¿Qué es un asistente virtual y 47 tareas que pueden hacer por usted?

Publicado: 2019-09-20

Un lector pregunta:

¿Qué hace un asistente virtual? ¿Y cómo puede uno ayudar a mi negocio? Dirijo una pequeña empresa, pero el volumen de correos electrónicos y consultas de los clientes se ha disparado. Es un desafío mantenerse organizado. Sin embargo, no podemos darnos el lujo de contratar a un asistente administrativo o gerente de oficina a tiempo completo, ni tenemos el espacio, porque nuestra oficina es pequeña. Un colega me sugirió que contratara a un asistente virtual. ¿Me puede dar una idea de los tipos de tareas que puede hacer un asistente virtual?

— Howard de Albuquerque, Nuevo México

Howard, esta es una gran pregunta. Sí, te explicaremos exactamente qué hace un asistente virtual. Iremos uno mejor para usted. Al final de este artículo, describimos 42 tareas diferentes que un asistente virtual (VA) puede realizar para una pequeña empresa, para que tenga ejemplos en los que basarse. Pero primero, respondamos algunos datos básicos.

¿Qué es un Asistente Virtual?

Un asistente virtual es un trabajador independiente que ayuda con tareas administrativas, de desarrollo comercial, redes sociales, marketing u otras. Al asumir tareas recurrentes y trabajo administrativo, liberan tiempo para los propietarios, empresarios y gerentes de pequeñas empresas.

El asistente virtual trabaja de forma remota, a menudo desde una oficina en casa. Los asistentes virtuales pueden tener su sede en los EE. UU., pero también pueden estar ubicados en otro país.

Los VA se han vuelto increíblemente populares entre las pequeñas empresas durante la última década porque son una fuerza laboral flexible. Un asistente virtual puede ser a tiempo parcial o completo, según sus requisitos. ¿Necesitas 20 horas a la semana? No hay problema. ¿Necesitas 30 horas? ¿Qué hay de 40? Los VA están disponibles.

A los asistentes virtuales se les puede pagar una tarifa por hora. O se les puede pagar una tarifa fija por semana o mes.

A menudo, puede obtener un mejor trato y un mayor beneficio al contratar a un asistente virtual de tiempo completo, por varias razones:

Los precios pueden ser sorprendentemente asequibles, especialmente para los trabajadores en alta mar.
Es más fácil integrar un asistente de tiempo completo en los flujos de trabajo regulares y obtener mayores beneficios del acuerdo.
Un VA de tiempo completo estará mejor posicionado para aprender cualquier aplicación de software especial que necesite, desarrollar relaciones cordiales con compañeros de trabajo y clientes, y crecer con usted a medida que crece el negocio.

Algunos asistentes virtuales trabajan como autónomos independientes. Otros son parte de una empresa o agencia en la que contrata a la empresa para proporcionar una mano de obra flexible. Cuando trabaja con una empresa de asistente virtual, está tratando con un gerente que analizará sus necesidades y encontrará la mejor opción.

Beneficios de un Asistente Virtual

Los asistentes virtuales pueden hacer mucho para aumentar la productividad de su empresa. Piénsalo de esta manera. La forma en que un propietario gasta su tiempo puede ser el factor más importante en el éxito del negocio. Por lo tanto, los dueños de negocios (y los gerentes clave) deben dedicar su tiempo a actividades de alto valor.

Rob Levin, presidente de Work Better Now, lo expresa de esta manera, a partir de su propia experiencia.

“Para dedicar tiempo a actividades de alto valor, era importante para mí dedicar menos tiempo a actividades de menor valor. Es por eso que no solo contraté a un asistente virtual hace 5 años, sino que cofundé una empresa, Work Better Now, para proporcionar asistentes virtuales a otros propietarios de negocios”.

Andrew Cohen, socio de Levin y director ejecutivo de Work Better Now, dice que la pregunta más común que hacen los posibles clientes de la empresa es "¿qué puede hacer un asistente virtual por mí?".

Para responder a esa pregunta, Cohen proporciona una lista de 47 tareas que puede realizar un asistente virtual.

47 tareas que puede hacer un asistente virtual

Un asistente virtual realiza una variedad de tareas. Estos van desde programar citas hasta evaluar y responder correos electrónicos. Pero la programación y los correos electrónicos son solo la punta del iceberg. Si se puede hacer en línea, un asistente virtual probablemente pueda hacerlo.

Esta es la guía definitiva sobre asistentes virtuales, qué son y qué hacen.

