Cosa c'è in un webinar Parte 1: Il processo pre-webinar

Pubblicato: 2021-07-01

*Ehi, Giorgio qui. Gestisco molti dei contenuti alla DGMG e Dave mi fa aprire un blog ogni tanto. Questo argomento è ben nella mia timoneria, quindi ho pensato di esprimere alcune riflessioni sull'argomento.

Quindi hai deciso di avviare un programma di webinar. Congratulazioni!

I webinar sono un ottimo modo per aumentare i lead della canalizzazione che puoi coltivare nei clienti nel tempo. Vorrei sapere. Ho trascorso la maggior parte dei miei 2 anni in Drift a gestire il loro intero programma di webinar, zuppa di noci. E mentre all'inizio ci sono stati MOLTI dolori della crescita (ero tipo 3 mesi fuori dal college, mi ha dato un po' di gioco), alla fine il canale è diventato una macchina di piombo ben oliata e stabile.

Ma attenzione: il webinar non è per i deboli di cuore. Richiede molta pianificazione, energia e una quantità sorprendentemente grande di dettagli per quella che alla fine sarà solo una presentazione da 30 minuti a 1 ora.

Ecco perché è necessario un processo adeguato. Se riesci a trasformare il tuo programma webinar in una scienza, con ogni passaggio tracciato in modo così chiaro da poterlo letteralmente fare nel sonno, (avevo alcuni strani sogni di stress) , allora i contatti scorreranno e la tua vita lavorativa sii un gioco da ragazzi.

Quindi ho messo insieme per te una visione di alto livello del processo esatto che ho usato per ogni webinar che abbia mai eseguito su Drift. Per il bene del tuo tempo, suddividerò il blog in procedure pre e post webinar, questo blog ovviamente copre le prime. Il processo post-webinar sarà disponibile venerdì, quindi ricontrolla qui. Non mi aspetto che tu copi ogni piccola cosa che espongo di seguito. Ma piuttosto, usa questo blog come guida per aiutarti a iniziare a eseguire webinar o migliorare il tuo programma di webinar esistente. Andiamo.

Passaggio 1: pianificazione

Il processo del webinar inizia circa tre mesi prima che il tuo webinar venga effettivamente pubblicato.

La sfida principale che incontrerai quando esegui un programma di webinar abbastanza solido è che ci sono più webinar in diverse fasi di sviluppo che devi gestire quotidianamente. Potresti lavorare su e-mail di promemoria per un webinar il giorno successivo, costruendo contemporaneamente la pagina di destinazione per un webinar che durerà un mese. Può essere travolgente.

Ecco perché è necessario disporre di un piano chiaro per l' intero trimestre che venga deciso e approvato Ciò significa tracciare un calendario di webinar, mettere al sicuro i partner (se necessario), concordare argomenti, condivisione di lead, divisione del lavoro, ecc. Questi sono tutti dettagli che devono essere gestiti con largo anticipo in modo da poter trascorrere il tempo che precede il webinar che promuove e crea ottimi contenuti.

Qualità più che quantità

Il tuo processo webinar è unico per te. Gran parte dell'output del tuo webinar è determinato dai tuoi obiettivi, da quanta enfasi viene posta sui webinar come canale principale nella tua azienda e dalle dimensioni del team. Se hai un team di marketing di 3 persone, probabilmente non vorrai organizzare 6 webinar al mese. Diavolo, se hai un team di marketing di 80 persone, non vuoi organizzare 6 webinar al mese.

Ma considera la tua situazione unica quando decidi quanti webinar organizzerai al mese. Alla Drift, eseguivo 4-5 programmi ogni mese perché c'era un pesante onere sul canale webinar come pilota principale. Per la maggior parte delle aziende, in particolare quelle che si limitano a immergersi nelle acque dei webinar, consiglierei di eseguire 1-2 campagne al mese. In questo modo puoi davvero concentrarti su quei programmi di coppia e costruirli come grandi eventi che generano la stessa quantità di traffico di 4 webinar più piccoli.

Abbinamento di argomenti alle campagne di marketing

Questo è davvero ciò che determina la composizione del tuo calendario di webinar. Quali campagne di marketing eseguirai nel prossimo trimestre?

