Diriger une entreprise en espèces uniquement en 2023 : ce que vous devez savoir

Bien qu'il y ait une tendance croissante, de nos jours, dans les transitions sans espèces, il existe encore des entreprises qui n'utilisent que des espèces qui parviennent à fonctionner avec un grand succès. Particulièrement pour les petites entreprises, il y a des avantages à ne payer qu'en espèces, même aujourd'hui.

Cependant, il existe de nombreuses astuces du métier que les entreprises qui n'utilisent que des espèces doivent connaître pour s'assurer qu'elles fonctionnent correctement, réduisent leurs risques et maximisent leurs profits autant que possible.

Étant donné que les entreprises en espèces sont de moins en moins courantes, nous voulions vous montrer, en tant que propriétaire d'entreprise, ce que vous devez savoir pour mener à bien vos opérations quotidiennes.

Qu'est-ce qu'une entreprise en espèces uniquement ?

Avant d'expliquer comment tirer le meilleur parti de votre activité en espèces uniquement, il est essentiel de comprendre ce que le terme signifie réellement.

Heureusement, cela parle de lui-même. Certaines entreprises (en particulier les petites entreprises) n'acceptent que les espèces comme moyen de paiement. Ils n'acceptent pas les achats effectués avec les méthodes suivantes :

• Carte de crédit
• Carte de débit
• Mandat postal
• Vérification personnelle
• Transfert sans fil
• Tout autre type de paiement mobile

La bonne nouvelle est qu'il s'agit d'une manière parfaitement légale et légitime de gérer une entreprise.

Les avantages des entreprises en espèces uniquement

Il existe de nombreux avantages lorsqu'il s'agit d'entreprises en espèces uniquement, en particulier pour les petites entreprises ou les jeunes entrepreneurs qui débutent. Voici quelques-uns des plus importants :

• Aucune attente requise - les entreprises reçoivent immédiatement de l'argent pour leurs biens et services. Ils n'ont pas à attendre que les banques et les sociétés émettrices de cartes de crédit traitent les transactions.
• Aucun frais requis - gardez à l'esprit que les entreprises doivent payer des frais pour accepter les transactions par carte de crédit. Avec les entreprises en espèces uniquement, ces frais n'existent pas, ce qui peut faire une différence significative pour les petites entreprises qui fonctionnent déjà avec de faibles marges.
• Pas de rétrofacturation - n'accepter que de l'argent liquide signifie ne pas avoir à se soucier des chèques sans provision ou des cas de fraude par carte de crédit. Avec de l'argent, tout est fait à l'avance sans surprises inattendues, ce qui est généralement la façon dont les petites entreprises (la vente au détail, par exemple) aiment fonctionner.

Industries où les entreprises en espèces uniquement sont courantes

Il existe une grande variété d'industries dans lesquelles les entreprises fonctionnent souvent comme des entreprises en espèces uniquement. Ceux-ci inclus:

• Laveries
• Entreprises de food truck
• colporteurs
• Les cafés
• Techniciens bricoleurs
• Baby-sitters
• Vendeurs de stands à la ferme

Ce ne sont que quelques-unes des nombreuses opérations commerciales à petite échelle qui ont une politique en espèces uniquement.

Les inconvénients des entreprises qui n'utilisent que des espèces

Bien que les entreprises qui n'acceptent que des espèces présentent des avantages, les propriétaires de ces types d'entreprises doivent être conscients de certains des inconvénients de n'accepter que des espèces.

Plus de la moitié des clients (55 %) préfèrent utiliser des cartes de crédit ou de débit, et cela ne fait qu'augmenter régulièrement au fil du temps. Les entreprises qui n'utilisent que des espèces pourraient manquer une grande partie du marché.

Voici quelques inconvénients clés qui accompagnent la gestion d'entreprises en espèces uniquement.

On peut dire que le plus gros défaut d'une entreprise en espèces uniquement est qu'elle peut s'avérer être un inconvénient pour certains clients. En conséquence, ils peuvent choisir de ne pas fréquenter une entreprise qui ne paie que de l'argent.

Les milléniaux, en particulier, n'ont pas toujours d'argent liquide sur eux. Ils sont devenus trop dépendants de l'utilisation de leurs cartes de crédit ou des paiements mobiles sur iPhone ou Android. Cette tendance se déplace lentement vers d'autres tranches d'âge (y compris la génération Z), de sorte qu'il y a plus de personnes qui choisissent de ne pas avoir beaucoup d'argent sur elles.

