Gestire un'attività solo in contanti nel 2023: cosa devi sapere

Mentre c'è una tendenza in crescita, al giorno d'oggi, nelle transizioni senza contanti, ci sono ancora attività di solo contanti che riescono ad operare con grande successo. Soprattutto per le piccole imprese, ci sono vantaggi di un'attività solo in contanti, anche oggi.

Tuttavia, ci sono molti trucchi del mestiere che le aziende di soli contanti devono conoscere per assicurarsi di operare correttamente, ridurre i rischi e massimizzare i profitti il ​​più possibile.

Poiché le attività di solo contanti stanno diventando meno comuni, volevamo mostrare a te, imprenditore, ciò che devi sapere per svolgere le operazioni quotidiane nel modo giusto.

Che cos'è esattamente un'attività solo in contanti?

Prima di analizzare come ottenere il massimo dalla tua attività di soli contanti, è fondamentale capire cosa significa effettivamente il termine.

Fortunatamente, parla da sé. Alcune aziende (soprattutto le piccole imprese) accettano solo contanti come pagamento. Non accettano acquisti effettuati con le seguenti modalità:

• Carta di credito
• Carta di debito
• Vaglia
• Controllo personale
• Trasferimento senza fili
• Qualsiasi altro tipo di pagamento mobile

La buona notizia è che questo è un modo perfettamente legale e legittimo di gestire un'impresa.

I vantaggi delle attività solo in contanti

Ci sono molti vantaggi quando si tratta di attività solo in contanti, in particolare per le piccole imprese o i giovani imprenditori che hanno appena iniziato. Ecco alcuni dei più importanti:

• Nessuna attesa richiesta : le aziende ricevono immediatamente denaro per i loro beni e servizi. Non devono aspettare che le banche e le società di carte di credito elaborino le transazioni.
• Nessuna commissione richiesta : tieni presente che le aziende devono pagare commissioni per accettare transazioni con carta di credito. Con le attività di solo contanti, tali commissioni non esistono, il che può fare una differenza significativa per le piccole imprese che già operano con margini ridotti.
• Nessun chargeback : accettare solo contanti significa non doversi preoccupare di assegni rimbalzati o casi di frode con carta di credito. Con i contanti, tutto viene fatto in anticipo senza sorprese inaspettate, che è in genere il modo in cui le piccole imprese (al dettaglio, ad esempio) amano operare.

Settori in cui le attività solo in contanti sono comuni

Esiste un'ampia varietà di settori in cui le aziende operano spesso come attività di soli contanti. Questi includono:

• Lavanderie a gettoni
• Aziende di camion di cibo
• venditori ambulanti
• Caffetterie
• Tecnici tuttofare
• Babysitter
• Venditori di stand agricoli

Queste sono solo una manciata delle molte operazioni commerciali su piccola scala che hanno una politica di solo contanti.

Gli svantaggi delle attività solo in contanti

Sebbene ci siano dei vantaggi nelle attività di solo contanti, i proprietari di questi tipi di attività dovrebbero essere consapevoli di alcuni degli svantaggi dell'accettare solo contanti.

Più della metà dei clienti (55%) preferisce utilizzare carte di credito o di debito, e questo è in costante aumento con il passare del tempo. Le aziende di soli contanti potrebbero perdere una grossa fetta del mercato.

Ecco alcuni svantaggi chiave che derivano dalla gestione di attività di soli contanti.

Probabilmente il più grande difetto di un'attività solo in contanti è che potrebbe rivelarsi un inconveniente per alcuni clienti. Di conseguenza, possono scegliere di non patrocinare un'attività esclusivamente in contanti.

I millennial, in particolare, non sempre portano con sé denaro contante. Sono diventati eccessivamente dipendenti dall'utilizzo delle loro carte di credito o dai pagamenti mobili su iPhone o Android. Questa tendenza si sta lentamente spostando anche in altre fasce demografiche (inclusa la generazione Z), quindi ci sono più persone che scelgono di non avere molti soldi con loro.