Per questo primo passaggio, consulta i tuoi leader di marketing per avere un'idea dei temi di marketing di alto livello che desideri trattare. Se la tua azienda ha in programma di promuovere la propria soluzione ABM nel prossimo trimestre, ha senso basare molti dei tuoi webinar sulla leadership di pensiero ABM. In questo modo i webinar stanno lavorando per raggiungere gli obiettivi della tua azienda. Se organizzi un webinar sulle 10 migliori squadre NBA degli anni '80, devo ammettere che parteciperò, ma non prenderò in considerazione l'acquisto da te in seguito.

Scelta dei partner

Ottimo, hai mappato gli argomenti del tuo webinar per il trimestre. Hai 6 programmi webinar con cui ti senti davvero bene per il trimestre. Ora devi trovare partner. I partner del webinar sono altre aziende a cui ti rivolgi per la co-presentazione del contenuto del webinar. Forniscono un oratore adatto al tuo, svolgono metà del lavoro sulla presentazione e accettano di aiutare a guidare i lead in cambio di una quota di lead.

Se vuoi eseguire i webinar da solo, tutto il potere a te: salta il resto di questa sezione.

Ma consiglio vivamente di trovare un partner per almeno 1 webinar al mese perché:

  1. Togli un po' dell'onere della promozione
  2. Ottieni nuovi contatti netti dall'esterno del tuo database

Quando scegli i partner, ovviamente non vuoi dividere i contatti con un concorrente. Ma ci sono molte aziende nel tuo spazio generale (tecnologia B2B per esempio) che si rivolgono al tuo stesso pubblico, ma offrono un servizio completamente diverso. In questo modo state entrambi guidando i contatti per i rispettivi ICP ma non vi calpesterete l'un l'altro.

Aiuta a scegliere partner che sono clienti o strettamente associati alla tua attività per il solo motivo che hai contatti lì e un rapporto con il loro marchio.

Una volta che hai il tuo elenco ideale di partner, metti insieme una rapida proposta di co-marketing in un documento Google e inviala al tuo punto di contatto presso l'altra azienda. Questo documento dovrebbe includere tutti i dettagli di alto livello di cui hanno bisogno prima di impegnarsi per il co-host. Ciò comprende:

  • Titolo del webinar
  • Riassunto, ovvero la breve descrizione in 2-3 paragrafi del contenuto del webinar con 3 apprendimenti chiave che gli spettatori trarranno dal webinar
  • Accordo sulla quota di piombo (ossia, ognuno di noi accetta di guidare almeno 150 registrazioni)
    • Se il partner raggiunge il suo obiettivo principale, offri loro l'intero elenco di contatti
    • Se il partner manca l'obiettivo, offriti di abbinare il numero di lead che ha guidato con i lead che hai guidato.
  • Impegno promozionale: "invieremo ciascuno 3 e-mail e 6 post sui social per promuovere il webinar"
  • Chiara ripartizione delle responsabilità: "creiamo la pagina di destinazione e ospitiamo il webinar dal vivo, costruisci metà della presentazione"

Una volta che i partner si sono impegnati e l'argomento/abstract è stato concordato, inviare IMMEDIATAMENTE il calendario a tutte le parti coinvolte per una chiamata di pianificazione (~mese prima del webinar) , una prova (~settimana prima del webinar) e la diretta registrazione (~giorno del webinar) .

Non vuoi alcuna confusione o rimescolamento dell'ultimo minuto. L'accordo di partnership e il calendario garantiscono che tutti conoscano le proprie responsabilità e impegni di tempo.

Passaggio 2: tecnologia e monitoraggio

Il calendario è tracciato per il trimestre, i partner sono stati confermati e sei pronto per iniziare i webinar e iniziare a guidare i lead. Stupendo. Ora non amerai questa parte, ma... avrai bisogno di MOLTA tecnologia per farlo accadere.

Ecco essenzialmente cosa stai guardando:

Piattaforma di Project Management – ​​Per tranquillizzarti

Come ho detto, i webinar sono una bestia complicata. Sto andando ad altissimo livello qui e sono a 1400 parole in questo momento. È essenziale disporre di una sorta di strumento organizzativo per assicurarsi che tutti i membri del team interno comprendano le proprie responsabilità in relazione a ciascun webinar.

Puoi sicuramente farlo in un documento Google se il tuo team è piccolo e i soldi sono limitati. Ma se hai un po' di budget, prenderei in considerazione l'idea di scegliere qualcosa come Asana o Monday.com .

