O que é um assistente virtual - e 47 tarefas que eles podem fazer por você

Publicados: 2019-09-20

Um leitor pergunta:

O que faz um assistente virtual? E como um pode ajudar o meu negócio? Eu administro uma pequena empresa, mas o volume de e-mails e consultas de clientes explodiu. É um desafio manter-se organizado. No entanto, não podemos nos dar ao luxo de contratar um assistente administrativo ou gerente de escritório em tempo integral – nem temos espaço, porque nosso escritório é pequeno. Um colega sugeriu que eu contratasse um assistente virtual. Você pode me dar uma ideia dos tipos de tarefas que um assistente virtual pode fazer?

— Howard de Albuquerque, Novo México

Howard, esta é uma ótima pergunta. Sim, vamos explicar exatamente o que faz um assistente virtual. Nós vamos um melhor para você. No final deste artigo, descrevemos 42 tarefas diferentes que um assistente virtual (VA) pode fazer para uma pequena empresa, para que você tenha exemplos para usar. Mas antes, vamos responder algumas informações básicas.

O que é um Assistente Virtual?

Um assistente virtual é um trabalhador independente que auxilia nas tarefas administrativas, de desenvolvimento de negócios, mídia social, marketing ou outras. Ao assumir tarefas recorrentes e trabalhos administrativos, eles liberam tempo para pequenos empresários, empreendedores e gestores.

O assistente virtual trabalha remotamente, muitas vezes a partir de um escritório em casa. Os assistentes virtuais podem estar sediados nos EUA, mas também podem estar localizados em outro país.

Os VAs tornaram-se incrivelmente populares entre as pequenas empresas na última década porque são uma força de trabalho flexível. Um assistente virtual pode ser a tempo parcial ou a tempo inteiro, dependendo das suas necessidades. Precisa de 20 horas por semana? Sem problemas. Precisa de 30 horas? E os 40? VAs estão disponíveis.

Os assistentes virtuais podem ser pagos por hora. Ou eles podem receber uma taxa fixa por semana ou mês.

Muitas vezes, você pode obter um negócio melhor e um benefício mais profundo contratando um assistente virtual em tempo integral, por vários motivos:

  • Os preços podem ser surpreendentemente acessíveis, especialmente para trabalhadores offshore.
  • É mais fácil integrar um assistente em tempo integral em fluxos de trabalho regulares e obter benefícios mais profundos do arranjo.
  • Um VA em tempo integral estará melhor posicionado para aprender qualquer aplicativo de software especial que você precisar, desenvolver relacionamentos cordiais com colegas de trabalho e clientes e crescer com você à medida que o negócio cresce.

Alguns assistentes virtuais trabalham como freelancers independentes. Outros fazem parte de uma empresa ou agência onde você contrata a empresa para fornecer uma força de trabalho flexível. Quando você trabalha com uma empresa de assistente virtual, está lidando com um gerente que discutirá suas necessidades e encontrará o melhor ajuste.

Benefícios de um assistente virtual

Os assistentes virtuais podem fazer muito para aumentar a produtividade da sua empresa. Pense desta forma. Como um proprietário gasta seu tempo pode ser o maior fator para o sucesso do negócio. Portanto, os proprietários de empresas (e os principais gerentes) precisam gastar seu tempo em atividades de alto valor.

Rob Levin, presidente da Work Better Now, coloca desta forma, baseando-se em sua própria experiência.

“Para gastar tempo em atividades de alto valor, era importante para mim gastar menos tempo em atividades de baixo valor. É por isso que não apenas contratei um assistente virtual há 5 anos, mas também cofundei uma empresa, a Work Better Now, para fornecer assistentes virtuais a outros empresários.”

O sócio de Levin, Andrew Cohen, e CEO da Work Better Now, diz que a pergunta mais comum feita pelos clientes em potencial da empresa é “o que um assistente virtual pode fazer por mim?”

Para responder a essa pergunta, Cohen fornece uma lista de 47 tarefas que um assistente virtual pode realizar.

47 tarefas que um assistente virtual pode fazer

Um assistente virtual executa uma variedade de tarefas. Estes variam de agendamento de compromissos para triagem e resposta a e-mails. Mas agendamento e e-mails são apenas a ponta do iceberg. Se isso pode ser feito online, um assistente virtual provavelmente pode fazê-lo.

Aqui está o seu melhor guia para assistentes virtuais, o que são e o que fazem.

