Qué hay en un seminario web Parte 1: El proceso previo al seminario web

Publicado: 2021-07-01

*Hola, Jorge aquí. Administro gran parte del contenido en DGMG y Dave me hace abrir un blog de vez en cuando. Este tema está bien en mi timonera, así que pensé en exponer algunas ideas al respecto.

Así que ha decidido iniciar un programa de seminarios web. ¡Felicidades!

Los seminarios web son una excelente manera de generar clientes potenciales en la parte superior del embudo que puede convertir en clientes con el tiempo. Me gustaría saber. Pasé la mayor parte de mis 2 años en Drift ejecutando todo su programa de seminarios web, desde la sopa hasta las nueces. Y si bien hubo MUCHOS dolores de crecimiento al principio (tenía como 3 meses fuera de la universidad, déjeme un poco de holgura), finalmente el canal se convirtió en una máquina líder estable y bien engrasada.

Pero tenga cuidado: el juego del seminario web no es para los débiles de corazón. Requiere mucha planificación, energía y una cantidad sorprendentemente grande de detalles para lo que en última instancia será una presentación de solo 30 minutos a 1 hora.

Por eso es necesario un proceso adecuado. Si puede convertir su programa de seminario web en una ciencia, con cada paso trazado tan claramente que literalmente puede hacerlo mientras duerme (solía tener algunos sueños extraños de estrés) , entonces los clientes potenciales fluirán y su vida laboral mejorará. ser una brisa

Así que he preparado para usted una vista de alto nivel del proceso exacto que utilicé para cada seminario web que realicé en Drift. Por el bien de su tiempo, estoy dividiendo el blog en procedimientos previos y posteriores al seminario web, este blog obviamente cubre el primero. El proceso posterior al seminario web estará disponible el viernes, así que vuelva a consultar aquí. No espero que copie cada pequeña cosa que expongo a continuación. Más bien, use este blog como una guía para ayudarlo a comenzar a realizar seminarios web o mejorar su programa de seminarios web existente. Vamos.

Paso 1: Planificación

El proceso del seminario web comienza ~ tres meses antes de que su seminario web realmente se publique.

El principal desafío que encontrará cuando ejecuta un programa de seminarios web bastante sólido es que hay varios seminarios web en diferentes etapas de desarrollo que debe administrar a diario. Es posible que esté trabajando en correos electrónicos de recordatorio para un seminario web al día siguiente, al mismo tiempo que crea la página de destino para un seminario web dentro de un mes. Puede ser abrumador.

Es por eso que necesita tener un plan claro para todo el trimestre que se decida y apruebe Esto significa trazar un calendario de seminarios web, asegurar socios (si es necesario), acordar temas, participación de liderazgo, división del trabajo, etc. Todos estos son detalles que deben administrarse con mucha anticipación para que pueda dedicar el tiempo previo a la webinar promoviendo y creando gran contenido.

Calidad sobre cantidad

El proceso de su seminario web es único para usted. Gran parte del resultado de su seminario web está determinado por sus objetivos, cuánto énfasis se pone en los seminarios web como un canal líder en su empresa y el tamaño del equipo. Si tiene un equipo de marketing de 3 personas, probablemente no desee realizar 6 seminarios web al mes. Demonios, si tiene un equipo de marketing de 80 personas, no querrá realizar 6 seminarios web al mes.

Pero tenga en cuenta su situación particular cuando decida cuántos seminarios web realizará por mes. En Drift, ejecuté 4-5 programas cada mes porque había una gran carga en el canal de seminarios web como conductor principal. Para la mayoría de las empresas, especialmente las que acaban de sumergirse en las aguas de los seminarios web, recomendaría realizar 1 o 2 campañas al mes. De esa manera, realmente puede concentrarse en esos dos programas y desarrollarlos como grandes eventos que generen la misma cantidad de tráfico que 4 seminarios web más pequeños.

Coincidencia de temas con campañas de marketing

Esto es realmente lo que determina la composición de su calendario de seminarios web. ¿Qué campañas de marketing está ejecutando en el próximo trimestre?

