Apa yang ada di Webinar Bagian 1: Proses Pra-Webinar

Diterbitkan: 2021-07-01

* Hai, George di sini. Saya mengelola banyak konten di DGMG dan Dave membuat saya menendang blog sesekali. Topik ini baik-baik saja di ruang kemudi saya, jadi saya pikir saya akan memikirkan masalah ini.

Jadi, Anda telah memutuskan untuk memulai program webinar. Selamat!

Webinar adalah cara yang bagus untuk mendorong prospek saluran teratas yang dapat Anda kembangkan menjadi pelanggan dari waktu ke waktu. Saya ingin tahu. Saya menghabiskan sebagian besar dari 2 tahun saya di Drift menjalankan seluruh program webinar mereka, sup hingga kacang. Dan sementara ada BANYAK rasa sakit yang tumbuh pada awalnya, (saya seperti 3 bulan keluar dari perguruan tinggi, membuat saya sedikit kendur), akhirnya saluran itu tumbuh menjadi mesin timbal yang stabil dan diminyaki dengan baik.

Namun berhati-hatilah — game webinar ini bukan untuk orang yang lemah hati. Ini membutuhkan banyak perencanaan, energi, dan detail yang sangat besar untuk apa yang pada akhirnya hanya akan menjadi presentasi 30 menit hingga 1 jam.

Untuk itu diperlukan proses yang tepat. Jika Anda bisa membuat program webinar Anda menjadi sains, dengan setiap langkah dipetakan dengan sangat jelas sehingga Anda benar-benar dapat melakukannya dalam tidur Anda, (dulu saya memiliki mimpi stres yang aneh) , maka prospek akan mengalir dan kehidupan kerja Anda akan menjadi mudah.

Jadi saya telah mengumpulkan untuk Anda, tampilan tingkat tinggi dari proses persis yang saya gunakan untuk setiap webinar yang pernah saya jalankan di Drift. Demi waktu Anda, saya memecah blog menjadi prosedur pra dan pasca webinar, blog ini jelas mencakup yang pertama. Proses pasca-webinar akan tersedia pada hari Jumat, jadi periksa kembali di sini. Saya tidak mengharapkan Anda untuk menyalin setiap hal kecil yang saya paparkan di bawah ini. Melainkan, gunakan blog ini sebagai panduan untuk membantu Anda mulai menjalankan webinar atau meningkatkan program webinar yang ada. Ayo pergi.

Langkah 1: Perencanaan

Proses webinar dimulai ~tiga bulan sebelum webinar Anda benar-benar ditayangkan.

Tantangan utama yang akan Anda hadapi saat menjalankan program webinar yang cukup kuat adalah bahwa ada banyak webinar di berbagai tahap pengembangan yang harus Anda kelola setiap hari. Anda mungkin sedang mengerjakan email pengingat untuk webinar pada hari berikutnya, sambil secara bersamaan membangun halaman arahan untuk webinar yang keluar sebulan. Hal ini dapat menjadi luar biasa.

Itu sebabnya Anda perlu memiliki rencana yang jelas untuk seluruh kuartal yang diputuskan dan disetujui Ini berarti memetakan kalender webinar, mengamankan mitra (jika perlu), menyetujui topik, pembagian prospek, pembagian kerja, dll. Ini semua adalah detail yang perlu dikelola dengan baik sebelumnya sehingga Anda dapat meluangkan waktu sebelum webinar mempromosikan dan membuat konten hebat.

Kualitas diatas kuantitas

Proses webinar Anda unik untuk Anda. Satu ton output webinar Anda ditentukan oleh tujuan Anda, seberapa banyak penekanan ditempatkan pada webinar sebagai saluran utama di perusahaan Anda, dan ukuran tim. Jika Anda memiliki tim pemasaran 3 orang, Anda mungkin tidak ingin menjalankan 6 webinar sebulan. Neraka, jika Anda memiliki tim pemasaran 80 orang, Anda tidak ingin menjalankan 6 webinar sebulan.