Les gens veulent généralement gagner du temps. Donc, s'ils n'ont pas d'argent et ne veulent pas se donner la peine de se rendre à un guichet automatique pour obtenir de l'argent, il est possible qu'une entreprise qui n'utilise que des espèces limite sa clientèle, ce qui peut nuire aux ventes.

Les entreprises qui n'acceptent que les espèces doivent être conscientes des risques de sécurité associés à ce type d'activité. Voici quelques risques de sécurité liés à la gestion d'une entreprise en espèces uniquement :

• Les voleurs et les criminels opportunistes reconnaîtront qu'une entreprise qui ne vend que de l'argent liquide aura beaucoup d'argent sur place, faisant de ces entreprises une cible potentielle pour le crime.
• Les employés difficiles peuvent chercher à voler de l'argent à la caisse ou à empocher quelques dollars lors d'une transaction.
• Les clients pourraient payer intentionnellement avec de la fausse monnaie.
• Étant donné que les entreprises qui n'utilisent que des espèces ne traitent que de l'argent liquide, toute personne ayant des faux billets peut essayer de se faufiler dans une entreprise qui n'utilise que des espèces, forçant cette entreprise à subir une perte lors du dépôt de l'argent du jour sur son compte bancaire professionnel.

La tenue de dossiers complets et la formation spécifique de vos employés peuvent atténuer ces risques de sécurité. Mais plus là-dessus plus tard.

Tout propriétaire d'entreprise qui traite exclusivement en espèces doit également savoir qu'il est plus susceptible de subir un audit de l'IRS.

L'IRS sait qu'il est facile pour une entreprise qui n'utilise que des espèces de falsifier les chiffres afin de réduire ce qu'elle doit en impôts (taxes 1099 et W-2, par exemple), car il n'y a pas de trace papier des relevés de carte de crédit à Piste.

Cela rend les audits plus probables pour les entreprises qui n'utilisent que des espèces, en particulier pour les entreprises qui déclarent moins de revenus qu'elles ne le devraient.

Pour les entreprises qui n'acceptent que les espèces, il n'est pas inhabituel d'exécuter également la paie des employés de la même manière. Toutes les entreprises ne réalisent pas que cela est parfaitement légal, ce qui en fait une option pratique pour les entreprises qui n'acceptent que les paiements en espèces.

Cependant, cela ne change rien au fait que les transactions salariales doivent être enregistrées et que les charges sociales doivent être payées. Payer les employés en espèces ne change rien à cela.

S'il n'y a pas de dossier pour vérifier qu'un employé a été payé, il se peut qu'il ne soit pas éligible à la sécurité sociale, aux allocations de chômage ou à l'indemnisation des accidents du travail, de sorte que les dossiers sont toujours importants lors du paiement des employés en espèces.

Comment gérer votre entreprise en espèces uniquement

La situation peut devenir compliquée si un client ne se rend pas compte que votre entreprise n'accepte que les espèces et n'en a pas à sa disposition.

La plupart du temps, il est préférable d'informer les clients à l'avance que vous n'acceptez pas les cartes de crédit ou de débit, uniquement les espèces. Envisagez d'afficher des panneaux à l'extérieur et à l'intérieur de l'entreprise et demandez peut-être aux employés de rappeler à tout le monde qu'ils doivent payer en espèces avant de commencer une transaction (cela pourrait s'appliquer en particulier aux employés du commerce de détail).

En plus des panneaux physiques à votre emplacement, assurez-vous que les gens sont conscients, à la fois en ligne et sur les réseaux sociaux, que vous exploitez une entreprise en espèces uniquement pour vous assurer qu'il n'y a pas de surprises pour les clients.

Les entreprises qui n'utilisent que des espèces devront souvent fournir à leurs employés une formation spéciale sur la façon de gérer de grosses sommes d'argent.

Voici quelques directives de formation et ressources que les gestionnaires peuvent fournir à leurs employés :

• Les employés devraient recevoir une formation sur la limitation des risques sur la façon de repérer les billets contrefaits.
• Des stylos spéciaux sont disponibles pour faciliter la détection.
• Les employés doivent être formés sur la façon d'effectuer une transaction à la caisse enregistreuse à la fois et de ne pas être distraits au milieu d'une transaction en espèces. Il peut être facile de rendre la mauvaise monnaie à un client ou de confondre les transactions de deux clients ou plus lorsque vous essayez d'effectuer plusieurs tâches.

