Konferensi Video dari Rumah: Kiat Menjadi Pro

Konferensi video menjadi semakin lazim karena semakin banyak orang yang bekerja dari jarak jauh. Baik Anda melakukan telecommuting sementara, bekerja dari rumah secara permanen, atau merencanakan konferensi video dari kantor, penting untuk tampil seprofesional mungkin selama panggilan video ini. Berikut adalah beberapa tip untuk membantu Anda memanfaatkan gaya komunikasi ini.

Konferensi dari Rumah

Ada tiga area yang perlu ditangani saat Anda melakukan konferensi dari rumah:

1. Terlihat Profesional – Salah satu hal pertama yang akan diperhatikan orang ketika Anda berbicara dengan mereka di video adalah penampilan Anda. Baik itu cahaya, suara, atau pakaian, visual Anda harus terlihat sebagai seorang profesional.
2. Bertindak Secara Profesional – Konferensi video adalah aktivitas yang berhubungan dengan pekerjaan. Jadi meski di rumah, Anda harus bersiap seperti saat di kantor. Hindari multitasking atau memilah-milah meja Anda untuk bahan. Jika Anda perlu berbicara dengan anggota keluarga atau membuat kebisingan yang tidak terkait, pastikan untuk menggunakan fitur bisu itu!
3. Menghindari Gangguan – Konferensi video dengan keluarga, hewan peliharaan, dan bel pintu di latar belakang bisa jadi sulit. Namun, penting untuk mencoba membatasi gangguan ini saat Anda sedang menelepon rekan kerja atau klien.

Terlihat Profesional di Panggilan Video

Terlihat dan terdengar profesional di video call berarti mengendalikan lingkungan Anda. Ini bukan hanya tentang penampilan pribadi Anda; ini juga tentang mendapatkan tampilan dan suara terbaik di sekitar Anda. Berikut adalah beberapa area yang paling penting untuk dipertimbangkan.

Petir

Tak seorang pun ingin terlihat seperti sedang duduk di dalam gua. Berikut adalah beberapa tips tentang cara mengoptimalkan sumber cahaya untuk panggilan video Anda.

• Hadapi Sumber Cahaya Anda: Saat cahaya datang dari belakang Anda, latar belakang Anda akan diterangi tetapi wajah Anda menjadi gelap. Orang yang melakukan panggilan video ingin melihat Anda, jadi posisikan lampu di depan Anda atau letakkan laptop di depan jendela atau lampu untuk mendapatkan gambar terbaik.
• Sertakan Beberapa Lampu: Satu sumber cahaya dapat membuat banyak bayangan, yang mungkin mengganggu selama rapat. Jika memungkinkan, pergilah ke ruangan dengan banyak jendela atau gunakan lampu dan lampu di atas kepala agar Anda mendapatkan cahaya dari berbagai arah.
• Gunakan Cahaya Alami Jika Memungkinkan: Sinar matahari cenderung terlihat lebih merata dan tidak terlalu keras dibandingkan cahaya buatan. Jadi, jika Anda mengadakan konferensi video di siang hari, cobalah mencari ruang dengan banyak jendela untuk memanfaatkan cahaya alami terbaik.
• Pertimbangkan Ring Light: Terkadang, cahaya alami bukanlah pilihan. Jika Anda cenderung melakukan konferensi video di malam hari atau jika kantor rumah Anda berada di ruang bawah tanah, sumber cahaya khusus mungkin bermanfaat. Ring light memberikan jangkauan terbaik dan merata tepat di depan komputer Anda.
• Uji Pencahayaan Anda: Cukup dengan melihat diri Anda di kamera dapat membantu Anda menentukan apakah Anda membutuhkan lebih banyak atau lebih sedikit cahaya, atau jika Anda perlu mengubah arah.

Pakaian

Berdandan saat panggilan video sama pentingnya dengan tatap muka, jadi pastikan untuk tampil terbaik. Berikut adalah beberapa tips tentang cara berpakaian yang tepat.