Tetapi pertimbangkan situasi unik Anda saat memutuskan berapa banyak webinar yang akan Anda jalankan/bulan. Di Drift, saya menjalankan 4-5 program setiap bulan karena ada beban berat yang ditempatkan di saluran webinar sebagai driver utama. Untuk sebagian besar perusahaan, terutama yang baru saja terjun ke dunia webinar, saya akan merekomendasikan menjalankan 1-2 kampanye sebulan. Dengan begitu Anda dapat benar-benar fokus pada program pasangan tersebut dan menjadikannya sebagai acara besar yang mendorong jumlah lalu lintas yang sama dengan 4 webinar yang lebih kecil.

Mencocokkan Topik dengan Kampanye Pemasaran

Inilah yang benar-benar menentukan susunan kalender webinar Anda. Kampanye pemasaran apa yang Anda jalankan di kuartal berikutnya?

Untuk langkah pertama ini, konsultasikan dengan pemimpin pemasaran Anda untuk memahami tema pemasaran tingkat tinggi yang ingin Anda liput. Jika perusahaan Anda berencana untuk mendorong solusi ABM mereka pada kuartal berikutnya, masuk akal jika Anda mendasarkan banyak webinar Anda pada kepemimpinan pemikiran ABM. Dengan begitu webinar bekerja menuju tujuan perusahaan Anda. Jika Anda menyelenggarakan webinar tentang 10 tim NBA teratas tahun 80-an, tentu saja saya akan hadir, tetapi saya tidak akan mempertimbangkan untuk membeli dari Anda sesudahnya.

Memilih Mitra

Oke bagus, Anda telah memetakan topik webinar Anda untuk kuartal ini. Anda memiliki 6 program webinar yang menurut Anda sangat bagus untuk kuartal ini. Sekarang Anda perlu mencari mitra. Mitra webinar adalah perusahaan lain yang Anda hubungi untuk mempresentasikan konten webinar. Mereka menyediakan pembicara untuk mencocokkan Anda sendiri, melakukan setengah dari pekerjaan pada presentasi, dan setuju untuk membantu mendorong prospek dengan imbalan pembagian prospek.

Jika Anda ingin menjalankan webinar sendirian, semua kekuatan untuk Anda — lewati sisa bagian ini.

Tapi saya sangat merekomendasikan mencari mitra untuk setidaknya 1 webinar sebulan karena mereka:

  1. Singkirkan sebagian beban promosi
  2. Dorong prospek baru bersih dari luar basis data Anda

Saat memilih partner, tentunya Anda tidak ingin berpisah dengan kompetitor. Tetapi ada banyak perusahaan di ruang umum Anda (misalnya teknologi B2B) yang menargetkan audiens yang sama dengan Anda, tetapi menawarkan layanan yang sama sekali berbeda. Dengan cara itu Anda berdua mengarahkan petunjuk untuk ICP Anda masing-masing tetapi tidak saling menginjak.

Ini membantu untuk memilih mitra yang merupakan pelanggan atau terkait erat dengan bisnis Anda karena satu-satunya alasan bahwa Anda memiliki kontak di sana dan hubungan baik dengan merek mereka.

Setelah Anda memiliki daftar mitra ideal, kumpulkan proposal pemasaran bersama cepat di dokumen Google dan kirimkan ke kontak Anda di perusahaan lain. Dokumen ini harus menyertakan setiap detail tingkat tinggi yang mereka butuhkan sebelum berkomitmen untuk menjadi tuan rumah bersama. Ini termasuk:

  • Judul webinarnya
  • Abstrak yaitu deskripsi singkat 2-3 paragraf dari konten webinar dengan 3 pembelajaran utama yang akan diperoleh pemirsa dari webinar
  • Perjanjian pembagian prospek (yaitu Kami masing-masing setuju untuk mendorong setidaknya 150 pendaftaran)
    • Jika mitra mencapai sasaran utama mereka, tawarkan mereka seluruh daftar prospek
    • Jika mitra meleset dari sasaran, tawarkan untuk mencocokkan jumlah prospek yang mereka dorong dengan prospek yang Anda dorong.
  • Komitmen promosi – “kami masing-masing akan mengirim 3 email dan 6 pos sosial yang mempromosikan webinar”
  • Perincian tanggung jawab yang jelas – “kami membuat halaman arahan dan menyelenggarakan webinar langsung, Anda membangun setengah dari presentasi”

Setelah mitra berkomitmen dan topik/abstrak telah disetujui, SEGERA mengirimkan kalender ke semua pihak yang terlibat untuk panggilan perencanaan (~bulan sebelum webinar) , lari kering (~minggu sebelum webinar) , dan siaran langsung rekaman (~hari webinar) .

Anda tidak ingin kebingungan atau berebut menit terakhir. Perjanjian kemitraan dan kalender memegang memastikan semua orang tahu tanggung jawab dan komitmen waktu mereka.

Langkah 2: Teknologi & Pelacakan

Kalender dipetakan untuk kuartal, mitra telah dikonfirmasi, dan Anda siap untuk memulai webinar dan mulai mendorong prospek. Luar biasa. Sekarang Anda tidak akan menyukai bagian ini, tapi… Anda akan membutuhkan BANYAK teknologi untuk mewujudkannya.

Inilah dasarnya apa yang Anda lihat:

Platform Manajemen Proyek – Untuk menenangkan pikiran Anda

Seperti yang saya katakan, webinar adalah binatang yang rumit. Aku akan tingkat super tinggi di sini dan aku di 1400 kata sekarang. Sangat penting bahwa Anda memiliki semacam alat organisasi untuk memastikan semua orang di tim internal Anda memahami tanggung jawab mereka karena berkaitan dengan setiap webinar.

Anda pasti bisa melakukan ini di Google Doc jika tim Anda kecil dan uangnya terbatas. Tetapi jika Anda memiliki anggaran, saya akan mempertimbangkan untuk membeli sesuatu seperti Asana atau Monday.com .

Seperti yang dapat Anda lihat pada gambar di atas, platform ini memungkinkan Anda untuk memetakan setiap langkah webinar individu dan menandai pemangku kepentingan utama dengan tanggal jatuh tempo pada kiriman yang diperlukan untuk webinar tersebut. Misalnya, saya biasa menandai tim grafis kami setiap kali saya menambahkan webinar baru ke kalender master kami di Asana, jadi mereka tahu untuk membuat grafik untuk webinar pada tanggal tertentu.

Dibutuhkan banyak beban dari pikiran Anda untuk mengetahui bahwa hal-hal tertentu sedang dilakukan tanpa Anda harus mengingat setiap detail dari setiap webinar setiap saat.

Platform Video – Jadi webinar direkam

Harus meng-host webinar di suatu tempat bukan? Yang ini tidak bisa dinegosiasikan karena alasan yang jelas. Saya sarankan menggunakan platform yang Anda kenal seperti Zoom. Anda hanya perlu menambahkan peningkatan ke paket Anda untuk menyertakan hosting webinar.

Zoom sangat mudah dioperasikan untuk webinar. Beberapa klik dan Anda memiliki webinar yang siap untuk ditayangkan pada tanggal dan waktu yang Anda pilih yang akan secara otomatis direkam dan disimpan ke akun Zoom Anda untuk digunakan di masa mendatang. Selain itu, setiap orang memiliki Zoom, jadi tidak ada masalah untuk mengajak orang ke webinar.

Jika Anda baru mengenal webinar, saya mungkin merekomendasikan platform yang lebih spesifik untuk webinar seperti GoToWebinar atau ON24 karena mereka dapat mengambil banyak logistik dari piring Anda. Tetapi jika Anda tahu jalan di sekitar webinar, maka Zoom adalah pilihan saya.

