Wideokonferencje w domu: wskazówki, jak zostać profesjonalistą

Wideokonferencje stają się coraz bardziej powszechne, ponieważ coraz więcej osób pracuje zdalnie. Niezależnie od tego, czy tymczasowo pracujesz zdalnie, pracujesz na stałe w domu, czy planujesz wideokonferencje w biurze, podczas tych wideorozmów ważne jest, aby wychodzić jak najbardziej profesjonalnie. Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci w pełni wykorzystać ten styl komunikacji.

Konferencje z domu

Istnieją trzy obszary, którymi należy się zająć, gdy prowadzisz konferencję z domu:

1. Profesjonalny wygląd – Jedną z pierwszych rzeczy, które ludzie zauważą, rozmawiając z nimi na wideo, jest Twój wygląd. Niezależnie od tego, czy chodzi o światło, dźwięk czy strój, Twoje obrazy muszą wyglądać profesjonalnie.
2. Działając profesjonalnie – wideokonferencje to czynność związana z pracą. Więc nawet jeśli jesteś w domu, powinieneś przygotować się tak, jakbyś był w biurze. Unikaj wielozadaniowości lub przeglądania materiałów wokół biurka. Jeśli chcesz porozmawiać z członkiem rodziny lub narobić niezwiązanego hałasu, skorzystaj z tej funkcji wyciszania!
3. Unikanie rozpraszania uwagi — wideokonferencje z rodziną, zwierzętami domowymi i dzwonkami do drzwi w tle mogą być trudne. Jednak ważne jest, aby spróbować ograniczyć te czynniki rozpraszające podczas rozmów telefonicznych ze współpracownikami lub klientami.

Profesjonalny wygląd podczas rozmowy wideo

Profesjonalny wygląd i dźwięk podczas rozmów wideo oznacza przejęcie kontroli nad otoczeniem. Nie chodzi tylko o Twój indywidualny wygląd; chodzi również o uzyskanie najlepszego wyglądu i dźwięku w Twoim otoczeniu. Oto niektóre z najważniejszych obszarów do rozważenia.

Oświetlenie

Nikt nie chce wyglądać, jakby siedział w jaskini. Oto kilka wskazówek, jak zoptymalizować źródło światła podczas rozmów wideo.

• Zmierz się ze swoim źródłem światła: Kiedy światło pada zza ciebie, tło staje się oświetlone, ale twoja twarz staje się ciemna. Osoby biorące udział w rozmowie wideo chcą Cię widzieć, więc ustaw światło przed sobą lub umieść laptopa przed oknem lub lampą, aby uzyskać najlepszy obraz.
• Uwzględnij wiele świateł: Pojedyncze źródło światła może tworzyć mnóstwo cieni, które mogą rozpraszać podczas spotkania. Jeśli to możliwe, przejdź do pokoju z wieloma oknami lub użyj górnego światła i lampy, aby uzyskać światło z wielu kierunków.
• Używaj naturalnego światła, gdy to możliwe: Światło słoneczne wydaje się wyglądać bardziej równomiernie i mniej surowo niż światło sztuczne. Jeśli więc masz wideokonferencję w ciągu dnia, spróbuj znaleźć przestrzeń z dużą ilością okien, aby wykorzystać najlepsze naturalne światło.
• Rozważ światło pierścieniowe: Czasami naturalne światło nie wchodzi w grę. Jeśli masz tendencję do wideokonferencji wieczorami lub jeśli Twoje domowe biuro znajduje się w piwnicy, dedykowane źródło światła może być korzystne. Światło pierścieniowe zapewnia najlepsze, równomierne pokrycie bezpośrednio przed komputerem.
• Przetestuj swoje oświetlenie: Wystarczy spojrzeć na siebie w kamerze, aby określić, czy potrzebujesz więcej czy mniej światła, czy też musisz zmienić kierunek.

Odzież

Ubieranie się podczas rozmowy wideo jest tak samo ważne, jak osobiste, więc postaraj się wyglądać jak najlepiej. Oto kilka wskazówek, jak odpowiednio się ubrać.

