Videoconferencias desde casa: consejos para convertirse en un profesional

Las videoconferencias se están volviendo cada vez más frecuentes debido a que más personas trabajan de forma remota. Ya sea que esté trabajando a distancia temporalmente, trabajando desde casa de forma permanente o planeando videoconferencias desde una oficina, es importante parecer lo más profesional posible durante estas videollamadas. Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a aprovechar al máximo este estilo de comunicación.

Conferencias desde casa

Hay tres áreas que deben abordarse cuando realiza una conferencia desde su hogar:

1. Aspecto profesional : una de las primeras cosas que la gente notará cuando hable con ellos en un video es su apariencia. Ya sea que se trate de luz, sonido o vestimenta, sus imágenes deben verse como un profesional.
2. Actuar profesionalmente : la videoconferencia es una actividad relacionada con el trabajo. Así que incluso si estás en casa, debes prepararte como lo harías si estuvieras en la oficina. Evite realizar múltiples tareas o buscar materiales en su escritorio. Si necesita hablar con un miembro de la familia o hacer algún ruido no relacionado, ¡asegúrese de usar esa función de silencio!
3. Evitar las distracciones : las videoconferencias con la familia, las mascotas y los timbres de la puerta en segundo plano pueden ser difíciles. Sin embargo, es importante tratar de limitar estas distracciones mientras está en llamadas con colegas o clientes.

Lucir profesional en una videollamada

Verse y sonar profesional en las videollamadas significa tomar el control de su entorno. No se trata solo de su apariencia individual; también se trata de obtener el mejor aspecto y sonido en su entorno. Estas son algunas de las áreas más importantes a considerar.

Encendiendo

Nadie quiere parecer que está sentado en una cueva. Aquí hay algunos consejos sobre cómo optimizar la fuente de luz para sus videollamadas.

• Enfrenta tu fuente de luz: cuando la luz proviene de tu espalda, tu fondo se ilumina pero tu rostro termina oscuro. Las personas en una videollamada quieren verte, así que coloca tu luz frente a ti o coloca tu computadora portátil frente a una ventana o lámpara para obtener la mejor imagen.
• Incluya varias luces: una sola fuente de luz puede crear muchas sombras, lo que puede distraer durante una reunión. Si es posible, vaya a una habitación con múltiples ventanas o use una luz de techo y una lámpara para recibir luz desde múltiples direcciones.
• Use luz natural cuando sea posible: la luz del sol tiende a verse más uniforme y menos dura que la luz artificial. Así que si tienes una videoconferencia durante el día, trata de encontrar un espacio con muchas ventanas para aprovechar la mejor luz natural.
• Considere un anillo de luz: a veces, la luz natural no es una opción. Si tiende a realizar videoconferencias por la noche o si su oficina en casa está en un sótano, una fuente de luz dedicada puede ser beneficiosa. Una luz anular brinda la mejor cobertura uniforme justo en frente de su computadora.
• Pruebe su iluminación: simplemente mirarse a sí mismo en la cámara puede ayudarlo a determinar si necesita más o menos luz, o si necesita cambiar de dirección.

Ropa

Vestirse bien en una videollamada es tan importante como en persona, así que asegúrate de lucir lo mejor posible. Aquí hay algunos consejos sobre cómo vestirse apropiadamente.

• No use cuadros ni telas a rayas: cuando usa estos patrones en una videollamada, el movimiento puede crear una distracción visual para otros participantes.
• Cíñete a los tonos moderados: el blanco y negro puede ser profesional cuando estás en el trabajo en un entorno de oficina, pero pueden afectar la configuración de la luz de tu videollamada. Si la cámara detecta toneladas de blanco brillante, por ejemplo, puede ajustarse y hacer que el resto de la pantalla parezca más oscuro.
• Vístete informal de negocios: incluso si pasas la mayor parte de tus días trabajando en sudaderas, una videollamada requiere algo de profesionalismo. No use algo si no lo usaría para reunirse con clientes o colegas en persona.
• Vístete bien: es posible que sientas la tentación de vestirte solo de la cintura para arriba, ya que es probable que esa sea la única parte de ti que la gente verá. Sin embargo, nunca se sabe si tendrá que levantarse para obtener materiales de presentación u otra cosa. Cíñete a atuendos casuales de negocios completos, para estar seguro.
• Use algo que lo haga sentir seguro: aunque el profesionalismo es importante, aún desea sentirse cómodo y seguro. Use los artículos que lo hagan sentir listo para comunicarse libremente y concentrarse en el contenido de su reunión.

Cámara

Su cámara es lo que le permite conectarse visualmente con otros participantes. Utilice estos consejos para garantizar una conexión fluida.