Gerenciamento de calendário

Gerenciar sua agenda, tanto profissional quanto pessoal, é um dos maiores desafios de um empreendedor. Do fornecimento de lembretes ao agendamento de compromissos, os assistentes virtuais podem facilitar o trabalho para você. Eles podem:

1. Coordenar e agendar chamadas e compromissos. Isso por si só normalmente economiza cerca de 10 horas por semana para os proprietários e os impede de fazer essas tarefas que eles não gostam. A chave é dar ao seu assistente regras sobre quando e quem. Os VAs também agendam chamadas para alguns membros da equipe.

2. Confirme compromissos. Uma prática recomendada é fornecer ao assistente virtual uma lista de compromissos para confirmar, como os compromissos do dia seguinte. Isso elimina a perda de tempo quando a outra parte esquece ou espera até o último minuto para cancelar.

3. Forneça lembretes sobre chamadas e compromissos. Há momentos em que você pode esquecer de fazer uma ligação, especialmente quando estiver fora do escritório ou em reuniões consecutivas. O assistente virtual pode ligar ou enviar uma mensagem de texto alguns minutos antes para garantir que você não esqueça.

4. Reagende ligações e compromissos. Embora você possa tentar evitá-lo, às vezes, você precisa reagendar. Seu VA pode lidar com isso para você.

5. Notifique outras pessoas sobre mudanças de horário. O assistente virtual também notificará a outra parte e confirmará o horário reagendado.

6. Proteja o tempo. Pode ser difícil para os empresários dizer não a alguém que quer se encontrar para um café para “colocar o papo em dia”. O VA pode ser o policial mau.

7. Envie e mantenha uma “lista de pendências”. A cada semana, os assistentes virtuais podem enviar a você uma lista de pessoas que não responderam a solicitações de agendamento de reunião ou ligação para que você saiba quando precisa se envolver.

8. Informe as pessoas importantes quando você estiver fora da cidade. Como parte de um processo de viagem, o VA dá a outros significativos um convite de calendário com as datas de fora da cidade, juntamente com detalhes do voo e do hotel. Isso os mantém informados.

E-mail e gerenciamento de contatos e comunicações

Se você está enterrado sob uma tonelada de e-mails – ou se você precisa de alguém para atualizar sua lista de contatos – tome nota. Um bom assistente virtual pode economizar horas fazendo as seguintes atividades:

9. E-mails de tela. Com base nas regras que você definir, os VAs excluirão, responderão, encaminharão ou sinalizarão e-mails para sua atenção.

10. Adicione pessoas aos contatos. Quando você tem uma ligação, reunião ou alguma outra forma de envolvimento com alguém novo, o assistente virtual pode adicionar os detalhes dessa pessoa aos seus contatos.

11. Atualize as informações das pessoas para os contatos. Às vezes, o número de telefone de um contato ou outras informações não são conhecidas imediatamente. Um VA pode adicionar informações aos contatos assim que estiverem disponíveis – digamos, de uma assinatura de e-mail.

12. Adicione contatos ao CRM. Uma das principais razões pelas quais as pequenas empresas não usam seu aplicativo de CRM é devido ao tempo envolvido na inserção de dados. Os assistentes virtuais podem adicionar e organizar seu sistema CRM.

Tarefas do telefone

Se você precisar de algum trabalho leve de recepcionista ou interações telefônicas, um assistente virtual pode realizar determinadas tarefas.

13. Desempenhar tarefas leves de recepcionista. Ao esperar chamadas importantes que você pode não estar disponível para atender, as chamadas são encaminhadas para o assistente virtual.

14. Transcreva mensagens de voz. Como a maioria das mensagens de voz agora podem ser recebidas por e-mail, elas são encaminhadas ao VA para transcrição. E quaisquer atividades de acompanhamento necessárias.

Viajar por

Organizar voos e hotéis para viagens de negócios pode consumir muito mais tempo do que você imagina. Não é esse tempo que você poderia gastar melhor trabalhando em seu negócio? Um assistente virtual pode:

15. Voos de pesquisa. Um assistente virtual pode rastrear voos para atender aos seus critérios e apresentar opções para você. Ao fornecer-lhes companhia aérea, assento e outras preferências, o VA economizará uma quantidade incrível de tempo ao longo de um ano.

16. Hotéis de pesquisa. Semelhante às viagens aéreas, ao fornecer ao assistente virtual as preferências de hotel, incluindo quaisquer tarifas especiais que você obtenha, ele pode apresentar uma lista restrita a você.