• Nie noś kratek ani prążków: Kiedy nosisz te wzory podczas rozmowy wideo, ruch może rozpraszać innych uczestników.
• Trzymaj się umiarkowanych odcieni: czerń i biel mogą być profesjonalne, gdy pracujesz w biurze, ale mogą wpływać na ustawienia oświetlenia podczas rozmowy wideo. Jeśli na przykład aparat wykryje tony jasnej bieli, może dostosować się i sprawić, że reszta ekranu będzie wydawać się ciemniejsza.
• Dress Business Casual: Nawet jeśli spędzasz większość czasu pracując w pocie czoła, rozmowa wideo wymaga profesjonalizmu. Nie noś czegoś, jeśli nie chciałbyś nosić tego na osobiste spotkania z klientami lub współpracownikami.
• Ubierz się w pełni: Możesz ulec pokusie, aby ubrać się tylko od pasa w górę, ponieważ jest to prawdopodobnie jedyna część ciebie, którą ludzie zobaczą. Jednak nigdy nie wiesz, czy będziesz musiał wstać, aby zdobyć materiały do ​​prezentacji lub coś innego. Trzymaj się pełnych biznesowych strojów casual, aby być bezpiecznym.
• Noś coś, co sprawia, że ​​czujesz się pewnie: chociaż profesjonalizm jest ważny, nadal chcesz czuć się komfortowo i pewnie. Noś przedmioty, które sprawiają, że czujesz się gotowy do swobodnej komunikacji i skup się na treści spotkania.

Kamera

Twoja kamera umożliwia wizualne łączenie się z innymi uczestnikami. Skorzystaj z tych wskazówek, aby zapewnić płynne połączenie.

• Umieść kamerę na poziomie oczu: Umieszczając kamerę poniżej lub powyżej, możesz stworzyć dziwny kąt dla wideo. Co więcej, bardziej prawdopodobne jest, że spojrzysz w kamerę zamiast na siebie na ekranie, jeśli znajduje się on na wysokości oczu.
• Znajdź właściwą pozycję: W idealnym przypadku aparat powinien pokazywać głowę i ramiona, a może górną połowę tułowia. Eksperymentuj z ustawieniem komputera i krzesła, aby znaleźć odpowiednią odległość.
• Użyj neutralnego tła: Mnóstwo bałaganu w tle twojego biura może rozpraszać i być nieprofesjonalne. Znajdź miejsce, które wygląda schludnie i nie zawiera niczego potencjalnie wrażliwego lub krępującego.
• Rozważ wirtualne tło: Niektóre programy, takie jak Zoom, oferują opcję korzystania z wirtualnego tła, dzięki czemu możesz wybrać, aby spotkanie odbyło się przed panoramą lub innym wybranym przez siebie zdjęciem. Aby ta funkcja działała, potrzebujesz zwykłego tła. I powinieneś używać tej opcji tylko wtedy, gdy nie ma ona rozpraszać uczestników lub wydawać się nieprofesjonalna.
• Ogranicz opóźnienie: Twoja kamera może czasami opóźniać ruchy lub zawieszać się, jeśli połączenie internetowe jest bardzo obciążone. O ile to możliwe, zamknij inne karty na komputerze i odłącz inne urządzenia podczas prowadzenia rozmów.

Dźwięk

Inni uczestnicy również muszą Cię słyszeć, gdy nadejdzie Twoja kolej na udostępnienie. Te wskazówki mogą pomóc w jasnym przekazaniu wiadomości.

• Uważaj na opóźnienia dźwięku: Czasami dźwięk jest opóźniony podczas połączenia, co może spowodować, że uczestnicy będą próbować rozmawiać w tym samym czasie. Upewnij się, że zasygnalizuj, że chcesz coś powiedzieć, zanim wskoczysz i zaczniesz mówić nad kimś.
• Rozważ zakup mikrofonu: Jeśli regularnie prowadzisz rozmowy wideo, dźwięk wbudowany w komputer może nie odpowiadać Twoim standardom jakości. Możesz kupić osobny mikrofon i podłączyć go do komputera, aby inni mogli Cię wyraźniej słyszeć.
• Używaj słuchawek: dźwięk wydobywający się z głośników komputera może czasami zapętlić się z powrotem do mikrofonu i wywołać echo. Unikaj tego, używając słuchawek.
• Znajdź ciche miejsce: Niektóre części domu lub biura są prawdopodobnie cichsze niż inne. Jeśli to możliwe, znajdź miejsce z drzwiami lub izolacją, aby ograniczyć dodatkowy hałas.
• Mów wyraźnie: kiedy nadejdzie Twoja kolej na dzielenie się, wypowiadaj się i projektuj, aby ludzie mogli Cię wyraźnie słyszeć, tak jak podczas osobistego spotkania.

