Videoconferência em casa: dicas para se tornar um profissional

A videoconferência está se tornando cada vez mais prevalente devido a mais pessoas trabalhando remotamente. Esteja você trabalhando temporariamente em casa, trabalhando permanentemente em casa ou planejando videoconferências em um escritório, é importante parecer o mais profissional possível durante essas videochamadas. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a aproveitar ao máximo esse estilo de comunicação.

Conferência de casa

Há três áreas que precisam ser abordadas quando você está fazendo uma conferência em casa:

1. Aparência Profissional – Uma das primeiras coisas que as pessoas notarão quando você falar com elas em vídeo é sua aparência. Seja luz, som ou vestido, seu visual precisa parecer profissional.
2. Atuando Profissionalmente – A videoconferência é uma atividade relacionada ao trabalho. Portanto, mesmo que você esteja em casa, prepare-se como faria se estivesse no escritório. Evite multitarefas ou vasculhando sua mesa em busca de materiais. Se você precisar falar com um membro da família ou fazer algum barulho não relacionado, certifique-se de usar esse recurso de mudo!
3. Evitando distrações – A videoconferência com familiares, animais de estimação e campainhas em segundo plano pode ser difícil. No entanto, é importante tentar limitar essas distrações enquanto você estiver em chamadas com colegas ou clientes.

Parecendo profissional em uma chamada de vídeo

Parecer e parecer profissional em videochamadas significa assumir o controle do seu ambiente. Não se trata apenas de sua aparência individual; trata-se também de obter a melhor aparência e som ao seu redor. Aqui estão algumas das áreas mais importantes a serem consideradas.

Iluminação

Ninguém quer parecer que está sentado em uma caverna. Aqui estão algumas dicas sobre como otimizar a fonte de luz para suas videochamadas.

• Encare sua fonte de luz: Quando a luz está vindo de trás de você, seu fundo fica iluminado, mas seu rosto fica escuro. As pessoas em uma videochamada querem vê-lo, então posicione sua luz na sua frente ou coloque seu laptop na frente de uma janela ou lâmpada para obter a melhor imagem.
• Incluir várias luzes: uma única fonte de luz pode criar uma tonelada de sombras, que podem distrair durante uma reunião. Se possível, vá para uma sala com várias janelas ou use uma luz e uma lâmpada no teto para obter luz de várias direções.
• Use luz natural quando possível: a luz do sol tende a parecer mais uniforme e menos forte do que a luz artificial. Por isso, se for fazer uma videoconferência durante o dia, tente encontrar um espaço com muitas janelas para aproveitar a melhor luz natural.
• Considere um Ring Light: Às vezes, a luz natural não é uma opção. Se você costuma fazer videoconferência à noite ou se seu escritório em casa fica em um porão, uma fonte de luz dedicada pode ser benéfica. Um anel de luz fornece a melhor e uniforme cobertura bem na frente do seu computador.
• Teste sua iluminação: simplesmente olhar para si mesmo na câmera pode ajudá-lo a determinar se você precisa de mais ou menos luz ou se precisa mudar de direção.

Confecções

Vestir-se em uma videochamada é tão importante quanto pessoalmente, portanto, certifique-se de ter a melhor aparência possível. Aqui estão algumas dicas sobre como se vestir adequadamente.

• Não use xadrez ou risca de giz: quando você usa esses padrões em uma videochamada, o movimento pode criar uma distração visual para outros participantes.
• Atenha-se a tons moderados: preto e branco podem ser profissionais quando você está trabalhando em um ambiente de escritório, mas podem afetar as configurações de luz da sua videochamada. Se a câmera detectar tons de branco brilhante, por exemplo, ela pode ajustar e fazer com que o resto da tela pareça mais escuro.
• Vista-se de negócios casual: mesmo que você passe a maior parte do dia trabalhando de moletom, uma videochamada exige algum profissionalismo. Não use algo que você não usaria para se encontrar pessoalmente com clientes ou colegas.
• Vista-se completamente: Você pode ficar tentado a se vestir apenas da cintura para cima, pois essa é provavelmente a única parte de você que as pessoas verão. No entanto, você nunca sabe se pode ter que se levantar para obter materiais de apresentação ou qualquer outra coisa. Atenha-se a roupas casuais de negócios completas, para estar seguro.
• Use algo que faça você se sentir confiante: Embora o profissionalismo seja importante, você ainda quer se sentir confortável e confiante. Use os itens que fazem você se sentir pronto para se comunicar livremente e se concentrar no conteúdo da sua reunião.

Câmera

Sua câmera é o que permite que você se conecte visualmente com outros participantes. Use estas dicas para garantir uma conexão suave.