Kalender Virtual – Agar tamu Anda tidak lupa

Ini tidak 100% diperlukan, terutama jika Anda dapat mengirimkan tautan pengingat melalui platform lain, tetapi saya merasa terbantu memiliki akun AddEvent . Saya dapat memasukkan webinar dengan tanggal, judul, deskripsi, tautan Zoom, dll. dan mengirimkan tautan yang dihasilkan situs dalam email konfirmasi saya kepada tamu yang mendaftar ke webinar. Tautan memungkinkan mereka untuk segera menambahkan webinar ke kalender mereka sehingga mereka tidak lupa bahwa webinar akan segera hadir.

Situs web – Untuk semua halaman arahan dan kebutuhan pendaftaran Anda

Jadi dengan asumsi Anda yang menjadi tuan rumah webinar, Anda perlu membuat halaman arahan untuk menangkap pendaftaran. Sekali lagi, Anda dapat menggunakan platform webinar untuk ini, tetapi menurut saya itu lebih dipersonalisasi jika halaman di-host langsung di situs Anda.

Anda dapat membangun halaman menggunakan platform apa pun yang dihosting situs web perusahaan Anda. Dalam kasus saya di Drift, itu adalah WordPress . Setiap halaman arahan mengikuti template dasar yang sama:

Anda akan ingin menambahkan formulir pendaftaran atau chatbot (jika itu gaya Anda) untuk memungkinkan prospek mendaftar dan mengambil data apa pun yang Anda anggap perlu untuk tim penjualan Anda. Pilih bidang data yang penting bagi bisnis Anda.

Pelacakan data – Jadi Anda tahu siapa yang melakukan apa

Oke, orang-orang mendaftar di halaman arahan Anda yang baru. Sekarang kemana semua info itu pergi? Anda akan ingin bekerja dengan tim operasi Anda, atau yang paling dekat dengannya, untuk menyiapkan integrasi antara formulir pendaftaran/chatbot Anda dan platform yang Anda gunakan untuk melacak data. Saat prospek mendaftar, mereka harus ditambahkan ke platform data Anda secara real time dengan aktivitas yang dicatat.

Proses ini sangat bervariasi untuk setiap perusahaan, jadi saya tidak bisa menjelaskan terlalu banyak di sini. Namun pastikan untuk setiap webinar, Anda memiliki kampanye khusus yang dibuat di Salesforce atau platform apa pun yang Anda gunakan untuk melacak aktivitas prospek. Dalam kampanye tersebut, Anda sebaiknya menyertakan judul webinar, deskripsi singkat tentang konten, dan informasi lain yang menurut Anda berguna bagi tim penjualan Anda.

Ingat, inti dari webinar adalah untuk mendapatkan prospek penjualan, jadi aktifkan sebanyak mungkin. Mereka perlu tahu apa isi webinar itu, karena hal itu membentuk jangkauan mereka.

Platform Otomasi Pemasaran – Harus mengirim beberapa email

Terakhir, gunakan email atau platform otomatisasi pemasaran Anda untuk mengirimkan email konfirmasi setelah prospek mendaftar. Saya menggunakan tiga platform terpisah di waktu saya di Drift dan menemukan mereka semua sangat mampu mengotomatisasi tugas-tugas dasar seperti konfirmasi.

Email konfirmasi standar Anda akan terlihat seperti ini dan terpicu secara otomatis saat pendaftaran:

Super dasar, tidak terlalu mewah atau bergaya. Cukup sertakan info dasar (tanggal, judul, dll), berikan tautan yang diperlukan, dan tambahkan sedikit semangat. Mudah.

Langkah 3: Promosi

Akhirnya, bagian favorit saya. Semua hal yang membosankan sudah disingkirkan. Kalender Anda penuh, halaman arahan Anda aktif, Anda telah mengatur otomatisasi Anda, sekarang saatnya untuk mengajak orang ke webinar.

