Contenu d'un webinaire Partie 1 : Le processus de pré-webinaire

Publié: 2021-07-01

*Salut, George ici. Je gère une grande partie du contenu chez DGMG et Dave me fait lancer un blog de temps en temps. Ce sujet est bien dans ma timonerie, alors j'ai pensé que j'avais quelques réflexions à ce sujet.

Vous avez donc décidé de lancer un programme de webinaires. Toutes nos félicitations!

Les webinaires sont un excellent moyen de générer des prospects au sommet de l'entonnoir que vous pouvez transformer en clients au fil du temps. je le saurais. J'ai passé la majeure partie de mes 2 années chez Drift à gérer l'intégralité de leur programme de webinaires, de la soupe aux noix. Et bien qu'il y ait eu BEAUCOUP de douleurs de croissance au début (j'étais comme 3 mois après l'université, laissez-moi un peu de mou), finalement le canal est devenu une machine à plomb bien huilée et stable.

Mais attention, le jeu du webinaire n'est pas pour les âmes sensibles. Cela nécessite beaucoup de planification, d'énergie et une quantité étonnamment grande de détails pour ce qui ne sera finalement qu'une présentation de 30 minutes à 1 heure.

C'est pourquoi un processus approprié est nécessaire. Si vous pouvez réduire votre programme de webinaire à une science, avec chaque étape tracée si clairement que vous pouvez littéralement le faire pendant votre sommeil (j'avais l'habitude de faire des rêves de stress étranges) , alors les pistes couleront et votre vie professionnelle être un jeu d'enfant.

J'ai donc rassemblé pour vous une vue d'ensemble du processus exact que j'ai utilisé pour chaque webinaire que j'ai organisé chez Drift. Pour gagner du temps, je décompose le blog en procédures avant et après le webinaire, ce blog couvrant évidemment le premier. Le processus post-webinaire sera disponible vendredi, alors revenez ici. Je ne m'attends pas à ce que vous copiez chaque petite chose que je présente ci-dessous. Utilisez plutôt ce blog comme guide pour vous aider à démarrer des webinaires ou à améliorer votre programme de webinaires existant. Allons-y.

Étape 1 : Planification

Le processus de webinaire commence environ trois mois avant la mise en ligne de votre webinaire.

Le principal défi que vous rencontrerez lorsque vous exécuterez un programme de webinaires assez robuste est qu'il existe plusieurs webinaires à différents stades de développement que vous devez gérer quotidiennement. Vous pourriez travailler sur des e-mails de rappel pour un webinaire le lendemain, tout en créant simultanément la page de destination d'un webinaire dans un mois. Cela peut être écrasant.

C'est pourquoi vous devez avoir un plan clair pour l' ensemble du trimestre qui est décidé et approuvé Cela signifie établir un calendrier de webinaires, trouver des partenaires (si nécessaire), se mettre d'accord sur les sujets, la répartition des leads, la division du travail, etc. Ce sont tous des détails qui doivent être gérés bien à l'avance afin que vous puissiez passer du temps avant le webinaire promouvant et créant un excellent contenu.

La qualité plutôt que la quantité

Votre processus de webinaire vous est propre. Une tonne de résultats de votre webinaire est déterminée par vos objectifs, l'importance accordée aux webinaires en tant que canal principal dans votre entreprise et la taille de l'équipe. Si vous avez une équipe marketing de 3 personnes, vous ne voudrez probablement pas organiser 6 webinaires par mois. Enfer, si vous avez une équipe marketing de 80 personnes, vous ne voulez pas organiser 6 webinaires par mois.

Mais tenez compte de votre situation unique lorsque vous décidez du nombre de webinaires que vous organiserez par mois. Chez Drift, j'ai exécuté 4 à 5 programmes chaque mois parce qu'il y avait une lourde charge sur la chaîne de webinaires en tant que pilote principal. Pour la plupart des entreprises, en particulier celles qui se lancent dans les webinaires, je recommanderais de lancer 1 à 2 campagnes par mois. De cette façon, vous pouvez vraiment vous concentrer sur ces programmes en couple et les créer comme de grands événements qui génèrent le même trafic que 4 webinaires plus petits.

Faire correspondre les sujets aux campagnes marketing

C'est vraiment ce qui détermine la composition de votre calendrier de webinaires. Quelles campagnes marketing lancez-vous au cours du prochain trimestre ?