• Coloque a câmera no nível dos olhos: Colocando a câmera abaixo ou acima, você pode criar um ângulo estranho para o vídeo. Além disso, será mais provável que você realmente olhe para a câmera em vez de para si mesmo na tela, se estiver no nível dos olhos.
• Encontre a posição certa: Idealmente, sua câmera deve mostrar sua cabeça e ombros, ou talvez a metade superior do seu torso. Experimente com o posicionamento do computador e da cadeira para encontrar a distância certa.
• Use um plano de fundo neutro: toneladas de desordem no plano de fundo do seu escritório podem ser uma distração e pouco profissional. Encontre um local que pareça arrumado e não inclua nada potencialmente sensível ou embaraçoso.
• Considere um plano de fundo virtual: alguns programas como o Zoom oferecem a opção de usar planos de fundo virtuais, para que você possa optar por fazer sua reunião em frente a um horizonte ou outra foto de sua escolha. Você precisará de um plano de fundo simples para que esse recurso funcione. E você só deve usar essa opção se não for distrair os participantes ou parecer pouco profissional.
• Limite de atraso: sua câmera às vezes pode atrasar os movimentos ou congelar se houver muita tensão na sua conexão com a Internet. Na medida do possível, feche outras guias em seu computador e desconecte outros dispositivos enquanto estiver em chamadas.

Som

Outros participantes também precisam poder ouvi-lo quando for sua vez de compartilhar. Essas dicas podem ajudá-lo a transmitir a mensagem com clareza.

• Cuidado com atrasos no som: às vezes, o som demora durante uma chamada, o que pode fazer com que os participantes tentem falar ao mesmo tempo. Certifique-se de sinalizar que deseja falar antes de entrar e falar por cima de alguém.
• Considere a compra de um microfone: Se você faz chamadas de vídeo regularmente, o som interno do seu computador pode não estar de acordo com seus padrões de qualidade. Você pode comprar um microfone separado e conectá-lo ao seu computador para que as pessoas possam ouvi-lo com mais clareza.
• Use fones de ouvido: quando o som vem dos alto-falantes do computador, às vezes ele pode retornar ao microfone e criar um eco. Evite isso usando fones de ouvido.
• Encontre um local silencioso: Algumas partes de sua casa ou escritório provavelmente são mais silenciosas do que outras. Se possível, encontre um local com uma porta ou algum isolamento para limitar o ruído extra.
• Fale claramente: Quando for sua vez de compartilhar, enunciar e projetar para que as pessoas possam ouvi-lo claramente, assim como você faria durante uma reunião pessoal.

Antes da reunião, teste a qualidade da câmera e do som para garantir uma conexão forte. Isso evita atrasos e confusão durante a chamada, o que pode parecer especialmente pouco profissional.

Atuando profissionalmente em uma videochamada

Seguir a etiqueta adequada de videoconferência ajuda as reuniões a serem mais tranquilas e garante que você não seja rude. Mantenha esses fatores em mente em sua próxima ligação.

Foco

Não faça várias tarefas durante uma chamada. Mesmo que as pessoas não possam vê-lo, é bastante óbvio que você não está prestando atenção. Lembre-se de que alguns softwares podem mostrar ao organizador da reunião se a tela da chamada estiver na frente ou se algo como uma janela do navegador estiver chamando sua atenção.

Mudo

Além de ser educado, silenciar o áudio ajuda a evitar dizer algo que todos na chamada ouvem. Também torna mais fácil para os participantes ouvirem o orador atual sem interrupções.

Use uma agenda

Assim como você faria durante uma reunião normal, ter uma agenda mantém você no caminho certo e garante que haja um propósito para cada reunião. Se você estiver organizando, crie uma lista de pontos de discussão e envie para sua equipe antes das reuniões.

Manter materiais próximos

Se você precisar de notas ou materiais de apresentação para sua ligação, mantenha-os em sua mesa ou ao alcance das mãos. Isso ajuda você a evitar atrasos e parecer preparado.

Limpe sua tela

Se você planeja compartilhar sua tela durante uma chamada, feche todas as guias que não forem relevantes. Você também deve usar os recursos de não perturbe ou desativar as notificações para que nada apareça enquanto outras pessoas podem ver.

Ser pontual

Chegar atrasado em uma videochamada diz aos outros participantes que você não valoriza o tempo deles. Se você não faria isso para uma reunião presencial, não faça isso para uma videochamada.

Faça contato com os olhos

É tentador olhar para si mesmo ou para outras distrações na tela. No entanto, tente se concentrar em sua câmera ou em outras pessoas falando durante as chamadas. Isso os ajuda a sentir que você está realmente focado no conteúdo da chamada.

Como evitar distrações em uma chamada de vídeo

Há toneladas de coisas em potencial que podem aparecer durante uma chamada, especialmente enquanto tantas estão trabalhando remotamente inesperadamente. Aqui estão algumas distrações em potencial e dicas para lidar com elas.

Família

Filhos e cônjuges podem entrar em seu escritório ou fazer barulho lá fora. Embora você não possa ajudar se houver uma emergência, informe-os sobre as chamadas com antecedência para que eles não interrompam por questões menos importantes.

Animais de estimação

Animais de estimação não podem entender que você está em uma ligação e não podem ser incomodados. Se você tem um cachorro propenso a latir para os caminhões que passam ou um gato que adora rastejar pela sua mesa, encontre um local tranquilo em sua casa onde você possa fechar a porta ou peça a um membro da família para levá-lo para passear .

Ruídos ao ar livre

Equipamentos de paisagismo barulhentos ou motoristas de entrega de pacotes tocando sua campainha podem adicionar toneladas de ruído extra sobre o qual você não tem muito controle. Além de usar o mudo quando não estiver falando, mantenha as janelas fechadas ou considere um porão ou andar de cima para reuniões.