Le persone generalmente vogliono risparmiare tempo. Quindi, se non hanno contanti e non vogliono affrontare il problema di visitare un bancomat per ottenere contanti, è possibile che un'azienda di soli contanti limiti la sua base di clienti, il che può danneggiare le vendite.

Le aziende di soli contanti dovrebbero essere consapevoli dei rischi per la sicurezza associati a questo tipo di attività. Ecco alcuni rischi per la sicurezza che derivano dalla gestione di un'attività esclusivamente in contanti:

• Ladri e criminali opportunisti riconosceranno che un'attività solo in contanti avrà un sacco di contanti nei locali, rendendo le aziende come queste un potenziale bersaglio per la criminalità.
• I dipendenti difficili possono cercare di rubare contanti dal registro o intascare qualche dollaro mentre conducono una transazione.
• I clienti potrebbero pagare intenzionalmente utilizzando denaro falso.
• Dal momento che le attività di soli contanti si occupano esclusivamente di contanti, chiunque abbia banconote contraffatte potrebbe tentare di intrufolarsi in attività passate di soli contanti, costringendo quell'azienda a subire una perdita quando deposita il denaro di quel giorno sul proprio conto bancario aziendale.

Tenere registri accurati e fornire ai dipendenti una formazione specifica può alleviare questi rischi per la sicurezza. Ma ne parleremo più avanti.

Qualsiasi imprenditore che si occupa esclusivamente in contanti dovrebbe anche sapere che potrebbe essere più probabile che subisca un audit da parte dell'IRS.

L'IRS sa che è facile per un'azienda solo contanti falsificare i numeri per ridurre ciò che deve in tasse (tasse 1099 e W-2, ad esempio), perché non c'è una traccia cartacea di estratti conto delle carte di credito per traccia.

Ciò rende più probabili gli audit per le attività di soli contanti, in particolare per le aziende che dichiarano un reddito inferiore a quello che dovrebbero.

Per le aziende che accettano solo contanti, non è insolito eseguire allo stesso modo anche le buste paga per i dipendenti. Non tutte le aziende si rendono conto che questo è perfettamente legale, il che lo rende un'opzione conveniente per le aziende che accettano solo pagamenti in contanti.

Tuttavia, ciò non cambia il fatto che le transazioni sui salari devono essere registrate e le tasse sui salari devono essere pagate. Pagare i dipendenti in contanti non cambia questo.

Se non ci sono registrazioni per verificare che un dipendente sia stato pagato, potrebbe non essere idoneo a ricevere la previdenza sociale, i sussidi di disoccupazione o l'indennità per i lavoratori, quindi le registrazioni sono ancora importanti quando si pagano i dipendenti in contanti.

Come gestire la tua attività solo in contanti

La situazione può diventare complicata se un cliente non si rende conto che la tua azienda accetta solo contanti e non ne ha a sua disposizione.

La maggior parte delle volte, è meglio informare i clienti in anticipo che non si accettano carte di credito o di debito, ma solo contanti. Prendi in considerazione la possibilità di affiggere cartelli sia all'esterno che all'interno dell'azienda e magari chiedi ai dipendenti di ricordare a tutti che devono pagare in contanti prima di iniziare una transazione (questo potrebbe valere soprattutto per i dipendenti al dettaglio).

Oltre ai segnali fisici nella tua posizione, assicurati che le persone siano consapevoli, sia attraverso i canali online che sui social media, che gestisci un'attività esclusivamente in contanti per assicurarti che non ci siano sorprese per i clienti.

Le aziende di soli contanti dovranno spesso fornire ai dipendenti una formazione speciale su come gestire grandi quantità di denaro.

Ecco alcune linee guida per la formazione e le risorse che i gestori delle risorse possono fornire ai propri dipendenti:

• I dipendenti dovrebbero ricevere una formazione sulla limitazione del rischio su come individuare le banconote contraffatte.
• Sono disponibili penne speciali che possono facilitare il rilevamento.
• I dipendenti dovrebbero essere formati su come effettuare una transazione alla cassa alla volta e non essere distratti nel bel mezzo di una transazione in contanti. Può essere facile dare a un cliente la modifica sbagliata o confondere le transazioni di due o più clienti quando si tenta di multitasking.

