Visioconférence à domicile : conseils pour devenir un pro

La visioconférence est de plus en plus répandue en raison du nombre croissant de personnes travaillant à distance. Que vous télétravailliez temporairement, que vous travailliez à domicile en permanence ou que vous planifiez des vidéoconférences depuis un bureau, il est important de vous présenter de manière aussi professionnelle que possible lors de ces appels vidéo. Voici quelques conseils pour vous aider à tirer le meilleur parti de ce style de communication.

Conférence à domicile

Il y a trois domaines qui doivent être abordés lorsque vous organisez une conférence depuis votre domicile :

1. Avoir l'air professionnel - L'une des premières choses que les gens remarqueront lorsque vous leur parlerez en vidéo est votre apparence. Qu'il s'agisse de lumière, de son ou d'habillage, vos visuels doivent avoir l'air d'un professionnel.
2. Agir de manière professionnelle – La visioconférence est une activité liée au travail. Ainsi, même si vous êtes à la maison, vous devez vous préparer comme vous le feriez si vous étiez au bureau. Évitez d'effectuer plusieurs tâches à la fois ou de passer au crible votre bureau pour trouver du matériel. Si vous avez besoin de parler à un membre de la famille ou de faire du bruit sans rapport, assurez-vous d'utiliser cette fonction de mise en sourdine !
3. Éviter les distractions - La visioconférence avec la famille, les animaux domestiques et les sonnettes en arrière-plan peut être difficile. Cependant, il est important d'essayer de limiter ces distractions lorsque vous êtes en communication avec des collègues ou des clients.

Avoir l'air professionnel lors d'un appel vidéo

Avoir l'air et avoir l'air professionnel lors des appels vidéo signifie prendre le contrôle de votre environnement. Il ne s'agit pas seulement de votre apparence individuelle ; il s'agit également d'obtenir le meilleur aspect et le meilleur son possible dans votre environnement. Voici quelques-uns des domaines les plus importants à considérer.

Éclairage

Personne ne veut avoir l'air d'être assis dans une grotte. Voici quelques conseils pour optimiser la source lumineuse de vos appels vidéo.

• Faites face à votre source de lumière : Lorsque la lumière vient de derrière vous, votre arrière-plan s'illumine mais votre visage finit par s'assombrir. Les personnes qui participent à un appel vidéo veulent vous voir, alors placez votre lumière devant vous ou placez votre ordinateur portable devant une fenêtre ou une lampe pour obtenir la meilleure image.
• Inclure plusieurs lumières : une seule source de lumière peut créer une tonne d'ombres, ce qui peut être gênant pendant une réunion. Si possible, allez dans une pièce avec plusieurs fenêtres ou utilisez un plafonnier et une lampe pour obtenir de la lumière dans plusieurs directions.
• Utilisez la lumière naturelle lorsque cela est possible : la lumière du soleil a tendance à être plus uniforme et moins dure que la lumière artificielle. Donc, si vous avez une vidéoconférence pendant la journée, essayez de trouver un espace avec beaucoup de fenêtres pour profiter de la meilleure lumière naturelle.
• Envisagez une lampe annulaire : Parfois, la lumière naturelle n'est pas une option. Si vous avez tendance à faire des vidéoconférences le soir ou si votre bureau à domicile se trouve dans un sous-sol, une source lumineuse dédiée peut être bénéfique. Une lampe annulaire offre la meilleure couverture uniforme juste devant votre ordinateur.
• Testez votre éclairage : Le simple fait de vous regarder devant la caméra peut vous aider à déterminer si vous avez besoin de plus ou moins de lumière, ou si vous devez changer de direction.

Vêtements

S'habiller lors d'un appel vidéo est tout aussi important qu'en personne, alors assurez-vous d'être à votre meilleur. Voici quelques conseils pour bien s'habiller.