Para este primer paso, consulte con sus líderes de marketing para tener una idea de los temas de marketing de alto nivel que desea cubrir. Si su empresa planea impulsar su solución ABM el próximo trimestre, tiene sentido que base muchos de sus seminarios web en el liderazgo intelectual de ABM. De esa manera, los seminarios web están trabajando para alcanzar los objetivos de su empresa. Si organiza un seminario web sobre los 10 mejores equipos de la NBA de los años 80, ciertamente asistiría, pero no voy a considerar comprarle después.

Elección de socios

Muy bien, ha trazado los temas de su seminario web para el trimestre. Tiene 6 programas de seminarios web con los que se siente muy bien para el trimestre. Ahora necesitas encontrar socios. Los socios de seminarios web son otras empresas con las que se comunica para copresentar el contenido del seminario web. Proporcionan un orador que coincida con el suyo, hacen la mitad del trabajo en la presentación y aceptan ayudar a generar clientes potenciales a cambio de una participación de liderazgo.

Si desea ejecutar los seminarios web solo, todo el poder para usted: omita el resto de esta sección.

Pero recomiendo encarecidamente encontrar un socio para al menos 1 seminario web al mes porque:

Eliminar parte de la carga de la promoción
Genere nuevos clientes potenciales netos desde fuera de su base de datos

Al elegir socios, obviamente no desea dividir clientes potenciales con un competidor. Pero hay muchas empresas en su espacio general (tecnología B2B, por ejemplo) que se dirigen a la misma audiencia que usted, pero ofrecen un servicio completamente diferente. De esa manera, ambos están impulsando clientes potenciales para sus respectivos ICP, pero sin pisar los dedos del otro.

Es útil elegir socios que sean clientes o estén estrechamente relacionados con su negocio por la única razón de que tiene contactos allí y una relación con su marca.

Una vez que tenga su lista ideal de socios, elabore una propuesta rápida de marketing conjunto en un documento de Google y envíela a su punto de contacto en la otra empresa. Este documento debe incluir todos los detalles de alto nivel que necesitan antes de comprometerse a ser coanfitrión. Esto incluye:

Título del seminario web
Resumen, es decir, la descripción breve de 2-3 párrafos del contenido del seminario web con 3 aprendizajes clave que los espectadores obtendrán del seminario web
Acuerdo de participación principal (es decir, cada uno de nosotros acepta generar al menos 150 registros)
Si el socio alcanza su objetivo principal, ofrézcale la lista completa de clientes potenciales
Si el socio no logra el objetivo, ofrezca igualar la cantidad de clientes potenciales que generaron con los clientes potenciales que usted generó.
Compromiso promocional: "cada uno de nosotros enviaremos 3 correos electrónicos y 6 publicaciones sociales para promocionar el seminario web"
Desglose claro de responsabilidades: "hacemos la página de inicio y organizamos el seminario web en vivo, usted construye la mitad de la presentación"

Una vez que los socios estén comprometidos y se haya acordado el tema/resumen, envíe INMEDIATAMENTE las reservas del calendario a todas las partes involucradas para una llamada de planificación (~un mes antes del seminario web) , una prueba (~una semana antes del seminario web) y la presentación en vivo. grabación (~día del webinar) .

No quieres ninguna confusión o lucha de última hora. El acuerdo de asociación y el calendario garantizan que todos conozcan sus responsabilidades y compromisos de tiempo.

Paso 2: Tecnología y seguimiento

El calendario está diseñado para el trimestre, se han confirmado los socios y está listo para organizar los seminarios web y comenzar a generar clientes potenciales. Impresionante. Ahora no te va a encantar esta parte, pero... vas a necesitar MUCHA tecnología para que eso suceda.

Esto es esencialmente lo que estás viendo:

Plataforma de gestión de proyectos: para estar tranquilo

Como dije, los seminarios web son una bestia complicada. Voy a un nivel súper alto aquí y estoy en 1400 palabras en este momento. Es esencial que tenga algún tipo de herramienta organizativa para asegurarse de que todos en su equipo interno entiendan sus responsabilidades en lo que respecta a cada seminario web.

Sin duda, puede hacer esto en un Documento de Google si su equipo es pequeño y el dinero es escaso. Pero si tienes algo de presupuesto, consideraría saltar a algo como Asana o Monday.com .

