การประชุมทางวิดีโอจากที่บ้าน: เคล็ดลับในการเป็นมืออาชีพ

การประชุมทางวิดีโอเป็นที่แพร่หลายมากขึ้นเนื่องจากมีผู้คนทำงานจากระยะไกลมากขึ้น ไม่ว่าคุณจะใช้การสื่อสารทางไกลชั่วคราว ทำงานจากที่บ้านเป็นการถาวร หรือวางแผนการประชุมทางวิดีโอจากสำนักงาน สิ่งสำคัญคือต้องยุติการทำงานอย่างมืออาชีพที่สุดในระหว่างแฮงเอาท์วิดีโอเหล่านี้ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการที่จะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากรูปแบบการสื่อสารนี้

การประชุมจากที่บ้าน

มีสามประเด็นที่ต้องแก้ไขเมื่อคุณประชุมจากที่บ้าน:

1. ดูเป็นมืออาชีพ – สิ่งแรกที่ผู้คนจะสังเกตเห็นเมื่อคุณพูดกับพวกเขาในวิดีโอคือรูปลักษณ์ของคุณ ไม่ว่าจะเป็นแสง เสียง หรือการแต่งกาย ภาพลักษณ์ของคุณจะต้องหลุดออกมาอย่างมืออาชีพ
2. การแสดงอย่างมืออาชีพ – การประชุมทางวิดีโอเป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับงาน ดังนั้นแม้ว่าคุณจะอยู่ที่บ้าน คุณควรเตรียมตัวเหมือนตอนอยู่ในสำนักงาน หลีกเลี่ยงการทำงานหลายอย่างพร้อมกันหรือร่อนหาวัสดุรอบๆ โต๊ะของคุณ หากคุณต้องการพูดคุยกับสมาชิกในครอบครัวหรือส่งเสียงที่ไม่เกี่ยวข้อง โปรดใช้คุณสมบัติปิดเสียงนั้น!
3. หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนสมาธิ – การประชุมทางวิดีโอกับครอบครัว สัตว์เลี้ยง และเสียงกริ่งประตูในพื้นหลังอาจเป็นเรื่องยาก อย่างไรก็ตาม คุณควรพยายามจำกัดสิ่งรบกวนเหล่านี้ในขณะที่คุณโทรกับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้า

ดูเป็นมืออาชีพในแฮงเอาท์วิดีโอ

การดูและให้เสียงอย่างมืออาชีพในแฮงเอาท์วิดีโอหมายถึงการควบคุมสภาพแวดล้อมของคุณ ไม่ใช่แค่เกี่ยวกับรูปลักษณ์ภายนอกของคุณเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับการได้ภาพและเสียงที่ดีที่สุดในสภาพแวดล้อมของคุณด้วย ต่อไปนี้คือประเด็นที่สำคัญที่สุดที่ควรพิจารณา

แสงสว่าง

ไม่มีใครอยากดูเหมือนนั่งอยู่ในถ้ำ เคล็ดลับบางประการในการเพิ่มประสิทธิภาพแหล่งกำเนิดแสงสำหรับแฮงเอาท์วิดีโอของคุณมีดังนี้

• เผชิญหน้ากับแหล่งกำเนิดแสงของคุณ: เมื่อแสงมาจากด้านหลังคุณ พื้นหลังของคุณจะสว่างขึ้น แต่ใบหน้าของคุณจะมืดลง ผู้คนในแฮงเอาท์วิดีโอต้องการเห็นคุณ ดังนั้นให้วางแสงของคุณไว้ข้างหน้าคุณหรือวางแล็ปท็อปไว้หน้าหน้าต่างหรือโคมไฟเพื่อให้ได้ภาพที่ดีที่สุด
• รวมไฟหลายดวง: แหล่งกำเนิดแสงเพียงแหล่งเดียวสามารถสร้างเงาได้มากมาย ซึ่งอาจทำให้เสียสมาธิในระหว่างการประชุม ถ้าเป็นไปได้ ให้ไปที่ห้องที่มีหน้าต่างหลายบานหรือใช้ไฟเหนือศีรษะและโคมไฟเพื่อรับแสงจากหลายทิศทาง
• ใช้แสงธรรมชาติเมื่อทำได้: แสงแดดมีแนวโน้มที่จะดูสม่ำเสมอและรุนแรงน้อยกว่าแสงประดิษฐ์ ดังนั้น หากคุณมีการประชุมทางวิดีโอในระหว่างวัน ให้พยายามหาพื้นที่ที่มีหน้าต่างเยอะๆ เพื่อใช้ประโยชน์จากแสงธรรมชาติที่ดีที่สุด
• พิจารณาแสงวงแหวน: บางครั้งแสงธรรมชาติอาจไม่ใช่ตัวเลือก หากคุณมักจะประชุมทางวิดีโอในตอนเย็นหรือถ้าสำนักงานที่บ้านของคุณอยู่ในห้องใต้ดิน แหล่งกำเนิดแสงเฉพาะอาจเป็นประโยชน์ ไฟวงแหวนให้แสงที่ดีที่สุดแม้อยู่ตรงหน้าคอมพิวเตอร์ของคุณ
• ทดสอบการจัดแสงของคุณ: เพียงแค่มองดูตัวเองบนกล้องก็สามารถช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าคุณต้องการแสงมากหรือน้อย หรือคุณจำเป็นต้องเปลี่ยนทิศทาง