• Jangan Memakai Cek atau Garis-garis: Saat Anda mengenakan pola ini pada panggilan video, gerakan tersebut dapat membuat visual yang mengganggu bagi peserta lain.
• Tetap pada Nuansa Sedang: Hitam dan putih mungkin terlihat profesional saat Anda bekerja di lingkungan kantor, tetapi mereka dapat memengaruhi pengaturan cahaya panggilan video Anda. Jika kamera mendeteksi banyak warna putih terang, misalnya, kamera dapat menyesuaikan dan membuat bagian layar lainnya tampak lebih gelap.
• Berpakaian Kasual Bisnis: Bahkan jika Anda menghabiskan sebagian besar hari Anda bekerja dengan berkeringat, panggilan video memerlukan profesionalisme. Jangan memakai sesuatu jika Anda tidak akan memakainya untuk bertemu dengan klien atau kolega secara langsung.
• Berpakaian Sepenuhnya: Anda mungkin tergoda untuk hanya berpakaian dari pinggang ke atas karena kemungkinan besar itu adalah satu-satunya bagian dari diri Anda yang akan dilihat orang. Namun, Anda tidak pernah tahu apakah Anda mungkin harus bangun untuk mendapatkan materi presentasi atau yang lainnya. Tetap berpegang pada pakaian kasual bisnis lengkap, agar aman.
• Kenakan Sesuatu yang Membuat Anda Merasa Percaya Diri: Meskipun profesionalisme itu penting, Anda tetap ingin merasa nyaman dan percaya diri. Kenakan item yang membuat Anda merasa siap untuk berkomunikasi secara bebas dan fokus pada konten rapat Anda.

Kamera

Kamera Anda adalah apa yang memungkinkan Anda untuk benar-benar terhubung dengan peserta lain secara visual. Gunakan tips ini untuk memastikan koneksi yang lancar.

• Letakkan Kamera Setinggi Mata: Menempatkan kamera di bawah atau di atas Anda dapat membuat sudut yang aneh untuk video. Selain itu, Anda akan lebih mungkin untuk benar-benar melihat ke kamera daripada diri Anda sendiri di layar jika sejajar dengan mata.
• Temukan Posisi yang Tepat: Idealnya, kamera Anda harus menunjukkan kepala dan bahu Anda, atau mungkin bagian atas tubuh Anda. Bereksperimenlah dengan komputer dan penempatan kursi Anda untuk menemukan jarak yang tepat.
• Gunakan Latar Belakang Netral: Banyak kekacauan di latar belakang kantor Anda dapat mengganggu dan tidak profesional. Temukan tempat yang terlihat rapi dan tidak mengandung sesuatu yang berpotensi sensitif atau memalukan.
• Pertimbangkan Latar Belakang Virtual: Beberapa program seperti Zoom menawarkan opsi untuk menggunakan latar belakang virtual, sehingga Anda dapat memilih untuk mengadakan rapat di depan cakrawala atau foto lain pilihan Anda. Anda memerlukan latar belakang polos agar fitur ini berfungsi. Dan Anda hanya boleh menggunakan opsi ini jika tidak akan mengalihkan perhatian peserta atau tampak tidak profesional.
• Batasi Lag: Kamera Anda terkadang dapat menunda gerakan atau membekukan jika ada banyak tekanan pada koneksi internet Anda. Sebisa mungkin, tutup tab lain di komputer Anda dan putuskan sambungan perangkat lain saat Anda sedang menelepon.

Suara

Peserta lain juga harus bisa mendengar Anda ketika giliran Anda untuk berbagi. Kiat-kiat ini dapat membantu Anda menyampaikan pesan dengan jelas.

• Waspadai Keterlambatan Suara: Terkadang suara tersendat selama panggilan, yang dapat menyebabkan peserta mencoba dan berbicara pada saat yang bersamaan. Pastikan untuk memberi isyarat bahwa Anda ingin berbicara sebelum melompat masuk dan membicarakan seseorang.
• Pertimbangkan Membeli Mikrofon: Jika Anda melakukan panggilan video secara teratur, suara internal di komputer Anda mungkin tidak memenuhi standar kualitas Anda. Anda dapat membeli mikrofon terpisah dan menyambungkannya ke komputer sehingga orang lain dapat mendengar Anda dengan lebih jelas.
• Gunakan Headphone: Saat suara berasal dari speaker komputer Anda, terkadang suara tersebut dapat berputar kembali ke mikrofon Anda dan membuat gema. Hindari ini dengan menggunakan headphone.
• Temukan Tempat yang Tenang: Beberapa bagian rumah atau kantor Anda cenderung lebih sepi daripada yang lain. Jika memungkinkan, cari tempat dengan pintu atau isolasi untuk membatasi kebisingan ekstra.
• Bicaralah dengan Jelas: Saat giliran Anda untuk berbagi, mengucapkan, dan memproyeksikan sehingga orang dapat mendengar Anda dengan jelas, seperti yang Anda lakukan selama pertemuan tatap muka.