Come puoi vedere nell'immagine sopra, queste piattaforme ti consentono di mappare ogni fase di un singolo webinar e taggare le parti interessate chiave con le date di scadenza dei risultati necessari per quel webinar. Ad esempio, taggavo il nostro team grafico ogni volta che aggiungevo un nuovo webinar al nostro calendario principale in Asana, quindi sapevano di creare un grafico per il webinar entro una certa data.

Ti toglie molto del peso dalla mente sapere che certe cose vengono fatte senza che tu debba ricordare ogni dettaglio di ogni webinar in ogni momento.

Piattaforma video – Quindi il webinar viene registrato

Devi ospitare il webinar da qualche parte, giusto? Questo non è negoziabile per ovvi motivi. Consiglio di utilizzare una piattaforma che conosci come Zoom. Devi solo aggiungere un aggiornamento al tuo piano per includere l'hosting di webinar.

Zoom è semplicissimo da usare per i webinar. Un paio di clic e hai un webinar pronto per essere pubblicato in una data e un'ora a tua scelta che verranno automaticamente registrate e salvate sul tuo account Zoom per un uso futuro. Inoltre, tutti hanno Zoom, quindi non ci sono problemi a coinvolgere le persone nel webinar.

Se sei nuovo di zecca ai webinar, potrei consigliare una piattaforma più specifica per i webinar come GoToWebinar o ON24 in quanto possono togliere gran parte della logistica dal tuo piatto. Ma se conosci un webinar, allora Zoom è la mia scelta.

Calendario virtuale – Così i tuoi ospiti non dimenticano

Questo non è necessario al 100%, soprattutto se sei in grado di inviare link di promemoria tramite un'altra piattaforma, ma ho trovato utile avere un account AddEvent . Potrei inserire un webinar con la data, il titolo, la descrizione, il link Zoom, ecc. e inviare il link che il sito genera nella mia email di conferma agli ospiti che si iscrivono a un webinar. Il link consente loro di aggiungere immediatamente il webinar ai loro calendari in modo da non dimenticare che sta arrivando.

Sito web – Per tutte le tue esigenze di landing page e registrazione

Quindi, supponendo che tu sia quello che ospita il webinar, devi creare una pagina di destinazione per acquisire le registrazioni. Anche in questo caso, potresti utilizzare una piattaforma webinar per questo, ma secondo me è più personalizzato se la pagina è ospitata direttamente sul tuo sito.

Puoi creare la pagina utilizzando qualsiasi piattaforma su cui è ospitato il sito Web della tua azienda. Nel mio caso in Drift, quello era WordPress . Ogni pagina di destinazione ha seguito lo stesso modello di base:

Ti consigliamo di aggiungere un modulo di registrazione o un chatbot (se questo è il tuo stile) per consentire ai potenziali clienti di registrarsi e acquisire tutti i dati che ritieni necessari per il tuo team di vendita. Scegli i campi dati che contano per la tua attività.

Tracciamento dei dati: così sai chi ha fatto cosa

Ok, le persone si stanno registrando sulla tua nuova pagina di destinazione brillante. Ora, dove vanno tutte quelle informazioni? Ti consigliamo di lavorare con il tuo team operativo, o con la cosa più vicina ad esso, per impostare un'integrazione tra il tuo modulo di registrazione/chatbot e la piattaforma che utilizzi per tenere traccia dei dati. Quando i potenziali clienti si registrano, dovrebbero essere aggiunti alla tua piattaforma dati in tempo reale con l'attività annotata.

Questo processo varia ampiamente per ogni azienda, quindi non posso entrare troppo nei dettagli qui. Ma assicurati di avere una campagna specifica costruita in Salesforce o qualsiasi piattaforma che utilizzi per monitorare l'attività dei lead per ogni webinar. In quella campagna, ti consigliamo di includere il titolo del webinar, una breve descrizione del contenuto e qualsiasi altra informazione che ritieni utile per il tuo team di vendita.

Ricorda, lo scopo del webinar è ottenere lead per le vendite, quindi abilitali il più possibile. Hanno bisogno di sapere qual era il contenuto del webinar, poiché modella la loro portata.

