Evden Video Konferans: Profesyonel Olmak İçin İpuçları

Daha fazla insanın uzaktan çalışması nedeniyle video konferans giderek yaygınlaşıyor. İster geçici olarak uzaktan çalışma, ister kalıcı olarak evden çalışıyor veya bir ofisten video konferans planlıyor olun, bu video görüşmeleri sırasında mümkün olduğunca profesyonel bir şekilde çıkmak önemlidir. İşte bu iletişim tarzından en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olacak bazı ipuçları.

Evden Konferans

Evden konferans yaparken ele alınması gereken üç alan vardır:

1. Profesyonel Görünmek – İnsanlarla videoda konuştuğunuzda fark edecekleri ilk şeylerden biri görünüşünüzdür. Işık, ses veya elbise olsun, görsellerinizin bir profesyonel olarak ortaya çıkması gerekir.
2. Profesyonelce Hareket Etme – Video konferans, işle ilgili bir etkinliktir. Yani evde olsanız bile ofisteymiş gibi hazırlamalısınız. Materyaller için masanızın etrafında çoklu görev yapmaktan veya eleme yapmaktan kaçının. Bir aile üyesiyle konuşmanız veya alakasız bir ses çıkarmanız gerekiyorsa, bu sessiz özelliğini kullandığınızdan emin olun!
3. Dikkat Dağıtıcılardan Kaçınma – Arka planda aile, evcil hayvanlar ve kapı zili çalan kişilerle video konferans yapmak zor olabilir. Ancak, iş arkadaşlarınız veya müşterilerinizle görüşme yaparken bu dikkat dağıtıcı şeyleri sınırlamaya çalışmak önemlidir.

Görüntülü Görüşmede Profesyonel Görünmek

Görüntülü aramalarda profesyonel görünmek ve ses vermek, ortamınızın kontrolünü elinize almak anlamına gelir. Bu sadece sizin bireysel görünümünüzle ilgili değil; aynı zamanda çevrenizdeki en iyi görünümü ve sesi elde etmekle de ilgilidir. İşte dikkate alınması gereken en önemli alanlardan bazıları.

Aydınlatma

Kimse bir mağarada oturuyormuş gibi görünmek istemez. Video görüşmeleriniz için ışık kaynağını nasıl optimize edeceğinize dair bazı ipuçları.

• Işık Kaynağınızla Yüzleşin: Arkanızdan ışık geldiğinde arka planınız aydınlanır ama yüzünüz kararır. Görüntülü görüşme yapan kişiler sizi görmek ister, bu nedenle en iyi görüntü için ışığınızı önünüze yerleştirin veya dizüstü bilgisayarınızı bir pencere veya lambanın önüne koyun.
• Birden Çok Işık Dahil Etme: Tek bir ışık kaynağı, toplantı sırasında dikkati dağıtabilecek tonlarca gölge oluşturabilir. Mümkünse, birden fazla pencereli bir odaya gidin veya birden çok yönden ışık alabilmeniz için bir tavan lambası ve lamba kullanın.
• Mümkün Olduğunda Doğal Işığı Kullanın: Güneş ışığı, yapay ışıktan daha eşit ve daha az sert görünme eğilimindedir. Bu nedenle, gün içinde video konferans yapıyorsanız, en iyi doğal ışıktan yararlanmak için bol pencereli bir yer bulmaya çalışın.
• Bir Halka Işığı düşünün: Bazen doğal ışık bir seçenek değildir. Akşamları video konferans yapma eğilimindeyseniz veya ev ofisiniz bir bodrum katındaysa, özel bir ışık kaynağı faydalı olabilir. Bir halka ışığı, bilgisayarınızın hemen önünde en iyi ve eşit kapsama alanını sağlar.
• Işığınızı Test Edin: Sadece kamerada kendinize bakmak, daha fazla veya daha az ışığa ihtiyacınız olup olmadığını veya yön değiştirmeniz gerekip gerekmediğini belirlemenize yardımcı olabilir.

Giyim

Görüntülü görüşmede giyinmek yüz yüze görüşme kadar önemlidir, bu yüzden en iyi şekilde göründüğünüzden emin olun. İşte uygun şekilde nasıl giyineceğinize dair bazı ipuçları.