Pour cette première étape, consultez vos responsables marketing pour avoir une idée des thèmes marketing de haut niveau que vous souhaitez couvrir. Si votre entreprise prévoit de pousser sa solution ABM au cours du prochain trimestre, il est logique que vous basiez un grand nombre de vos webinaires sur le leadership éclairé ABM. De cette façon, les webinaires travaillent vers les objectifs de votre entreprise. Si vous organisez un webinaire sur les 10 meilleures équipes de la NBA des années 80, j'y participerais certes, mais je n'envisagerai pas d'acheter chez vous par la suite.

Choisir des partenaires

Très bien, vous avez défini les sujets de vos webinaires pour le trimestre. Vous avez 6 programmes de webinaires qui vous plaisent vraiment pour le trimestre. Maintenant, vous devez trouver des partenaires. Les partenaires de webinaire sont d'autres entreprises que vous contactez pour co-présenter le contenu du webinaire. Ils fournissent un conférencier pour correspondre au vôtre, font la moitié du travail sur la présentation et acceptent d'aider à générer des prospects en échange d'une part de prospect.

Si vous souhaitez organiser les webinaires en solo, tout le pouvoir est à vous — ignorez le reste de cette section.

Mais je recommande fortement de trouver un partenaire pour au moins 1 webinaire par mois car ils :

Enlevez une partie du fardeau de la promotion
Générez de nouveaux prospects en dehors de votre base de données

Lors du choix des partenaires, vous ne voulez évidemment pas partager les prospects avec un concurrent. Mais il y a beaucoup d'entreprises dans votre espace général (tech B2B par exemple) qui ciblent le même public que vous, mais offrent un service complètement différent. De cette façon, vous dirigez tous les deux des pistes pour vos ICP respectifs, mais vous ne vous marchez pas sur les pieds.

Il est utile de choisir des partenaires clients ou étroitement associés à votre entreprise pour la seule raison que vous y avez des contacts et un rapport avec leur marque.

Une fois que vous avez votre liste idéale de partenaires, rédigez une proposition de co-marketing rapide dans un document Google et envoyez-la à votre point de contact dans l'autre entreprise. Ce document doit inclure tous les détails de haut niveau dont ils ont besoin avant de s'engager à co-héberger. Ceci comprend:

Titre du webinaire
Résumé, c'est-à-dire la description courte de 2 à 3 paragraphes du contenu du webinaire avec 3 apprentissages clés que les téléspectateurs tireront du webinaire
Accord de partage de plomb (c'est-à-dire que nous acceptons chacun de conduire au moins 150 inscriptions)
Si le partenaire atteint son objectif de prospect, offrez-lui la liste complète des prospects
Si le partenaire rate l'objectif, proposez de faire correspondre le nombre de prospects qu'il a générés avec les prospects que vous avez générés.
Engagement promotionnel - "nous enverrons chacun 3 e-mails et 6 messages sociaux faisant la promotion du webinaire"
Répartition claire des responsabilités - "nous créons la page de destination et hébergeons le webinaire en direct, vous construisez la moitié de la présentation"

Une fois que les partenaires se sont engagés et que le sujet/résumé a été convenu, envoyez IMMÉDIATEMENT les cales du calendrier à toutes les parties impliquées pour un appel de planification (~ mois avant le webinaire) , un essai (~ semaine avant le webinaire) et le direct enregistrement (~jour du webinaire) .

Vous ne voulez pas de confusion ou de brouillage de dernière minute. L'accord de partenariat et le calendrier garantissent que chacun connaît ses responsabilités et ses engagements de temps.

Étape 2 : Technologie et suivi

Le calendrier est tracé pour le trimestre, les partenaires ont été confirmés et vous êtes prêt à lancer les webinaires et à commencer à générer des prospects. Impressionnant. Maintenant, vous n'allez pas aimer cette partie, mais... vous allez avoir besoin de BEAUCOUP de technologie pour y arriver.

Voici essentiellement ce que vous regardez :

Plateforme de gestion de projet – Pour vous rassurer

Comme je l'ai dit, les webinaires sont une bête compliquée. Je vais à un niveau très élevé ici et je suis à 1400 mots en ce moment. Il est essentiel que vous disposiez d'une sorte d'outil organisationnel pour vous assurer que tous les membres de votre équipe interne comprennent leurs responsabilités en ce qui concerne chaque webinaire.

Vous pouvez certainement le faire dans un document Google si votre équipe est petite et que l'argent est limité. Mais si vous avez un budget, j'envisagerais de choisir quelque chose comme Asana ou Monday.com .

Comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessus, ces plates-formes vous permettent de cartographier chaque étape d'un webinaire individuel et de marquer les principales parties prenantes avec les dates d'échéance des livrables nécessaires pour ce webinaire. Par exemple, j'avais l'habitude de marquer notre équipe graphique chaque fois que j'ajoutais un nouveau webinaire sur notre calendrier principal sur Asana, afin qu'ils sachent créer un graphique pour le webinaire à une certaine date.

Cela vous soulage beaucoup de la charge de savoir que certaines choses sont faites sans que vous ayez à vous souvenir de chaque détail de chaque webinaire à chaque instant.

Plateforme vidéo – Ainsi, le webinaire est enregistré
Vous devez héberger le webinaire quelque part, n'est-ce pas ? Celui-ci est non négociable pour des raisons évidentes. Je recommande d'utiliser une plate-forme que vous connaissez comme Zoom. Il vous suffit d'ajouter une mise à niveau à votre plan pour inclure l'hébergement de webinaires.
Zoom est super simple à utiliser pour les webinaires. Quelques clics et vous avez un webinaire prêt à être mis en ligne à la date et à l'heure de votre choix qui sera automatiquement enregistré et sauvegardé sur votre compte Zoom pour une utilisation future. De plus, tout le monde a Zoom, il n'y a donc aucun problème à faire participer les gens au webinaire.
Si vous êtes nouveau dans les webinaires, je pourrais recommander une plate-forme plus spécifique aux webinaires comme GoToWebinar ou ON24 car ils peuvent vous décharger d'une grande partie de la logistique. Mais si vous connaissez bien un webinaire, alors Zoom est mon choix.
Calendrier virtuel – Pour que vos invités n'oublient pas
Ce n'est pas nécessaire à 100 %, surtout si vous pouvez envoyer des liens de rappel via une autre plate-forme, mais j'ai trouvé utile d'avoir un compte AddEvent . Je pourrais brancher un webinaire avec la date, le titre, la description, le lien Zoom, etc. et envoyer le lien généré par le site dans mon e-mail de confirmation aux invités qui s'inscrivent à un webinaire. Le lien leur permet d'ajouter immédiatement le webinaire à leurs calendriers afin qu'ils n'oublient pas qu'il s'en vient.
Site Web - Pour tous vos besoins de page de destination et d'inscription
Donc, en supposant que vous êtes celui qui héberge le webinaire, vous devez créer une page de destination pour capturer les inscriptions. Encore une fois, vous pouvez utiliser une plate-forme de webinaire pour cela, mais à mon avis, c'est plus personnalisé si la page est hébergée directement sur votre site.
Vous pouvez créer la page en utilisant la plate-forme sur laquelle le site Web de votre entreprise est hébergé. Dans mon cas chez Drift, c'était WordPress . Chaque page de destination a suivi le même modèle de base :
Vous voudrez ajouter un formulaire d'inscription ou un chatbot (si c'est votre style) pour permettre aux prospects de s'inscrire et de capturer toutes les données que vous jugez nécessaires pour votre équipe de vente. Choisissez les champs de données qui comptent pour votre entreprise.
Suivi des données – Vous savez donc qui a fait quoi
Ok, les gens s'inscrivent sur votre nouvelle page de destination. Maintenant, où vont toutes ces informations ? Vous voudrez travailler avec votre équipe d'exploitation, ou la chose la plus proche, pour mettre en place une intégration entre votre formulaire d'inscription/chatbot et la plateforme que vous utilisez pour suivre les données. Au fur et à mesure que les prospects s'inscrivent, ils doivent être ajoutés à votre plateforme de données en temps réel avec l'activité notée.
Ce processus varie considérablement pour chaque entreprise, je ne peux donc pas entrer trop dans les détails ici. Mais assurez-vous que pour chaque webinaire, vous disposez d'une campagne spécifique créée dans Salesforce ou sur la plate-forme que vous utilisez pour suivre l'activité des prospects. Dans cette campagne, vous souhaiterez inclure le titre du webinaire, une brève description du contenu et toute autre information que vous jugez utile à votre équipe de vente.
N'oubliez pas que le but du webinaire est d'obtenir des prospects pour les ventes, alors activez-les autant que vous le pouvez. Ils ont besoin de savoir quel était le contenu du webinaire, car il façonne leur portée.
Plateforme d'automatisation du marketing - Je dois envoyer des e-mails