เสื้อผ้า

การแต่งกายในแฮงเอาท์วิดีโอมีความสำคัญพอๆ กับการมาเผชิญหน้ากัน ดังนั้นอย่าลืมทำให้ดีที่สุด เคล็ดลับในการแต่งตัวให้เหมาะสมมีดังนี้

• อย่าสวมเช็คหรือลายทาง: เมื่อคุณสวมลวดลายเหล่านี้ในแฮงเอาท์วิดีโอ การเคลื่อนไหวสามารถสร้างภาพที่เสียสมาธิสำหรับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ
• ใช้เฉดสีปานกลาง: ขาวดำอาจดูเป็นมืออาชีพเมื่อคุณอยู่ในที่ทำงานในสภาพแวดล้อมสำนักงาน แต่อาจส่งผลต่อการตั้งค่าแสงของแฮงเอาท์วิดีโอของคุณ หากกล้องตรวจพบสีขาวสว่างจำนวนมาก กล้องอาจปรับและทำให้ส่วนที่เหลือของหน้าจอดูมืดลง
• แต่งตัวเพื่อธุรกิจแบบสบายๆ: แม้ว่าคุณจะใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำงานที่เหนื่อยหน่าย การสนทนาทางวิดีโอก็ต้องการความเป็นมืออาชีพ อย่าสวมใส่บางอย่างหากคุณไม่สวมใส่เพื่อพบปะกับลูกค้าหรือเพื่อนร่วมงานด้วยตนเอง
• แต่งกายให้ครบชุด: คุณอาจถูกล่อลวงให้แต่งตัวตั้งแต่ช่วงเอวขึ้นไปเท่านั้น เนื่องจากมีแนวโน้มว่าคนจะมองเห็นเพียงส่วนเดียวของคุณ อย่างไรก็ตาม คุณไม่มีทางรู้ได้เลยว่าคุณอาจต้องลุกไปหยิบเอกสารนำเสนอหรืออย่างอื่น สวมชุดลำลองสำหรับนักธุรกิจเพื่อความปลอดภัย
• สวมใส่สิ่งที่ทำให้คุณรู้สึกมั่นใจ แม้ว่าความเป็นมืออาชีพจะเป็นสิ่งสำคัญ แต่คุณก็ยังต้องการรู้สึกสบายและมั่นใจ สวมใส่สิ่งที่ทำให้คุณรู้สึกพร้อมที่จะสื่อสารอย่างอิสระและเน้นเนื้อหาในการประชุมของคุณ

กล้อง

กล้องของคุณคือสิ่งที่ช่วยให้คุณเชื่อมต่อกับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ได้อย่างแท้จริง ใช้เคล็ดลับเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าการเชื่อมต่อจะราบรื่น