En fin de compte, certains clients essaieront de profiter d'une entreprise en espèces uniquement et d'un employé vulnérable en prétendant avoir payé avec une facture plus importante qu'eux.

Les employés d'une entreprise qui n'accepte que des espèces doivent être formés pour rester concentrés, suivre une politique d'entreprise spécifique pour chaque transaction et garder les choses simples pour éviter les erreurs d'inattention.

La tenue de registres est essentielle pour toutes les entreprises qui n'utilisent que des espèces. Cela évite les erreurs financières (y compris les erreurs de paie). La meilleure pratique consiste à conserver d'excellents dossiers financiers, même si tout doit être compté à la main.

Il devrait toujours y avoir un reçu des ventes réalisées un jour donné, donnant à l'entreprise un enregistrement de ses revenus plutôt que de simplement compter l'argent à la fin de la journée.

De même, le fait de compter l'argent dans le registre par rapport aux reçus peut alerter les propriétaires d'entreprise des cas de vol d'employés ou de toute erreur humaine dans le calcul de la monnaie sur les transactions, réduisant ainsi les coûts de l'entreprise à long terme.

Utilisez la dernière technologie pour gérer des entreprises en espèces uniquement

C'est une chose de lire les étapes sur la façon de surmonter certains des défis que présente la gestion d'une entreprise en espèces uniquement. Mais cela vaut également la peine d'acquérir une sorte de logiciel de formation qui vous aide à mettre ces pratiques en mouvement.

Ce n'est pas parce que certaines entreprises ne gèrent que des transactions en espèces qu'elles ne peuvent pas numériser d'autres processus et donc les rendre plus rapides et plus faciles.

Connecteam est une application primée de gestion d'entreprise et d'employés conçue spécifiquement pour les travailleurs à distance (et les travailleurs sans bureau également).

Des dizaines de milliers d'entreprises bénéficient de la large gamme de fonctionnalités essentielles de Connecteam. Les propriétaires d'entreprises qui n'utilisent que des espèces peuvent également utiliser cette application de formation tout-en-un pour enseigner aux employés comment rendre leur entreprise en espèces uniquement plus sûre.

• Si vous souhaitez former vos employés à savoir si l'argent est faux ou non, ils peuvent se référer à l'application en quelques clics, au lieu de lire des piles de papier chronophages.
• Les employés qui sont en poste peuvent remplir des formulaires pour conserver des enregistrements de leur activité financière, évitant ainsi les erreurs dans le processus. Ils peuvent facilement créer des reçus et les partager avec la haute direction en un clic.
• De plus, Connecteam inclut des capacités de communication, de suivi du temps et de flux de travail. Et tout cela est gratuit.

Fini le temps des outils de tenue de dossiers datés tels que le stylo, le papier et les feuilles de calcul. Connecteam aide les propriétaires d'entreprise qui n'utilisent que des espèces à économiser du temps, des efforts et de l'argent.

L'essentiel sur les entreprises en espèces uniquement

Comme vous pouvez le constater, la gestion d'une entreprise en espèces uniquement présente sa juste part d'avantages et d'inconvénients. Bien que la perspective de l'absence de frais de carte de crédit et de paiements instantanés puisse être extrêmement tentante, la commodité de vos clients et la sécurité financière de votre entreprise en souffrent toutes deux.

Il est donc important de bien réfléchir avant de décider d'opter pour l'argent comptant uniquement ou de s'en tenir aux méthodes de paiement numériques. Une chose est sûre, même les entreprises qui n'utilisent que des espèces peuvent bénéficier de l'utilisation d'un logiciel pour petites entreprises pour rationaliser leurs processus commerciaux quotidiens.

Les applications de gestion tout-en-un telles que Connecteam peuvent aider les propriétaires d'entreprise qui n'utilisent que de l'argent liquide à former et à intégrer efficacement leurs employés et à tenir des registres complets sans avoir à tout écrire avec un stylo et du papier. Vous pouvez essentiellement faire évoluer votre entreprise dans le confort de votre appareil mobile.

Avec les étapes clés et les outils mentionnés ci-dessus, vous êtes maintenant prêt à gérer votre entreprise en espèces uniquement de manière plus fluide et plus sûre.