Enfin, utilisez votre e-mail ou votre plateforme d'automatisation du marketing pour envoyer l'e-mail de confirmation une fois qu'un prospect s'est inscrit. J'ai utilisé trois plates-formes distinctes pendant mon séjour chez Drift et je les ai toutes trouvées parfaitement capables d'automatiser des tâches de base comme les confirmations.
Votre e-mail de confirmation standard devrait ressembler à ceci et se déclencher automatiquement lors de l'inscription :
Super basique, pas trop fantaisiste ou stylisé. Incluez simplement les informations de base (date, titre, etc.), fournissez les liens nécessaires et ajoutez un peu de peps. Facile.
Étape 3 : promotion
Enfin, ma partie préférée. Tous les trucs ennuyeux sont à l'écart. Votre calendrier est plein, votre page de destination est en ligne, vous avez configuré vos automatisations, il est maintenant temps d'amener les gens au webinaire.
Il existe un tas de canaux que vous pouvez exploiter pour la promotion de webinaires. Celui que j'ai trouvé le plus efficace est sans équivoque le courrier électronique . La clé pour favoriser l'inscription aux webinaires par e-mail est un ciblage spécifique. Si vous vaporisez et priez sur vos e-mails de webinaire, vous obtiendrez beaucoup de désinscriptions et votre adresse IP s'effondrera. Mais si vous concentrez vos e-mails sur le bon public, vous constaterez que les taux d'engagement et d'inscription seront beaucoup plus élevés.
Par exemple, si j'héberge un webinaire sur ABM, je souhaite filtrer mon ciblage uniquement sur les spécialistes du marketing, les titres de gestionnaire + (décideurs) et ajouter toute personne ayant assisté à mes précédents webinaires sur ABM ou sur des sujets similaires. De cette façon, vous obtenez un flux constant de visiteurs réguliers du webinaire et vous construisez votre audience commercialisable.
Passons maintenant aux choses vraiment amusantes - les e-mails eux-mêmes. Il existe différentes tactiques que vous pouvez utiliser lors de l'envoi de ces e-mails. Voici les tactiques, et des exemples de chacune, tirées de mes propres journées de promotion de webinaires :
L'histoire de la ligne d'objet
Donc, ce type d'e-mail consiste à mettre en place un récit avec la ligne d'objet. Vous voyez cette ligne : "3 096 miles pour une synchronisation de webinaire" et vous êtes immédiatement intrigué. Même si vous n'êtes pas intéressé par les webinaires, vous pouvez cliquer pour voir ce que cela signifie.
Ensuite, vous entrez dans l'e-mail et tout à coup, il y a cette vraie histoire d'un hôte de webinaire qui vit à travers le pays, mais a pris le temps de se rencontrer en personne dans notre bureau pendant qu'elle était en ville, pour passer en revue les détails du webinaire. Cela vous fait penser, "wow, ça va être un webinaire sérieux... peut-être que je devrais y jeter un coup d'œil." Préparez le terrain dans la ligne d'objet et gardez-les accrochés à travers le corps jusqu'au CTA.
L'e-mail de nouveauté
Ne devenez pas trop dépendant de ceux-ci, car cela devient ringard si vous le faites trop souvent. Mais si l'inspiration vous vient, un e-mail de nouveauté comme celui-ci peut être un moyen très amusant d'engager un prospect. C'est un écart par rapport aux trucs de vente normaux qui polluent généralement leur boîte de réception, et c'est un excellent jeu social. Les spécialistes du marketing voient un e-mail comme celui-ci et souhaitent le publier sur les réseaux sociaux comme exemple de marketing amusant. Vous obtenez maintenant des vues et de l'intérêt de personnes extérieures à votre liste de diffusion.
Le jeu de preuve
Preuve, preuve, preuve. Bon dans tout contenu marketing, excellent dans les invitations à des webinaires. La ligne d'objet est intrigante et les données établissent immédiatement la crédibilité. 425 millions de dollars de ventes ? Ces gars doivent savoir ce qu'ils font. Je veux entendre quels conseils ils ont à offrir.
Simple (mais amusant)
E-mail super simple, réel et amusant. C'était un vrai convo Slack que j'avais avec Cody. L'e-mail couvre le contenu de base du webinaire, tout en minimisant l'élément marketing manifeste du message. Il y a aussi un grand élément humain en jeu ici. Ce sont de vraies personnes, pas seulement des robots marketing. C'est un e-mail amusant qui offre toujours de la valeur.
J'espère que vous avez apprécié/appris une chose ou deux. Contactez-moi sur LI , Twitter si vous souhaitez parler des spécificités du webinaire ou de la manière dont vous pouvez optimiser le programme de webinaire dans votre entreprise.
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Joyeux 4 ! Criez à l'Amérique.