Видеоконференции из дома: советы, как стать профессионалом

Видеоконференции становятся все более распространенными из-за того, что все больше людей работают удаленно. Независимо от того, временно ли вы работаете удаленно, постоянно работаете из дома или планируете видеоконференции из офиса, важно вести себя как можно более профессионально во время этих видеозвонков. Вот несколько советов, которые помогут вам максимально использовать этот стиль общения.

Конференц-связь из дома

Есть три области, которые необходимо решить, когда вы проводите конференцию из дома:

1. Выглядеть как профессионал . Одна из первых вещей, на которую люди обращают внимание, когда вы разговариваете с ними по видео, — это ваш внешний вид. Будь то свет, звук или платье, ваши визуальные эффекты должны выглядеть профессионально.
2. Профессиональное действие — видеоконференции — это деятельность, связанная с работой. Поэтому, даже если вы дома, вы должны подготовиться так же, как если бы вы были в офисе. Избегайте многозадачности и не рыскайте по рабочему столу в поисках материалов. Если вам нужно поговорить с членом семьи или сделать какой-либо посторонний шум, обязательно используйте эту функцию отключения звука!
3. Избегайте отвлекающих факторов . Видеоконференции с семьей, домашними животными и дверными звонками на заднем плане могут быть сложными. Однако важно попытаться ограничить эти отвлекающие факторы, когда вы разговариваете с коллегами или клиентами.

Выглядеть профессионалом во время видеозвонка

Выглядеть и звучать профессионально во время видеозвонков означает взять под контроль окружающую среду. Дело не только в вашем внешнем виде; это также о получении наилучшего внешнего вида и звука в вашем окружении. Вот некоторые из наиболее важных областей, которые следует учитывать.

Освещение

Никто не хочет выглядеть так, будто сидит в пещере. Вот несколько советов о том, как оптимизировать источник света для ваших видеозвонков.

• Лицом к источнику света: когда свет исходит сзади вас, ваш фон освещается, но ваше лицо становится темным. Люди, участвующие в видеозвонке, хотят видеть вас, поэтому расположите источник света перед собой или поставьте ноутбук перед окном или лампой для получения наилучшего изображения.
• Включите несколько источников света: один источник света может создать массу теней, которые могут отвлекать во время встречи. Если возможно, перейдите в комнату с несколькими окнами или используйте верхний свет и лампу, чтобы свет попадал с разных сторон.
• По возможности используйте естественный свет: солнечный свет выглядит более ровным и менее резким, чем искусственный свет. Поэтому, если вы проводите видеоконференцию днем, постарайтесь найти место с большим количеством окон, чтобы максимально использовать естественное освещение.
• Подумайте о кольцевом свете: иногда естественный свет невозможен. Если вы склонны проводить видеоконференции по вечерам или если ваш домашний офис находится в подвале, вам может пригодиться специальный источник света. Кольцевой свет обеспечивает наилучшее равномерное освещение прямо перед вашим компьютером.
• Проверьте свое освещение. Просто посмотрите на себя в камеру, чтобы определить, нужно ли вам больше или меньше света, или вам нужно изменить направление.

Одежда

Одеваться во время видеозвонка так же важно, как и при личной встрече, поэтому постарайтесь выглядеть как можно лучше. Вот несколько советов о том, как правильно одеваться.

• Не носите клетку или полоску. Когда вы носите эти узоры во время видеозвонка, движение может отвлекать других участников.
• Придерживайтесь умеренных оттенков: черный и белый могут быть профессиональными, когда вы работаете в офисе, но они могут повлиять на настройки освещения вашего видеозвонка. Например, если камера обнаруживает тонны ярко-белого цвета, она может отрегулировать и сделать остальную часть экрана более темной.
• Оденьтесь в деловой кэжуал: даже если вы проводите большую часть дня, работая в спортивном костюме, видеозвонок требует определенного профессионализма. Не надевайте что-то, если вы не собираетесь надевать это на личную встречу с клиентами или коллегами.
• Оденьтесь полностью: у вас может возникнуть соблазн одеться только выше пояса, так как это, вероятно, единственная часть вас, которую увидят люди. Тем не менее, вы никогда не знаете, придется ли вам вставать, чтобы получить презентационные материалы или что-то еще. На всякий случай придерживайтесь полной деловой повседневной одежды.
• Носите то, в чем вы чувствуете себя уверенно: хотя профессионализм важен, вы все равно хотите чувствовать себя комфортно и уверенно. Наденьте вещи, которые заставят вас чувствовать себя готовыми к свободному общению и сосредоточатся на содержании вашей встречи.

Камера

Ваша камера — это то, что позволяет вам визуально общаться с другими участниками. Воспользуйтесь этими советами, чтобы обеспечить плавное соединение.