• Çek veya İnce Çizgiler Giymeyin: Bir video görüşmesinde bu desenleri giydiğinizde, hareket diğer katılımcılar için dikkat dağıtıcı bir görsel oluşturabilir.
• Orta Tonlara Bağlı Kalın: Ofis ortamında çalışırken siyah beyaz profesyonel olabilir, ancak görüntülü aramanızın ışık ayarlarını etkileyebilir. Örneğin, kamera tonlarca parlak beyaz algılarsa, ayarlayabilir ve ekranın geri kalanının daha karanlık görünmesini sağlayabilir.
• Günlük İş Giydirme: Günlerinizin çoğunu ter içinde geçirseniz bile, görüntülü görüşme biraz profesyonellik gerektirir. Müşterilerle veya iş arkadaşlarınızla şahsen buluşmak için giymeyecekseniz giymeyin.
• Tamamen Giyinin: İnsanların göreceği tek yer muhtemelen bu olduğundan, yalnızca belden yukarı giyinmek cazip gelebilir. Ancak, sunum materyallerini veya başka bir şeyi almak için kalkmanız gerekip gerekmediğini asla bilemezsiniz. Güvende olmak için tam iş gündelik kıyafetlerine bağlı kalın.
• Kendinizi Güvende Hissettiren Bir Şey Giyin: Profesyonellik önemli olsa da yine de rahat ve kendinden emin hissetmek istersiniz. Kendinizi özgürce iletişim kurmaya hazır hissettiren kıyafetleri giyin ve toplantınızın içeriğine odaklanın.

Kamera

Diğer katılımcılarla görsel olarak bağlantı kurmanızı sağlayan şey kameranızdır. Sorunsuz bir bağlantı sağlamak için bu ipuçlarını kullanın.

• Kamerayı Göz Seviyesine Yerleştirin: Kamerayı aşağıya veya yukarıya yerleştirerek video için garip bir açı oluşturabilirsiniz. Ek olarak, göz hizasındaysa ekranda kendinize bakmak yerine kameraya bakmanız daha olasıdır.
• Doğru Pozisyonu Bulun: İdeal olarak, kameranız başınızı ve omuzlarınızı veya belki de gövdenizin üst yarısını göstermelidir. Doğru mesafeyi bulmak için bilgisayarınızı ve sandalyenizi yerleştirmeyi deneyin.
• Tarafsız Bir Arka Plan Kullanın: Ofisinizin arka planında tonlarca dağınıklık dikkat dağıtıcı ve profesyonellikten uzak olabilir. Düzenli görünen ve potansiyel olarak hassas veya utanç verici hiçbir şey içermeyen bir yer bulun.
• Sanal Bir Arka Plan Düşünün: Zoom gibi bazı programlar sanal arka planlar kullanma seçeneği sunar, böylece toplantınızı bir ufuk çizgisinin veya seçtiğiniz başka bir fotoğrafın önünde yapmayı seçebilirsiniz. Bu özelliğin çalışması için düz bir arka plana ihtiyacınız olacak. Ve bu seçeneği yalnızca katılımcıların dikkatini dağıtmayacak veya profesyonellikten uzak görünmeyecekse kullanmalısınız.
• Gecikmeyi Sınırla: İnternet bağlantınızda çok fazla zorlama varsa kameranız bazen hareketleri geciktirebilir veya donabilir. Görüşme sırasında mümkün olduğunca bilgisayarınızdaki diğer sekmeleri kapatın ve diğer cihazların bağlantısını kesin.

Ses

Diğer katılımcıların da paylaşma sırası size geldiğinde sizi duyabilmeleri gerekir. Bu ipuçları, mesajı net bir şekilde iletmenize yardımcı olabilir.

• Ses Gecikmelerine Dikkat Edin: Bazen bir arama sırasında ses gecikebilir ve bu da katılımcıların aynı anda konuşmaya çalışmasına neden olabilir. Birinin üzerine atlayıp konuşmadan önce konuşmak istediğinizi işaret ettiğinizden emin olun.
• Mikrofon Almayı Düşünün: Düzenli olarak görüntülü görüşme yapıyorsanız, bilgisayarınızda yerleşik ses kalite standartlarınızı karşılamayabilir. İnsanların sizi daha net duyabilmesi için ayrı bir mikrofon satın alabilir ve bilgisayarınıza bağlayabilirsiniz.
• Kulaklık Kullanın: Bilgisayarınızın hoparlörlerinden ses geldiğinde, bazen mikrofonunuza geri dönebilir ve bir yankı oluşturabilir. Kulaklık kullanarak bundan kaçının.
• Sessiz Bir Nokta Bulun: Evinizin veya ofisinizin bazı bölümleri muhtemelen diğerlerinden daha sessizdir. Mümkünse, ekstra gürültüyü sınırlamak için kapısı veya yalıtımı olan bir yer bulun.
• Açıkça Konuşun: Paylaşma, ifade etme ve yansıtma sırası size geldiğinde, insanların sizi yüz yüze bir toplantıda yaptığınız gibi net bir şekilde duyabilmesi için.