Przed spotkaniem przetestuj aparat i jakość dźwięku, aby upewnić się, że masz dobre połączenie. Zapobiega to opóźnieniom i zamieszaniu podczas rozmowy, co może wydawać się szczególnie nieprofesjonalne.

Profesjonalne działanie podczas rozmowy wideo

Przestrzeganie właściwej etykiety podczas wideokonferencji pomaga sprawniej przebiegać spotkania i zapewnia, że ​​nie będziesz niegrzeczny. Pamiętaj o tych czynnikach podczas następnej rozmowy.

Centrum

Nie wykonuj wielu zadań podczas rozmowy. Nawet jeśli ludzie cię nie widzą, jest całkiem oczywiste, że nie zwracasz na to uwagi. Pamiętaj, że niektóre programy mogą pokazywać organizatorowi spotkania, czy ekran połączenia znajduje się przed nim lub czy coś innego, na przykład okno przeglądarki, przyciąga Twoją uwagę.

Niemy

Oprócz uprzejmości wyciszanie dźwięku pomaga uniknąć powiedzenia czegoś, co usłyszą wszyscy uczestnicy rozmowy. Ułatwia również uczestnikom słyszenie bieżącego mówcy bez przerw.

Użyj agendy

Tak jak podczas normalnego spotkania, posiadanie porządku dziennego trzyma Cię na bieżąco i zapewnia, że ​​każde spotkanie ma cel. Jeśli organizujesz, utwórz listę punktów do rozmowy i wyślij ją do swojego zespołu przed spotkaniami.

Trzymaj materiały w pobliżu

Jeśli potrzebujesz notatek lub materiałów prezentacyjnych do rozmowy, trzymaj je przy biurku lub w zasięgu ręki. Pomaga to uniknąć opóźnień i sprawia wrażenie przygotowanego.

Wyczyść ekran

Jeśli planujesz udostępniać ekran podczas rozmowy, zamknij wszystkie nieistotne karty. Powinieneś także używać funkcji Nie przeszkadzać lub wyłączać powiadomienia, aby nic nie wyskakiwało, gdy inni mogliby zobaczyć.

Być na czas

Spóźnienie się na spotkanie wideo oznacza, że ​​inni uczestnicy nie cenią ich czasu. Jeśli nie zrobisz tego w przypadku spotkania osobistego, nie rób tego w przypadku spotkania wideo.

Nawiąż kontakt wzrokowy

Kuszące jest patrzenie na siebie lub inne elementy rozpraszające uwagę na ekranie. Staraj się jednak skupić na swoim aparacie lub innych osobach rozmawiających podczas połączeń. Dzięki temu poczują, że faktycznie skupiasz się na treści rozmowy.

Unikanie rozpraszania uwagi podczas rozmowy wideo

Istnieje mnóstwo potencjalnych rzeczy, które mogą pojawić się podczas rozmowy, zwłaszcza gdy tak wiele osób nieoczekiwanie pracuje zdalnie. Oto kilka potencjalnych rozrywek i wskazówek, jak sobie z nimi radzić.

Rodzina

Dzieci i małżonkowie mogą wchodzić do biura lub hałasować na zewnątrz. Chociaż nie możesz pomóc w nagłych wypadkach, poinformuj ich wcześniej o połączeniach, aby nie przerywali w przypadku mniej ważnych problemów.

Zwierzęta

Zwierzęta nie mogą zrozumieć, że dzwonisz i nie możesz im przeszkadzać. Jeśli masz psa, który ma skłonność do szczekania na przejeżdżające ciężarówki lub kota, który uwielbia czołgać się po biurku, znajdź w domu ciche miejsce, w którym możesz zamknąć drzwi, lub poproś członka rodziny, aby zabrał ich na spacer .

Odgłosy na zewnątrz

Głośny sprzęt do kształtowania krajobrazu lub dzwoniący do drzwi kierowcy dostarczający paczki mogą dodać mnóstwo dodatkowego hałasu, nad którym nie masz dużej kontroli. Oprócz wyciszania, gdy nie rozmawiasz, zamknij okna lub rozważ miejsce spotkań w piwnicy lub na piętrze.