• วางกล้องไว้ที่ระดับสายตา: การวางกล้องไว้ด้านล่างหรือด้านบน คุณสามารถสร้างมุมที่แปลกสำหรับวิดีโอได้ นอกจากนี้ คุณจะมีแนวโน้มที่จะมองเข้าไปในกล้องจริง ๆ แทนที่จะมองดูตัวเองบนหน้าจอหากอยู่ที่ระดับสายตา
• ค้นหาตำแหน่งที่เหมาะสม: ตามหลักการ แล้ว กล้องของคุณควรแสดงศีรษะและไหล่ของคุณ หรือบางทีอาจจะเป็นช่วงครึ่งบนของลำตัวของคุณ ทดลองวางคอมพิวเตอร์และเก้าอี้ของคุณเพื่อหาระยะห่างที่เหมาะสม
• ใช้พื้นหลังที่เป็นกลาง: ความยุ่งเหยิงมากมายในพื้นหลังสำนักงานของคุณอาจทำให้เสียสมาธิและไม่เป็นมืออาชีพ หาจุดที่ดูเรียบร้อยและไม่มีอะไรที่อาจละเอียดอ่อนหรือน่าอาย
• พิจารณาพื้นหลังเสมือนจริง: บางโปรแกรมเช่น Zoom มีตัวเลือกให้ใช้พื้นหลังเสมือนจริง ดังนั้นคุณสามารถเลือกให้การประชุมของคุณอยู่ที่เส้นขอบฟ้าหรือรูปภาพอื่นที่คุณต้องการ คุณจะต้องมีพื้นหลังธรรมดาเพื่อให้ฟีเจอร์นี้ทำงานได้ และคุณควรใช้ตัวเลือกนี้เฉพาะในกรณีที่จะไม่กวนใจผู้เข้าร่วมหรือดูเหมือนไม่เป็นมืออาชีพ
• Limit Lag: บางครั้งกล้องของคุณอาจชะลอการเคลื่อนไหวหรือหยุดนิ่งได้ หากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณมีความตึงเครียดมาก ให้ปิดแท็บอื่นๆ บนคอมพิวเตอร์ของคุณให้มากที่สุดและยกเลิกการเชื่อมต่ออุปกรณ์อื่นๆ ในขณะที่คุณโทร

เสียง

ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ จะต้องสามารถได้ยินคุณเมื่อถึงตาคุณที่จะแบ่งปัน เคล็ดลับเหล่านี้สามารถช่วยให้คุณเข้าใจข้อความได้ชัดเจน

• ระวังความล่าช้าของเสียง: บางครั้งเสียงอาจล่าช้าระหว่างการโทร ซึ่งอาจทำให้ผู้เข้าร่วมพยายามพูดคุยพร้อมกัน อย่าลืมส่งสัญญาณว่าคุณต้องการพูดก่อนที่จะกระโดดเข้าไปคุยกับใครสักคน
• พิจารณาซื้อไมโครโฟน: หากคุณมีการสนทนาทางวิดีโอเป็นประจำ เสียงในคอมพิวเตอร์ของคุณอาจไม่เป็นไปตามมาตรฐานคุณภาพของคุณ คุณสามารถซื้อไมโครโฟนแยกต่างหากและเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์เพื่อให้คนอื่นได้ยินคุณชัดเจนขึ้น
• ใช้หูฟัง: เมื่อเสียงมาจากลำโพงคอมพิวเตอร์ บางครั้งเสียงอาจวนกลับเข้าไปในไมโครโฟนและสร้างเสียงสะท้อน หลีกเลี่ยงสิ่งนี้โดยใช้หูฟัง
• หาจุดที่เงียบสงบ: บางส่วนของบ้านหรือที่ทำงานของคุณอาจเงียบกว่าส่วนอื่นๆ ถ้าเป็นไปได้ ให้หาสถานที่ที่มีประตูหรือฉนวนกันเสียงเพื่อจำกัดเสียงรบกวน
• พูดให้ชัดเจน: เมื่อถึงตาคุณที่จะแบ่งปัน ออกเสียง และฉายภาพเพื่อให้คนอื่นได้ยินคุณอย่างชัดเจน เช่นเดียวกับที่คุณพูดระหว่างการประชุมแบบตัวต่อตัว

ก่อนการประชุม ให้ทดสอบกล้องและคุณภาพเสียงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีการเชื่อมต่อที่ดี ซึ่งจะช่วยป้องกันความล่าช้าและความสับสนระหว่างการโทร ซึ่งอาจดูเหมือนไม่เป็นมืออาชีพโดยเฉพาะ

การแสดงอย่างมืออาชีพในแฮงเอาท์วิดีโอ

การปฏิบัติตามมารยาทในการประชุมทางวิดีโอที่เหมาะสมจะช่วยให้การประชุมดำเนินไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้นและรับรองได้ว่าคุณจะไม่หยาบคาย คำนึงถึงปัจจัยเหล่านี้ในการโทรครั้งต่อไปของคุณ

จุดสนใจ

อย่าทำงานหลายอย่างระหว่างการโทร แม้ว่าคนอื่นจะมองไม่เห็นคุณ แต่ก็ค่อนข้างชัดเจนว่าคุณไม่สนใจ โปรดทราบว่าซอฟต์แวร์บางตัวสามารถแสดงผู้จัดการประชุมได้หากหน้าจอการโทรอยู่ข้างหน้า หรือหากคุณสนใจอย่างอื่น เช่น หน้าต่างเบราว์เซอร์