Piattaforma di automazione del marketing: devo inviare alcune e-mail

Infine, utilizza la tua e-mail o la piattaforma di automazione del marketing per inviare l'e-mail di conferma una volta che un potenziale cliente si registra. Ho usato tre piattaforme separate ai miei tempi in Drift e le ho trovate tutte perfettamente in grado di automatizzare attività di base come le conferme.

La tua email di conferma standard dovrebbe assomigliare a questa e attivarsi automaticamente al momento della registrazione:

Super basic, non eccessivamente elegante o stilizzato. Basta includere le informazioni di base (data, titolo, ecc.), fornire i collegamenti necessari e aggiungere un po' di incoraggiamento. Facile.

Passaggio 3: promozione

Infine, la mia parte preferita. Tutte le cose noiose sono fuori mano. Il tuo calendario è pieno, la tua pagina di destinazione è attiva, hai impostato le tue automazioni, ora è il momento di portare le persone al webinar.

Ci sono un sacco di canali che puoi sfruttare per la promozione del webinar. Quello che ho scoperto di avere più successo è inequivocabilmente l'e-mail . La chiave per guidare la registrazione al webinar via e-mail è il targeting specifico. Se spruzzi e preghi sulle e-mail del tuo webinar, otterrai molti annullamenti dell'iscrizione e il tuo IP aumenterà. Ma se concentri le tue e-mail sul pubblico giusto, scoprirai che sia il coinvolgimento che i tassi di registrazione saranno molto più alti.

Ad esempio, se sto ospitando un webinar su ABM, voglio filtrare il mio targeting solo per marketer, manager + titoli (decisori) e aggiungere chiunque abbia partecipato ai miei webinar passati su ABM o argomenti simili. In questo modo ottieni un flusso costante di visitatori abituali di webinar e costruisci il tuo pubblico commerciabile.

Ora per le cose davvero divertenti: le e-mail stesse. Ci sono alcune tattiche diverse che puoi utilizzare quando invii queste e-mail. Ecco le tattiche, e gli esempi di ciascuna, dai miei giorni di promozione del webinar:

La storia della linea dell'oggetto

Quindi questo tipo di e-mail riguarda l'impostazione di una narrazione con la riga dell'oggetto. Vedi quella riga: "3.096 miglia per una sincronizzazione webinar" e sei immediatamente incuriosito. Anche se non sei interessato ai webinar, puoi fare clic per vedere cosa significa.

Poi entri nell'e-mail e all'improvviso c'è questa storia vera di un host di webinar che vive in tutto il paese, ma si è preso il tempo di incontrarsi di persona nel nostro ufficio mentre era in città, per esaminare i dettagli del webinar. Questo ti fa pensare "wow, questo sarà un webinar serio... forse dovrei dare un'occhiata". Posiziona il palco nella riga dell'oggetto e tienili agganciati attraverso il corpo fino alla CTA.

L'e-mail di novità

Non dipendere eccessivamente da questi perché diventa banale se lo fai troppo spesso. Ma se l'ispirazione colpisce, un'e-mail di novità come questa può essere un modo davvero divertente per coinvolgere un potenziale cliente. È una deviazione dalla normale roba di vendita che di solito inquina la loro casella di posta, ed è un ottimo gioco sociale. Gli esperti di marketing vedono un'e-mail come questa e vogliono pubblicarla sui social come esempio di marketing divertente. Ora stai ricevendo visualizzazioni e interesse da persone al di fuori della tua lista e-mail.

Il gioco di prova

Prova, prova, prova. Buono in qualsiasi contenuto di marketing, ottimo negli inviti ai webinar. L'oggetto è intrigante e i dati stabiliscono immediatamente credibilità. $ 425 milioni di vendite? Questi ragazzi devono sapere cosa stanno facendo. Voglio sentire quali suggerimenti hanno da offrire.

Semplice (ma divertente)

Email super semplice, reale e divertente. Quello era un vero convoglio Slack che ho avuto con Cody. L'e-mail copre il contenuto di base del webinar, minimizzando l'elemento di marketing palese del messaggio. C'è anche un grande elemento umano in gioco qui. Queste sono persone reali, non solo robot di marketing. È un'e-mail divertente che fornisce comunque valore.

Spero che ti sia piaciuto/imparato una o due cose. Contattami su LI , Twitter se vuoi parlare delle specifiche del webinar o di come puoi ottimizzare il programma di webinar nella tua azienda.

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Buon 4°! Grida America.