Alla fine, alcuni clienti cercheranno di trarre vantaggio da un'attività solo in contanti e da un dipendente vulnerabile affermando di aver pagato con una fattura più grande di quella che hanno fatto.

I dipendenti di un'azienda di soli contanti dovrebbero essere formati per rimanere concentrati, seguire una politica aziendale specifica su ogni transazione e mantenere le cose semplici per evitare errori negligenti.

La tenuta dei registri è essenziale per tutte le attività di soli contanti. In questo modo si evitano errori finanziari (inclusi errori di busta paga). La migliore pratica è mantenere ottimi registri finanziari, anche se tutto deve essere contato a mano.

Ci dovrebbe sempre essere una ricevuta delle vendite effettuate in un determinato giorno, che fornisca all'azienda un registro delle sue entrate piuttosto che contare semplicemente i contanti alla fine della giornata.

Allo stesso modo, il conteggio dei contanti nel registro rispetto alle ricevute può avvisare gli imprenditori di casi di furto dei dipendenti o di qualsiasi errore umano nel calcolo del cambiamento sulle transazioni, riducendo i costi aziendali a lungo termine.

Usa la tecnologia più recente per gestire attività solo in contanti

Una cosa è leggere i passaggi su come superare alcune delle sfide che presenta la gestione di un'attività esclusivamente in contanti. Ma vale anche la pena acquisire un qualche tipo di software di formazione che ti aiuti a mettere in atto queste pratiche.

Solo perché alcune aziende gestiscono solo transazioni con contanti, non significa che non possano rendere digitali altri processi e quindi più veloci e semplici.

Connecteam è un'app pluripremiata per la gestione di aziende e dipendenti progettata specificamente per i lavoratori remoti (e anche per i lavoratori deskless).

Decine di migliaia di aziende beneficiano dell'ampia gamma di funzionalità essenziali di Connecteam. Gli imprenditori solo contanti possono anche utilizzare questa app di formazione all-in-one per insegnare ai dipendenti come rendere più sicura la propria attività solo contanti.

• Se vuoi formare i tuoi dipendenti su come capire se i soldi sono falsi o meno, possono fare riferimento all'app con un paio di clic, invece di leggere pile di carta che richiedono tempo.
• I dipendenti che sono in turno possono compilare moduli per tenere traccia della loro attività finanziaria, prevenendo errori nel processo. Possono facilmente creare ricevute e condividerle con il management superiore con un clic di un pulsante.
• Inoltre, Connecteam include funzionalità di comunicazione, monitoraggio del tempo e flusso di lavoro. E tutto questo è gratuito.

Sono finiti i giorni degli strumenti datati per la tenuta dei registri come penna, carta e fogli di calcolo. Connecteam aiuta gli imprenditori che operano solo in contanti a risparmiare tempo, fatica e denaro.

La linea di fondo sulle attività solo in contanti

Come puoi vedere, gestire un'attività solo in contanti presenta la sua giusta quota di pro e contro. Sebbene la prospettiva dell'assenza di commissioni sulle carte di credito e dei pagamenti istantanei possa essere estremamente allettante, la comodità dei tuoi clienti e la sicurezza finanziaria della tua azienda ne risentono entrambe.

Quindi è importante riflettere attentamente prima di decidere se utilizzare solo contanti o attenersi ai metodi di pagamento digitali. Una cosa è certa, anche le aziende di soli contanti possono trarre vantaggio dall'utilizzo di software per piccole imprese per semplificare i processi aziendali quotidiani.

Le app di gestione all-in-one come Connecteam possono aiutare i titolari di attività commerciali solo in contanti a formare e integrare i propri dipendenti in modo efficiente e a tenere registri accurati senza dover scrivere tutto con carta e penna. Puoi sostanzialmente ridimensionare la tua azienda comodamente dal tuo dispositivo mobile.

Con i passaggi chiave e gli strumenti sopra menzionati, ora sei pronto per gestire la tua attività di soli contanti in modo più fluido e sicuro.