• Ne portez pas de carreaux ou de rayures : Lorsque vous portez ces motifs lors d'un appel vidéo, le mouvement peut créer un visuel distrayant pour les autres participants.
• Tenez-vous en aux nuances modérées : le noir et blanc peut être professionnel lorsque vous travaillez dans un environnement de bureau, mais il peut avoir un impact sur les paramètres d'éclairage de votre appel vidéo. Si l'appareil photo détecte des tonnes de blanc brillant, par exemple, il peut s'ajuster et rendre le reste de l'écran plus sombre.
• Habillez-vous de manière décontractée : même si vous passez la plupart de vos journées à travailler en survêtement, un appel vidéo nécessite un certain professionnalisme. Ne portez pas quelque chose si vous ne le porteriez pas pour rencontrer des clients ou des collègues en personne.
• Habillez-vous entièrement : Vous pourriez être tenté de ne vous habiller qu'à partir de la taille, car c'est probablement la seule partie de vous que les gens verront. Cependant, vous ne savez jamais si vous devrez peut-être vous lever pour obtenir du matériel de présentation ou autre chose. Tenez-vous-en à des tenues professionnelles décontractées complètes, pour être en sécurité.
• Portez quelque chose qui vous donne confiance : Bien que le professionnalisme soit important, vous voulez toujours vous sentir à l'aise et en confiance. Portez les articles qui vous permettent de vous sentir prêt à communiquer librement et concentrez-vous sur le contenu de votre réunion.

Appareil photo

Votre caméra est ce qui vous permet de vous connecter visuellement avec les autres participants. Utilisez ces conseils pour assurer une connexion fluide.

• Placez la caméra au niveau des yeux : en plaçant la caméra au-dessous ou au-dessus, vous pouvez créer un angle étrange pour la vidéo. De plus, vous serez plus susceptible de regarder la caméra au lieu de vous regarder sur l'écran s'il est au niveau des yeux.
• Trouvez la bonne position : Idéalement, votre appareil photo devrait montrer votre tête et vos épaules, ou peut-être la moitié supérieure de votre torse. Expérimentez avec votre ordinateur et le placement de votre chaise pour trouver la bonne distance.
• Utilisez un arrière-plan neutre : des tonnes d'encombrement à l'arrière-plan de votre bureau peuvent être gênantes et peu professionnelles. Trouvez un endroit qui a l'air bien rangé et qui ne contient rien de potentiellement sensible ou embarrassant.
• Envisagez un arrière-plan virtuel : certains programmes comme Zoom offrent la possibilité d'utiliser des arrière-plans virtuels, vous pouvez donc choisir d'avoir votre réunion devant un horizon ou une autre photo de votre choix. Vous aurez besoin d'un arrière-plan uni pour que cette fonctionnalité fonctionne. Et vous ne devez utiliser cette option que si elle ne va pas distraire les participants ou sembler non professionnelle.
• Limiter le décalage : votre caméra peut parfois retarder les mouvements ou se figer si votre connexion Internet est très sollicitée. Autant que possible, fermez les autres onglets de votre ordinateur et déconnectez les autres appareils pendant que vous êtes en communication.

Son

Les autres participants doivent également pouvoir vous entendre lorsque c'est à votre tour de partager. Ces conseils peuvent vous aider à faire passer le message clairement.

• Méfiez-vous des retards du son : Parfois, le son est décalé pendant un appel, ce qui peut amener les participants à essayer de parler en même temps. Assurez-vous de signaler que vous souhaitez parler avant d'intervenir et de parler à quelqu'un.
• Envisagez d'acheter un microphone : si vous avez régulièrement des appels vidéo, le son intégré de votre ordinateur peut ne pas être à la hauteur de vos normes de qualité. Vous pouvez acheter un microphone séparé et le connecter à votre ordinateur afin que les gens puissent vous entendre plus clairement.
• Utilisez des écouteurs : lorsque le son provient des haut-parleurs de votre ordinateur, il peut parfois revenir en boucle dans votre microphone et créer un écho. Évitez cela en utilisant des écouteurs.
• Trouvez un endroit calme : Certaines parties de votre maison ou de votre bureau sont probablement plus calmes que d'autres. Si possible, trouvez un endroit avec une porte ou une isolation pour limiter le bruit supplémentaire.
• Parlez clairement : lorsque c'est à votre tour de partager, d'énoncer et de projeter pour que les gens puissent vous entendre clairement, comme vous le feriez lors d'une réunion en personne.