Gestión de calendario

Gestionar tu calendario, tanto profesional como personal, es uno de los mayores retos de un emprendedor. Desde proporcionar recordatorios hasta programar citas, los asistentes virtuales pueden hacerlo sin esfuerzo para usted. Ellos pueden:

1. Coordinar y programar llamadas y citas. Esto por sí solo suele ahorrar a los propietarios unas 10 horas a la semana y evita que realicen estas tareas que no les gustan. La clave es darle a su asistente reglas sobre cuándo y quién. Los VA también programan llamadas para algunos miembros del equipo.

2. Confirmar citas. Una mejor práctica es darle al asistente virtual una lista de citas para confirmar, como las citas del día siguiente. Esto elimina la pérdida de tiempo cuando la otra parte se olvida o espera hasta el último minuto para cancelar.

3. Proporcionar recordatorios sobre llamadas y citas. Hay momentos en los que puede olvidarse de hacer una llamada, especialmente cuando está fuera de la oficina o en reuniones consecutivas. El asistente virtual puede llamarte o enviarte un mensaje de texto unos minutos antes para asegurarse de que no lo olvides.

4. Reprogramar llamadas y citas. Si bien puede tratar de evitarlo, a veces, necesita reprogramar. Su VA puede manejar esto por usted.

5. Proporcionar aviso de cambios de horario a otros. El asistente virtual también notificará a la otra parte y confirmará la hora reprogramada.

6. Proteger el tiempo. Puede ser difícil para los dueños de negocios decir que no a alguien que quiere reunirse para tomar un café para “ponerse al día”. El VA puede ser el policía malo.

7. Enviar y mantener una “lista de pendientes”. Cada semana, los asistentes virtuales pueden enviarle una lista de personas que no han respondido a las solicitudes para programar una reunión o una llamada para que sepa cuándo debe involucrarse.

8. Informe a sus seres queridos cuando estará fuera de la ciudad. Como parte de un proceso de viaje, el VA les da a sus seres queridos una invitación de calendario con las fechas fuera de la ciudad junto con los detalles del vuelo y el hotel. Esto los mantiene informados.

Correo electrónico y gestión de contactos y comunicaciones

Si está enterrado bajo una tonelada de correos electrónicos, o si necesita que alguien actualice su lista de contactos, tome nota. Un buen asistente virtual puede ahorrar horas de tiempo realizando las siguientes actividades:

9. Revisa los correos electrónicos. Según las reglas que establezca, los VA eliminarán, responderán, reenviarán o marcarán los correos electrónicos para su atención.

10. Agregue personas a los contactos. Cuando tiene una llamada, una reunión o alguna otra forma de compromiso con alguien nuevo, el asistente virtual puede agregar los detalles de esa persona a sus contactos.

11. Actualice la información de las personas a los contactos. A veces, el número de teléfono de un contacto u otra información no se conoce de inmediato. Un VA puede agregar información a los contactos a medida que esté disponible, por ejemplo, desde una firma de correo electrónico.

12. Agregar contactos a CRM. Una de las principales razones por las que las pequeñas empresas no utilizan su aplicación de CRM se debe al tiempo que implica introducir los datos. Los asistentes virtuales pueden agregar y organizar su sistema CRM.

Tareas telefónicas

Si necesita un trabajo de recepcionista ligero o interacciones telefónicas, un asistente virtual puede realizar ciertas tareas.

13. Realizar tareas de recepcionista ligero. Cuando espera llamadas importantes que quizás no esté disponible para responder, las llamadas se desvían al asistente virtual.

14. Transcribir mensajes de voz. Como la mayoría de los mensajes de voz ahora se pueden recibir por correo electrónico, estos se reenvían al VA para su transcripción. Y cualquier actividad de seguimiento necesaria.

Viaje

Organizar vuelos y hoteles para viajes de negocios podría consumir mucho más tiempo del que cree. ¿No es ese el tiempo que podrías dedicar mejor a trabajar en tu negocio? Un asistente virtual puede:

15. Vuelos de investigación. Un asistente virtual puede seleccionar vuelos para cumplir con sus criterios y presentarle opciones. Al proporcionarles la línea aérea, el asiento y otras preferencias, el VA ahorrará una increíble cantidad de tiempo en el transcurso de un año.

16. Hoteles de investigación. De manera similar a los viajes aéreos, al proporcionarle al asistente virtual las preferencias de hotel, incluidas las tarifas especiales que obtiene, puede presentarle una lista de favoritos.

