหนังสือของคุณ VA สามารถลบรายละเอียดที่น่าเบื่อออกจากจานของคุณเพื่อให้คุณสนุก (หรืออ่าน) ได้

34. ติดตามคำสั่งปัญหา เมื่อคำสั่งซื้อไม่ตรงเวลา ผู้ช่วยเสมือนสามารถดำเนินการรอและทำงานให้เสร็จลุล่วงไปพร้อมกับแจ้งข้อมูลอัปเดตให้คุณทราบ

35. จัดการปฏิทินครอบครัว นี่เป็นอีกหนึ่งงานส่วนตัวง่ายๆ ที่ผู้ช่วยเสมือนของคุณสามารถถอดจานของคุณได้

36. นัดหมายแพทย์ ด้วยวันเกิดและรายละเอียดการประกัน เวอร์จิเนียสามารถกำหนดเวลาไปพบแพทย์และเริ่มกรอกแบบฟอร์มที่น่ารำคาญเหล่านั้นได้

37. ชำระค่าใช้จ่ายส่วนตัว สำหรับผู้ขายที่คุณไม่ได้ซื้อจากประจำหรือผู้ที่ไม่มีตัวเลือกการชำระเงินออนไลน์ ผู้ช่วยเสมือนสามารถชำระค่าใช้จ่ายได้

38. โทรติดต่อร้านค้าเพื่อรับข้อมูล ไม่ว่าคุณกำลังมองหาขวดสก๊อตช์ที่หายากหรือของขวัญ เวอร์จิเนียจะโทรไปหาร้านที่มีสิ่งที่คุณกำลังมองหา

ปฏิบัติการ

งานของคุณในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กกำลังวางแผนสำหรับอนาคตของบริษัทของคุณ ด้วยเหตุนี้ คุณจึงต้องการมุ่งเน้นที่การสร้างผลิตภัณฑ์และบริการใหม่ๆ — และโครงการอื่นๆ ที่จะนำพาธุรกิจของคุณไปสู่อีกระดับ ดังนั้น คุณควรปล่อยให้งานเช่นกรอกแบบฟอร์มออนไลน์และจัดการไฟล์ให้คนอื่น

39. กรอกแบบฟอร์มออนไลน์ ผู้ช่วยเสมือนพร้อมข้อมูลบริษัทสามารถกรอกแบบฟอร์มรวมทั้งสมัครใช้งานผลิตภัณฑ์ SaaS

40. จดบันทึกจากการสัมมนาทางเว็บ บางครั้งคุณต้องการข้อมูลจากเว็บบินาร์แต่ไม่ต้องการเสียเวลาดู — แม้แต่ตามความต้องการ! เวอร์จิเนีย "เข้าร่วม" และจัดเตรียมบันทึกย่อ

41. แปลงไฟล์ มี PDF แต่ต้องการ jpeg หรือไม่ VA สามารถแปลงให้คุณได้

42. ดำเนินการวิจัย ผู้ช่วยเสมือนสามารถทำการวิจัยระดับแรกสำหรับการตัดสินใจที่ต้องทำ เช่น ผลิตภัณฑ์ SaaS ที่จะเลือก

43. ตั้งค่าโครงการในระบบการจัดการโครงการของคุณ VA สามารถจัดทำโครงการแล้วเชิญผู้เข้าร่วมที่เหมาะสม

44. จัดการไฟล์จัดการ ไม่ว่าคุณจะใช้ Dropbox หรือเซิร์ฟเวอร์ภายในสำหรับการจัดการไฟล์ ผู้ช่วยเสมือนจะช่วยให้แน่ใจว่าไฟล์จะถูกวางในตำแหน่งที่ถูกต้องด้วยชื่อไฟล์ที่ถูกต้อง เขาหรือเธอยังรับรองด้วยว่าบุคคลที่เหมาะสมสามารถเข้าถึงได้

45. กำหนดการโซเชียลมีเดีย VA จะนำโพสต์โซเชียลมีเดียของคุณและกำหนดเวลาตามกระบวนการของคุณ