• Coloque la cámara a la altura de los ojos: colocar la cámara debajo o arriba puede crear un ángulo extraño para el video. Además, será más probable que mires a la cámara en lugar de mirarte a ti mismo en la pantalla si está a la altura de los ojos.
• Encuentre la posición correcta: idealmente, su cámara debería mostrar su cabeza y hombros, o quizás la mitad superior de su torso. Experimente con la ubicación de la computadora y la silla para encontrar la distancia correcta.
• Use un fondo neutral: toneladas de desorden en el fondo de su oficina pueden distraer y ser poco profesionales. Encuentre un lugar que se vea ordenado y que no incluya nada potencialmente sensible o vergonzoso.
• Considere un fondo virtual: algunos programas como Zoom ofrecen la opción de usar fondos virtuales, por lo que puede elegir tener su reunión frente a un horizonte u otra foto de su elección. Necesitará un fondo simple para que funcione esta característica. Y solo debe usar esta opción si no va a distraer a los participantes o parecer poco profesional.
• Limite el retraso: su cámara a veces puede retrasar los movimientos o congelarse si hay mucha tensión en su conexión a Internet. En la medida de lo posible, cierre otras pestañas en su computadora y desconecte otros dispositivos mientras está en llamadas.

Sonar

Otros participantes también deben poder escucharlo cuando sea su turno de compartir. Estos consejos pueden ayudarlo a transmitir el mensaje con claridad.

• Tenga cuidado con los retrasos en el sonido: a veces, el sonido se retrasa durante una llamada, lo que puede hacer que los participantes intenten hablar al mismo tiempo. Asegúrese de señalar que desea hablar antes de saltar y hablar por encima de alguien.
• Considere comprar un micrófono: si tiene videollamadas regularmente, es posible que el sonido integrado en su computadora no esté a la altura de sus estándares de calidad. Puede comprar un micrófono por separado y conectarlo a su computadora para que las personas puedan escucharlo con mayor claridad.
• Use auriculares: cuando el sonido proviene de los parlantes de su computadora, a veces puede regresar a su micrófono y crear un eco. Evite esto usando auriculares.
• Encuentre un lugar tranquilo: es probable que algunas partes de su casa u oficina sean más tranquilas que otras. Si es posible, encuentre un lugar con una puerta o aislamiento para limitar el ruido adicional.
• Habla claro: cuando sea tu turno de compartir, enunciar y proyectar para que las personas puedan escucharte claramente, tal como lo harías durante una reunión en persona.

Antes de su reunión, pruebe su cámara y la calidad del sonido para asegurarse de tener una conexión sólida. Esto evita retrasos y confusiones durante la llamada, que puede parecer especialmente poco profesional.

Actuar profesionalmente en una videollamada

Seguir la etiqueta adecuada de videoconferencia ayuda a que las reuniones se desarrollen sin problemas y asegura que no sea grosero. Tenga en cuenta estos factores en su próxima llamada.

Enfocar

No realice múltiples tareas durante una llamada. Incluso si la gente no puede verte, es bastante obvio que no estás prestando atención. Tenga en cuenta que algunos programas pueden mostrarle al organizador de la reunión si la pantalla de llamada es la que está al frente o si algo más, como una ventana del navegador, está llamando su atención.

Silencio

Además de ser cortés, silenciar el audio te ayuda a evitar decir algo que todos en la llamada escuchen. También facilita que los asistentes escuchen al orador actual sin interrupciones.

Usa una Agenda

Tal como lo haría durante una reunión normal, tener una agenda lo mantiene encaminado y asegura que haya un propósito para cada reunión. Si está organizando, cree una lista de puntos de discusión y envíela a su equipo antes de las reuniones.

Mantenga los materiales cerca

Si necesita notas o materiales de presentación para su llamada, manténgalos en su escritorio o al alcance de la mano. Esto le ayuda a evitar retrasos y parecer preparado.

Limpia tu pantalla

Si planea compartir su pantalla durante una llamada, cierre las pestañas que no sean relevantes. También debe usar las funciones de no molestar o desactivar las notificaciones para que no aparezca nada mientras otros pueden verlo.

Llegar a tiempo

Llegar tarde a una reunión de video les dice a otros participantes que no valoras su tiempo. Si no lo haría para una reunión en persona, no lo haga para una reunión por video.

Hacer contacto visual

Es tentador mirarte a ti mismo o a otras distracciones en tu pantalla. Sin embargo, intente concentrarse en su cámara o en otras personas que hablan durante las llamadas. Esto les ayuda a sentir que realmente estás concentrado en el contenido de la llamada.

Evitar distracciones en una videollamada

Hay toneladas de cosas potenciales que pueden aparecer durante una llamada, especialmente cuando muchas están trabajando inesperadamente de forma remota. Aquí hay algunas posibles distracciones y consejos para lidiar con ellas.

Familia

Los niños y los cónyuges pueden entrar a su oficina o hacer ruido afuera. Si bien no puedes ayudar si hay una emergencia, infórmales de antemano sobre las llamadas para que no interrumpan por asuntos menos importantes.

Mascotas

Las mascotas no pueden entender que estás en una llamada y no pueden ser molestadas. Si tiene un perro que es propenso a ladrar a los camiones que pasan o un gato al que le encanta gatear sobre su escritorio, busque un lugar tranquilo en su casa donde pueda cerrar la puerta o pídale a un miembro de la familia que lo lleve a caminar. .

Ruidos al aire libre

Los ruidosos equipos de paisajismo o los conductores de entrega de paquetes que tocan el timbre de su puerta pueden agregar toneladas de ruido adicional sobre el que no tiene mucho control. Además de usar el silencio cuando no esté hablando, mantenga las ventanas cerradas o considere una ubicación en el sótano o en el piso superior para las reuniones.