17. Reserve vuelos y hoteles. Al proporcionarle al VA tarjetas de crédito e información de viajero frecuente, pueden reservar viajes una vez que haya decidido.

18. Investigue las opciones de transporte. Esto incluye autos de alquiler, viajes compartidos y, a veces, incluso transporte público.

19. Transporte de libros. Más allá de investigar estas opciones, su asistente virtual también puede reservar el resto de su transporte, al igual que sus vuelos.

20. Organizar eventos. Ya sea un restaurante especial, un espacio para reuniones o incluso un concierto, el asistente virtual investiga y hace los arreglos por usted.

21. Suspender periódico o correo. Tu asistente virtual puede cortar estos servicios regulares cuando estás de viaje.

Desarrollo de negocios

Ya sea investigando clientes potenciales en LinkedIn o buscando direcciones de correo electrónico, hay mucho trabajo preliminar en el desarrollo comercial. Un asistente virtual puede realizar estas actividades, lo que le permite concentrarse en las interacciones personales involucradas en la realización de ventas.

22. Investigue clientes potenciales en LinkedIn. Las empresas B2B (y algunas empresas B2C) deben mantener una lista de clientes ideales. Un asistente virtual, siguiendo su guía, puede investigar LinkedIn y crear una lista de posibles clientes.

23. Encuentra direcciones de correo electrónico. Al usar bases de datos junto con Google, un VA puede encontrar direcciones de correo electrónico de posibles clientes con los que debe comunicarse.

24. Diseño de presentaciones. Un asistente virtual puede mejorar las propuestas buscando e insertando el logotipo de un cliente potencial y cambiando el color del texto para que coincida. También pueden animar diapositivas según corresponda.

administración

A medida que escala su negocio, habrá muchas funciones de administración que deben realizarse. Es posible que deba recopilar informes para los clientes. Esto puede significar simplemente reunir una gran cantidad de datos que quizás ya tenga. Hay otras funciones de gestión, como reclutar más personas para su equipo. Puede delegar fácilmente algo de esto a su asistente virtual.

25. Armar informes. Un VA puede crear informes de KPI a intervalos predeterminados para realizar un seguimiento del progreso.

26. Ayuda para reclutar empleados. La competencia por la buena gente es más dura que la competencia por los empleados. Los asistentes virtuales examinan LinkedIn en busca de posibles empleados en función de los criterios que usted proporcione.

Contabilidad

¿Hacer los libros o enviar facturas te llena de pavor? ¿Por qué no hacer que su VA haga estas cosas en su lugar?

27. Mantener los libros. Con un poco de capacitación, los asistentes virtuales pueden revisar y combinar transacciones y manejar conciliaciones mensuales.

28. Crear y enviar facturas. Con la ayuda de plantillas, un VA puede crear facturas y enviarlas a los clientes.

29. Perseguir los pagos. Todas las empresas deben tener un proceso de cuentas por cobrar. los asistentes virtuales pueden seguir ese proceso y cobrar A/R. El proceso puede incluir la derivación al propietario de la empresa o a otra persona cuando corresponda.

Recados personales

Tú también tienes una vida personal. Hacer reservas en restaurantes y enviar regalos lleva tiempo. Pero son extremadamente importantes para mantener sus relaciones personales. ¿Y se supone que debes dirigir un negocio al mismo tiempo? Haz que tu asistente virtual te ayude.

30. Haz reservas personales en restaurantes. Armados con preferencias personales y detalles de inicio de sesión para sitios de reserva como Open Table, los VA pueden reservar reservas en restaurantes y luego invitar a los invitados.

31. Hacer compras. A veces, incluso Amazon no tiene lo que necesita y el proceso de compra lleva demasiado tiempo. Un asistente virtual puede comprar en línea y obtener lo que necesita.

32. Investiga y envía regalos. Cuando una tarjeta de regalo no funciona, su asistente puede buscar algo único y hacerlo realidad.

33. Gestiona la logística de tu afición. Ya sea que encuentre y organice un estudio para su banda de garaje o organice los detalles de su club de lectura, un VA puede eliminar los tediosos detalles de su plato y permitirle seguir rockeando (o leyendo).

34. Localice los pedidos problemáticos. Cuando un pedido no llega a tiempo, un asistente virtual puede hacer la espera y llegar al fondo mientras lo mantiene actualizado.

35. Administrar el calendario familiar. Esta es otra tarea personal simple que su asistente virtual puede quitarle el plato.