Toplantınızdan önce, güçlü bir bağlantınız olduğundan emin olmak için kameranızı ve ses kalitenizi test edin. Bu, görüşme sırasında özellikle profesyonelce görünmeyen gecikmeleri ve kafa karışıklığını önler.

Bir Görüntülü Görüşmede Profesyonelce Hareket Etmek

Uygun video konferans görgü kurallarına uymak, toplantıların daha sorunsuz yürütülmesine yardımcı olur ve kaba olmamanızı sağlar. Bir sonraki aramanızda bu faktörleri aklınızda bulundurun.

Odak

Görüşme sırasında çoklu görev yapmayın. İnsanlar sizi göremese bile, dikkat etmediğiniz çok açık. Çağrı ekranı öndekiyse veya tarayıcı penceresi gibi başka bir şey dikkatinizi çekiyorsa, bazı yazılımların toplantıyı düzenleyen kişiye gösterebileceğini unutmayın.

Sesini kapatmak

Kibar olmanın yanı sıra, sesinizi kısmak, görüşmedeki herkesin kulak misafiri olduğu bir şey söylemekten kaçınmanıza yardımcı olur. Ayrıca, katılımcıların mevcut konuşmacıyı kesintisiz olarak duymasını kolaylaştırır.

Bir Gündem Kullanın

Tıpkı normal bir toplantıda yaptığınız gibi, bir gündemin olması sizi yolda tutar ve her toplantının bir amacı olmasını sağlar. Düzenleme yapıyorsanız, konuşma noktalarının bir listesini oluşturun ve toplantılardan önce ekibinize gönderin.

Malzemeleri Yakınlarda Tutun

Aramanız için herhangi bir nota veya sunum materyaline ihtiyacınız varsa, bunları masanızda veya elinizin altında bulundurun. Bu, gecikmeleri önlemenize ve hazırlıklı görünmenize yardımcı olur.

Ekranınızı Temizleyin

Bir arama sırasında ekranınızı paylaşmayı planlıyorsanız, alakalı olmayan tüm sekmeleri kapatın. Ayrıca, başkaları görebilirken hiçbir şeyin açılmaması için rahatsız etmeyin özelliklerini kullanmalı veya bildirimleri kapatmalısınız.

Zamanında Olun

Görüntülü toplantıya geç gelmek, diğer katılımcılara zamanlarına değer vermediğinizi gösterir. Yüz yüze görüşme için yapmayacaksanız, görüntülü görüşme için yapmayın.

Göz teması kur

Kendinize veya ekranınızdaki diğer dikkat dağıtıcı şeylere bakmak cazip gelebilir. Ancak, aramalar sırasında kameranıza veya konuşan diğer kişilere odaklanmaya çalışın. Bu, aramanın içeriğine gerçekten odaklandığınızı hissetmelerine yardımcı olur.

Görüntülü Görüşmede Dikkati Dağıtan Şeylerden Kaçınmak

Bir arama sırasında ortaya çıkabilecek tonlarca olası şey vardır, özellikle de pek çoğu beklenmedik bir şekilde uzaktan çalışırken. İşte bazı potansiyel dikkat dağıtıcı unsurlar ve bunlarla başa çıkmak için ipuçları.

Aile

Çocuklar ve eşler ofisinize girebilir veya dışarıda gürültü yapabilir. Acil bir durumda yardımcı olamasanız da, daha az önemli sorunlar için araya girmemeleri için aramaları önceden bildirin.

Evcil Hayvanlar

Evcil hayvanlar görüşmede olduğunuzu anlayamaz ve rahatsız edilemez. Yanından geçen kamyonlara havlamaya meyilli bir köpeğiniz veya masanızda emeklemeyi seven bir kediniz varsa, evinizde kapıyı kapatabileceğiniz sessiz bir yer bulun veya bir aile üyesinden onu yürüyüşe çıkarmasını isteyin. .

Dış Mekan Gürültüleri

Kapı zilinizi çalan yüksek peyzaj ekipmanı veya paket teslimat sürücüleri, üzerinde fazla kontrol sahibi olmadığınız tonlarca ekstra gürültü ekleyebilir. Konuşmadığınız zamanlarda sessize almanın yanı sıra, pencereleri kapalı tutun veya toplantılar için bir bodrum katı veya üst katta bir yer düşünün.