ปิดเสียง

นอกจากการสุภาพแล้ว การปิดเสียงของคุณยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการพูดบางอย่างที่ทุกคนในสายได้ยิน นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ยินผู้พูดปัจจุบันได้ง่ายขึ้นโดยไม่หยุดชะงัก

ใช้วาระ

เช่นเดียวกับที่คุณทำในการประชุมปกติ การมีวาระการประชุมจะช่วยให้คุณอยู่ในแผนงานและรับรองว่าจะมีวัตถุประสงค์สำหรับการประชุมทุกครั้ง หากคุณกำลังจัดระเบียบ ให้สร้างรายการประเด็นพูดคุยและส่งให้ทีมของคุณก่อนการประชุม

เก็บวัสดุไว้ใกล้ ๆ

หากคุณต้องการบันทึกย่อหรือเอกสารประกอบการนำเสนอสำหรับการโทร ให้เก็บไว้ที่โต๊ะทำงานหรือใกล้มือ วิธีนี้ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความล่าช้าและดูเหมือนพร้อม

ล้างหน้าจอของคุณ

หากคุณวางแผนที่จะแชร์หน้าจอระหว่างการโทร ให้ปิดแท็บที่ไม่เกี่ยวข้อง คุณควรใช้คุณสมบัติห้ามรบกวนหรือปิดการแจ้งเตือนเพื่อไม่ให้มีสิ่งใดปรากฏขึ้นในขณะที่ผู้อื่นมองเห็น

ตรงเวลา

การแสดงสายในการประชุมทางวิดีโอจะบอกผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ว่าคุณไม่เห็นคุณค่าของเวลาของพวกเขา ถ้าคุณไม่ทำเพื่อการประชุมแบบตัวต่อตัว ก็อย่าทำเพื่อการประชุมทางวิดีโอ

สบตา

การมองดูตัวเองหรือสิ่งรบกวนอื่นๆ บนหน้าจอเป็นเรื่องที่น่าดึงดูดใจ อย่างไรก็ตาม พยายามโฟกัสที่กล้องของคุณหรือคนอื่นที่กำลังคุยโทรศัพท์อยู่ วิธีนี้ช่วยให้พวกเขารู้สึกว่าคุณกำลังจดจ่ออยู่กับเนื้อหาของการโทรจริงๆ

หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนในแฮงเอาท์วิดีโอ

มีหลายสิ่งที่อาจปรากฏขึ้นระหว่างการโทร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในขณะที่หลายอย่างทำงานจากระยะไกลโดยไม่คาดคิด ต่อไปนี้คือสิ่งรบกวนสมาธิและเคล็ดลับที่อาจเกิดขึ้นได้ในการจัดการกับสิ่งเหล่านั้น

ตระกูล

เด็กและคู่สมรสอาจเดินเข้าไปในสำนักงานของคุณหรือส่งเสียงดังภายนอก แม้ว่าคุณจะไม่สามารถช่วยเหลือได้หากมีเหตุฉุกเฉิน โปรดแจ้งให้พวกเขาทราบเกี่ยวกับการโทรล่วงหน้า เพื่อไม่ให้รบกวนสำหรับปัญหาที่สำคัญน้อยกว่า

สัตว์เลี้ยง

สัตว์เลี้ยงไม่เข้าใจว่าคุณกำลังรับสายและไม่สามารถรบกวนได้ หากคุณมีสุนัขที่มักจะเห่าที่รถบรรทุกที่ผ่านไปมาหรือแมวที่ชอบคลานบนโต๊ะทำงานของคุณ ให้หาที่เงียบๆ ในบ้านของคุณซึ่งคุณสามารถปิดประตูได้ หรือขอให้สมาชิกในครอบครัวพาพวกเขาไปเดินเล่น .

เสียงกลางแจ้ง

อุปกรณ์จัดสวนที่ดังหรือคนขับรถส่งของที่กดกริ่งที่ประตูของคุณ สามารถเพิ่มเสียงรบกวนได้มากมายซึ่งคุณไม่สามารถควบคุมได้มากนัก นอกเหนือจากการใช้การปิดเสียงเมื่อคุณไม่ได้พูดคุย ให้ปิดหน้าต่างไว้ หรือพิจารณาสถานที่ประชุมชั้นใต้ดินหรือชั้นบน