Sebelum rapat Anda, uji kamera dan kualitas suara Anda untuk memastikan Anda memiliki koneksi yang kuat. Ini mencegah penundaan dan kebingungan selama panggilan, yang mungkin tampak sangat tidak profesional.

Bertindak Profesional di Video Call

Mengikuti etika konferensi video yang tepat membantu rapat berjalan lebih lancar dan memastikan Anda tidak kasar. Ingatlah faktor-faktor ini pada panggilan Anda berikutnya.

Fokus

Jangan melakukan banyak tugas selama panggilan. Bahkan jika orang tidak dapat melihat Anda, cukup jelas bahwa Anda tidak memperhatikan. Ingatlah bahwa beberapa perangkat lunak dapat menampilkan penyelenggara rapat jika layar panggilan ada di depan atau jika ada hal lain seperti jendela browser yang menarik perhatian Anda.

Bisu

Selain sopan, membisukan audio Anda membantu Anda menghindari mengatakan sesuatu yang tidak sengaja didengar oleh semua orang di telepon. Ini juga memudahkan peserta untuk mendengar pembicara saat ini tanpa gangguan.

Gunakan Agenda

Sama seperti yang Anda lakukan selama rapat normal, memiliki agenda membuat Anda tetap di jalur dan memastikan ada tujuan untuk setiap rapat. Jika Anda mengatur, buat daftar poin pembicaraan dan kirimkan ke tim Anda sebelum rapat.

Jauhkan Bahan Terdekat

Jika Anda memerlukan catatan atau materi presentasi untuk panggilan Anda, simpanlah di meja Anda atau dalam jangkauan tangan Anda. Ini membantu Anda menghindari penundaan dan tampak siap.

Bersihkan Layar Anda

Jika Anda berencana untuk membagikan layar Anda selama panggilan, tutup semua tab yang tidak relevan. Anda juga harus menggunakan fitur jangan ganggu atau matikan notifikasi agar tidak ada yang muncul saat orang lain dapat melihat.

Tepat waktu

Datang terlambat ke rapat video memberi tahu peserta lain bahwa Anda tidak menghargai waktu mereka. Jika Anda tidak akan melakukannya untuk rapat tatap muka, jangan lakukan itu untuk rapat video.

Membuat kontak mata

Sangat menggoda untuk melihat diri sendiri atau gangguan lain di layar Anda. Namun, cobalah untuk fokus pada kamera Anda atau orang lain yang berbicara selama panggilan. Ini membantu mereka merasa bahwa Anda benar-benar fokus pada konten panggilan.

Menghindari Gangguan pada Panggilan Video

Ada banyak hal potensial yang dapat muncul selama panggilan, terutama saat begitu banyak yang tiba-tiba bekerja dari jarak jauh. Berikut adalah beberapa gangguan potensial dan tips untuk menghadapinya.

Keluarga

Anak-anak dan pasangan mungkin masuk ke kantor Anda atau membuat kebisingan di luar. Meskipun Anda tidak dapat membantu jika ada keadaan darurat, beri tahu mereka tentang panggilan sebelumnya sehingga mereka tidak mengganggu untuk masalah yang kurang penting.

hewan peliharaan

Hewan peliharaan tidak dapat memahami bahwa Anda sedang menelepon dan tidak dapat diganggu. Jika Anda memiliki anjing yang cenderung menggonggong di truk yang lewat atau kucing yang suka merangkak melintasi meja Anda, temukan tempat yang tenang di rumah Anda di mana Anda dapat menutup pintu, atau minta anggota keluarga untuk mengajak mereka jalan-jalan. .

Kebisingan di luar ruangan

Peralatan lansekap yang keras atau driver pengiriman paket yang membunyikan bel pintu Anda dapat menambah banyak kebisingan ekstra yang tidak dapat Anda kendalikan. Selain menggunakan mode bisu saat Anda tidak berbicara, tutup jendela, atau pertimbangkan ruang bawah tanah atau lantai atas untuk rapat.