17. Reserve voos e hotéis. Ao fornecer ao VA cartões de crédito e informações de passageiro frequente, eles podem reservar viagens assim que você decidir.

18. Pesquise opções de transporte. Isso inclui aluguel de carros, carona e às vezes até transporte público.

19. Reserve o transporte. Além de pesquisar essas opções, seu assistente virtual também pode reservar o restante do seu transporte – assim como seus voos.

20. Organize eventos. Seja um restaurante especial ou um espaço para reuniões ou até mesmo um show, o assistente virtual pesquisa e organiza para você.

21. Suspenda jornais ou correspondências. Seu assistente virtual pode cortar esses serviços regulares quando você estiver viajando.

Desenvolvimento de negócios

Seja pesquisando leads no LinkedIn ou encontrando endereços de e-mail, há muito trabalho de perna no desenvolvimento de negócios. Um assistente virtual pode fazer essas atividades, permitindo que você se concentre nas interações pessoais envolvidas na realização de vendas.

22. Leads de pesquisa no LinkedIn. As empresas B2B (e algumas empresas B2C) devem manter uma lista de clientes ideais. Um assistente virtual, seguindo suas orientações, pode pesquisar o LinkedIn e criar uma lista de clientes em potencial.

23. Encontre endereços de e-mail. Usando bancos de dados junto com o Google, um VA pode encontrar endereços de e-mail de clientes em potencial que você precisa entrar em contato.

24. Apresentações de design. Um VA pode aprimorar as propostas localizando e inserindo o logotipo de um cliente em potencial e alterando a cor do texto para corresponder. Eles também podem animar slides conforme apropriado.

Gerenciamento

À medida que você escala seus negócios, haverá muitas funções de gerenciamento que precisam ser feitas. Você pode precisar montar relatórios para clientes. Isso pode significar simplesmente reunir muitos dados que você já pode ter. Existem outras funções de gerenciamento – como recrutar mais pessoas para sua equipe. Você pode delegar facilmente parte disso ao seu assistente virtual.

25. Reúna relatórios. Um VA pode criar relatórios de KPI em intervalos pré-determinados para acompanhar o progresso.

26. Ajudar a recrutar funcionários. A competição por boas pessoas é mais dura do que a competição por funcionários. Os VAs examinam o LinkedIn em busca de possíveis funcionários com base nos critérios que você fornece.

Contabilidade

Fazer os livros ou enviar faturas te enche de pavor? Por que não ter seu VA fazer essas coisas em vez disso.

27. Mantenha os livros. Com um pouco de treinamento, os assistentes virtuais podem revisar e combinar transações e lidar com reconciliações mensais.

28. Crie e envie faturas. Com a ajuda de modelos, um VA pode criar faturas e enviá-las aos clientes.

29. Perseguir pagamentos. Todas as empresas devem ter um processo de contas a receber. os assistentes virtuais podem acompanhar esse processo e coletar F/R. O processo pode incluir encaminhamento para o proprietário da empresa ou outra pessoa, quando apropriado.

Recados pessoais

Você também tem uma vida pessoal. Fazer reservas em restaurantes e enviar presentes leva tempo. Mas eles são extremamente importantes para manter seus relacionamentos pessoais. E você deveria estar administrando um negócio ao mesmo tempo? Peça ajuda ao seu assistente virtual.

30. Faça reservas pessoais em restaurantes. Armados com preferências pessoais e detalhes de login para sites de reserva como o Open Table, os VAs podem fazer reservas em restaurantes e depois convidar os convidados.

31. Faça compras. Às vezes, nem a Amazon tem o que você precisa e o processo de compra é muito demorado. Um assistente virtual pode fazer compras on-line e obter o que você precisa.

32. Pesquise e envie presentes. Quando um cartão-presente não serve, seu assistente pode procurar algo único e fazer acontecer.

33. Gerencie a logística do seu hobby. Seja encontrando e organizando um estúdio para sua banda de garagem ou organizando os detalhes do seu clube do livro, um VA pode tirar os detalhes tediosos do seu prato, permitindo que você arrase (ou leia).

34. Rastreie pedidos problemáticos. Quando um pedido não chega a tempo, um assistente virtual pode fazer a espera e chegar ao fundo dele, mantendo você atualizado.

35. Gerencie o calendário familiar. Esta é outra tarefa pessoal simples que seu assistente virtual pode tirar do seu prato.