46. ​​ตรวจทานและแก้ไขจดหมาย บล็อก และการนำเสนอ ความเสี่ยงที่ยิ่งใหญ่อย่างหนึ่งที่คุณเรียกใช้เมื่อคุณมีงานมากเกินไปคือความผิดพลาดอาจเล็ดลอดเข้ามาสู่งานของคุณ ดังนั้นผู้ช่วยเสมือนของคุณสามารถช่วยคุณได้

47. รักษาคู่มือผู้ช่วยเสมือน เจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ชอบกระบวนการแต่เกลียดการทำหรือยึดติดกับมัน เวอร์จิเนียจะเก็บคู่มือเกี่ยวกับวิธีการทำงานของพวกเขา สิ่งนี้มีประโยชน์มากเมื่อผู้ช่วยเสมือนไม่ป่วย

สิ่งที่ผู้ช่วยเสมือนไม่ทำ

แน่นอนว่ามีบางสิ่งที่ผู้ช่วยเสมือนของคุณไม่ทำ คุณไม่จำเป็นต้องกังวลเกี่ยวกับทัศนคติของผู้ช่วยเสมือน ถ้าคุณขอให้พวกเขาทำอะไรบางอย่าง เวอร์จิเนียไม่:

• กลอกตาใส่คุณ อย่างน้อยคุณจะไม่เห็นมันถ้ามันเกิดขึ้น! และคุณจะไม่ "ได้ยิน" มันในการสื่อสารใดๆ
• ต้องการสำนักงานที่ใหญ่กว่าหรือโต๊ะอื่น คนเหล่านี้จะไม่แชร์พื้นที่สำนักงานของคุณ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องสร้างที่ว่างเพิ่มเติม
• ละครอินเตอร์. ด้วยผู้ช่วยเสมือน คุณจะไม่มีอีโก้ตัวโตให้คิดมาก คุณไม่จำเป็นต้องเดินบนเปลือกไข่หรือกังวลเกี่ยวกับการนินทาที่เอาชนะความเป็นมืออาชีพ ธรรมชาติของความสัมพันธ์ที่ห่างไกลทำให้ละครในสำนักงานไม่มีอยู่จริง

ขั้นตอนต่อไปในการรับ Virtual Assistant

• ระบุงานในธุรกิจของคุณที่ดีที่สุดที่จะเอาต์ซอร์ซ คำแนะนำ: มุ่งเน้นไปที่งานที่ไม่ต้องการความเชี่ยวชาญของคุณ ถามตัวเองว่างานนี้ใช้เวลาของคุณให้ดีที่สุดหรือจะให้คนอื่นทำดีกว่าไหม?
• ใช้บริการเช่น Work Better Now เพื่อระบุผู้ช่วยเสมือนที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

ไม่ว่าคุณจะต้องการขยายธุรกิจของคุณ หยุดทำงานที่รบกวนคุณหรือเพียงแค่ต้องการเวลาว่างมากขึ้น VA คือผู้พลิกเกม ฉันคิดว่าคุณสามารถเห็นการจ้างผู้ช่วยเสมือนอาจเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จของคุณ หวังว่านี่จะช่วยคุณตัดสินใจว่า VA เหมาะสมกับธุรกิจของคุณหรือไม่

ขอให้โชคดี!

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้ช่วยเสมือน โปรดอ่าน:

• วิธีการประสบความสำเร็จในธุรกิจขนาดเล็กของคุณในขณะที่ทำน้อยกับผู้ช่วยเสมือน?
• 22 เคล็ดลับในการจ้างผู้ช่วยเสมือนที่เหมาะสม

คำตอบสำหรับคำถามของผู้อ่านทั้งหมดมาจาก Small Business Trends Editorial Board ซึ่งมีประสบการณ์ทางธุรกิจรวมกันมากกว่า 50 ปี หากคุณต้องการส่งคำถาม โปรดส่งที่ นี่

ภาพ: Depositphotos.com