Como puede ver en la imagen de arriba, estas plataformas le permiten trazar un mapa de cada paso de un seminario web individual y etiquetar a las partes interesadas clave con las fechas de vencimiento de los entregables necesarios para ese seminario web. Por ejemplo, solía etiquetar a nuestro equipo de gráficos cada vez que agregaba un nuevo seminario web a nuestro calendario maestro en Asana, para que supieran que debían crear un gráfico para el seminario web en una fecha determinada.

Le quita gran parte de la carga de su mente saber que ciertas cosas se están haciendo sin que tenga que recordar cada detalle de cada seminario web en cada momento.

Video Platform – Así se graba el webinar
Tienes que organizar el seminario web en algún lugar, ¿verdad? Este no es negociable por razones obvias. Recomiendo usar una plataforma con la que esté familiarizado como Zoom. Solo necesita agregar una actualización a su plan para incluir alojamiento de seminarios web.
Zoom es súper simple de operar para seminarios web. Un par de clics y tendrá un seminario web listo para comenzar en la fecha y hora que elija, que se grabará y guardará automáticamente en su cuenta de Zoom para uso futuro. Además, todos tienen Zoom, por lo que no hay problema para que las personas participen en el seminario web.
Si es nuevo en los seminarios web, podría recomendarle una plataforma más específica para seminarios web como GoToWebinar u ON24 , ya que pueden quitarle gran parte de la logística. Pero si sabe manejarse en un seminario web, entonces Zoom es mi elección.
Calendario Virtual – Para que tus invitados no se olviden
Esto no es 100% necesario, especialmente si puede enviar enlaces de recordatorio a través de otra plataforma, pero me resultó útil tener una cuenta de AddEvent . Podría conectar un seminario web con la fecha, el título, la descripción, el enlace de Zoom, etc. y enviar el enlace que genera el sitio en mi correo electrónico de confirmación a los invitados que se inscriban en un seminario web. El enlace les permite agregar el seminario web a sus calendarios inmediatamente para que no se olviden de que se acerca.
Sitio web: para todas sus necesidades de página de destino y registro
Entonces, suponiendo que usted sea el anfitrión del seminario web, debe crear una página de destino para capturar los registros. Nuevamente, podría usar una plataforma de seminarios web para esto, pero en mi opinión, es más personalizado si la página está alojada directamente en su sitio.
Puede crear la página utilizando cualquier plataforma en la que esté alojado el sitio web de su empresa. En mi caso en Drift, eso fue WordPress . Cada página de destino siguió la misma plantilla básica:
Querrá agregar un formulario de registro o un chatbot (si ese es su estilo) para permitir que los prospectos se registren y capturen cualquier información que considere necesaria para su equipo de ventas. Elija los campos de datos que son importantes para su negocio.
Seguimiento de datos: para que sepa quién hizo qué
Ok, las personas se están registrando en su nueva y brillante página de destino. Ahora, ¿a dónde va toda esa información? Querrá trabajar con su equipo de operaciones, o lo más parecido a él, para configurar una integración entre su formulario de registro/chatbot y la plataforma que utiliza para rastrear datos. A medida que los prospectos se registran, deben agregarse a su plataforma de datos en tiempo real con la actividad anotada.
Este proceso varía ampliamente para cada empresa, por lo que no puedo entrar en demasiados detalles aquí. Pero asegúrese de que para cada seminario web tenga una campaña específica creada en Salesforce o cualquier plataforma que utilice para realizar un seguimiento de la actividad de los clientes potenciales. En esa campaña, querrá incluir el título del seminario web, una breve descripción del contenido y cualquier otra información que considere útil para su equipo de ventas.
Recuerde, el objetivo del seminario web es obtener clientes potenciales para las ventas, así que habilítelos tanto como pueda. Necesitan saber cuál fue el contenido del seminario web, ya que da forma a su alcance.
Plataforma de automatización de marketing: tengo que enviar algunos correos electrónicos
Finalmente, use su correo electrónico o plataforma de automatización de marketing para enviar el correo electrónico de confirmación una vez que se registre un prospecto. Usé tres plataformas separadas en mi tiempo en Drift y las encontré perfectamente capaces de automatizar tareas básicas como confirmaciones.