Avant votre réunion, testez votre caméra et la qualité du son pour vous assurer d'avoir une connexion solide. Cela évite les retards et la confusion pendant l'appel, ce qui peut sembler particulièrement peu professionnel.

Agir de manière professionnelle lors d'un appel vidéo

Le respect de l'étiquette de visioconférence appropriée aide les réunions à se dérouler plus facilement et garantit que vous n'êtes pas impoli. Gardez ces facteurs à l'esprit lors de votre prochain appel.

Se concentrer

Ne faites pas plusieurs tâches pendant un appel. Même si les gens ne peuvent pas vous voir, il est assez évident que vous ne faites pas attention. Gardez à l'esprit que certains logiciels peuvent montrer à l'organisateur de la réunion si l'écran d'appel est celui qui se trouve devant ou si quelque chose d'autre comme une fenêtre de navigateur attire votre attention.

Mettre en sourdine

En plus d'être poli, la mise en sourdine de votre audio vous aide à éviter de dire quelque chose que tout le monde sur l'appel entend par hasard. Cela permet également aux participants d'entendre plus facilement l'orateur actuel sans interruption.

Utiliser un agenda

Tout comme vous le feriez lors d'une réunion normale, avoir un ordre du jour vous permet de rester sur la bonne voie et garantit qu'il y a un but pour chaque réunion. Si vous organisez, créez une liste de points de discussion et envoyez-la à votre équipe avant les réunions.

Gardez les matériaux à proximité

Si vous avez besoin de notes ou de matériel de présentation pour votre appel, gardez-les à votre bureau ou à portée de main. Cela vous aide à éviter les retards et à avoir l'air préparé.

Effacer votre écran

Si vous prévoyez de partager votre écran pendant un appel, fermez tous les onglets qui ne sont pas pertinents. Vous devez également utiliser les fonctionnalités Ne pas déranger ou désactiver les notifications afin que rien ne s'affiche alors que d'autres peuvent le voir.

Être à l'heure

Arriver en retard à une visioconférence indique aux autres participants que vous ne valorisez pas leur temps. Si vous ne le feriez pas pour une réunion en personne, ne le faites pas pour une réunion vidéo.

Établir un contact visuel

Il est tentant de se regarder ou d'autres distractions sur votre écran. Cependant, essayez de vous concentrer sur votre caméra ou sur d'autres personnes qui parlent pendant les appels. Cela leur donne l'impression que vous êtes réellement concentré sur le contenu de l'appel.

Éviter les distractions lors d'un appel vidéo

Il y a des tonnes de choses potentielles qui peuvent apparaître pendant un appel, en particulier alors que tant de personnes travaillent à distance de manière inattendue. Voici quelques distractions potentielles et des conseils pour les gérer.

Famille

Les enfants et les conjoints peuvent entrer dans votre bureau ou faire du bruit à l'extérieur. Bien que vous ne puissiez pas aider en cas d'urgence, informez-les à l'avance des appels afin qu'ils ne vous interrompent pas pour des problèmes moins importants.

Animaux domestiques

Les animaux domestiques ne peuvent pas comprendre que vous êtes en communication et ne peuvent pas être dérangés. Si vous avez un chien qui a tendance à aboyer sur les camions qui passent ou un chat qui adore ramper sur votre bureau, trouvez un endroit tranquille dans votre maison où vous pouvez fermer la porte ou demandez à un membre de votre famille de l'emmener faire une promenade. .

Bruits extérieurs

Les équipements d'aménagement paysager bruyants ou les livreurs de colis qui sonnent à votre porte peuvent ajouter des tonnes de bruit supplémentaire sur lesquels vous n'avez pas beaucoup de contrôle. En plus d'utiliser le mode muet lorsque vous ne parlez pas, gardez les fenêtres fermées ou envisagez un emplacement au sous-sol ou à l'étage pour les réunions.