36. Programe citas médicas. Con las fechas de nacimiento y los detalles del seguro, un VA puede programar visitas al médico e incluso comenzar a completar esos molestos formularios.

37. Pagar facturas personales. Para aquellos proveedores a los que no compra regularmente o que no tienen opciones de pago en línea, un asistente virtual puede pagar las facturas.

38. Llama a las tiendas para obtener información. Ya sea que esté buscando una botella de whisky escocés difícil de encontrar o un regalo, un VA hará las llamadas para encontrar la tienda que tiene lo que está buscando.

Operaciones

Su trabajo como propietario de una pequeña empresa es planificar el futuro de su empresa. Como resultado, desea concentrarse en crear nuevos productos y servicios, y otros proyectos que llevarán su negocio al siguiente nivel. Entonces, tal vez debería dejar trabajos como completar formularios en línea y manejar la administración de archivos a otra persona.

39. Complete formularios en línea. Un asistente virtual equipado con información de la empresa puede completar formularios, incluida la suscripción a productos SaaS.

40. Tome notas de los seminarios web. A veces le gustaría la información de un seminario web pero no quiere invertir el tiempo para verlo, ¡incluso a pedido! Un VA “atiende” y proporciona las notas.

41. Convierte archivos. ¿Tiene un PDF pero necesita un jpeg? Un VA puede convertirlo por usted.

42. Realizar investigaciones. Un asistente virtual puede realizar una investigación de primer nivel para las decisiones que deben tomarse, como qué producto SaaS elegir.

43. Configure proyectos en su sistema de gestión de proyectos. Un VA puede configurar el proyecto y luego invitar a los participantes apropiados.

44. Manejar la gestión de archivos. Ya sea que use Dropbox o un servidor local para la administración de archivos, un asistente virtual garantiza que los archivos se coloquen en el lugar correcto con el nombre de archivo correcto. Él o ella también se asegura de que las personas adecuadas tengan acceso.

45. Programe las redes sociales. Un VA toma sus publicaciones en las redes sociales y las programa según su proceso.

46. Revisar y editar cartas, blogs y presentaciones. Uno de los grandes riesgos que corres cuando estás sobrecargado es que los errores pueden colarse en tu trabajo. Entonces su asistente virtual puede ayudarlo con eso.

47. Mantener un manual de asistente virtual. La mayoría de los dueños de negocios aman los procesos, pero odian crearlos o apegarse a ellos. Un VA mantiene un manual de cómo hacer sus tareas. Esto es bastante útil cuando un asistente virtual está enfermo.

Cosas que no hace un asistente virtual

Por supuesto, hay algunas cosas que su asistente virtual no hará. No necesita preocuparse por la actitud de un asistente virtual si le pide que haga algo. Un VA no:

Ponle los ojos en blanco. ¡Al menos no lo verás si sucede! Y no lo “escuchará” en ninguna comunicación.
Requiere una oficina más grande u otro escritorio . Estas personas no compartirán el espacio de su oficina, por lo que no hay necesidad de hacer espacio adicional.
Intercala drama. Con los asistentes virtuales no tendrás grandes egos que mimar. No tendrás que caminar sobre cáscaras de huevo o preocuparte de que los chismes anulen el profesionalismo. La naturaleza de la relación a larga distancia significa que el drama de la oficina es inexistente.

Próximos pasos para obtener un asistente virtual

Identifique las tareas en su negocio que sería mejor subcontratar. Sugerencia: concéntrese en tareas que no requieran su experiencia. Pregúntese si la tarea es el mejor uso de su tiempo o sería mejor que otra persona la hiciera.
Utilice servicios como Work Better Now para identificar asistentes virtuales que se ajusten a sus necesidades.

Ya sea que desee escalar su negocio, dejar de hacer tareas que lo molestan o simplemente desea tener más tiempo libre, un VA es un cambio de juego. Creo que puede ver que contratar a un asistente virtual podría ser clave para su éxito. Espero que esto lo ayude a decidir si un VA es adecuado para su negocio.

¡Buena suerte!

Para obtener más información sobre los asistentes virtuales, lea:

¿Cómo tener éxito en su pequeña empresa mientras hace menos con asistentes virtuales?
22 secretos para contratar al asistente virtual adecuado

Todas las respuestas a las preguntas de los lectores provienen del Consejo editorial de Small Business Trends, con más de 50 años de experiencia comercial combinada. Si desea enviar una pregunta, envíela aquí .

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