Ada banyak saluran yang dapat Anda manfaatkan untuk promosi webinar. Salah satu yang menurut saya paling berhasil adalah email . Kunci untuk mendorong pendaftaran webinar melalui email adalah penargetan khusus. Jika Anda menyemprot dan berdoa di email webinar Anda, Anda akan mendapatkan banyak berhenti berlangganan dan IP Anda akan berkurang. Tetapi jika Anda memfokuskan email Anda pada audiens yang tepat, Anda akan menemukan tingkat keterlibatan dan pendaftaran akan jauh lebih tinggi.

Misalnya, jika saya menyelenggarakan webinar di ABM, saya ingin memfilter penargetan saya hanya untuk pemasar, manajer+ judul (pengambil keputusan), dan menambahkan siapa saja yang menghadiri webinar saya sebelumnya tentang ABM atau topik serupa. Anda mendapatkan aliran pengunjung webinar berulang dengan cara itu, dan membangun audiens Anda yang dapat dipasarkan.

Sekarang untuk hal-hal yang sangat menyenangkan — email itu sendiri. Ada beberapa taktik berbeda yang dapat Anda gunakan saat mengirim email ini. Berikut adalah taktik, dan contoh masing-masing, dari hari-hari promosi webinar saya sendiri:

Cerita Baris Subjek

Jadi jenis email ini adalah tentang menyiapkan narasi dengan baris subjek. Anda melihat baris itu: "3.096 mil untuk sinkronisasi webinar", dan Anda langsung tertarik. Bahkan jika Anda tidak tertarik dengan webinar, Anda dapat mengklik untuk melihat apa artinya.

Kemudian Anda masuk ke email dan tiba-tiba ada kisah nyata dari host webinar yang tinggal di seluruh negeri, tetapi meluangkan waktu untuk bertemu langsung di kantor kami saat dia berada di kota, untuk membahas detail webinar. Itu membuat Anda berpikir, “wow, ini akan menjadi webinar yang serius…mungkin saya harus memeriksanya.” Atur panggung di baris subjek dan pertahankan agar tetap terhubung melalui tubuh ke CTA.

Email Baru

Jangan terlalu bergantung pada ini karena menjadi klise jika Anda melakukannya terlalu sering. Tetapi jika inspirasi datang, email baru seperti ini bisa menjadi cara yang sangat menyenangkan untuk melibatkan prospek. Ini adalah penyimpangan dari barang-barang penjualan normal yang biasanya mencemari kotak masuk mereka, dan ini adalah permainan sosial yang hebat. Pemasar melihat email seperti ini dan ingin mempostingnya di sosial sebagai contoh jangkauan pemasaran yang menyenangkan. Sekarang Anda mendapatkan tampilan dan minat dari orang-orang di luar daftar email Anda.

Permainan Bukti

Bukti, bukti, bukti. Bagus dalam konten pemasaran apa pun, bagus dalam undangan webinar. Baris subjek menarik dan data segera membangun kredibilitas. $ 425 juta dalam penjualan? Orang-orang ini harus tahu apa yang mereka lakukan. Saya ingin mendengar tips apa yang mereka tawarkan.

Lurus (Tapi Menyenangkan)

Email yang sangat sederhana, nyata, dan menyenangkan. Itu adalah obrolan Slack yang sebenarnya yang saya miliki dengan Cody. Email mencakup konten dasar webinar, sambil mengecilkan elemen pemasaran pesan yang terbuka. Ada elemen manusia yang hebat yang berperan di sini juga. Ini adalah orang-orang nyata, bukan hanya robot pemasaran. Ini adalah email menyenangkan yang masih memberikan nilai.

Semoga Anda menikmati / belajar satu atau dua hal. Hubungi saya di LI , Twitter jika Anda ingin membicarakan spesifik webinar atau bagaimana Anda dapat mengoptimalkan program webinar di perusahaan Anda.

Dan silakan mendaftar untuk buletin DGMG! Tautan berlangganan disematkan di beranda di sini . Cukup masukkan email Anda dan Anda siap melakukannya.

Selamat tanggal 4! Teriak Amerika.