Su correo electrónico de confirmación estándar debería verse así y activarse automáticamente al registrarse:
Súper básico, no demasiado elegante o estilizado. Simplemente incluya la información básica (fecha, título, etc.), proporcione los enlaces necesarios y agregue un poco de energía. Fácil.
Paso 3: Promoción
Finalmente, mi parte favorita. Todas las cosas aburridas están fuera del camino. Su calendario está lleno, su página de destino está en vivo, ha configurado sus automatizaciones, ahora es el momento de llevar a las personas al seminario web.
Hay un montón de canales que puede aprovechar para la promoción de seminarios web. El que he encontrado más exitoso es inequívocamente el correo electrónico . La clave para impulsar el registro de seminarios web por correo electrónico es la orientación específica. Si rocía y reza en los correos electrónicos de sus seminarios web, obtendrá muchas cancelaciones de suscripción y su IP se hundirá. Pero si enfoca sus correos electrónicos en la audiencia correcta, encontrará que las tasas de participación y registro serán mucho más altas.
Por ejemplo, si estoy organizando un webinar sobre ABM, quiero filtrar mi segmentación solo para vendedores, gerentes y títulos (tomadores de decisiones) y agregar a cualquiera que haya asistido a mis webinars anteriores sobre ABM o temas similares. Obtiene un flujo constante de asistentes repetidos al seminario web de esa manera y construye su audiencia comercializable.
Ahora, las cosas realmente divertidas: los correos electrónicos en sí. Hay algunas tácticas diferentes que puede usar al enviar estos correos electrónicos. Estas son las tácticas y ejemplos de cada una de mis propios días de promoción de seminarios web:
La historia de la línea de asunto
Entonces, este tipo de correo electrónico se trata de configurar una narrativa con la línea de asunto. Ve esa línea: "3,096 millas para una sincronización de seminario web", y de inmediato se siente intrigado. Incluso si no tiene interés en los seminarios web, puede hacer clic para ver lo que eso significa.
Luego ingresa al correo electrónico y, de repente, aparece esta historia real de un anfitrión de seminario web que vive en todo el país, pero se tomó el tiempo de reunirse en persona en nuestra oficina mientras estaba en la ciudad, para repasar los detalles del seminario web. Eso te hace pensar, "wow, este va a ser un seminario web serio... tal vez debería echarle un vistazo". Establezca el escenario en la línea de asunto y manténgalos enganchados a través del cuerpo hasta el CTA.
El correo electrónico novedoso
No se vuelva demasiado dependiente de estos porque se vuelve cursi si lo hace con demasiada frecuencia. Pero si llega la inspiración, un correo electrónico novedoso como este puede ser una forma muy divertida de atraer a un cliente potencial. Es una desviación de las cosas normales de ventas que generalmente contaminan su bandeja de entrada, y es un gran juego social. Los especialistas en marketing ven un correo electrónico como este y quieren publicarlo en las redes sociales como un ejemplo de divulgación de marketing divertida. Ahora está recibiendo vistas e interés de personas fuera de su lista de correo electrónico.
La obra de prueba
Prueba, prueba, prueba. Bueno en cualquier contenido de marketing, excelente en invitaciones a seminarios web. La línea de asunto es intrigante y los datos inmediatamente establecen credibilidad. $425 millones en ventas? Estos tipos deben saber lo que están haciendo. Quiero escuchar qué consejos tienen para ofrecer.
Directo (pero divertido)
Correo electrónico súper simple, real y divertido. Esa fue una conversación real de Slack que tuve con Cody. El correo electrónico cubre el contenido básico del seminario web, mientras minimiza el elemento de marketing manifiesto del mensaje. Aquí también hay un gran elemento humano en juego. Estas son personas reales, no solo robots de marketing. Es un correo electrónico divertido que aún proporciona valor.
Espero que hayas disfrutado/aprendido una cosa o dos. Contácteme en LI , Twitter si desea hablar sobre los detalles del seminario web o cómo puede optimizar el programa de seminario web en su empresa.
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¡Feliz 4to! Grita América.