36. Agende consultas médicas. Com datas de nascimento e detalhes do seguro, um VA pode agendar consultas médicas e até começar a preencher esses formulários irritantes.

37. Pague contas pessoais. Para os fornecedores dos quais você não compra regularmente ou que não têm opções de pagamento online, um assistente virtual pode pagar as contas.

38. Ligue para as lojas para obter informações. Se você está procurando uma garrafa de uísque difícil de encontrar ou um presente, um VA fará as ligações para encontrar a loja que tem o que você está procurando.

Operações

Seu trabalho como proprietário de uma pequena empresa é planejar o futuro da sua empresa. Como resultado, você deseja se concentrar na criação de novos produtos e serviços – e outros projetos que levarão seus negócios ao próximo nível. Então, talvez você deva deixar trabalhos como preencher formulários online e gerenciar o gerenciamento de arquivos para outra pessoa.

39. Preencha formulários online. Um assistente virtual equipado com informações da empresa pode preencher formulários, incluindo a assinatura de produtos SaaS.

40. Faça anotações de webinars. Às vezes, você gostaria das informações de um webinar, mas não quer investir tempo para assistir - mesmo sob demanda! Um VA “atende” e fornece as notas.

41. Converta arquivos. Tem um PDF, mas precisa de um jpeg? Um VA pode convertê-lo para você.

42. Faça pesquisas. Um assistente virtual pode realizar pesquisas de primeiro nível para decisões que precisam ser tomadas, como qual produto SaaS escolher.

43. Configure projetos em seu sistema de gerenciamento de projetos. Um VA pode configurar o projeto e depois convidar os participantes apropriados.

44. Lide com o gerenciamento de arquivos. Se você usa o Dropbox ou um servidor local para gerenciamento de arquivos, um assistente virtual garante que os arquivos sejam colocados no lugar certo com o nome de arquivo certo. Ele ou ela também garante que as pessoas certas tenham acesso.

45. Programe as mídias sociais. Um VA pega suas postagens de mídia social e as agenda de acordo com seu processo.

46. ​​Revisar e editar cartas, blogs e apresentações. Um dos grandes riscos que você corre quando fica sobrecarregado é que os erros podem se infiltrar no seu trabalho. Assim, seu assistente virtual pode ajudá-lo com isso.

47. Mantenha um manual do assistente virtual. A maioria dos empresários adora processos, mas odeia fazer ou aderir a eles. A VA mantém um manual de como fazer suas tarefas. Isso é bastante útil quando um assistente virtual está doente.

Coisas que um assistente virtual não faz

Claro, existem algumas coisas que seu assistente virtual não fará. Você não precisa se preocupar com a atitude de um assistente virtual se pedir para ele fazer alguma coisa. Um VA não:

  • Role os olhos para você. Pelo menos você não vai ver se isso acontecer! E você não vai “ouvir” em nenhuma comunicação.
  • Exigir um escritório maior ou outra mesa . Essas pessoas não compartilharão seu espaço de escritório, portanto, não há necessidade de criar espaço extra.
  • Interceda o drama. Com assistentes virtuais, você não terá grandes egos para mimar. Você não precisará pisar em ovos ou se preocupar com a fofoca superando o profissionalismo. A natureza do relacionamento ser de longa distância significa que o drama do escritório é inexistente.

Próximos passos para obter um assistente virtual

  • Identifique as tarefas em sua empresa que seriam melhores para terceirizar. Dica: Concentre-se em tarefas que não exigem sua experiência. Pergunte a si mesmo se a tarefa é o melhor uso do seu tempo ou seria melhor feita por outra pessoa?
  • Use serviços como o Work Better Now para identificar assistentes virtuais que atendam às suas necessidades.

Se você deseja escalar seus negócios, parar de fazer tarefas que o incomodam ou apenas desejar mais tempo livre, um VA é um divisor de águas. Acho que você pode ver que contratar um assistente virtual pode ser a chave para o seu sucesso. Espero que isso ajude você a decidir se um VA é adequado para o seu negócio.

Boa sorte!

Para obter mais informações sobre assistentes virtuais, leia:

  • Como ter sucesso em sua pequena empresa fazendo menos com assistentes virtuais?
  • 22 segredos para contratar o assistente virtual certo

Todas as respostas às perguntas dos leitores vêm do Conselho Editorial da Small Business Trends, com mais de 50 anos de experiência empresarial combinada. Se você quiser enviar uma pergunta, envie-a aqui .

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