• Поместите камеру на уровень глаз: Разместив камеру ниже или выше, вы можете создать странный угол для видео. Кроме того, вы с большей вероятностью будете смотреть в камеру, а не на себя на экране, если он находится на уровне ваших глаз.
• Найдите правильное положение: в идеале ваша камера должна показывать вашу голову и плечи или, возможно, верхнюю половину туловища. Поэкспериментируйте с расположением компьютера и стула, чтобы найти правильное расстояние.
• Используйте нейтральный фон. Беспорядок на заднем плане вашего офиса может отвлекать и выглядеть непрофессионально. Найдите место, которое выглядит опрятно и не содержит ничего потенциально деликатного или смущающего.
• Рассмотрите виртуальный фон: некоторые программы, такие как Zoom, предлагают возможность использовать виртуальные фоны, поэтому вы можете выбрать, чтобы ваша встреча проходила перед горизонтом или другой фотографией по вашему выбору. Для работы этой функции вам понадобится простой фон. И вам следует использовать эту опцию только в том случае, если она не будет отвлекать участников или выглядеть непрофессионально.
• Ограничение задержки: иногда ваша камера может задерживать движения или зависать, если ваше интернет-соединение сильно загружено. Насколько это возможно, закройте другие вкладки на своем компьютере и отключите другие устройства, пока вы разговариваете по телефону.

Звук

Другие участники также должны иметь возможность слышать вас, когда приходит ваша очередь поделиться. Эти советы помогут вам четко передать сообщение.

• Остерегайтесь задержек звука: иногда во время разговора звук задерживается , что может привести к тому, что участники будут пытаться говорить одновременно. Обязательно подайте сигнал, что вы хотите говорить, прежде чем прыгать и говорить о ком-то.
• Подумайте о приобретении микрофона: если вы регулярно совершаете видеозвонки, встроенный звук на вашем компьютере может не соответствовать вашим стандартам качества. Вы можете приобрести отдельный микрофон и подключить его к компьютеру, чтобы люди могли слышать вас более четко.
• Используйте наушники: когда звук исходит из динамиков вашего компьютера, он иногда может зацикливаться на вашем микрофоне и создавать эхо. Избегайте этого, используя наушники.
• Найдите тихое место: некоторые части вашего дома или офиса, скорее всего, тише, чем другие. Если возможно, найдите место с дверью или звукоизоляцией, чтобы ограничить дополнительный шум.
• Говорите четко: когда придет ваша очередь поделиться, изложить и проецировать, чтобы люди могли вас четко слышать, как если бы вы это делали во время личной встречи.

Перед встречей проверьте камеру и качество звука, чтобы убедиться в надежном соединении. Это предотвращает задержки и путаницу во время разговора, что может показаться особенно непрофессиональным.

Профессиональное поведение во время видеозвонка

Соблюдение надлежащего этикета во время видеоконференций помогает встречам проходить более гладко и гарантирует, что вы не будете грубыми. Помните об этих факторах при следующем звонке.

Фокус

Не выполняйте многозадачность во время разговора. Даже если люди вас не видят, совершенно очевидно, что вы не обращаете на них внимания. Имейте в виду, что некоторые программы могут показать организатору встречи, если экран вызова находится впереди или что-то еще, например окно браузера, привлекает ваше внимание.

Немой

Помимо вежливости, отключение звука помогает вам не говорить то, что подслушивают все участники разговора. Это также облегчает участникам возможность слышать текущего выступающего, не прерывая его.

Используйте повестку дня

Как и на обычной встрече, повестка дня поможет вам не сбиться с пути и обеспечит наличие цели для каждой встречи. Если вы занимаетесь организацией, создайте список тем для обсуждения и отправьте его своей команде перед встречами.

Держите материалы поблизости

Если вам нужны какие-либо заметки или презентационные материалы для вашего звонка, держите их на своем столе или в пределах досягаемости рук. Это поможет вам избежать задержек и выглядеть подготовленным.

Очистить экран

Если вы планируете показывать свой экран во время разговора, закройте все ненужные вкладки. Вы также должны использовать функции «Не беспокоить» или отключить уведомления, чтобы ничего не всплывало, пока другие могли видеть.

Быть вовремя

Опоздание на видеовстречу говорит другим участникам, что вы не цените их время. Если вы не будете делать это для личной встречи, не делайте этого для видеовстречи.

Установить зрительный контакт

Заманчиво посмотреть на себя или другие отвлекающие факторы на экране. Однако постарайтесь сосредоточиться на своей камере или на других людях, говорящих во время разговора. Это помогает им почувствовать, что вы действительно сосредоточены на содержании звонка.

Как избежать отвлекающих факторов во время видеозвонка

Есть множество потенциальных вещей, которые могут появиться во время разговора, особенно когда многие неожиданно работают удаленно. Вот некоторые потенциальные отвлекающие факторы и советы по их устранению.

Семья

Дети и супруги могут войти в ваш офис или пошуметь на улице. Хотя вы не можете помочь в экстренной ситуации, сообщите им о звонках заранее, чтобы они не прерывали вас по менее важным вопросам.

Домашние питомцы

Домашние животные не могут понять, что вы разговариваете по телефону, и их нельзя беспокоить. Если у вас есть собака, которая любит лаять на проезжающие мимо грузовики, или кошка, которая любит ползать по вашему столу, найдите тихое место в доме, где вы можете закрыть дверь, или попросите члена семьи вывести их на прогулку. .

Шумы на открытом воздухе

Громкое оборудование для ландшафтного дизайна или водители, доставляющие посылки, звонящие в вашу дверь, могут добавить массу дополнительного шума, который вы не можете контролировать. Помимо отключения звука, когда вы не разговариваете, держите окна закрытыми или рассмотрите возможность проведения встреч в подвале или наверху.